Attività di base in SharePoint Workspace 2010

Tipi di aree di lavoro in SharePoint Workspace

In SharePoint Workspace sono disponibili tre tipi di aree di lavoro: aree di lavoro di SharePoint, aree di lavoro di Groove e cartelle condivise.

Novità di questa versione, le aree di lavoro di SharePoint consentono di creare nel computer una copia di un sito di SharePoint, che viene sincronizzata automaticamente con il server. Questo tipo di area di lavoro include un solo membro, ovvero l'autore dell'area.

Le aree di lavoro di Groove sono note agli utenti che hanno utilizzato versioni precedenti del software, ad esempio Office Groove 2007. Questo tipo di area di lavoro contiene in genere una serie di strumenti per la produttività, che possono essere aggiunti in caso di necessità, nonché due o più membri che vi partecipano tramite invito.

Una cartella condivisa è un tipo speciale di area di lavoro di Groove che consente di condividere il contenuto di una cartella nel file system di Windows. Per ulteriori informazioni su questo tipo di area di lavoro, vedere sulle cartelle condivise.

Parti di un'area di lavoro di SharePoint

1. Raccolte documenti di SharePoint sincronizzate nell'area di lavoro.

2. Elenchi di SharePoint sincronizzati nell'area di lavoro.

3. Raccolte o elenchi non supportati nell'area di lavoro di SharePoint. Viene fornito un collegamento Web per passare al contenuto nel sito di SharePoint.

4. Contenuto della raccolta documenti selezionata.

In questo documento viene illustrato come creare un'area di lavoro di SharePoint da un sito di SharePoint.

Parti di un'area di lavoro di Groove

Con le aree di lavoro di Groove, gruppi o organizzazioni con scopi e obiettivi comuni possono interagire e condividere le idee. Un'area di lavoro di Groove contiene in genere due o più "membri", ovvero utenti aggiunti all'area di lavoro tramite invito. Il contenuto dell'area di lavoro è estremamente dinamico. Tutti i membri che sono online vedono immediatamente tutti gli aggiornamenti propri e altrui. Gli utenti momentaneamente offline invieranno e riceveranno gli aggiornamenti non appena saranno online.

Le aree di lavoro di Groove consentire ai membri di lavorare con una varietà di strumenti di applicazione specifico. Si supponga ad esempio, che si condurre una riunione settimanale per discutere lo sviluppo di materiali di marketing. Le attività potrebbero implica l'impostazione scadenze, l'assegnazione di attività, e rivedere lavoro completato. Per facilitare la riunione, i membri dell'area di lavoro possono inviare file in uno strumento documenti, discutere problemi in uno strumento discussionee collaborare su agende riunione utilizzando uno strumento calendario. Tutti i membri attualmente online nello stesso momento nell'area di lavoro può interagire in tempo reale di chat.

1. Strumenti nell'area di lavoro.

2. Membri nell'area di lavoro.

3. Contenuto dello strumento dell'area di lavoro selezionato.

4. Elemento che contiene contenuto nuovo o da leggere.

5. Invitare nuovi membri nell'area di lavoro tramite la casella Invita all'area di lavoro.

6. Trascrizione della chat dell'area di lavoro.

Creare un'area di lavoro di SharePoint per il download di elementi in tutti gli elenchi e raccolte

Il modo più semplice per creare un'area di lavoro di SharePoint consiste nel passare al sito di SharePoint per sincronizzarlo con il computer. Tutti gli elementi delle raccolte e degli elenchi supportati verranno scaricati nell'area di lavoro di SharePoint. Si noti che il contenuto degli elementi delle raccolte documenti viene scaricato solo su richiesta, ovvero quando si aprono documenti nell'area di lavoro di SharePoint.

Le raccolte e gli elenchi che non sono ancora supportati sono visualizzati nel riquadro Contenuto dell'area di lavoro e vengono forniti collegamenti per tali elementi nel sito di SharePoint.

1. In un Web browser passare al sito di SharePoint che si desidera sincronizzare in un'area di lavoro di SharePoint.

2. Fare clic su Azioni sito e quindi su Sincronizza con SharePoint Workspace.

   

3. Nella finestra di dialogo Sincronizza con SharePoint Workspace fare clic su OK.

   

   Verrà visualizzata la finestra di dialogo "Stato sincronizzazione" in cui è indicato lo stato del download dal sito di SharePoint nell'area di lavoro di SharePoint.

   

4. Al termine del download fare clic su Apri area di lavoro o Chiudi.

Creare un'area di lavoro di SharePoint la sincronizzazione di un elenco o una raccolta

A volte può risultare utile sincronizzare nel computer solo un elenco o una raccolta specifica in un'area di lavoro di SharePoint. Questa operazione consente infatti di risparmiare tempo evitando di scaricare elementi da altri elenchi e raccolte non necessari.

1. In un Web browser passare al sito di SharePoint che si desidera sincronizzare in un'area di lavoro di SharePoint.

2. Selezionare l'elenco o la raccolta che si desidera sincronizzare nel computer.

3. Eseguire una di queste operazioni:

   • Se è stato selezionato un elenco, fare clic su Elenco in Strumenti elenco.

     

   • Se è stata selezionata una raccolta, fare clic su Raccolta in Strumenti raccolta.

     

4. Nella barra multifunzione di SharePoint, nel gruppo Connetti ed Esporta fare clic su Sincronizza con SharePoint Workspace.

5. Fare clic su OK.
   Verrà visualizzata una finestra di dialogo stato sincronizzazione per mantenere aggiornato sullo stato di avanzamento del processo di download dal sito di SharePoint con SharePoint workspace.

6. Al termine del download fare clic su Apri area di lavoro o Chiudi.

Sincronizzazione di una singola raccolta o di un singolo elenco

1. Fare clic su elenco o alla raccolta che si desidera sincronizzare nel riquadro contenuto.

2. Nella scheda Sincronizza fare clic su Sincronizza e quindi su Sincronizza strumento.

   

Lo stato della sincronizzazione è visualizzato sulla barra di stato.

Sincronizzazione di tutte le raccolte e tutti gli elenchi nell'area di lavoro di SharePoint

• Nella scheda Sincronizza fare clic su Sincronizza e quindi su Sincronizza area di lavoro.

Lo stato della sincronizzazione è visualizzato sulla barra di stato.

Passare a un'area di lavoro di SharePoint nella finestra di avvio

Per passare alle aree di lavoro di SharePoint create è sufficiente aprirle in Finestra di avvio.

1. Avviare SharePoint workspace.

2. In Finestra di avvio fare clic sulla scheda Home.

3. Fare doppio clic sul nome dell'area di lavoro di SharePoint che si desidera aprire.

Passare a un'area di lavoro di SharePoint nel file system

È possibile passare alle aree di lavoro di SharePoint direttamente nel file system.

Nei computer che eseguono Windows Vista o versione successiva le aree di lavoro sono archiviate nella cartella Aree di lavoro in Profilo utente.

In computer che eseguono Windows XP, le aree di lavoro sono archiviate nella cartella Aree di lavoro in Documenti.

All'apertura della cartella Aree di lavoro verrà automaticamente avviato SharePoint Workspace se non ancora in esecuzione. Le aree di lavoro vengono elencate con le stesse icone utilizzate nella Finestra di avvio.

Aprire qualsiasi "cartella" dell'area di lavoro per visualizzare un elenco di tutti gli strumenti Documenti presenti nell'area.