Pengenalan ke metadata terkelola

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Metadata adalah informasi tentang informasi. Misalnya, judul buku dan penulis adalah metadata. Metadata bisa berbagai jenis informasi--lokasi, tanggal, atau nomor item Katalog. Saat Anda menggunakan SharePoint produk, Anda bisa mengelola metadata secara terpusat. Anda bisa menata metadata dengan cara yang masuk akal dalam bisnis Anda dan menggunakan metadata untuk membuatnya lebih mudah untuk menemukan apa yang Anda inginkan.

Artikel ini menjelaskan beberapa terminologi penting dari metadata terkelola, dan memberi Anda gambaran singkat tentang cara menggunakan alat dalam SharePoint untuk mengelola metadata.

Terminologi penting

Bagian ini berisi definisi beberapa terminologi kunci. Istilah dan konsep tersebut sering muncul di artikel tentang metadata terkelola.

Taksonomi adalah sistem klasifikasi formal. Taksonomi mengelompokkan kata, label, dan istilah yang menjelaskan sesuatu, lalu mengatur grup ke dalam hierarki.

Orang-orang menyusun taksonomi untuk hampir semua jenis informasi, dari sistem biologi hingga struktur organisasi. Misalnya, ahli biologi mengelompokkan organisme hidup ke dalam empat klasifikasi utama: hewan, tanaman, jamur, dan mikroba. Masing-masing grup utama tersebut memiliki banyak subdivisi. Secara bersamaan, seluruh sistem adalah taksonomi.

Organisasi membuat taksonomi dalam banyak cara yang tidak mungkin disebutkan satu per satu. Mereka membuat taksonomi Bagan Akun untuk mengelola sistem akuntansi, bagan organisasi dan klasifikasi pekerjaan untuk mengelola karyawan, katalog produk dan sebagainya. Semua taksonomi tersebut adalah hierarki informasi terstruktur; sistem klasifikasi formal yang membantu orang-orang menangani informasi.

Folksonomi adalah sistem klasifikasi informal. Itu berkembang bertahap saat pengguna situs web berkolaborasi tentang kata, label, dan istilah di sebuah situs. Awalnya, folksonomi berkembang dari aplikasi populer seperti pembuatan bookmark.

Jika Anda pernah melihat awan tag di situs web, maka Anda sudah melihat visualisasi folksonomi. Gambar berikut memperlihatkan awan tag di situs SharePoint.

Awan Tag

Pendekatan berbasis folksonomi pada metadata bisa berguna. Itu membuat cara untuk berbagi pengetahuan dan keahlian pengguna situs. Dengan menggunakan folksonomi, klasifikasi konten bisa berkembang bersama dengan perubahan kebutuhan bisnis dan minat pengguna.

Kumpulan istilah adalah grup istilah terkait.

Kumpulan istilah bisa memiliki lingkup berbeda, bergantung pada di mana Anda membuat kumpulan istilah.

  • Kumpulan istilah lokal    dibuat di dalam konteks koleksi situs, dan tersedia untuk digunakan (dan terlihat) hanya pada pengguna dari koleksi situs itu. Misalnya, saat Anda membuat kumpulan istilah untuk kolom metadata dalam daftar atau pustaka, maka kumpulan istilah bersifat lokal. Itu hanya tersedia di koleksi situs yang berisi daftar atau pustaka ini. Misalnya, pustaka media mungkin memiliki kolom metadata yang memperlihatkan jenis media (diagram, foto, cuplikan layar, video, dsb.). Daftar istilah yang diperbolehkan hanya relevan dengan pustaka ini, dan tersedia untuk digunakan dalam pustaka.

  • Kumpulan istilah global    tersedia untuk digunakan di semua situs yang mendaftar ke aplikasi Layanan metadata terkelola tertentu. Misalnya, sebuah organisasi mungkin membuat kumpulan istilah yang mencantumkan nama unit bisnis dalam organisasi, seperti Sumber Daya Manusia, Pemasaran, Teknologi Informasi, dan sebagainya.

Selain itu, Anda bisa mengkonfigurasi kumpulan istilah yang tertutup atau terbuka. Dalam kumpulan istilah tertutup, pengguna tidak bisa menambahkan istilah baru kecuali jika mereka memiliki izin yang sesuai. Dalam kumpulan istilah yang terbuka, pengguna bisa menambahkan istilah yang baru dalam kolom yang dipetakan ke kumpulan istilah.

Istilah adalah tertentu kata atau frasa yang terkait dengan item pada situs SharePoint. Ini adalah satu item dalam kumpulan istilah. Istilah memiliki ID unik dan dapat memiliki banyak teks label (sinonim). Jika Anda bekerja di situs multibahasa, istilah bisa memiliki label dalam bahasa berbeda.

Terdapat dua tipe istilah:

  • Istilah dikelola    Istilah dikelola adalah istilah yang sudah ditetapkan. Administrator Penyimpanan Istilah menata istilah yang dikelola ke dalam kumpulan istilah hierarki.

  • Kata kunci perusahaan    Kata kunci perusahaan adalah kata atau frasa yang menambahkan pengguna ke item pada situs SharePoint. Kumpulan kata kunci perusahaan dikenal sebagai kata kunci yang ditetapkan. Biasanya, pengguna bisa menambahkan kata atau frasa ke item sebagai kata kunci. Ini berarti bahwa Anda bisa menggunakan kata kunci perusahaan untuk folksonomy bergaya penandaan. Kadang-kadang, administrator penyimpanan istilah memindahkan kata kunci perusahaan ke kumpulan istilah dikelola tertentu. Saat mereka merupakan bagian dari kumpulan istilah yang dikelola, kata kunci menjadi tersedia di dalam kumpulan istilah tersebut.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara untuk membuat dan mengelola istilah, lihat Membuat dan mengelola istilah dalam kumpulan istilah.

Dalam produk SharePoint, grup adalah istilah keamanan. Terkait dengan metadata terkelola, grup adalah sekumpulan kumpulan istilah yang semuanya berbagi persyaratan keamanan yang sama. Hanya pengguna yang memiliki izin kontributor untuk grup tertentu bisa mengelola kumpulan istilah yang termasuk ke dalam grup atau membuat kumpulan istilah baru di dalamnya. Organisasi harus membuat grup untuk kumpulan istilah yang akan memiliki akses atau kebutuhan keamanan unik.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara untuk membuat grup untuk kumpulan istilah, lihat Menyiapkan grup baru untuk kumpulan istilah.

Alat Manajemen Penyimpanan Istilah adalah alat yang digunakan orang-orang yang mengelola taksonomi untuk membuat atau mengelola kumpulan istilah dan istilah di dalamnya. Alat Manajemen Penyimpanan Istilah menampilkan semua kumpulan istilah global dan kumpulan istilah lokal yang tersedia untuk koleksi situs dari mana Anda mengakses Alat Manajemen Penyimpanan Istilah.

Kolom Metadata dikelola adalah jenis khusus kolom yang bisa Anda tambahkan ke daftar atau pustaka. Ini memungkinkan pengguna situs pilih istilah dari kumpulan istilah tertentu. Kolom Metadata dikelola bisa memetakan ke kumpulan istilah yang sudah ada, atau Anda bisa membuat lokal kumpulan istilah secara khusus untuk kolom.

Untuk mempelajari cara bekerja dengan kolom Metadata Terkelola, lihat Membuat kolom metadata terkelola

Kolom Kata Kunci perusahaan adalah kolom yang bisa Anda tambahkan ke tipe konten, daftar, atau pustaka untuk memungkinkan pengguna memberi tag item dengan kata atau frasa yang mereka pilih. Secara default, itu adalah kolom multi nilai. Saat pengguna mengetikkan kata atau frasa ke dalam kolom, SharePoint menyajikan saran terus-mengetik. Saran terus mengetik mungkin berisi item dari kumpulan istilah dikelola dan kumpulan istilah Kata Kunci. Pengguna bisa memilih nilai yang sudah ada, atau memasukkan yang baru.

Tag sosial adalah kata atau frasa yang bisa diterapkan pengguna situs pada konten untuk membantu mereka mengkategorikan informasi dalam cara-cara yang bermakna bagi mereka. Penandaan tag sosial berguna karena membantu pengguna situs meningkatkan kemungkinan penemuan informasi di sebuah situs. Pengguna bisa menambahkan tag sosial ke informasi di situs SharePoint dan ke URL di luar situs SharePoint.

Tag sosial berisi penunjuk ke tiga tipe informasi:

  • Identitas pengguna

  • URL item

  • Istilah

Saat Anda menambahkan tag sosial ke item, Anda bisa tentukan apakah Anda ingin membuat identitas Anda URL item menjadi privat. Tetapi, bagian istilah dari tag sosial selalu bersifat publik, karena disimpan di Penyimpanan Istilah.

Saat Anda membuat tag sosial, Anda bisa pilih dari sekumpulan istilah yang sudah ada atau memasukkan yang baru. Jika Anda pilih istilah yang sudah ada, tag sosial Anda berisi penunjuk ke istilah itu.

Tetapi, jika Anda masukkan istilah baru, SharePoint membuat kata kunci baru untuk istilah tersebut dalam kumpulan istilah Kata Kunci. Tag sosial baru menunjuk ke istilah ini. Dengan cara ini, tag sosial mendukung penandaan tag berbasis folksonomi. Selain itu, saat pengguna memperbarui Kata Kunci perusahaan atau kolom Metadata Terkelola, SharePoint bisa membuat tag sosial secara otomatis. Istilah tersebut lalu menjadi terlihat sebagai tag dalam umpan berita, awan tag, atau profil Situs Saya.

Pemilik daftar atau pustaka mengaktifkan atau menonaktifkan penerbitan metadata dengan memperbarui Pengaturan Metadata dan Kata Kunci Perusahaan untuk daftar atau pustaka.

Untuk mempelajari cara menambahkan kolom kata kunci khusus, lihat Menambahkan kolom kata kunci perusahaan ke daftar atau pustaka.

Dalam pengertian umum, penandaan dengan tag merujuk pada tindakan menerapkan metadata pada sebuah item, apakah label merupakan metadata terkelola atau label sosial.

Skenario metadata: dari taksonomi ke folksonomi

Manajemen metadata SharePoint mendukung berbagai pendekatan, dari taksonomi formal hingga folksonomi yang ditentukan pengguna. Anda bisa menerapkan taksonomi formal melalui istilah dikelola dan kumpulan istilah. Anda juga bisa menggunakan kata kunci perusahaan dan penandaan sosial, yang memungkinkan pengguna situs memberi tag konten dengan kata kunci yang mereka pilih.

Selain itu, produk SharePoint menawarkan fleksibilitas. Anda bisa memilih berapa banyak struktur dan kontrol yang digunakan dengan metadata, dan Anda bisa pilih lingkup kontrol dan struktur tersebut. Misalnya:

  • Anda bisa menerapkan kontrol secara global di seluruh situs, atau jadikan lokal pada situs spesifik.

  • Anda bisa mengkonfigurasi kumpulan istilah menjadi tertutup atau terbuka bagi kontribusi pengguna.

  • Anda bisa pilih menggunakan kata kunci perusahaan dan penandaan tag sosial dengan istilah dikelola, atau tidak.

Produk SharePoint memungkinkan organisasi menggabungkan keuntungan taksonomi dikelola yang formal dengan keuntungan penandaan tag sosial yang dinamis secara terkustomisasi.

Diagram berikut ini memperlihatkan cara persyaratan yang berbeda mungkin menggunakan tingkat lingkup dan kontrol yang berbeda.

Konfigurasi metadata terkelola yang fleksibel

Keuntungan metadata terkelola

Terdapat beberapa keuntungan bagi penggunaan metadata terkelola di seluruh situs dalam organisasi:

Fitur metadata terkelola di produk SharePoint memungkinkan Anda untuk mengontrol bagaimana pengguna menambahkan metadata ke konten. Misalnya, dengan menggunakan istilah kumpulan dan dikelola istilah, Anda bisa mengontrol istilah yang bisa menambahkan pengguna ke konten, dan Anda bisa mengontrol siapa yang bisa menambahkan istilah baru. Anda juga bisa membatasi kata kunci perusahaan ke daftar tertentu dengan mengonfigurasi kumpulan saat ditutup istilah kata kunci.

Saat istilah yang sama digunakan secara konsisten di seluruh situs, lebih mudah membentuk proses atau solusi yang kokoh. Selain itu, lebih mudah bagi pengguna situs untuk menerapkan metadata secara konsisten ke konten mereka.

Saat konten di situs di organisasi memiliki metadata yang konsisten, lebih mudah untuk menemukan informasi bisnis dan data dengan menggunakan pencarian. Fitur pencarian seperti panel perbaikan, yang ditampilkan di sisi kiri halaman hasil pencarian, memungkinkan pengguna untuk memfilter hasil pencarian berdasarkan metadata.

Panel perbaikan menampilkan metadata yang dapat digunakan untuk memfilter hasil pencarian.

Navigasi metadata memungkinkan pengguna untuk membuat tampilan informasi dinamis, berdasarkan pada bidang metadata tertentu. Lalu, pengguna bisa temukan pustaka dengan menggunakan folder atau dengan menggunakan metadata Pivot, dan memperbaiki hasil dengan menggunakan filter kunci tambahan. Untuk mempelajari cara menyetel ini, lihat menyetel navigasi metadata untuk daftar atau pustaka.

Kontrol navigasi metadata

Metadata terkelola membuatnya lebih mudah untuk administrator penyimpanan istilah untuk mempertahankan dan menyesuaikan metadata Anda seperti kebutuhan bisnis berkembang. Anda bisa memperbarui dengan mudah kumpulan istilah. Dan, istilah baru atau diperbarui secara otomatis menjadi tersedia ketika Anda mengaitkan kolom Metadata dikelola dengan kumpulan istilah tersebut. Misalnya, jika Anda menggabungkan beberapa istilah ke dalam satu istilah, konten yang ditandai dengan istilah ini secara otomatis diperbarui agar mencerminkan perubahan ini. Anda bisa menentukan sinonim beberapa (atau label) untuk masing-masing persyaratan. Jika situs multibahasa, Anda juga bisa menentukan multibahasa label untuk istilah individual.

Mengelola metadata

Mengelola metadata secara efektif membutuhkan pemikiran dan perencanaan cermat. Pikirkan tentang jenis informasi yang Anda inginkan untuk mengelola konten daftar dan pustaka, dan pikirkan tentang cara informasi digunakan dalam organisasi. Anda bisa membuat kumpulan istilah dari kumpulan metadata untuk banyak informasi berbeda.

Misalnya, Anda mungkin memiliki tipe konten tunggal untuk dokumen. Setiap dokumen bisa memiliki metadata yang mengidentifikasi banyak fakta-fakta mengenai hal tersebut, seperti contoh berikut ini:

  • Dokumen tujuan - Apakah proposal penjualan? Spesifikasi Teknik? Prosedur sumber daya manusia?

  • Penulis dokumen, dan nama orang-orang yang mengubahnya

  • Tanggal pembuatan, tanggal persetujuan, tanggal modifikasi paling baru

  • Departemen yang bertanggung jawab atas implikasi anggaran dari dokumen tersebut

  • Audiens

Berikut adalah beberapa kegiatan penting yang terlibat dengan mengelola metadata:

  • Merencanakan dan mengkonfigurasi

  • Mengelola istilah, kumpulan istilah, dan grup

  • Menentukan properti untuk metadata

Organisasi Anda mungkin ingin melakukan perencanaan yang cermat sebelum Anda mulai menggunakan metadata terkelola. Jumlah perencanaan yang harus Anda lakukan bergantung pada seberapa formal taksonomi Anda. Itu juga bergantung pada seberapa banyak kontrol yang ingin Anda terapkan pada metadata.

Jika Anda ingin memungkinkan pengguna membantu mengembangkan taksonomi Anda, maka Anda bisa cukup membuat pengguna menambahkan kata kunci ke item, lalu menatanya ke dalam kumpulan istilah jika diperlukan.

Jika organisasi Anda ingin menggunakan kumpulan istilah yang dikelola untuk menerapkan formal taksonomi, lalu sangatlah penting untuk melibatkan pemangku kepentingan utama dalam merencanakan dan pengembangan. Setelah pemangku kepentingan utama di organisasi setuju atas kumpulan istilah yang diperlukan, Anda bisa menggunakan alat manajemen penyimpanan istilah untuk mengimpor atau membuat kumpulan istilah. Anda juga bisa menggunakan alat untuk mengelola kumpulan istilah saat pengguna mulai bekerja dengan metadata. Jika aplikasi web Anda dikonfigurasikan dengan benar, dan Anda memiliki izin yang sesuai, Anda bisa masuk ke alat manajemen penyimpanan istilah dengan mengikuti langkah-langkah ini.

  1. Klik Pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , dan lalu klik Pengaturan situs.

  2. Klik istilah menyimpan manajemen di bawah Administrasi situs.

    Kotak dialog alat manajemen penyimpanan istilah.

Alat Manajemen Penyimpanan Istilah menyediakan kontrol pohon yang bisa Anda gunakan untuk menjalankan sebagian besar tugas. Peran pengguna Anda untuk alat ini menentukan tugas yang bisa Anda lakukan. Untuk bekerja dalam Alat Manajemen Penyimpanan Istilah, Anda harus menjadi Administrator Layanan atau Administrator Penyimpanan Istilah. Atau, Anda bisa menjadi Pengelola atau Kontributor Grup yang ditunjuk untuk kumpulan istilah.

Untuk informasi selengkapnya, baca Membuat dan mengelola grup dan kumpulan istilah.

Untuk mengambil tindakan pada item dalam hierarki, ikuti langkah-langkah berikut.

  1. Arahkan ke nama aplikasi Layanan, grup, kumpulan istilah, atau istilah metadata terkelola yang ingin Anda ubah, lalu klik panah yang muncul.

  2. Pilih tindakan yang Anda inginkan dari menu.

Misalnya, jika Anda adalah Administrator Penyimpanan Istilah atau Pengelola Grup Anda bisa membuat, mengimpor, atau menghapus kumpulan istilah dalam grup. Kontributor kumpulan istilah bisa membuat kumpulan istilah baru.

Alat manajemen penyimpanan istilah memiliki menu tingkat yang sesuai di tiap tingkat hierarki

Di setiap tingkat hierarki, Anda dapat mengonfigurasi properti tertentu untuk grup, kumpulan istilah atau istilah dengan menggunakan panel properti di alat manajemen penyimpanan istilah. Misalnya, jika Anda mengonfigurasi kumpulan istilah, Anda bisa menentukan informasi seperti nama, deskripsi, pemilik, kontak, dan pemangku kepentingan di panel tersedia pada tab umum . Anda juga bisa menentukan apakah Anda ingin sekumpulan ketentuan untuk membuka atau menutup untuk pengiriman baru dari pengguna. Atau, Anda bisa pilih tab Tujuan penggunaan , dan tentukan Apakah kumpulan istilah akan tersedia untuk penandaan atau situs navigasi.

Properti penyimpanan istilah memungkinkan Anda mengkonfigurasi pengaturan seperti penandaan

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×