Prise en main de Word 2010 par les utilisateurs

Est-ce que vous déployez Microsoft Word 2010 sur un groupe de personnes ? Ce groupe procède-t-il à une mise à niveau à partir de Word 2003 ou Word 2007 ? Cet article présente certaines des principales fonctionnalités nouvelles dans Word 2010, ainsi que quelques ressources permettant de faire la transition en douceur.

Cet article aborde certaines fonctionnalités nouvelles. Pour plus d’informations sur les nouvelles fonctionnalités, voir Nouveautés dans Word 2010. Si vous procédez à une mise à niveau à partir de Word 2003, voir Nouveautés dans Word 2010 pour les utilisateurs de la version 2003.

Contenu de cet article

Utilisation simplifiée

Personnalisation du Ruban

Mode Microsoft Office Backstage

Exploration et recherche dans les longs documents

Récupération du travail non enregistré

Meilleure collaboration

Enregistrement de documents et de présentations directement dans SharePoint depuis Word

Collaboration sur un document en simultané

Plus de sécurité avec le mode protégé

Recherche et suppression de métadonnées masquées et d’informations personnelles dans les fichiers

Empêcher les modifications dans la version finale d’un document

Rendre les documents plus accessibles

Devenir rapidement un pro

Utilisation simplifiée

Personnalisation du Ruban

Vous pouvez ajouter des personnalisations au Ruban dans Word 2010 pour créer des onglets et groupes spécifiques à l’équipe ou à la société avec les commandes les plus couramment utilisées dans les tâches de votre organisation.

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Pour plus d’informations sur la personnalisation du Ruban, voir Personnaliser le Ruban.

Mode Microsoft Office Backstage

En mode Microsoft Office Backstage, les utilisateurs peuvent faire tout ce qu’ils veulent sur un fichier qu’ils ne peuvent pas faire dans le fichier. Dernière innovation en date dans l’interface utilisateur Microsoft Office Fluent et fonctionnalité associée au Ruban, le mode Backstage vous permet de gérer vos fichiers : création, enregistrement, impression, partage, définition d’options et inspection de fichiers à la recherche de métadonnées masquées ou d’informations personnelles.

Commandes disponibles après l’activation de l’onglet Fichier dans Word

Pour plus d’informations, voir Présentation du mode Backstage.

Quand un document est connecté à SharePoint 2010, ses auteurs peuvent également entrer des métadonnées de document. Les auteurs qui travaillent ensemble sur un fichier peuvent utiliser le mode Backstage pour accéder aux profils d’autres auteurs et pour interagir avec les workflows.

Exploration et recherche dans les longs documents

Dans Word 2010, les utilisateurs peuvent explorer rapidement de longs documents comme ils le souhaitent. Ils peuvent également réorganiser facilement les documents en procédant à un glisser-déposer des titres au lieu d’un copier-coller. En outre, ils peuvent trouver du contenu à l’aide d’une recherche incrémentielle, sans avoir besoin de savoir exactement ce qu’ils recherchent pour le trouver.

Navigation dans un document

Dans Word 2010, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

  • Parcourir les titres de votre document en cliquant sur les différents composants de l’Explorateur de documents.

  • Réduire les niveaux du plan pour masquer les titres imbriqués, ce qui permet d’utiliser plus facilement l’Explorateur, même sur des documents volumineux, compliqués ou de structure très détaillée.

  • Taper du texte dans la zone de recherche pour trouver votre place instantanément.

  • Glisser et déposer les titres dans votre document pour réorganiser la structure. Vous pouvez également supprimer les titres et leur contenu.

  • Déplacer facilement un titre, soit seul, soit avec tous ses titres imbriqués, vers le bas ou le haut de la hiérarchie.

  • Ajouter de nouveaux titres à votre document pour créer un plan de base ou insérer de nouveaux titres sans devoir faire défiler le document.

  • Garder à l’esprit le contenu modifié par les autres utilisateurs en parcourant les titres contenant un indicateur Co-création.

  • Voir des miniatures de toutes les pages d’un document et cliquer dessus pour vous déplacer dans le document.

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Pour plus d’informations, voir Explorer votre document.

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Récupération du travail non enregistré

Il est désormais plus facile de récupérer un document Word que vous avez fermé sans l’enregistrer. Vous pouvez également consulter ou revenir à une version antérieure d’un fichier. En ce qui concerne les versions antérieures de Word, l’activation de la fonctionnalité de récupération automatique permet d’enregistrer les différentes versions d’un fichier, pendant que vous l’utilisez et aux intervalles que vous définissez.

Vous pouvez maintenant conserver la dernière version automatiquement enregistrée d’un fichier en cas de fermeture accidentelle du fichier sans l’avoir enregistré, afin de pouvoir le restaurer facilement à sa prochaine ouverture. Pendant que vous travaillez sur votre fichier, vous pouvez également accéder à une liste des fichiers enregistrés automatiquement à partir du mode Microsoft Office Backstage.

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Meilleure collaboration

Word 2010 vous permet de travailler plus efficacement avec vos collègues. Word 2010 inclut également des fonctionnalités permettant de conserver vos informations de façon plus sécurisée, en cas de partage de votre travail, et de préserver davantage votre ordinateur des fichiers non sécurisés.

Enregistrement de documents et de présentations directement dans SharePoint depuis Word

Les utilisateurs peuvent enregistrer des documents Word 2010 directement dans une bibliothèque de documents SharePoint 2010 à partir du mode Backstage. Quand vous cliquez sur Enregistrer et envoyer en mode Backstage, puis que vous cliquez sur Enregistrer dans SharePoint, Word répertorie les bibliothèques de documents auxquelles vous avez accédé récemment.

Pour en savoir plus, voir Enregistrer un document dans SharePoint à partir d’Office 2010

Collaboration sur un document en simultané

Dans Word 2010, vous pouvez collaborer directement dans Word. Inutile d’envoyer des pièces jointes ou d’enregistrer des brouillons avec des noms tels que TSP_final_2_FINAL.docx. Il vous suffit d’ouvrir votre document et de travailler dessus. Vous pouvez savoir qui travaille en même temps que vous et l’emplacement des modifications apportées. Vous pouvez collaborer sur tout document enregistré dans un site Microsoft SharePoint Foundation 2010 qui prend en charge les espaces de travail ou sur OneDrive.

Lorsque vous ouvrez un document partagé, Word le met automatiquement en cache de manière à ce que vous puissiez y apporter des modifications hors connexion, puis Word synchronise automatiquement vos modifications lorsque vous revenez en ligne. Lorsque vous devez travailler alors que vous êtes en déplacement, vous n’avez plus à vous soucier d’enregistrer des copies locales ou de fusionner manuellement vos modifications dans un document sur le serveur une fois de retour au bureau.

Dans Word 2010, plusieurs auteurs peuvent travailler sur un document en même temps et les programmes Office Online vous permettent de travailler sur vos documents.

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Remarque SkyDrive devient OneDrive et SkyDrive Pro devient OneDrive Entreprise. Pour plus d’informations sur ce changement, voir SkyDrive devient OneDrive.

Plusieurs auteurs peuvent modifier un document unique en même temps et rester synchronisés avec les modifications de chacun. Ils peuvent bloquer l’accès à des parties du document pendant qu’ils travaillent dessus.

Plus de sécurité avec le mode protégé

En mode protégé, lorsque vous ouvrez un fichier, les fonctionnalités d’édition sont désactivées. Les fichiers provenant de sources potentiellement dangereuses, telles qu’Internet ou des pièces jointes au courrier électronique, ou encore ceux englobant un contenu actif tel que des macros, des connexions de données ou des contrôles ActiveX, sont validés et peuvent être ouverts en mode Protégé. Les fichiers provenant d’une source approuvée peuvent être activés en cliquant sur Activer la modification. Les données relatives au fichier peuvent également être consultées en mode Microsoft Office Backstage.

Pour en savoir plus sur le mode Protégé, consultez Qu’est-ce que le mode Protégé ?

Recherche et suppression de métadonnées masquées et d’informations personnelles dans les fichiers

Avant de partager votre document avec d’autres utilisateurs, vous pouvez utiliser l’Inspecteur de document pour examiner le document à la recherche d’éventuelles métadonnées masquées, d’informations personnelles ou de contenu susceptibles d’être stockés dans le document.

L’Inspecteur de document peut rechercher et supprimer les données suivantes :

  • Commentaires

  • Versions

  • Marques de révision

  • Annotations manuscrites

  • Texte masqué

  • Propriétés du document

  • Données XML personnalisées

  • Informations des en-têtes et pieds de page

L’Inspecteur de document vous aide à vérifier que les documents que vous partagez avec d’autres utilisateurs ne contiennent aucune information personnelle masquée, ni aucun contenu masqué que votre entreprise ne souhaite pas divulguer. De surcroît, l’Inspecteur de document peut être personnalisé et adapté aux besoins de votre entreprise, et ajouter des points de contrôles supplémentaires de certains types de contenu masqué.

Pour en savoir plus sur l’Inspecteur de document, consultez Suppression de données masquées et d’informations personnelles à l’aide de l’inspection des documents.

Empêcher les modifications dans la version finale d’un document

Avant de partager la version finale d’un document, il est conseillé d’utiliser la commande Marquer comme final pour faire passer le document en lecture seule et informer les autres utilisateurs que vous partagez une version finale du document. Lorsqu’un fichier est marqué comme final, la saisie, les commandes de modification et les marques de révision sont désactivées, ce qui permet d’éviter que les personnes ayant accès au document ne le modifient accidentellement.

La commande Marquer comme final n’est pas une fonction de sécurité. En effet, n’importe quel utilisateur peut modifier un document marqué comme final en désactivant la fonction Marquer comme final.

Pour en savoir plus, voir Méthode pour empêcher les modifications dans la version finale d’un fichier.

Rendre les documents plus accessibles

Le Vérificateur d’accessibilité permet d’identifier et de résoudre les éventuels problèmes d’accessibilité de vos documents, ce qui permet de résoudre les problèmes potentiels qui peuvent empêcher une personne handicapée d’accéder à votre contenu.

Si votre document présente des problèmes d’accessibilité potentiels, une alerte apparaît dans le mode Microsoft Office Backstage afin de vous permettre de vérifier et de réparer ces problèmes. Vous pouvez voir l’alerte en cliquant sur l’onglet Fichier. Sous Préparer pour le partage, cliquez sur Vérifier la présence de problèmes, puis sur Vérifier l’accessibilité.

Pour en savoir plus, voir Vérificateur d’accessibilité.

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Devenir rapidement un pro

Voici quelques ressources supplémentaires permettant aux utilisateurs de trouver les commandes et fonctionnalités qu’ils souhaitent utiliser de suite.

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