Χρήση κανόνων για τη διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Παραμείνετε οργανωμένοι στο Outlook 2013 με τη δημιουργία κανόνων που ενεργούν αυτόματα κατά τη λήψη ή την αποστολή μηνυμάτων που ικανοποιούν τις συνθήκες που καθορίζετε.

Πώς οι κανόνες σάς βοηθούν να διαχειρίζεστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Οι κανόνες συμβάλλουν στη μείωση της μη αυτόματης αρχειοθέτησης ή της ίδιας ενέργειας κατά την άφιξη παρόμοιου μηνύματος. Σε αντίθεση με τα Γρήγορα βήματα, οι κανόνες συνήθως είναι πάντα ενεργοποιημένος και εκτελούνται αυτόματα. Για παράδειγμα, όταν λαμβάνεται ένα μήνυμα από ένα συγκεκριμένο άτομο, αυτό μετακινείται αυτόματα στο φάκελο που καθορίζετε.

Ο Οδηγός κανόνων σάς βοηθά να σχεδιάσετε κανόνες για τη διαχείριση μηνυμάτων. Οι κανόνες εμπίπτουν σε μία από τις δύο κατηγορίες — τον οργανισμό και την ειδοποίηση.

Ο Οδηγός κανόνων περιλαμβάνει πρότυπα για τους κανόνες που χρησιμοποιούνται συχνότερα, στους οποίους περιλαμβάνονται τα εξής:

• Παραμείνετε οργανωμένοι    Αυτοί οι κανόνες σάς βοηθούν να αρχειοθετείτε και να παρακολουθείτε τα μηνύματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα για μηνύματα από έναν συγκεκριμένο αποστολέα, όπως η Στέιθα Βάιλερ, με τη λέξη "πωλήσεις" στη γραμμή θέματος , για να επισημανθεί για παρακολούθηση, να κατηγοριοποιηθεί ως Πωλήσεις και να μετακινηθεί σε ένα φάκελο με το όνομα Πωλήσεις της Άννας.

• Παραμείνετε ενημερωμένοι    Αυτοί οι κανόνες σάς ειδοποιούν με κάποιον τρόπο όταν λαμβάνετε ένα συγκεκριμένο μήνυμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που στέλνει αυτόματα ένα μήνυμα σε μια κινητή συσκευή όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα από ένα μέλος της οικογένειας.

• Έναρξη από κενό κανόνα    Αυτοί είναι κανόνες που δημιουργείτε χωρίς τη βοήθεια ενός προτύπου κανόνα και τους οποίους μπορείτε να προσαρμόσετε πλήρως.

Θέλετε περισσότερα;

Διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη χρήση κανόνων

Επεξεργασία κανόνα του Outlook

Εισαγωγή ή εξαγωγή ενός συνόλου κανόνων