Erstellen von Beziehungen mit dem Nachschlage-Assistenten

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Der Nachschlage-Assistent stellt eine Beziehung zwischen Tabellen her. Er erstellt einen Fremdschlüssel, der auf den Primärschlüssel einer anderen Tabelle verweist.

Erstellen einer Beziehung mit dem Nachschlage-Assistenten

  1. Öffnen Sie in der Datenblattansicht die Tabelle, die Daten aus einer anderen Tabelle nachschlagen soll. Dies ist Ihre untergeordnete Tabelle.

  2. Wählen Sie in der Spalte ganz rechts Zum Hinzufügen klicken und dann Nachschlagen und Beziehung aus.

    Fügen Sie eine neue Tabellenspalte hinzu, und geben Sie "Nachschlagen und Beziehung" ein.
  3. Wählen Sie im Nachschlage-Assistenten Die Werte für das Nachschlagefeld sollen aus einer anderen Tabelle oder Abfrage abgerufen werden aus. Wählen Sie dann Weiter aus.

  4. Wählen Sie die Tabelle aus, die die Werte für das Nachschlagefeld enthält. Dies ist Ihre übergeordnete Tabelle. Wählen Sie dann Weiter aus.

  5. Um die Felder auszuwählen, aus denen Sie Daten abrufen möchten, legen Sie die Sortierreihenfolge für die Felder und die Spaltenbreite fest. Folgen Sie dann den Anweisungen auf der Seite.

    Tipp : Wenn Sie beim Festlegen der Spaltenbreite die Tabelle übersichtlicher machen möchten, wählen Sie Schlüsselspalte ausblenden aus. Dies hat keine Auswirkung auf die Beziehung oder die Datensynchronisierung zwischen den Tabellen.

  6. Wählen Sie ein Feld aus, das Zeilen in der übergeordneten Tabelle eindeutig identifiziert.

  7. Geben Sie den Namen für das neue Nachschlagefeld ein, wählen Sie Datenintegrität aktivieren und dann entweder Löschweitergabe oder Löschbeschränkung aus.

    Tipp : Benennen Sie das Feld so, dass es die Daten widerspiegelt und darauf hinweist, dass es sich um ein Fremdschlüsselfeld handelt, z. B. mit dem Namen Kunden-IDFS.

  8. Wählen Sie Fertigstellen und dann Speichern Speichern aus.

Damit haben Sie eine Beziehung und einen Fremdschlüssel erstellt sowie Datensynchronisierungsparameter zwischen den beiden Tabellen angegeben.

Ändern einer Beziehung zwischen Tabellen

Wenn Sie die Tabellenbeziehung ändern möchten, schließen Sie zuerst die Tabellen.

  1. Wählen Sie Datenbanktools > Beziehungen aus.

  2. Wählen Sie die Beziehungslinie zwischen den beiden Tabellen aus.

    1:n-Beziehung
  3. Wählen Sie Entwurf > Beziehungen bearbeiten aus.

  4. Nehmen Sie im Dialogfeld Beziehungen bearbeiten die gewünschten Änderungen vor, und wählen Sie OK aus.

  5. Wählen Sie Speichern Speichern aus, um Ihre Änderungen zu speichern.

Weitere Tipps gefällig?

Erstellen einer Beziehung

Löschen einer Beziehung

Excel-Schulung

Outlook-Schulung

Eine der einfachsten Möglichkeiten zum Erstellen einer 1:n-Beziehung bietet ein Tool mit dem Namen NACHSCHLAGE-ASSISTENT. Der Assistent führt zwei Aufgaben für Sie aus.

Er erstellt die Beziehung, und anschließend können Sie das Fremdschlüsselfeld verwenden, um Werte aus der Tabelle auf der 1-Seite bzw. der übergeordneten Tabelle der Beziehung auszuwählen.

Dies erleichtert die Dateneingabe. In diesem Beispiel muss einfach nur ein Name als Wert auf der 1-Seite ausgewählt und eine Telefonnummer eingegeben werden.

Bei Verwendung des Assistenten benötigen Sie kein Fremdschlüsselfeld in der untergeordneten Tabelle, da dieser vom Assistenten für Sie erstellt wird. Wenn Sie aber bereits über einen Fremdschlüssel verfügen, ist das in Ordnung, und Sie können ihn weiter verwenden.

Hier ist eine Beispieldatenbank. Sie weist keinen Fremdschlüssel auf.

Wählen Sie zunächst die Überschrift bei einem leeren Feld oder die Überschrift in Ihrem Fremdschlüssel – sofern vorhanden – aus.

Wählen Sie Nachschlagen und Beziehung aus, und der Assistent wird gestartet.

Verwenden Sie die erste Option, um Werte aus einer anderen Tabelle nachzuschlagen, und wählen Sie Weiter aus.

Wählen Sie die übergeordnete Tabelle ... "Kunden" ... und dann Weiter aus.

Die Werte müssen im Feld "Kundenname" nachgeschlagen werden, also wählen Sie es aus, und schieben Sie es herüber. Dies ist ein berechnetes Feld.

Wir haben dieses Feld vor etwa einer Minute verwendet. Wie Sie sehen, zeigt es den gesamten Namen. Dadurch muss bei der Auswahl der richtigen Daten nicht mehr geraten werden. Mit einem Nachschlagefeld kann die Dateneingabe schneller und exakter erfolgen.

Wählen Sie Weiter aus. Die Sortierreihenfolge ist optional, also werden wir sie hier überspringen und einfach Weiter auswählen.

In der Regel empfiehlt es sich, die Schlüsselspalte ausblenden, da die Datenbank bei Anzeige dieser Spalte nur unübersichtlich wird. Wählen Sie deshalb Weiter aus.

Wir nennen das Feld hier "Kunden-ID FS". Dies gibt an, dass "Kunden-ID" das übergeordnete Feld ist, und "FS" erinnert daran, dass es sich um einen Fremdschlüssel handelt.

Nun wählen wir Datenintegrität aktivieren und Löschweitergabe aus. Auf diese Weise werden die referenzielle Integrität und Löschweitergaben aktiviert. Wählen Sie Fertig stellen aus, und hier ist Ihr Feld.

Zum Schluss wollen wir noch eine Änderung an der Beziehung vornehmen. Dazu muss die Tabelle mit den Telefonnummern geschlossen werden. Sie können eine Beziehung nicht ändern, wenn eine der Tabellen geöffnet ist, die Teil dieser Beziehung sind.

Sobald Sie die Tabelle geschlossen haben, wählen Sie auf der Registerkarte Datenbanktools die Option Beziehungen aus. Wählen Sie die Beziehungslinie und dann im Menüband die Option Beziehungen bearbeiten aus.

Wie Sie sehen, sind Referenzielle Integrität und Löschweitergaben aktiviert. Jetzt aktivieren Sie auch die mittlere Option, Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder, wählen OK aus – und das war's schon!

Sie haben jetzt eine 1:n-Beziehung mithilfe des Nachschlage-Assistenten erstellt, den Fremdschlüssel erstellt und eine Beziehungseinstellung geändert.

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