Erste Schritte mit Tabellenbeziehungen

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Die Leistungsfähigkeit einer relationalen Datenbank liegt in der Kombination von Daten über Tabellen hinweg. Zu diesem Zweck müssen Sie zuerst Beziehungen zwischen Ihren Tabellen einrichten. Anschließend setzen Sie Access ein, um Daten in Abfragen, Formularen und Berichten zu kombinieren.

Wenn Sie alle vorhandenen Beziehungen anzeigen möchten, die für eine Datenbank definiert wurden, öffnen Sie eine Access-Vorlage, wechseln Sie zur Registerkarte Datenbanktools, und wählen Sie Beziehungen aus.

Hinweis : Wenn Sie eine leere Datenbank öffnen oder wenn Sie keine Tabellenbeziehungen definiert haben, fordert Sie Access auf, eine Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. Bevor Sie eine Beziehung hinzufügen können, benötigen Sie mindestens zwei Tabellen. Im Idealfall erstellen Sie zuerst alle Ihre Tabellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Beziehungen mit dem Nachschlage-Assistenten und unter Erstellen von Beziehungen mit dem Beziehungsbereich.

Grundlegendes zur Ansicht "Beziehungen"

Die Linien in der Ansicht "Beziehungen" kennzeichnen Verbindungen zwischen den Tabellen. In der nachstehenden Abbildung ist die Tabelle links die übergeordnete Tabelle. Die Tabelle rechts ist die untergeordnete Tabelle. Die Linie dazwischen verbindet die Felder (in diesem Fall, "Auftrags-ID" und "Produkt-ID"), die zum Abstimmen von Daten verwendet werden.

Beziehungen werden durch Linien zwischen über- und untergeordneten Feldern dargestellt.

Linien und Symbole zeigen Ihnen, wie Ihre Tabellen verwandt sind:

  • Eine dicke Verbindungslinie bedeutet, dass Sie referenzielle Datenintegrität erzwingen. Das ist gut. Sie sorgt dafür, dass Ihre Daten synchronisiert werden.

  • In unserer Abbildung gibt die Zahl 1 an, dass es in dieser Tabelle nur einen einzigen übereinstimmenden Datensatz geben kann. In der hier gezeigten Tabelle "Aufträge" stimmt nur ein einziger Datensatz mit jedem Auftrag überein.

  • Das Symbol ∞ gibt an, dass viele Datensätze die gleiche ID enthalten können. In der hier gezeigten Tabelle "Bestelldetails" kommt ein Auftrag (bezeichnet durch seine Auftrags-ID) möglicherweise mehr als einmal vor, weil derselbe Auftrag mehrere Produkte enthalten kann.

Arten von Beziehungen zwischen Tabellen

Es gibt drei verschiedene Arten von Beziehungen zwischen Tabellen:

  • 1:1-Beziehung. Sie liegt vor, wenn jedes Element in jeder Tabelle nur einmal vorkommt. So kann beispielsweise jeder Mitarbeiter nur einen Firmenwagen zur Nutzung haben. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von 1:1-Beziehungen.

  • 1:n-Beziehung. Sie liegt vor, wenn ein Element in einer Tabelle eine Beziehung mit mehreren Elementen in einer anderen Tabelle aufweisen kann. Beispielsweise kann jede Bestellung mehrere Produkte enthalten.

  • m:n-Beziehung. Sie liegt vor, wenn ein oder mehrere Elemente in einer Tabelle eine Beziehung mit einem oder mehreren Elementen in einer anderen Tabelle aufweisen können. Beispielsweise kann jeder Auftrag mehrere Produkte umfassen, und jedes Produkt kann in vielen Aufträgen vorkommen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von m:n-Beziehungen.

1:n-Beziehungen

Eine der häufigsten Beziehungen zwischen Tabellen in gut strukturierten Datenbanken ist die 1:n-Beziehung.

Beziehungen zwischen Tabellen basieren normalerweise auf dem Primärschlüssel in einer der Tabellen. Erinnern Sie sich: Der Primärschlüssel ist ein eindeutiger Bezeichner (oft numerisch) für jeden Datensatz. Um zu zeigen, dass die Informationen in zwei unterschiedlichen Tabellen verwandt sind, erstellen Sie in der Regel eine Beziehung und verwenden dafür den Primärschlüssel aus einer der Tabellen.

In der hier gezeigten Beziehung beispielsweise hat jede Person in der Tabelle "Kontakte" eine ID, die der Primärschlüssel ist (gekennzeichnet durch das Schlüsselsymbol daneben). Diese ID wird auch im Feld "Besitzer" in der Tabelle "Posten" angezeigt. Wenn Sie der einem Posten zugeordneten Person eine E-Mail senden möchten, rufen Sie den Wert aus dem Feld "E-Mail-Adresse" ab. Zu diesem Zweck suchen Sie im Feld "Besitzer" der Tabelle "Posten" nach dem Wert und anschließend in der Tabelle "Kontakte" nach dieser ID. Die Zahl 1 an einem Ende der Verbindungslinie und das Symbol ∞ am anderen Ende geben an, dass dies eine 1:n-Beziehung ist. Deshalb ist möglicherweise ein einziger Kontakt vielen Posten zugeordnet.

1:n-Beziehung

Bearbeiten einer Beziehung

Wenn Sie eine vorhandene Datenbank ändern oder wenn Sie die Datenbank aus einer Vorlage erstellt haben, können Sie die vorhandenen Beziehungen bearbeiten, um sie an Ihre Anforderungen anzupassen.

Hinweis : Wenn die Tabellen, mit denen Sie arbeiten möchten, gerade verwendet werden, müssen Sie sie zuerst schließen – zusammen mit allen geöffneten Objekten, die die Tabellen verwenden.

  1. Wählen Sie Datenbanktools > Beziehungen aus.

  2. Wählen Sie die Linie aus, die zwei verwandte Tabellen miteinander verbindet.

    Tipp : Wenn die gewünschte Beziehung nicht angezeigt wird, wählen Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Beziehungen den Eintrag Alle Beziehungen aus.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Entwurf die Option Beziehungen bearbeiten aus.

    Bearbeiten einer vorhandenen Beziehung zwischen Tabellen

    Tabelle/Abfrage ist die übergeordnete Tabelle links (in diesem Beispiel, "Kunden").

    Verwandte Tabelle/Abfrage ist die untergeordnete Tabelle (in diesem Beispiel, "Aufträge").

    Selbst wenn die Tabellen in der Ansicht "Beziehungen" nicht in dieser Reihenfolge angezeigt werden, gibt ihre Position im Dialogfeld die Richtung der sie verbindenden Linie und die Beziehung an. Das ist beispielsweise bei einer 1:n-Beziehung wichtig, weil sie angibt, dass die Tabelle links die "1"-Seite der Beziehung (die übergeordnete Tabelle) und die Tabelle rechts deren "n"-Seite (die untergeordnete Tabelle) ist.

  4. Zum Ändern der Felder, die die Tabellen miteinander verbinden, wählen Sie ein anderes Feld unter jeder angezeigten Tabelle aus. In diesem Beispiel verbindet das Feld "ID" in der Tabelle "Kunden" das Feld "Kunden-ID" in der Tabelle "Aufträge".

  5. Ändern Sie die Art, in der Access Ihre Daten zwischen Tabellen synchronisiert.

    Erzwingen der referenziellen Integrität

    Wenn Sie ungültige Daten verhindern und Verweise beim Synchronisieren über Tabellenbeziehungen hinweg beibehalten möchten, wählen Sie diese Option aus.

    Angenommen beispielsweise, dass Sie eine 1:1-Beziehung zwischen den Tabellen "Mitarbeiter" und "Mitarbeitervergünstigungen" haben. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und Sie ihn aus Ihrer Tabelle "Mitarbeiter" entfernen, wird der verwandte Mitarbeiterdatensatz in der Tabelle "Mitarbeitervergünstigungen" ebenfalls entfernt.

    Manchmal ist das Erzwingen von referenzieller Integrität jedoch nicht sinnvoll. So haben Sie beispielsweise eine 1:n-Beziehung zwischen den Tabellen "Versandfirmen" und "Aufträge". Sie löschen eine Versandfirma, und diese Firma ist Aufträgen in der Tabelle "Aufträge" zugeordnet. Diese Aufträge werden zu "verwaisten" Aufträgen, was bedeutet, dass sie weiterhin eine Versandfirmen-ID enthalten, diese ID aber nicht mehr gültig ist, weil der Datensatz, auf den sie verweist, nicht mehr existiert.

    Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder

    Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Daten in verwandten Feldern in allen verwandten Tabellen aktualisiert werden, wählen Sie dies aus.

    So möchten Sie beispielsweise einfach die ID einer Versandfirma ändern. Durch Auswählen dieser Option wird sichergestellt, dass die Versandfirmen-ID aktualisiert wird – und zwar nicht nur in der Tabelle "Versandfirmen", sondern auch in allen anderen damit verbundenen Tabellen, die diese Versandfirmen-ID ebenfalls enthalten, z. B. die Tabelle "Aufträge".

    Löschweitergabe an verwandte Datensätze

    Die Entscheidung zum Auswählen dieser Option hängt davon ab, ob Sie Datensätze in einigen Tabellen selbst dann beibehalten müssen, wenn sie aus anderen Tabellen gelöscht werden.

    Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie eine Versandfirma löschen. Wenn diese Option ausgewählt ist, löscht Access alle Datensätze in allen Tabellen, die auf diese Versandfirmen-ID verweisen, einschließlich aller Aufträge (in der Tabelle "Aufträge"), die von dieser Firma ausgeliefert wurden. Sie wählen diese Option nur aus, wenn Sie sich sicher sind, dass Ihr Auftragsverlauf gelöscht werden soll.

  6. Um die Beziehung zwischen den Tabellen von einer inneren Verknüpfung in eine äußere Verknüpfung zu ändern, wählen Sie die Schaltfläche Verknüpfungstyp aus. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Abfragen mit äußeren Verknüpfungen.

Löschen einer Tabellenbeziehung

Hinweis : Wenn die Tabellen, mit denen Sie arbeiten möchten, gerade verwendet werden, müssen Sie sie zuerst schließen – zusammen mit allen geöffneten Objekten, die die Tabellen verwenden.

So entfernen Sie eine Tabellenbeziehung:

  1. Wählen Sie Datenbanktools > Beziehungen aus.

  2. Wählen Sie die Linie aus, die die beiden verwandten Tabellen miteinander verbindet.

    Tipp : Wenn die gewünschte Beziehung nicht angezeigt wird, wählen Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Beziehungen den Eintrag Alle Beziehungen aus.

  3. Drücken Sie ENTF. Bei der Aufforderung zum Bestätigen, dass Sie die Beziehung löschen möchten, wählen Sie Ja aus.

Hinweis : Wenn Sie eine Beziehung entfernen, geht die Unterstützung der referenziellen Integrität für diese Beziehung verloren, sofern eine besteht. Access kann infolgedessen keine Änderungen mehr verhindern, sodass auf der n-Seite einer 1:n-Beziehung verwaiste Datensätze entstehen.

Weitere Tipps gefällig?

Erstellen einer Beziehung

Löschen einer Beziehung

Excel-Schulung

Outlook-Schulung

Sobald Tabellen in Ihrer Datenbank vorhanden sind, erstellen Sie Beziehungen zwischen diesen Tabellen. Beziehungen sind wichtig, da dadurch die Tabellen wieder miteinander verknüpft werden, nachdem Sie die Daten unterteilt haben. Außerdem haben Beziehungen eine wesentliche Auswirkung auf den Entwurf von Abfragen und das Abrufen von Antworten aus Ihren Daten.

Jede relationale Datenbank verwendet drei Arten von Beziehungen zwischen den Tabellen: 1:n, m:n und 1:1.

Die jeweils verwendete Beziehung hängt von Ihren Daten ab. Eine 1:n-Beziehung ist dann gegeben, wenn ein einzelner Datensatz in einer Tabelle mit einem oder mehreren Datensätzen in einer anderen Tabelle verknüpft ist.

Die Beispieldatenbank weist diese Art der Beziehung auf. Ein einzelner Kunde kann eine oder mehrere Telefonnummern haben, und jede Telefonnummer steht nur mit einem Kunden in Zusammenhang.

Sie haben eine m:n-Beziehung, wenn ein einzelner Datensatz in Tabelle A mit einem oder mehreren Datensätzen in Tabelle B verknüpft sein kann, und ein einzelner Datensatz in Tabelle B auch mit einem oder mehreren Datensätzen in Tabelle A verknüpft sein kann.

Normalerweise finden Sie m:n-Beziehungen in Datenbanken für die Nachverfolgung von Aufträgen, bei denen ein Auftrag viele Produkte enthalten und ein Produkt Teil mehrerer Aufträge sein kann.

Diese Art der Beziehung kommt auch bei Datenbanken für Kursteilnehmer vor, bei denen viele Kursteilnehmer viele Kursräume belegen können.

Eine 1:1-Beziehung ist dann gegeben, wenn ein einzelner Datensatz in einer Tabelle mit nur einem einzelnen Datensatz in einer anderen Tabelle verknüpft ist. Beispielsweise kann ein einzelner Mitarbeiter einen einzelnen Firmenwagen fahren. Dies ist allerdings selten der Fall, da 1:1-Beziehungen nicht sehr gebräuchlich sind.

Wählen Sie nun Datenbanktools und dann Beziehungen aus. Dadurch wird der Bereich "Beziehungen" geöffnet. Dieses Tool werden Sie recht häufig verwenden,

da Sie hier die Mehrzahl Ihrer Beziehungen erstellen und verwalten. Hier sehen Sie eine typische Beziehung: zwei Tabellen mit einer Linie dazwischen. Die Linie zeigt, dass die Tabellen in einer Beziehung zueinander stehen.

Es handelt sich zudem um eine 1:n-Beziehung. Das ist daran zu erkennen, dass die Beziehungslinie hier eine EINS und ein UNENDLICHKEITssymbol aufweist. Diese Symbole weisen auf ein paar wichtige Konzepte hin.

Erstens: Die Tabelle auf der 1-Seite ist die ÜBERGEORDNETE Tabelle, und die Tabelle auf der n-Seite ist eine UNTERGEORDNETE Tabelle.

Zweitens: Sie können sich die meisten Beziehungen in Form von SEITEN vorstellen. In diesem Fall haben Sie eine Tabelle auf der 1-Seite und eine Tabelle auf der n-Seite.

Seiten sind wichtig, da sie sich auf den Entwurf Ihrer Abfragen auswirken.

Wählen Sie jetzt die Beziehungslinie und dann im Menüband die Option Beziehungen bearbeiten aus.

Drei Beziehungseinstellungen wirken sich auf die Daten aus und helfen Ihnen bei der richtigen Verwendung von Beziehungen: referenzielle Integrität, Aktualisierungsweitergaben und Löschweitergaben. Und so funktioniert's.

Mithilfe der referenziellen Integrität werden die Datensätze in beiden Tabellen synchronisiert. Das ist wichtig, damit die Daten exakt bleiben. Deshalb werden Sie diese Option fast immer aktivieren.

Bei erzwungener referenzieller Integrität können Sie eine Telefonnummer nur dann hinzufügen, wenn ein Name in der Tabelle "Kunden" enthalten ist. Dadurch wird das Erstellen sogenannter VERWAISTER DATENSÄTZE verhindert, d. h. von Daten ohne übergeordnete Datensätze.

Stellen Sie sich einfach eine Verkaufszahl ohne angefügten Auftrag vor, und es wird klar, warum die referenzielle Integrität so wichtig ist.

Mit der Einstellung für Updateweitergaben können alle Änderungen auf der übergeordneten Seite an alle verwandten Datensätze auf der UNTERGEORDNETEN oder n-Seite weitergegeben werden.

Wenn ein Kunde beispielsweise seinen Namen ändert, müssen Sie diese Änderung lediglich in der Tabelle "Kunden" eingeben, und alle verwandten Datensätze werden geändert.

Mit der Einstellung für Löschweitergaben wird festgelegt, ob Sie Daten löschen können. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, können Sie keine Daten löschen. Wenn Sie diese Option aktivieren, löscht Access beim Löschen eines Datensatzes alles, was mit diesem Datensatz verknüpft ist.

Wenn Sie z. B. einen Kunden löschen, werden auch die Telefonnummern des Kunden gelöscht.

Das kann von Vorteil sein, da dadurch verwaiste Datensätze verhindert werden – in diesem Fall Telefonnummern ohne Kunde. Es kann aber auch sein, dass durch Geschäftsregeln ein Löschen von Daten verhindert wird. Dies sollten Sie also berücksichtigen. Die Geschäftsregeln können eine wichtige Rolle beim Datenbankentwurf spielen.

Jetzt wissen Sie über Tabellenbeziehungen Bescheid und kennen auch den Bereich "Beziehungen" sowie die Einstellungen für Beziehungen in Access, mit deren Hilfe Sie mit Ihrer Access-Datenbank effizienter arbeiten können.

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