Introduktion til administrerede metadata

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Metadata er oplysninger om oplysninger. En bog titel og forfatter er metadata. Metadata kan være mange typer af oplysninger – en placering, en dato eller et katalog varenummer. Når du bruger SharePoint produkter, kan du administrere metadata centralt. Du kan organisere metadata på en måde, der giver mening i din virksomhed og bruge metadata til at gøre det nemmere at finde den ønskede.

Denne artikel beskriver vigtig terminologi for administrerede metadata og giver dig et hurtigt indblik i, hvordan du kan bruge værktøjerne i SharePoint til at administrere metadata.

Vigtig terminologi

Dette afsnit indeholder definitioner af vigtig terminologi. Disse udtryk og begreber vises hyppigt i artikler om administrerede metadata.

En taksonomi er et formelt klassificeringssystem. En taksonomi grupperer de ord, navne og udtryk, der beskriver noget, og arrangerer derefter grupperne i et hierarki.

Man kan konstruere taksonomier til næsten alle slags oplysninger lige fra biologiske systemer til organisatoriske strukturer. Biologer grupperer f.eks. levende organismer i fire overordnede klasser: dyr, planter, svampe og mikroorganismer. Disse grupper har hver især mange underinddelinger. Hele systemet er samlet set en taksonomi.

Organisationer opretter taksonomier på utallige måder. De opretter taksonomier til kontoplaner til styring af regnskabssystemer, organisationsdiagrammer og stillingsklassificeringer til administration af medarbejdere, produktkataloger osv. Alle disse taksonomier er strukturerede hierarkier af oplysninger – formelle klassificeringssystemer, der hjælper med at håndtere oplysninger.

En folksonomi er et uformelt klassificeringssystem. Den udvikler sig løbende i takt med at webstedsbrugere samarbejder om ord, navne og temaer på et websted. Folksonomier udvikledes oprindeligt fra populære programmer som f.eks. bogmærker.

Hvis du nogensinde har set en tag cloud på et websted, ved du, hvordan en folksonomi ser ud. Den følgende figur viser en tag cloud på et SharePoint-websted.

Tag-sky

En folksonomibaseret indgangsvinkel til metadata kan være nyttig. Den skaber en metode til deling af viden og ekspertise for webstedsbrugere. Hvis du bruger en folksonomi, kan indholdsklassificering udvikle sig i takt med ændrede virksomhedsbehov og brugerinteresser

Et ordsæt er en gruppe relaterede udtryk.

Ordsæt kan have forskellige omfang, afhængigt af hvor du oprettede ordsættet.

  • Lokale ordsæt    oprettes i konteksten af en gruppe af websteder, og de er kun tilgængelige til brug af (og synlige for) brugere af den pågældende gruppe af websteder. Hvis du f.eks. opretter et ordsæt for en metadatakolonne på en liste eller i et bibliotek, vil ordsættet være lokalt. Det er kun tilgængeligt i grupper af websteder, der indeholder den pågældende liste eller det pågældende bibliotek. Et mediebibliotek kan f.eks. have en metadatakolonne, der viser medietyperne (diagram, fotografi, skærmbillede, video osv.). Listen over tilladte udtryk er kun relevant for dette bibliotek, og den kan kun bruges i dette bibliotek.

  • Globale ordsæt    er tilgængelige på alle de websteder, der abonnerer på et bestemt tjenesteprogram for administrerede metadata. En organisation kan f.eks. oprette et ordsæt, der indeholder navnene på organisationens afdelinger som f.eks. HR, Marketing, it osv.

Desuden kan du konfigurere et ordsæt, som lukkede eller åbne. Brugere kan ikke tilføje nye udtryk i et lukket ordsæt, medmindre de har relevante tilladelser. Brugere kan tilføje nye udtryk i en kolonne, der er knyttet til ordsættet i en åben ordsæt.

Et udtryk, der er et bestemt ord eller udtryk, som du har knyttet til et element på en SharePoint-websted. Det er et enkelt element i et ordsæt. Et udtryk, der har et entydigt ID, og det kan have mange tekstbetegnelser (synonymer). Hvis du arbejder på et flersprogede websted, kan ord har etiketter på et andet sprog.

Der findes to typer udtryk:

  • Administrerede udtryk    Administrerede udtryk er udtryk, der er foruddefineret. Ordbankadministratorer organiserer administrerede udtryk til et hierarkisk ordsæt.

  • Virksomhedsnøgleord    Et virksomhedsnøgleord er et ord eller udtryk, der tilføjer en bruger til elementer på et SharePoint-websted. Samling af virksomhedsnøgleord kaldes nøgleordene angive. Typisk kan brugere tilføje ord eller udtryk til et element som en nøgleord. Det betyder, at du kan bruge virksomhedsnøgleord til folksonomy-typografi til mærkning. Nogle gange flytte ordbanken administratorer virksomhedsnøgleord til et bestemt administreret ordsæt. Når de er en del af et administreret ordsæt, bliver nøgleord tilgængelige i konteksten for ordsættet.

Du kan få mere at vide om at oprette og administrere udtryk, oprette og administrere udtryk i et ordsæt.

I SharePoint-produkter er en gruppe et sikkerhedsudtryk. Med hensyn til administrerede metadata er en gruppe en samling af ordsæt, der alle har fælles sikkerhedskrav. Det er kun brugere, der har bidragydertilladelser for en bestemt gruppe, der kan administrere ordsæt, som tilhører gruppen, eller oprette nye ordsæt i den. Organisationer bør oprette grupper til ordsæt, der har entydig adgang eller sikkerhedsbehov.

Hvis du vil vide mere om at oprette en gruppe til ordsæt, skal du se konfigurere en ny gruppe til ordsæt.

Værktøjet til styring af ordbanken er det værktøj, som personer, der administrerer taksonomier, bruger til at oprette og administrere ordsæt og udtryk i ordbanken. I værktøjet til styring af ordbanken kan du se alle de globale ordsæt samt de lokale ordsæt, der er tilgængelige for den gruppe af websteder, hvorfra du fik adgang til værktøjet til styring af ordbanken.

En kolonne med administrerede Metadata er en speciel type kolonne, som du kan føje til lister eller biblioteker. Det gør det muligt for brugerne at vælge ord fra et bestemt ordsæt. En kolonne med administrerede Metadata kan knyttes til en eksisterende ordsæt, eller du kan oprette en lokal ordsæt specifikt for kolonnen.

Hvis du vil lære at arbejde med en kolonne med administrerede Metadata, skal du se oprette en kolonne med administrerede metadata

Kolonnen Virksomhedsnøgleord er en kolonne, du kan føje til indholdstyper, lister eller biblioteker for at gøre det muligt for brugerne at mærke elementer med de ord eller udtryk, de vælger. Der er som standard en kolonne med flere værdier. Når brugerne skriver et ord eller en sætning i kolonnen, får de præsenteret nogle forslag af SharePoint. Disse forslag kan indeholde elementer fra administrerede ordsæt og fra ordsættet Nøgleord. Brugerne kan vælge en eksisterende værdi eller skrive noget nyt.

Sociale mærker er ord eller sætninger, som webstedsbrugerne kan anvende på indhold som en hjælp til at inddele oplysninger i kategorier på en måde, som giver mening for den enkelte bruger. Social mærkning er nyttig, fordi den hjælper webstedsbrugere med at forbedre synligheden af oplysninger på et websted. Brugerne kan føje social mærkning til oplysninger på et SharePoint-websted og til webadresser uden for et SharePoint-websted.

Et socialt mærke indeholder markører til tre typer oplysninger:

  • Et bruger-id

  • En webadresse til et element

  • Et udtryk

Når du føjer et socialt mærke til et element, kan du angive, om du vil gøre dit id og webadressen til elementet private. Udtryksdelen af det sociale mærke vil dog altid være offentlig, da det gemmes i ordbanken.

Når du opretter et socialt mærke, kan du vælge blandt eksisterende udtryk eller angive noget nyt. Hvis du vælger et eksisterende udtryk, indeholder din sociale mærkning en markør for dette udtryk.

Hvis du i stedet angiver et nyt udtryk, oprettes der et nyt nøgleord for det i ordsættet Nøgleord. Det nye sociale mærke peger på dette udtryk. På denne måde understøtter social mærkning folksonomibaseret mærkning. Og når brugerne opdaterer kolonnen Virksomhedsnøgleord eller Administrerede metadata, kan SharePoint automatisk oprette sociale tags. Disse udtryk bliver derefter synlige som mærker i nyhedsopdateringer, tag clouds eller på profiler i Mit websted.

Ejerne af lister eller biblioteker kan aktivere eller deaktivere publicering af metadata ved at opdatere Indstillinger for virksomhedsmetadata og ‑nøgleord for en liste eller et bibliotek.

Hvis du vil lære at tilføje en speciel nøgleord kolonne, skal du se tilføje en kolonne med virksomhedsnøgleord til en liste eller bibliotek.

Overordnet set refererer mærker til kunsten at anvende metadata på et element, uanset om mærket er administrerede metadata eller et socialt mærke.

Metadatascenarier: fra taksonomier til folksonomier

SharePoint-metadatastyring understøtter forskellige tilgange til metadata lige fra formelle taksonomier til brugerdefinerede folksonomier. Du kan implementere formelle taksonomier via administrerede udtryk og ordsæt. Du kan også bruge virksomhedsnøgleord og social mærkning, som giver webstedsbrugerne mulighed for at mærke indhold med de ønskede nøgleord.

Derudover giver SharePoint-produkter stor fleksibilitet. Du kan vælge, hvor meget struktur og kontrol, du vil bruge med metadata, og du kan vælge omfanget af kontrol og struktur. Her er nogle eksempler:

  • Du kan anvende kontrol globalt på tværs af websteder eller lokalt på bestemte websteder.

  • Du kan konfigurere ordsæt til at være lukkede eller åbne for bidrag fra brugerne.

  • Du kan vælge, om du vil bruge virksomhedsnøgleord og social mærkning sammen med administrerede udtryk eller ej.

SharePoint-produkter giver organisationer mulighed for at kombinere fordelene ved formelle, administrerede taksonomier med de dynamiske fordele i social mærkning, så det passer til organisationens behov.

Det følgende diagram viser, hvordan forskellige krav kan bruge forskellige områder og kontrolniveau.

Fleksible konfigurationer for administrerede metadata

Fordele ved administrerede metadata

Der er flere fordele ved at bruge administrerede metadata på tværs af webstederne i en organisation:

Funktionerne administrerede metadata i SharePoint-produkter gør det muligt at styre, hvordan brugere føje metadata til indhold. For eksempel angiver ved hjælp af ord og administrerede udtryk, du kan styre, hvilke betingelser, som brugerne kan tilføje til indhold, og du kan styre, hvem der kan tilføje nye udtryk. Du kan også begrænse virksomhedsnøgleord til en bestemt liste ved at konfigurere nøgleord ordsættet som lukket.

Når de samme udtryk bruges på en ensartet måde på tværs af websteder, er det nemmere at udvikle nogle robuste processer eller løsninger, der er baseret på metadata. Det er desuden nemmere for webstedsbrugere at anvende metadata, der passer til deres indhold.

Når indhold på tværs af websteder i en organisation har ensartet metadata, er det er nemmere at finde firmaoplysninger og data ved hjælp af søgning. Søgefunktioner som i forbedringspanelet, hvor der vises i venstre side af siden med søgeresultater, giver brugerne mulighed at filtrere søgeresultaterne, der er baseret på metadata.

I forbedringspanelet vises der metadata, der kan bruges til at filtrere søgeresultaterne.

Metadatanavigation giver brugerne mulighed at oprette visninger af oplysninger dynamisk, baseret på bestemte metadatafelter. Brugere kan derefter finde biblioteker, ved hjælp af mapper eller ved hjælp af metadata Pivoter, og indsnævre resultaterne ved hjælp af flere nøglefiltre. For at lære at konfigurere dette, skal du se konfigurere metadatanavigation for en liste eller et bibliotek.

Kontrolelement til metadatanavigation

Administrerede metadata gør det nemmere for Ordbankadministratorer til at vedligeholde og tilpasse metadata for din med at virksomhedens behov udvikler. Du kan opdatere et ordsæt nemt. Og nye eller opdaterede ord bliver automatisk tilgængelige, når du knytte en kolonne med administrerede Metadata til dette ordsæt. Hvis du fletter flere betingelser i ét ord, opdateres indhold, der er mærket med disse vilkår for eksempel automatisk denne ændring. Du kan angive flere synonymer (eller etiketter) for enkelte betingelser. Hvis dit websted er flersprogede, kan du også angive flersprogede etiketter for enkelte betingelser.

Administrere metadata

Det kræver omtanke og planlægning at administrere metadata. Overvej, hvilken type oplysninger der skal styre indholdet af lister og biblioteker, og hvordan oplysningerne anvendes i organisationen. Du kan oprette ordsæt af metadataudtryk for mange forskellige oplysninger.

For eksempel kan du have en enkelt indholdstype til et dokument. Hvert dokument kan have metadata, der identificerer mange af de relevante oplysninger om det, som disse eksempler:

  • Dokument formål – er det en kontrakt? En teknisk specifikation? En hr-afdeling procedure?

  • Dokumentforfatteren og navnene på de personer, der har ændret dokumentet.

  • Oprettelsesdato, godkendelsesdato, dato for seneste ændring.

  • Afdelingen har ansvaret for de budgetmæssige konsekvenser for dokumentet

  • Målgruppe

Her er nogle vigtige aktiviteter, der er forbundet med administrerede metadata:

  • Planlægge og konfigurere

  • Administrere udtryk, ordsæt og grupper

  • Angive egenskaber for metadata

Din organisation vil muligvis foretage en nøje planlægning, inden du begynder at bruge administrerede metadata. Planlægningsmængden afhænger af, hvor formel din taksonomi er. Den afhænger også af, hvor meget kontrol du vil lægge på metadata.

Hvis du vil lade brugerne hjælpe med at udvikle taksonomien, kan du lade dem føje nøgleord til elementer og derefter organisere nøgleordene i ordsæt efter behov.

Hvis din organisation ønsker at bruge administrerede ordsæt til at implementere formelle taksonomier og derefter er det vigtigt at involverer vigtige interessenter i planlægning og udvikling. Når de vigtige interessenter i organisationen aftaler de nødvendige ordsæt, kan du bruge Styring af ordbank til at importere eller oprette dit ordsæt. Du kan også bruge værktøjet til at administrere ordsættene, som brugerne begynder at arbejde med metadata. Hvis dit webprogram er konfigureret korrekt, og du har de rette tilladelser, kan du gå til administration af ordbank ved at følge disse trin.

  1. Klik på Indstillinger for Knappen Indstillinger for Office 365 , og klik derefter på Indstillinger for websted.

  2. Klik på ordet gemme management under Webstedsadministration.

    Dialogboksen styring af ordbank.

Værktøjet til ordbankadministration indeholder et kontrolelement til træstruktur, som kan bruges til at udføre de fleste opgaver. Din brugerrolle for dette værktøj afgør, hvilke opgaver du kan udføre. Hvis du vil arbejde med værktøjet til styring af ordbank, skal du være farmadministrator eller ordbankadministrator. Du kan også være udpeget som Gruppebestyrer eller Bidragsyder til ordsæt.

Du kan få flere oplysninger i Oprette og administrere grupper og ordsæt.

Hvis du vil udføre handlinger på et element i hierarkiet, skal du følge disse trin.

  1. Peg på navnet på det program, den gruppe, det ordsæt eller det udtryk i den administrerede metadatatjeneste, du vil ændre, og klik derefter på den pil, der vises.

  2. Markér de ønskede handlinger i menuen.

Hvis du f.eks. er ordbankadministrator eller gruppebestyrer, kan du oprette, importere eller slette ordsæt i en gruppe. Bidragsydere til ordsæt kan oprette nye ordsæt.

Værktøjet til styring af ordbank har relevante menuer på alle niveauer i hierarkiet

Du kan konfigurere specifikke egenskaber for en gruppe, ordsæt eller udtryk ved hjælp af egenskabsruden i styring af ordbank på alle niveauer i hierarkiet. Hvis du konfigurerer et ordsæt, kan du angive oplysninger som navn, beskrivelse, ejer, kontakt og interessenter i ruden, der er tilgængelige under fanen Generelt. Du kan også angive, om du vil et ordsæt til at være åben eller lukket til nye anmodninger fra brugere. Eller du kan vælge fanen Formål, og Angiv, om ordsættet skal være tilgængelig for mærkning eller websted navigation.

Egenskaberne for ordbank giver dig mulighed for at konfigurere indstillinger som f.eks. mærkning

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×