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您可以准許,因為您已經使用 Microsoft Excel 電子表格來管理專案,但卻看不到變更的好理由。 您並不孤單。

在 Excel 中啟動項目計畫是很誘人的,因為它可協助您快速列出所有專案、依您想要的方式排列專案,甚至建立類似 甘特圖檢視的專案。 但是,在計算項目變更時,電子表格的不足之處。

當您發現自己在交集多個專案、中斷的排程和共用資源時,維護電子錶格中的排程會是一項令人頭目不絕的工作。 Microsoft Project 具備動態排程引擎、資源管理工具和支援,可協助您保持進度。

您想要做什麼?

善用企業資源管理

當您使用電子表格追蹤專案時,如果將單一資源指派給多個專案,會發生什麼情況? 您必須手動或使用第三方程式管理項目計劃以外的資源。 資源通常會在無意中過度分派,而您可以花很多時間嘗試重新排程工作。

使用 Microsoft Project Server,您組織中的所有專案都可以從整個企業中心 資源資料庫繪圖。 這可讓項目經理在將資源分派給任務之前,快速查看資源的 顯示狀態 。

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讓 Project 計算日期變更的影響

假設您已在電子表格中追蹤專案。 此專案的任務必須等到其他項目產生特定 交付項目後才能開始。 該交付項目預計於 6 月 18 日完成。 現在是 6 月 25 日,您仍在等待。 您需要多久的時間來更新電子表格,並根據該交付專案來更新工作的新日期? 如果任務接近項目的結尾,也許沒多久,但如果任務接近開始,該怎麼辦? 如果您的項目超過 50 項任務,該怎麼辦? 超過 100 個任務?

Project 可協助您使用動態排程引擎快速調整專案排程和資源分派。 它會順暢地處理日期變更及其效果,並會計入所有相依性、交付專案和資源分派。 它不僅會自動重新計算排程,Project 也會醒目提示變更的日期,讓您可以快速查看每一個排程班次的影響。

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使用彈性報告方法

您會在十分鐘內與經理進行臨時會議,討論您的項目狀態。 您想要提供專案進度的報告,但在這麼短的通知中,最好的方法是列印電子表格,並希望所有數據都正確無誤。 您想要為您的經理提供更完善的項目報告,但是當您使用電子表格時,無法在這麼短的時間內通知您。

使用 Project,您可以快速產生使用範本的視覺報表,該範本會將數據匯出至 Microsoft Visio 專業版 中的樞紐分析圖。 您可以選擇要在報表中醒目提示的欄位,包括您為項目設定的任何自定義欄位,併為您的管理會議提供簡潔簡潔的報告。

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與 Excel 整合

藉由將專案數據匯出至 Excel,您可以繼續使用其功能強大的電子錶格功能,同時利用 Project 來追蹤專案的排程和資源。 您也可以將 Excel 資料匯入或內嵌到項目計劃中。

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