使用篩選來修改 SharePoint 檢視

篩選能依據作業 (例如大於或小於) 與比對資料來選取項目，藉此減少傳回的資料數量。 在建立篩選過的檢視時，您在篩選運算式中的第一個索引欄應該要能在最大限度上減少資料集的數量。 比方說，以狀態或日期欄位進行篩選通常能大量減少資料數量。 如果您有 15,000 個項目，建議您讓第一個索引傳回的項目少於 5000 個。 如果您資料集中的項目少於 5000 個，這仍然是一項很好的做法。

SharePoint 會在查詢中選取第一個索引欄，然後使用其他欄來選取您的資料。 您在檢視篩選中指定的其他欄可能不一定會編製索引。 檢視不會使用這些索引，即使篩選的檢視之結果傳回的內容低於清單檢視閾值。

例如，您有一個查詢為：「大小 = 大型 AND 色彩 = 紅色」。 在清單中，大小未編製索引，但色彩已編製索引。 只要清單中有少於 5000 個「紅色」項目，大型清單中的查詢就會成功。 不過，如果您有一個查詢為「大小 = 大型 OR 色彩 = 紅色」(雖然資料庫可能會尋找所有紅色項目)，它必須掃描完整清單以尋找所有大型項目。 如果傳回超過 5000 個項目，查詢會受到節流控制。

如果您在篩選運算式中使用兩個或兩個以上的欄，決定的單一或多個索引應使用 AND 運算子。 例如，如果您想要從動物的大型清單中傳回「狗」。 您有一個名為「動物物種」的未編製索引欄，其中有「狗」這個值。 如果您只查詢「動物物種 = 狗」，查詢會受到節流控制。 不過，如果您有一個名為「綱」的已編製索引欄，您的查詢會變成「綱 = 哺乳類動物 AND 動物物種 = 狗」。 您也可以使用查詢「綱 = 哺乳類動物 AND (動物物種 = 狗 OR 動物物種 = 貓)」搜尋貓和狗。 第二個查詢會選取所有「哺乳類動物」，然後篩選「狗」和「貓」。

如果您用於篩選的欄沒有索引，您首先會想要建立索引。 如需詳細資訊，請參閱將索引新增至 SharePoint 欄 (機器翻譯)。

編製欄的索引之後，可以在建立或修改檢視時加入索引，然後用來篩選檢視。 建立檢視之前，可能需要在清單中新增更多欄，讓排序、分組及篩選更具彈性。 若要進行排序和篩選，您可以選擇位在資料集中，但是並未顯示的欄。

建立檢視

開啟您要建立檢視所在位置的 [清單] 或 [文件庫]。

1. 按一下 [清單或文件庫> Tab，然後按一下 [建立視圖。
   
   

2. 在 [檢視類型] 頁面上，按一下您要使用的檢視。 如果不確定，請選擇 [標準檢視]。

   

3. 輸入檢視名稱。

   

4. 編輯檢視的網址或接受預設值。 稍後您可以隨時回到這裡進行變更。

5. 按一下 [篩選] 區段中的 [當下列條件為真時才顯示項目]，然後選擇要依據其中一個索引欄篩選項目的方式。

   例如，如果只要建立今天變更的項目之檢視，請選擇 [修改日期 (已編製索引)] 欄和等於條件，然後輸入 [今天]。

   

   附註: 如果您沒看到任何欄在名稱後面註記 [(已編製索引)]，代表該清單或文件庫並無任何索引欄可以使用。 您必須先建立簡單或複合索引。

6. 若要限制每頁顯示的項目數量，請向下捲動到 [項目限制]，然後設定 [顯示的項目數目] 值。 當您建立檢視時，預設的顯示項目數量為 30。

   

7. 設定頁面的項目限制時，您有兩個選項可以選擇：

   • [以指定大小的批次方式顯示項目]，這會建立逐頁的資料顯示。當您以非互動的方式瀏覽項目時，這是很實用的功能。

     當有超過限制設定的項目時，就會分頁顯示。

     

   • [限制傳回的項目總數為指定的數量] 會建立可能不一定會傳回篩選作業完整結果的固定限制。 當您測試檢視、建立原型或只要擷取檢視中的上界值時，這是很實用的功能。

8. 您可以選擇 [樣式] 底下的 [預覽窗格]，以垂直窗格格式查看清單中項目的所有資訊。 預覽窗格是在編輯或建立檢視時，您可以在 [樣式] 底下選擇的其中一種 [檢視樣式]。

   

   將滑鼠移到頁面左側的捲動區域中之項目標題上方，您就可以更迅速地瀏覽資料，以查看頁面右側上垂直列出的目前項目之所有欄值。 會顯示較少初始資料，而這有助於更快速地顯示檢視。 當您的清單很寬廣或有許多欄且需要水平捲動才能查看資料時，此樣式也非常實用。

   

9. 按一下 [確定]。

您還可以針對檢視進行更多步驟，不過，如果要在您受到封鎖時檢視超過清單檢視臨界值，這些步驟就足夠了。 您也可以進行排序、依條件組成群組、設定合計、展開資料夾，以及最佳化使用行動裝置時的檢視。

修改檢視

開啟您要建立檢視所在位置的 [清單] 或 [文件庫]。

1. 按一下 [清單或文檔庫> Tab，選取 [目前視圖> 下的[視圖>，然後按一下[修改視圖> 。
   
   

2. 向下捲動到 [檢視] 區段，然後按一下檢視。

3. 接著，您可以按照上述「建立檢視」程序中的步驟 5 到 9 來變更設定。

4. 按一下 [確定]。

若要讓檢視多次快速篩選完成，您在篩選中第一欄必須已編製索引。 您在檢視篩選中指定的其他欄可能不一定已編製索引，但檢視不會使用這些索引。 篩選第一欄傳回的項目數量應該要低於清單檢視閾值。

若篩選的第一欄傳回的項目數超過清單檢視閥值，則您使用的篩選可以具有兩個以上的欄。 當您定義使用兩欄以上的篩選檢視時，請使用 AND 運算子來限制傳回的項目總數。 但即使在此情況下，您仍然需要將最可能傳回最少資料量的欄指定為篩選的第一欄。 使用 OR 篩選幾乎都會增加所傳回的項目數，且在這些情況下效率不彰。

如需有關檢視的詳細資訊，請參閱建立、變更或刪除清單或文件庫檢視 (機器翻譯)。

您可以使用兩個關鍵字，來依據目前的日期 ([今天]) 或目前的使用者 ([我]) 進行篩選。 它們都是動態的，會依照使用者或日期而變動。

當您只想查看您自己在某個大型文件庫中的文件時，使用 [我] 會很有幫助。 [我] 能夠依據欄 (例如 [建立者] 或 [修改者]) 來篩選人員。 比方說，若要查看您建立的所有文件，請設定一項篩選，並讓 [建立者] 欄等於 [我]。 如果您是編輯，並想要查看您最後處理過的檔案，請設定一項篩選，並讓 [修改者] 欄等於 [我]。 若要同時查看兩者，請建立兩個篩選，並以 Or 互相連接。

[今天] 關鍵字能依據欄來篩選日期。 您可以使用數學來取得會依據今天的日期變動的範圍。 比方說，若要查看過去 30 天內修改的所有文件，您可以針對 [日期] 欄建立一項篩選，指定其值為大於或等於 [今天] - 30。 若要分隔出當天，請設定第二項 [日期] 欄篩選，指定其值為小於 [今天]，並將它們以 And 連接起來。

您可以篩選包含SharePoint欄的清單。 

在清單中新增中繼資料欄

前往您的清單，然後選取 +Add 欄。

選取 更多... 選擇管理 中繼資料 選項按鈕， 然後選取確定 。

或者，建立受管理的中繼資料欄並新增專案至清單後，您可以按一下編輯清單專案窗格中的標記圖示 標記圖示來申請元資料標記。

在樹狀檢視窗格中 使用中繼資料 標記。

在受 管理的元資料標記上 篩選

1. 選取篩選圖示 以存取篩選窗格。

   

   附註: 您可以從窗格頂端的下拉式清單中選取樹狀檢視選項，其中提供與所選欄相關聯的字詞的階層式視圖。

2. 選取您想要篩選 () 的元資料標記。

   

3. 或者，如果您在管理中繼資料欄中定義至少 5 個值，請選取查看所有連結以查看篩選窗格。

   

4. 檢查要篩選 (的) 標記，然後選取

以下列出適用於索引欄的標準檢視建議：