將數據從 Excel 移至 Access

步驟 1：將數據從 Excel 匯入至 Access

匯入數據是一項作業，如果需要一些時間來準備和清除數據，作業可能會更順暢。 匯入數據就像搬家一樣。 如果您在搬家之前清理並整理您的物品，將物品整理到新家中會容易得多。

在匯入之前先清除您的數據

在您將數據匯入 Access 之前，建議您先在 Excel 中：

• 將包含非原子數據的儲存格轉換 (即一個儲存格中的多個值) 為多個欄。 例如，「技能」欄中包含多個技能值的單元格，例如「C# 程序設計」、「VBA 程序設計」和「Web 設計」，應該分隔每個欄只包含一個技能值。

• 使用 TRIM 命令移除前置、結尾和多個內嵌空格。

• 拿掉非列印字元。

• 尋找並修正拼字和標點符號錯誤。

• 拿掉重複的欄位或重複的欄位。

• 確定數據域不包含混合格式，尤其是格式化為文字或日期格式化為數位的數位。

如需詳細資訊，請參閱下列 Excel 幫助主題：

• 讓您的資料更簡潔的十大絕佳方法

• 篩選唯一值或移除重複的值

• 將儲存成文字的數值轉換成數值格式

• 將以文字形式儲存的日期轉換成日期

選擇匯入時的最佳數據類型

在 Access 的匯入作業期間，您想要做出良好的選擇，以便在發生任何需要手動介入的) 轉換錯誤時，收到一些 (。 下表摘要說明當您將數據從 Excel 匯入 Access 時，Excel 數位格式和 Access 數據類型的轉換方式，並提供一些在匯入電子表格精靈中選擇的最佳數據類型的秘訣。

數據一旦在 Access 中，您就可以刪除 Excel 數據。 刪除原始 Excel 活頁簿之前，別忘了先備份原始活頁簿。

如需詳細資訊，請參閱 Access 説明主題 ：匯入或連結至 Excel 活頁簿中的數據。

以簡單的方式自動附加數據

Excel 使用者遇到的一個常見問題是，將具有相同欄的數據附加到一個大型工作表中。 例如，您可能有一個在 Excel 中開始使用的資產追蹤解決方案，但現在已經逐漸成長為包含來自許多工作組和部門的檔案。 這些數據可能位於不同的工作表和活頁簿中，或是來自其他系統之數據摘要的文本檔中。 在 Excel 中沒有使用者介面命令或新增類似數據的簡單方法。

最佳的解決方案是使用 Access，您可以使用 [匯入電子表格精靈]，輕鬆地將數據匯入並附加到一個數據表中。 此外，您可以將大量資料附加到一個數據表中。 您可以儲存匯入作業、依照排程的 Microsoft Outlook 工作新增作業，甚至使用宏來自動化程式。

步驟 2：使用 [數據表分析精靈] 將數據正規化

乍看之下，逐步完成數據正規化的程式似乎有點困難。 幸好，透過 [數據表分析精靈]，在 Access 中將數據表正規化是一個更容易的程式。

1. 將選取的數據行拖曳到新數據表，並自動建立關聯

2. 使用按鈕命令重新命名數據表、新增主鍵、將現有的數據行設為主鍵，以及復原上一個動作

您可以使用此精靈執行下列動作：

• 將數據表轉換成一組較小的數據表，並自動建立數據表之間的主鍵和外鍵關聯。

• 將主鍵新增至包含唯一值的現有欄位，或建立使用 [自動編號] 數據類型的新標識符字段。

• 使用串聯更新自動建立關聯以強制執行引用完整性。 系統不會自動新增串聯刪除以避免意外刪除數據，但您可以稍後輕鬆新增串聯刪除。

• 搜尋新數據表以尋找重複或重複的數據 (，例如使用兩個不同電話號碼的同一位客戶) 並視需要更新。

• 備份原始數據表，並在其名稱中附加「_OLD」來重新命名。 然後，您會建立一個以原始數據表名稱重新建構原始數據表的查詢，讓任何以原始數據表為基礎的現有表單或報表都可與新的數據表結構搭配使用。

如需詳細資訊，請參閱 使用 [數據表分析器] 將您的數據正規化。

步驟 3：從 Excel 連線至 Access 數據

在 Access 中將數據正規化並建立重新建立原始數據的查詢或數據表之後，從 Excel 連線至 Access 數據是一個簡單的問題。 您的數據現在會以外部數據源的形式在 Access 中，因此可以透過資料連線連線到活頁簿，數據連線是用來尋找、登入及存取外部數據源的資訊容器。 線上資訊會儲存在活頁簿中，也可以儲存在連線檔案中，例如 Office 數據連線 (ODC) 檔案 (.odc 擴展名) 或數據來源名稱擴展名 (.dsn 擴展名) 。 聯機到外部數據之後，您也可以在 Access 中更新數據時，自動重新整理 (或從 Access 更新 Excel 活頁簿) 。

如需詳細資訊，請參閱從外部數據源匯入數據 (Power Query)。

將您的數據匯入 Access

本節會逐步引導您完成將數據正規化的下列階段：將銷售人員和地址欄中的值分割成其最原子部分、將相關主體分隔至他們自己的數據表、將這些數據表從 Excel 複製並貼到 Access、在新建立的 Access 數據表之間建立重要關聯，以及在 Access 中建立並執行簡單的查詢以傳回資訊。

非正規化表單中的範例數據

下列工作表包含銷售人員列和 [位址] 欄中的非原子值。 這兩欄應該分割成兩個或多個獨立的欄。 此工作表也包含銷售人員、產品、客戶和訂單的相關信息。 此資訊也應依主體進一步分割成個別的數據表。

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