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溝通項目資訊通常很困難，無論是從小組取得狀態資訊，或是與高階主管溝通項目狀態。 瞭解何時以及如何溝通及報告項目資訊。 否則有效共同作業會受到影響，而您的專案成功可能會面臨風險。 如需此系列專案管理說明指南的更多相關文章，請參閱專案管理藍圖。 |
開始之前的專案管理秘訣。 . .
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列出您的項目關係人 在項目開始之前，請先找出您的項目關係人是誰。 讓專案停滯的一個確實方法是，忘記對專案造成影響的重要項目關係人。
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提早取得通訊計劃 在項目開始之前，先在專案中設計通訊策略和程式。 更棒的是，將通訊程序顯示為專案第一行的任務，讓共同作業的這個關鍵部分成為每個人的承諾。
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經常溝通 每周收集一次任務狀態資訊，可在問題向上呈報之前解決問題。 如果您溝通的頻率超過該頻率，小組成員可能會因為有額外的時間準備更新而停止傳送更新。
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搜尋問題 如果您沒有聽到任何負面資訊，所以一切看起來都順利，您可能會遇到問題。 即使是執行最佳的專案也有問題。 您的工作是先去尋找他們，然後再遇到更大的問題。
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使用適當的技術 瞭解您的小組成員和項目關係人的通訊需求。 例如，報告任務狀態的小組成員可能會想要使用電子郵件或 Project Online，而高階主管可能會偏好呈現完善的圖表或數據透視表。 以下是可用於協助通訊的程式清單。
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應用程式 |
優點 |
缺點 |
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Project |
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Project Online |
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Excel |
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Word |
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SharePoint |
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PowerPoint |
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Visio |
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Microsoft Teams |
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溝通項目資訊
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如果您的小組使用 Project Online，請先從伺服器下載任務狀態更新，然後再與您的小組溝通項目進度。 |
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追蹤進度的方法很簡單，而且有更複雜的方式。 找出最適合您專案和小組的方式。 |
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擷取實獲值資訊是更進階但功能更強大的資訊，可逐步探索專案的效能良好與否。 您從中取得的高層級事實就是項目關係人想要查看的內容。 |
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使用 Project，您可以建立及自訂您想要的任何專案數據的驚人圖形報表，而不需要使用任何其他軟體。 當您處理專案時，報告會變更以反映最新資訊，不需要手動更新！ |
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小組成員可以在 SharePoint 中檢視排程並更新其工作，而您會在 Project 中看到變更。 反之亦然。 |
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使用 Microsoft 365來溝通項目資訊。 只要您使用具備網際網路連線的電腦，就能根據需求在任何地方使用完整版 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 處理自己的文件。 |
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當您對工作進行變更時，請將這些變更發佈到 Project Online，讓每個人都能擁有正確的資訊來繼續工作。 |
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如果人員無法參加會議，請使用Teams來共用項目資訊。 共用PowerPoint投影片、Excel工作表或 OneNote 筆記本以共享項目計畫。 人員 可以在辦公室、家中或使用行動裝置參與在線會議。 |
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