在 Mac 版 Word 中使用合併列印建立表單電子郵件訊息

合併列印程序的第一個步驟是建立主文件。

1. 在 [郵件] 索引標籤上選擇 [啟動合併列印] > [電子郵件訊息]。

   

2. 在 Word 中輸入您要傳送給所有人的電子郵件訊息。

您 Excel 試算表中的第一列為標題記錄。 該列中的每欄都有一個能指出資訊類別的標籤名稱。 例如，您的欄標籤可能會是電子郵件地址</c0>、姓名、街道地址、縣/市和郵遞區號。 後續每個列中會包含每個收件者的單一記錄。 清單中不能有任何空白列或欄。

1. 在 Excel 試算表的第一列中，輸入收件者的欄標籤。 舉例來說，在第一欄中輸入電子郵件地址，在第二欄中輸入名字，在第三欄中輸入姓氏。

   重要: 建議您在第一欄中填入每個收件者的電子郵件地址。

2. 在第二列及後續各列中，逐一輸入收件者的電子郵件地址、名字與姓氏。

3. 在 [檔案] 功能表中，選擇 [儲存]，並輸入檔案名稱。

   附註: 請記住試算表的位置，之後會需要將它連結至您的合併列印文件。

4. 儲存並關閉試算表。

   附註: 如果您沒有關閉包含清單的 Excel 試算表，或您在合併列印完成前再次開啟，就無法完成合併。

在 [郵件] 索引標籤上，選擇 [選取收件者]，然後選擇所需選項。

選項	描述
建立新清單	在設定合併列印時開始新的通訊清單
使用現有清單	使用 Excel 試算表或另一種資料檔案做為您的通訊清單
從 Outlook 連絡人選擇	為您的通訊清單直接選取 Outlook 連絡人中的姓名
Apple 連絡人	為您的通訊清單直接選取 Apple 通訊錄中的姓名
FileMaker Pro	從 FileMaker Pro 資料庫匯入資料

建立新清單

在 [編輯清單欄位] 對話方塊中，Word 會自動為部分基本資訊建立欄位，例如姓氏、名字和地址。 如果您想要新增新欄位 (例如郵件欄位)，請在這時新增，以便可以在輸入項目時填入欄位中。

1. 在 [新的欄位名稱]，輸入您想要新增的欄位名稱，然後按一下 [+] (加號)。

   提示: 若要變更欄位順序，請選擇您要移動的欄位，然後使用向上鍵或向下鍵來移動欄位。

2. 當所有欄位都已依照您想要的方式設定，請選擇 [建立] 來建立新的清單。

使用現有清單

1. 瀏覽至您要使用的檔案，然後選擇 [開啟]。

2. 在 [開啟活頁簿] 對話方塊中，選取您要使用的試算表，然後執行下列其中一項操作：

   • 保持 [儲存格範圍] 空白，以使用整份試算表。

     或

   • 輸入您要使用之資料的儲存格範圍。

3. 選擇 [確定]。

從 Outlook 連絡人選擇

1. 選擇 [篩選收件者]，選取您要包含的收件者。

2. 在 [查詢選項] 對話方塊中的 [列示合併列印收件者，依據:] 旁邊，選擇 [完整記錄]。

3. 在連絡人清單中，選取您要納入合併列印中的連絡人，再選擇 [確定]。

Apple 連絡人

1. 選擇 [篩選收件者]，選取您要包含的收件者。

2. 在 [查詢選項] 對話方塊中的 [Apple 群組連絡人]　底下，選取您要納入合併列印中的群組，然後選擇 [確定]。

FileMaker Pro

1. 瀏覽至您要使用的檔案，然後選擇 [開啟]。

2. 在 [資料名稱記錄分隔] 對話方塊中，選擇區隔各資料欄位的欄位分隔符號，以及區隔各資料記錄的列分隔符號，然後選擇 [確定]。

1. 在 [郵寄] 索引標籤上，選擇 [插入合併欄位]，然後選擇您要新增的欄位。

   

2. 在主文件中，按一下 [將欄位拖曳至此方塊或者輸入文字] 方塊裡面，再按一下文字將它移除。

3. 新增您要納入合併列印的欄位並設定其格式，然後選擇 [確定]。

1. 在 [郵件] 索引標籤上，選擇 [預覽結果] 來查看電子郵件訊息的外觀。

   

   附註: 在 [郵件] 索引標籤上使用向左箭號和向右箭號按鈕，以瀏覽每封電子郵件訊息。

2. 若要變更其他格式設定，請再次選擇 [預覽結果]，這能讓您新增或移除合併欄位。

3. 當郵件的外觀符合您的要求時，請在 [郵件] 索引標籤上，選擇 [完成與合併] > [合併到電子郵件] 來完成合併列印。

   提示: 如果您尚未選取預設的電子郵件程式就無法使用 [合併到電子郵件]。