在 PowerPoint 簡報上共同作業

共用簡報和共同撰寫

1. 建立簡報的草稿，然後將它儲存到共用位置，例如 OneDrive 或 SharePoint。

2. 開啟並開始處理簡報。

   附註: 如果其他人正在處理簡報，您會在狀態列中看到共同撰寫圖示 和數位，告訴您正在處理簡報的人數。 按兩下 共同撰寫圖示，查看誰正在使用簡報 (如下) 。

   

3. 當您完成工作時，請按兩下 [ 檔案 > 儲存]。

   如果您是唯一在處理簡報的人，檔案就會儲存完成。 如果您的更新和其他作者的更新不衝突，它們將會自動合併，而您不需要執行任何其他動作。

解決其他人所做的變更

如果其他人正在處理同一份簡報，您會遇到下列其中一個錯誤訊息：

• 當其他作者進行變更時，您會看到下列內容：

  

• 如果您和其他作者所做的變更彼此衝突，就會出現以下訊息：

  

以下說明如何解決其他人所做的變更：

1. 在 [ 合併] 索引 標籤上，按兩下 [顯示變更]，然後執行下列其中一項操作：

   • 若只要檢視衝突的更新，請按兩下 [僅顯示衝突]。

     

   • 若要檢視所有變更，請按兩下 [顯示所有變更]。

2. 若要接受或拒絕變更，請執行下列其中一項或兩項操作：

   對於衝突的變更：

   • 若要接受衝突的變更，請核取 (下方所示的衝突變更圖示旁) 方塊。

     

   • 若要拒絕衝突的變更，請不執行任何動作。 未核取的方塊不會新增至簡報中。

   針對標準變更：

   • 若要接受標準變更，請不執行任何動作。

     

   • 若要拒絕標準變更，請清除方塊。

3. 當您完成檢閱變更時，選取 [關閉合併檢視]。

   選取 [關閉合併檢視] 之後，所有變更都會套用並上傳到伺服器。

   附註: 選取 [關閉合併檢視] 后，您無法返回並檢視已標幟的變更。

與他人共用您的簡報，並且同時進行共同作業

1. 開啟 PowerPoint 簡報，然後在功能區右上角選取 [共用 ，然後選取 [邀請 人員]。 
   
   如果您尚未 在 Microsoft 365 中將簡報儲存到 OneDrive 或 SharePoint， PowerPoint 提示您立即執行此動作。
   
   

   附註: 如果您不想將簡報上傳到 OneDrive 或 SharePoint，可以改為選取 [傳 送複本 ]，透過電子郵件附件共用簡報。

2. 輸入您要共用簡報之人員的電子郵件位址。 如果您已經儲存該人員的連絡資訊，您可以直接輸入名稱。 頂端的控件可讓您判斷受邀者 是否可以編輯 檔案，或只能 檢視 檔案。

3. 按一下 [共用]。 系統會傳送電子郵件給受邀者。

查看其他人正在處理共用簡報的哪個部分

1. 開啟簡報並開始對簡報進行處理。

   如果其他人正在檢視或處理簡報，他們的縮圖圖片會出現在功能區右上角中。 當有人員進入或離開您的簡報時，PowerPoint 都會警示您。

   

2. 您也會在 [共用] 窗格中看到檢視或編輯簡報之所有人員的名稱。 投影片的縮圖和實際的投影片中，會有一個指示器，顯示人員正在處理簡報中的哪個位置。 請將游標移至該指示器或選取它，以查看正在編輯的人員。

   

   (若要使用輔助功能， PowerPoint 也可讓您開啟自動顯示編輯器名稱的功能。 選取 [檢 > 視 >] > [檢視] > [顯示所選專案的目前狀態標幟]，以開啟該設定。)

   

3. 完成之後，儲存您的檔案。

   如果您的更新和其他作者的更新不衝突，他們將會自動合併，您不需要執行任何其他動作。

在開啟已變更的檔案時收到通知

其他人變更共用簡報檔案之後， Mac 版 Microsoft 365 PowerPoint 在您重新開啟檔案時通知您。 小型橫幅會顯示在您離開時對簡報進行變更的人員。

追蹤修訂：其他人的修訂會醒目提示

Mac 版 Microsoft 365 PowerPoint 會自動追蹤在線檔中所做的變更。

此功能僅適用於 Windows 電腦版用戶端的 Microsoft 365 訂閱者。

1. 當您重新開啟變更過的簡報 (或其他人正在編輯的檔案) 時，變更的投影片會在縮圖窗格中醒目提示為淺粉藍色。 工具提示指出「投影片有未讀取的變更」。

   

2. 選取縮圖以查看完整大小的投影片。 您會看到變更的部分以青綠色外框框住。 並加上了說明變更者和變更時間的標註。 透過查看修訂過的投影片，您可以清除藍綠色醒目提示，並清除該投影片上的「投影片有未讀取的變更」表示法。

   (在某些情況下，修訂的投影片會醒目提示，但個別投影片上並未概述已進行的變更類型。 這類變更的範例包括：[備忘稿] 窗格中的變更、圖案的刪除、新增批註，以及動畫變更。)

   

決定變更是否能夠醒目提示的要素：

• 此功能可以在儲存於 OneDrive 和 SharePoint 的共用文件中運作。

• 只有在進行變更的人員使用 PowerPoint 網頁版或 Mac 版 Microsoft 365 PowerPoint時，才會醒目提示變更 ，至少是版本 16.11。 尋找您的 Office 版本

• 如果檔案已加密或受到密碼保護，則系統不會醒目提示變更。

• 如果檔案為 .odp 格式或較舊的 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式，則系統不會醒目提示變更。

使用批注進行溝通

在工具列功能區右側，選取 [批 注 以查看簡報中目前的所有批注。

您可以新增批注或回復或解決現有的批注。

(Microsoft 365 只) 使用 @符号加上同事的标记，後面接著該人員的名稱。 該人員會收到一封含有您批注連結的電子郵件訊息。 對方只要按一下該連結，就能前往該文件與交談。

( 僅Microsoft 365) 您可以與正在同時編輯檔案的人員 聊天 。 若要開始使用，請按兩下畫面右上角附近 聊天圖示。

查看舊版檔案

Office 在您處理檔案時，保留舊版的 SharePoint、 OneDrive和 公司用或學校用 OneDrive 檔案。

若要開啟舊版檔案清單，請在應用程式視窗的標題欄中選取檔名，然後選取 [流覽版本歷程記錄]。

版本歷程記錄是用於檢視，而不是編輯。 您可以查看任何舊版的檔案。

若要開啟舊版：

• 在右側的 [ 版本歷程記錄 ] 窗格中，選取其中一個版本歷程記錄專案中的 [ 開 啟版本]。

  該版本的只讀複本會在另一個 PowerPoint 視窗中開啟。

您可以從舊版複製內容。 您也可以儲存舊版的 複本 ，以便將它與您目前正在使用的檔案分開編輯。

與其他人共用簡報

1. 在工具列功能區右側，按兩下 [ 共用

2. 在 [ 傳送連結 ] 對話框中，輸入您要共用簡報的人員名稱或電子郵件位址。
   
   

   視需要新增訊息給同事。

3. 按一下 [傳送]。

查看其他人正在處理共用簡報的哪個部分

當多人同時處理檔案時，指標會顯示他們的位置：

• 在視窗右上角，您會看到徽章，內含其配置檔圖片或縮寫，以供目前已開啟檔案的每個人使用。 選取該徽章以查看他們目前在投影片組中的位置。

• 在縮圖窗格中，您會在投影片縮圖右上角看到一個標籤，其中包含目前位於該投影片上的人員名稱。

查看其他人所做的修訂

當您開啟其他人已變更的簡報時， PowerPoint 以兩種方式告訴您：

• A [當您離開 時] 訊息會顯示在視窗右側。

  

• 在左側的投影片縮圖窗格中，已修改的投影片會以青綠色背景醒目提示。

  

  當您開啟該投影片時，您也會在修訂的投影片元素周圍看到青綠色外框。 透過查看修訂過的投影片，您可以清除藍綠色醒目提示，並清除該投影片上的「投影片有未讀取的變更」表示法。

使用批注或聊天進行會議

在工具列功能區右側，選取 [批 注 以查看簡報中目前的所有批注。

您可以新增批注或回復或解決現有的批注。

在批注中使用 @符号加上同事的卷标，後面接著該人員的名稱。 該人員會收到一封含有您批注連結的電子郵件訊息。 對方只要按一下該連結，就能前往該文件與交談。

您可以與正在與您同時編輯檔案的人員聊天。 若要開始使用，請按兩下畫面右上角附近 聊天按鈕。

查看舊版檔案

Office 在您處理檔案時，保留舊版的 SharePoint、 OneDrive和 公司用或學校用 OneDrive 檔案。

使用 [檔案 > 資訊 > 版本歷程 記錄] 開啟舊版檔案的清單。

版本歷程記錄是用於檢視，而不是編輯。 您可以查看任何舊版的檔案。 您可以從舊版複製內容。 您也可以儲存舊版的複本，以便將它與您目前正在使用的檔案分開編輯。

重新命名簡報檔案

與其他人共同撰寫時，您可以在 PowerPoint 網頁版 中重新命名檔案。

1. 按兩下瀏覽器視窗頂端附近 PowerPoint 網頁版標題列中央的檔名。
   
   

2. 輸入檔案的新名稱。 或者使用箭號鍵將插入點置於標題內，然後輸入您對檔名所做的變更。

3. 完成後，按下 Enter。

名稱變更會與目前開啟之檔案的其他實例同步處理。