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將專案結束日期提前

您變更了專案排程,而現在結束日期卻落後太久。

若要修正專案的結束日期,請調整對於結束日期影響最大的任務。 這些任務就在專案的要徑上。

如需更多關於此系列專案管理說明指南的文章,請參閱專案藍圖

開始之前應瞭解的專案管理秘訣

當您變更排程時,有三個必須檢視的因素:專案成本、交付項目的範圍和時間。 這些因素通常以三角形來表示。 您無法變更三角形的其中一點,而不影響到其他兩點。

專案三角

以下範例說明此三角形對於專案結束日期有何含意。

  • 如果將排定的結束日期提前,最後可能會得到成本增加而範圍縮小的結果。

  • 如果您打算不變更專案的成本,結果可能會是排程變長而範圍縮小。

  • 如果擴大範圍或增加交付項目的數目,您的專案可能需要更多的時間,且花費更多的金錢來僱用額外的人力或資源。

如果您是專案管理的新使用者    無論您如何規劃專案,都會發生錯誤。 現在就開始尋找問題,而不是之後事情可能會變得更糟的時候。

以下是一些可協助您著手監控及修正專案的方法。

  • 先查看最重要的工作    當您需要解決項目中的問題時,某些任務比其他任務更重要。 對排程影響最大的任務是關鍵性工作,也就是您最需要注意的工作。

  • 選擇合適的專案檢視    Project 有許多檢視和報表,能夠協助您找出專案的問題所在。 若為簡單的專案,請使用甘特圖,嚴加監控專案的結束日期。 若為複雜的專案,請查看差異表格或實獲值分析報告。

  • 取得每周狀態報告    人員傳送工作狀態報告並不容易。 取得狀態的簡單方式是每周小組會議。 收集狀態的頻率超過每週一次可能會反作用。

如果您是經驗豐富的項目經理    您已經是專案經理很長一段時間,但現在您面對的專案需要密切監控,才能保持在預算內。

此外,您的贊助者表示她希望每個月都能收到執行報告。

以下是一些可協助您著手監控、報告及修正專案的要點。

  • 建立項目的比較基準    建立排程之後,請儲存比較基準版本。 比較基準是專案的原始版本,您可以使用它來比較任務的進度。

  • 選擇合適的專案檢視    Project 有許多檢視和報表,能夠協助您找出專案的問題所在。 隨著專案複雜度的增加,查看差異表格或實獲值分析報告可瞭解問題所在。

  • 取得每周狀態報告    隨著項目越來越複雜,您可以使用更複雜的方法來收集每周狀態報告。 小組成員可以在 SharePoint 工作清單中輸入狀態資訊,然後與 Microsoft Project 同步處理。 如果您使用的是 Project 專業版,您也可以使用 Project Web App 收集小組的狀態報告。 收集狀態的頻率超過每週一次可能會反作用。

  • 了解實獲值分析    實獲值分析可協助您判斷專案是否進度正常。

監控專案

追蹤排程的進度

檢視小組成員所提供的任務更新以瞭解問題所在。 您可以使用甘特圖快速追蹤進度,或是使用較為精密的實獲值分析。

這可協助您瞭解專案的工作是否如預期方式進行。

顯示任務排程資訊以了解專案如何進行排程

了解專案的排程方式。 您可以看到任務排程的變更如何影響專案的完成日期。

顯示專案的要徑

顯示對於專案結束日期影響最大的任務。 請先查看這些任務,以修正排程中的問題。

選擇適合您專案排程的檢視

使用 Project 中的檢視和報表找出可能的問題所在,並協助變更排程。

設定並儲存比較基準

若要從頭開始追蹤,請啟動新的比較基準,以便比較未來進度。

檢視潛在問題報表

為專案進度建立和自訂圖形報表。 在 Project 中檢視這些報表或將其匯出到其他應用程式,例如 PowerPoint、Word 或 Excel。

利用實獲值分析找出問題

實獲值可協助您回答像是「查看專案目前為止所完成的工作量,我們應該花了多少錢?」之類的問題。 或「我們會按時完成嗎?」

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修正問題

變更開始日期或完成日期

選擇比目前計劃日期早的日期開始或結束的日期。 如果這是您項目的選項,請先嘗試變更開始日期。

變更任務工期

縮短任務工期以將結束日期提前。 請務必縮短對專案結束日期影響最大的關鍵任務之任務工期。

重新分派任務的工時

當人員同時處理太多工作分派時,您可以讓 Project 透過撫平資源分派的方式,更加平均地分配工作。

分割任務

如果單一任務包含多個可由不同資源同時處理的元素,您可以分割該任務。 如果您將要徑任務分成具有不同工作分派的不同元素,您可能就能夠符合完成日期。

新增其他人員至專案

新增人員來處理會延後結束日期的任務。

移除小組中的人員

移除任務中的人員是另一種讓專案結束日期提前的方式。 讓太多人員同時進行一項任務或採用了不適合的人員,都可能造成溝通上的問題,因而延長任務工期。

變更專案行事曆的工作日

您可以藉由變更人員的工作行事曆來讓專案的結束日期提前。 您可以新增額外的工作日至人員的排程,或是讓人員加班。

在 Project 論壇中提出問題

取得專家對於 Project 問題的解答。 Answers.com 上的 Project 論壇有經驗豐富的使用者及 Project 顧問可回答您的問題。

傳達專案資訊

在您變更人員排程之後,請傳達這些變更,以免資訊遺失。

瞭解管理專案時必須做的取捨

專案中的任何變更都會涉及時間、金錢的損失或範圍的影響。 就是這些因素使得您每天必須汲汲營營於確保專案計劃順利進行。 請瞭解如何處理這些限制。

Project 如何排程任務

當 Project 調整您的排程時,任務可能會非預期地移動。 瞭解大型的「為什麼?」。 支援 Project 功能強大的排程引擎。

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