使用合併列印將 Access 資料傳送到 Word

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以下是從 Access 中建立 Word 郵件合併的一般程式：

1. 開啟包含您要與 Word 合併之位址的 Access 資料庫。

2. 如果 [導航窗格] 未開啟，請按 F11 加以開啟。

3. 選取包含地址的數據表或查詢。 如果位址欄位橫跨多個數據表，請建立包含所需欄位的 簡易選取查詢 ，然後選取該查詢進行合併作業。

4. 在 [外部數據] 索引標籤的 [導出] 群組中，按兩下 [Word 合併]。

5. [Microsoft Word 郵件合併精靈] 對話框隨即開啟。

   

6. 選擇您要讓精靈將您的位址數據連結至現有的 Word 檔，還是從新的空白文件開始。

7. 按一下 [確定]。

Word 啟動並顯示 [郵件] 索引標籤和 [郵件合併] 窗格。

1. 按兩下 [郵件合併] 窗格底部的 [ 下一個 ] 和 [ 上 一個] 連結，以完成精靈步驟。

2. 在精靈的步驟 3 中，您不需要選取收件者清單。 這是在您在 Access 中選取時所決定的。 不過，您可能會想要按兩下 [ 編輯收件者清單] 來微調清單。 在開啟的方塊中，您可以從合併中移除個別收件者、套用篩選、排序列表等等。

3. 在精靈的步驟 4 中，除非您使用現有的檔) ，否則請 (撰寫信件。

4. 將游標放在檔中您要顯示位址數據的位置，然後按兩下 [信件合併] 窗格中的 [ 位址區塊]、[ 問候行] 或 [ 更多專案 ]，將 Access 資料插入檔中。 在顯示的方塊中，選取您要的格式，然後按兩下 [ 符合欄位 ]，確認欄位正確相符。

5. 在精靈的步驟 5 中，按兩下 [下一 (>>) 和上一 (<<) 按鈕，預覽列印檔時合併數據的外觀。

6. 在精靈的步驟 6 中，按兩下 [ 列印 ]，然後選取您要的列印選項。

7. 儲存並關閉 Word 檔。

   附註: 

   • 如果您需要在完成精靈之後返回並調整任何合併設定，所有作業都可在 Word 的 [郵寄] 索引標籤上使用。

   • 如果您在 Access 資料庫中進行設計變更，您可能需要調整 Word 中的一些合併設定，讓合併再次正確運作。

   • 郵件合併精靈是針對處理郵件地址數據所設計。 不過，您可以使用郵件合併功能，將任何種類的數據與 Word 合併，例如庫存記錄、工作或您儲存在 Access 中的任何專案。

如需 Word 郵件合併功能的詳細資訊，請參閱下列文章：

• 使用郵件合併來個人化檔

• 使用郵件合併建立標籤

• 在 Word 中 Email 合併