在 SharePoint Workspace 2010 中管理連絡人

您想要做什麼？

• 新增連絡人

• 將連絡人儲存為檔案

• 將連絡人傳送給其他人

• 驗證連絡人身分識別

• 解決連絡人名稱衝突

• 建立連絡人的別名

• 刪除連絡人

• 隱藏連絡人

• 查看連絡人的診斷資訊

• 查看連絡人屬性

新增連絡人

若要在啟動列的連絡人清單中搜尋並新增連絡人，請執行下列動作：

1. 按一下 [常用] 索引標籤。

2. 按一下 [新增連絡人]。

3. 在 [尋找使用者] 對話方塊的 [搜尋] 欄位中，輸入您要尋找的名稱或文字。

   詳細資料​​

   您可以使用「完整名稱」、「名字」、「姓氏」、「公司電子郵件」或「個人電子郵件」進行搜尋。 搜尋會傳回在任何有效欄位中找到相符專案的所有連絡人。 例如，搜尋字串「john」會傳回名為「Andrew Johnson」的連絡人，因為「john」是 [姓氏] 欄位中的前四個字元。 根據經驗，在搜尋字串 (輸入更多的字元) ，搜尋結果越具體且越嚴格，就越容易。

   您可以透過拖曳方式，在 [尋找使用者] 對話方塊中重新排列欄的順序。 您也可以移除欄 (除了「完整名稱」 ) 以外，請以滑鼠右鍵按一下任何欄標題，然後取消核取要移除的資料行名稱。 您可以用滑鼠右鍵按一下任何資料列標題，然後檢查要還原的資料行名稱，以還原已移除的資料行。 您在 [尋找使用者] 對話方塊中所做的任何變更，都只適用于目前的搜尋會話。 下次開啟 [尋找使用者] 對話方塊時，系統就會還原所有預設設定。

4. 選用：如果您想要在搜尋中包含此目錄，請核取 [包含公用工作區連絡人目錄]。

   根據預設，如果您屬於一個) ，以及您的已知連絡人，SharePoint Workspace 會在您的商業網路中搜尋 (。

5. 按一下 [尋找]。

6. 如果找到相符的專案，請在清單中選取。

   清單中的每個連絡人名稱旁邊都會顯示 [目前狀態] 圖示，可讓您查看他們的線上狀態。 不過，透過公用工作區連絡人目錄所找到的連絡人相符，在您選取這些專案並將它們新增到您的連絡人清單之前，它會先以「未知」狀態圖示開始顯示。

7. 若要查看所選連絡人相符的詳細資訊，請按一下 [屬性]。

   例如，您可能會想要採取步驟來驗證連絡人的身分識別。

8. 按一下 [新增]，將該連絡人新增到清單中。

將連絡人儲存為檔案

您可以將連絡人儲存為檔案，然後以電子郵件附件的方式傳送連絡人檔案。

1. 以滑鼠右鍵按一下連絡人，然後選取 [將連絡人另存為檔案 ...]。

2. 在 [將連絡人資訊另存新檔] 對話方塊中，選取要儲存連絡人檔案的位置，然後按一下 [儲存]。

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將連絡人傳送給其他人

您可以將連絡人作為電子郵件訊息或 Groove 郵件中的檔案附件傳送給其他人。

1. 以滑鼠右鍵按一下連絡人。

2. 選取 [透過電子郵件傳送至選取的連絡人 ...]。

3. 在 [收件者： ] 欄位中輸入一或多個電子郵件地址。

4. 如有需要，請編輯主語和文字訊息。

   請注意，標準文字訊息包含下載 SharePoint Workspace 的相關指示（如果收件者還沒有帳戶的話）。

5. 按一下 [確定]。

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驗證連絡人身分識別

我們強烈建議您驗證連絡人身分識別，以緩解與非預期的人員共用機密資訊的風險。 視您的帳戶安裝而定，您組織中的系統管理員可能已經驗證了許多連絡人身分識別。 SharePoint Workspace 會使用下列色彩指示您的連絡人和成員清單中人員的驗證狀態：

• 黑色：未驗證。

• 綠色：由您驗證。

• 青色：由貴組織驗證。

• Blue：由貴組織驗證，但不在您的網域或交叉驗證的範圍內。

• 紅色：名稱發生衝突。 兩個名稱相似的連絡人，不論其驗證狀態為何都顯示為紅色。 如需詳細資訊，請參閱解決名稱衝突。

套用至您身分識別的通訊原則決定您能否與其他使用者互動，視其驗證狀態而定。 這些原則可以執行下列任何一項操作：

• 禁止您與組織中的系統管理員未驗證的任何使用者進行通訊。

• 開啟 [聯絡人驗證通知] 對話方塊， (如下所述) ，在允許您與認證尚未驗證的使用者進行通訊前發出警告。

• 可讓您與任何連絡人通訊，而不需要任何警告或限制。

貴組織對其他使用者的驗證，可能會為您提供對其身分識別的充分保證。 在某些情況下，尤其是當您使用高度機密的資訊時，您可能也想要手動驗證使用者的身分識別。

解決連絡人名稱衝突

當兩個或多個連絡人具有相同的顯示名稱時，其名稱會以紅色顯示在連絡人清單、工作區成員清單和連絡人資訊卡片上。 如果顯示名稱在移除前置、尾隨及多個內嵌空格之後完全相符，且將名稱轉換為小寫文字，就會被視為完全相同。

例如，"王小姐 Beebe" 和 "王小姐 Beebe" 將會導致名稱衝突。 不過，"王小姐 Beebe" 和 "AnnBeebe" 不會導致名稱衝突。

請務必區分連絡人名稱，以免不小心啟動含有錯誤連絡人的活動。 您可以為任何衝突的連絡人名稱建立別名名稱。

此外，在某些罕見的情況下，可能會因為與您的帳戶一起儲存過時的連絡人而導致名稱衝突。 例如，連絡人啟動了新帳戶，但已放棄前一個帳戶中的所有活動，但同時為兩者使用相同的顯示名稱。 在這種情況下，您可以隱藏過時的連絡人，如下所述，不會再顯示在任何連絡人清單中。

若要解決名稱衝突，請執行下列動作：

1. 以滑鼠右鍵按一下顯示衝突的名稱，然後按一下 [解決名稱衝突]。

2. 執行下列任何一項操作：

   • 按一下 [查看 vCard ... ]，查看所選連絡人的詳細資料。 這可能會協助您區分相同名稱的連絡人。

   • 按一下 [別名連絡人 ... ] 以開啟 [別名] 對話方塊，您可以在其中輸入連絡人的唯一顯示名稱。

   • 按一下 [驗證身分識別 ... ] 以完成驗證連絡人身分識別的步驟。

3. 按一下 [完成]。

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建立連絡人的別名

您可以在別名下，顯示您自己) 以外的任何連絡人 (。 如果您無法分辨名稱相同的連絡人，這會很有用。

1. 以滑鼠右鍵按一下連絡人，然後按一下 [別名連絡人]。

2. 輸入別名名稱，然後按一下[確定]。

   [別名] 會顯示為取代原始名稱。 若要查看連絡人的原始名稱，您可以開啟連絡人資訊，或指向別名，以顯示顯示原始名稱的快顯視窗。

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刪除連絡人

若要從啟動列的連絡人清單中刪除連絡人：

1. 選取您要刪除的連絡人。

2. 按 DELETE 鍵，然後按一下[是]以確認刪除。

從啟動列的連絡人清單中刪除的連絡人可能仍會出現在其他連絡人清單中，例如 [傳送訊息] 或 [傳送邀請] 對話方塊中的 [寄件者：] 下拉式清單。 這是因為 SharePoint Workspace 會儲存您在名為「已知的連絡人」的合計清單中互動之所有使用者的連絡人資訊。 這包括您已新增至啟動列連絡人清單的連絡人，以及工作區的成員。 請記住，您通常還不在連絡人清單中的工作區成員。

您無法刪除出現在已知連絡人清單中的連絡人。 不過，您至少可以隱藏這些連絡人。

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隱藏連絡人

連絡人有時可能會因各種原因而過時。 如果您有過時的連絡人，您可以將其隱藏起來，以顯示連絡人的下拉式功能表中不再列出這些連絡人。

1. 開啟 [連絡人管理員]。

2. 選取您要隱藏的連絡人。

3. 按一下 [隱藏]，將選取的連絡人放在隱藏的連絡人清單中。

4. 按一下 [確定]。

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查看連絡人的診斷資訊

您可以查看所選連絡人的診斷資訊。 您可能偶爾需要查看此資訊以取得技術支援用途。 如果您需要傳送診斷資訊給支援人員，您可以將 [診斷] 對話方塊中的資訊複製並貼到電子郵件中。

1. 開啟 [連絡人管理員]。

2. 選取您想要的連絡人。

3. 按一下 [診斷]。

   若要複製連絡人窗格中的資訊，請以滑鼠右鍵按一下，然後按一下 [全選]，然後按一下滑鼠右鍵，然後按一下 [複製]。

   若要從 [知曉] 或 [網路診斷] 窗格複製資訊，請按一下 [複製到剪貼簿]。

4. 按一下 [確定]。

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查看連絡人屬性

若要查看任何連絡人的 [屬性]，請以滑鼠右鍵按一下該連絡人，然後按一下 [屬性]。 從連絡人屬性中，您可以：

• 查看所選連絡人為其連絡人身分識別所提供的所有資訊 (例如 [公司名稱]、[電話號碼] 和 [電子郵件地址]) 。

• 傳送訊息給連絡人。

• 邀請連絡人加入您已成為其成員的工作區。

• 為連絡人建立別名，以在不同的顯示名稱下列出它們。

• 驗證連絡人的身分識別。

• 顯示與連絡人做為成員共用的工作區。

• 顯示您從連絡人傳送或接收的郵件。

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