將您的不在辦公室活動新增至其他人的 Outlook 行事曆

步驟 1：將您的假期時間新增至同事的行事曆

當您在行事曆上將時間標示為「不在辦公室」時，您的同事會在嘗試排程與您的會議時看到它。 但是，如果您在不影響空閒/忙碌狀態或雜亂行事曆的情況下，可以事先通知所有人，這不會是很棒的嗎？ 您可以藉由將您的資訊設定為全天事件顯示在他們的行事曆上，但不同於一般全天活動，通常會設為「忙碌」，這個全天事件會顯示為空閒時間。 同事的空閒/忙碌狀態不會受到影響。

1. 在 [行事曆] 的 [常 用] 索引 標籤上，選取 [新增會議]。

   鍵盤快速鍵  若要建立新的會議邀請，請按 CTRL+SHIFT+Q。

2. 在 [ 主旨 ] 方塊中輸入描述，並視需要在 [位置] 方塊中輸入 位置 。

3. 在 [ 開始時間 ] 和 [ 結束時間 ] 列表中，選取您不在辦公室的時間開始和結束時間。 對於假期，這通常會涉及完整天數。 如果是這種情況，請選取 [ 全天事件 ] 複選框。

   附註: 根據預設，Outlook 會使用您計算機上目前的時區設定來排程。 如果您想要根據不同的時區排程離開辦公室的時間，請在 [ 選項 ] 群組中，按兩下 [ 時區]。

4. 在 [ 出席者] 群組的 [回應選項] 中，清除下拉式按鈕中的 [要求回復 ]。

5. 在 [ 選項] 群組的 [ 顯示為] 中，按兩下拉式清單中的 [ 免費 ]。 如果您已指定這是全天活動， [顯示為 ] 會自動設定為 [免費]。

   重要: 

   • 確定 [ 顯示為 ] 設定設為 [免費]。 這可讓會議邀請收件者接受會議邀請，並將您的假期時間新增至其行事曆，但不會在行事曆上隨時被封鎖。 收件者的行事歷仍會顯示空閒時間，以便在假期期間進行排程。

   • 選擇全天活動時，活動的開始時間是午夜。 若要避免同事在奇數時間收到通知，請將 [ 提醒 ] 設定設為 [無]。

6. 輸入您要與收件者共用的任何資訊。

7. 將預定的收件者新增至 [ 收 件者] 行。

8. 如果您提醒其他人您將不在辦公室的一系列週期性時間，請在 [ 選項 ] 群組中，選取 [週期性]，選取週期模式，然後選取 [確定]。

9. 選取 [傳送]。

當您以 [ 顯示為 ] 設為 [免費] 傳送此會議邀請時，事件會顯示在同事的 Outlook 行事曆中，每天的頂端都會顯示事件，這是一個不會封鎖任何工作時間的視覺提醒。

步驟 2：在行事曆上封鎖假期時間

如果您依照上一節中的步驟進行，您傳送的會議邀請會標示為空閒時間，以防止其他人的行事曆逾時。 不過，時間也會在您自己的行事曆上標示為免費。 您現在需要為自己建立額外的約會，讓其他人可以看到您在指定期間無法使用。

常見的錯誤是開啟行事曆上的會議邀請專案，並在傳送原始邀請后，將 [ 顯示為 ] 設定從 [空 閒] 變更為 [ 不在辦公室 ]。 不過，當您這麼做時，會將更新傳送給您傳送會議邀請的每個人，將 [空閒 ] 變更為 [ 不在辦公室 ]，並破壞您為了避免這麼做所採取的步驟。 您必須在行事曆上建立重複的約會，並將 [ 顯示為 ] 設定設為 [ 不在辦公室]。

當人員使用 Outlook 行事歷來排程會議及其他活動時，除非您已變更行事曆的許可權來避免這種情況，否則他們可以看到您的顯示狀態。 一般情況下，約會、會議和活動會有 [顯示為忙碌] 設定。 您也可以使用 [不在辦公室] 的 [顯示為] 設定來建立專案。 設為 [ 不在辦公室 ] 的專案與設定為 [ 忙碌] 的項目類似，此時應該不會有人預期您會有空。 在視覺上，這兩種類型會有所不同：設定為 [ 不在辦公室 ] 的專案會以紫色色彩顯示，設定為 [ 忙碌 ] 的專案會以藍色主題識別。 這種外觀上的差異有助於強調您無法使用的原因。 例如，您也許可以移動衝突的 忙碌 專案，但您可能無法或願意變更不在 辦公室 專案，例如您的假期。

1. 在 [ 行事曆] 的 [常 用] 索引 標籤上，選取 [新增約會]。

2. 在 [ 主旨] 方 塊中，輸入您休假的名稱。

3. 在 [開始時間 ] 和 [ 結束時間] 中，選取您的離開時間開始和結束的日期。

4. 選取 [ 全天活動 ] 複選框。

5. 將 [顯示為 ] 設定變更為 [ 不在辦公室]。

6. 選取 [儲存並關閉]。