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有時候您可能想要排序數據,不是依字母順序或數值順序排序,而是依使用者定義的順序排序, (也稱為自定義或邏輯順序) 。 例如,比起依字母順序排序,將工作日排序為星期一,讓星期一第一次出現更有意義。 您可以在資料表或查詢的資料工作表檢視或表單的 [表單] 檢視中排序資料。

您想要做什麼?

排序少數唯一域值

在此程式中,您將撰寫使用 IIf 函數來排名員工職稱的運算式。

首先,建立包含三個字段的數據表:標題、FirstName 和 LastName。 在 [標題] 欄位中,輸入四筆新記錄的下列值:

  • 內部銷售協調人

  • 銷售經理

  • 銷售代表

  • 銷售部副總裁

在四筆記錄的 [名字] 和 [姓氏] 字段中,輸入您想要的任何名稱。

  1. 現在,在 [數據工作表檢視] 中開啟數據表。

  2. 在 [常 用] 索引 標籤的 [ 排序 & 篩選 ] 群組中,按兩下 [ 進階 ],然後按下快捷方式功能表上的 [ 進階篩選/排序 ]。

  3. 將您想要的欄位,例如 FirstName、LastName 和 Title 新增至網格線。

  4. 以滑鼠右鍵按兩下列表示式:

    IIf ([Title] = “副總裁,銷售人員”, 1, IIf ([Title] = “Sales Manager”, 2, IIf ([Title] = “銷售代表”, 3, IIf ([Title] = “內部銷售協調者”, 4, 5) ) ) )

    標題是包含排名值的功能變數名稱。 以引弧括住的值是儲存在欄位中的個別值。 後面的數值是指派給它的排名。 前述表達式會將 1 到 4 指派給四個不同的標題,並將排名 5 指派給所有其他的。 當您執行排序時,這個表達式中未提及的標題會被指派相同的排名 (5) 。

  5. 在包含表達式之欄的 [排序 ] 列中,按兩下 [ 遞增]

  6. 在 [常 用] 索引 標籤的 [ 排序 & 篩選 ] 群組中,按兩下 [ 切換篩選]

    IIf 函數會傳回對應至 [標題] 欄位中值的數值。 例如,如果 [標題] 字段中的值是 [銷售管理員],則指派的數位為 2。 如果 [標題] 欄位中的值未列為函數中的自變數,例如區域 協調者,則會將數位指派為 5。 查詢接著會以遞增順序排序這些數位。

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排序大量唯一域值

如果您要排名的值很多,則建立查閱表格是排序數據的更好方法。

假設 [員工] 數據表參照超過 50 個不同的標題。 您必須先建立查閱數據表,並準備現有數據表以查詢新數據表。 然後,您將這兩個數據表建立關聯,並建立查詢。

建立查閱數據表並修改現有數據表

  1. 建立會儲存標題的新查閱表格。 命名數據表 字幕,並將字段設定為括弧中指定的數據類型,如下表所示:

    TitleID
    (自動編號)

    標題
    (文字)

    1

    銷售部副總裁

    2

    銷售經理

    3

    銷售代表

    4

    內部銷售協調人

  2. 將 [標題標識符] 字段設為主鍵。

  3. 修改 [員工] 數據表,以尋找字幕數據表。

    • 在 [設計檢視] 中,將 [ 標題] 字 段的名稱變更為 [標題標識符]

    • 在 [ 數據類型] 欄中,將 [數據類型 ] 變更為 [數位]

  4. 在 [一 般] 索引 標籤的 [ 字段內容] 底下,將 [字段大小 ] 變更為 [長整數]

  5. 儲存數據表並忽略有關數據遺失的警告。

  6. 切換到資料工作表檢視。

  7. 將標題列填入對應至標題值的 TitleID 值。

    例如,如果記錄的標題值是 Sales Manager,請輸入 2。 針對銷售代表,請輸入 3

  8. 儲存並關閉資料表。

將兩個數據表關聯

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上的 [資料庫關聯圖] 群組中,按一下 [資料庫關聯圖]。

  2. 在 [ 設計] 索引 標籤的 [資料庫關聯 圖] 群組中,按兩下 [ 新增數據表 (] 或 [在 Access 2013) 中 顯示數據表 ]。

  3. 取 [字幕員工],然後按兩下 [ 新增 ] 將其新增至 [資料庫關聯圖] 視窗。 關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  4. 將 [標題標識符] 字段從 tblTitles 數據表拖曳到 [員工] 數據表中的 [標題標識符] 字段。

    [ 編輯關聯] 對話框隨即開啟。

  5. 確定兩欄中顯示的功能變數名稱都是 TitleID,而且 [ 關聯類型 ] 方塊會顯示 [一對多]。 如有需要,您可以變更功能變數名稱。

  6. 選取 [強迫參考完整性] 核取方塊。

  7. 按一下 [建立] 來建立關聯。

    [ 編輯關聯] 對話框隨即關閉,並儲存變更。

  8. 關閉 [ 資料庫關聯圖] 索引標籤

建立查詢

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中,按一下 [查詢設計]。

  2. 在 [ 新增數據表 ([在 Access 2013) 中 顯示數據表 ] 對話框中,按兩下 [ 數據表 ] 索引卷標,按兩下 [ 員工],然後按兩下 [字 幕]

  3. 從 [員工] 數據表新增 [員工標識符]、[姓氏] 和 [FirstName] 欄位,然後從 [標題] 數據表新增 [標題] 字段至查詢設計網格線。

  4. 切換到資料工作表檢視。

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