有數種在 Outlook 中封存郵件的方法。 您可以根據您在 Outlook 中設定的電子郵件帳戶或帳戶類型決定使用方法。
所有帳戶都有權存取 [封存] 資料夾。 對 Office 365、Outlook.com 和 Exchange 帳戶而言，[封存] 資料夾是其中一個 Outlook 預設資料夾 (如 [收件匣]、[寄件備份] 和 [刪除的郵件] 資料夾)。 此資料夾無法刪除。 如果您搭配使用 Outlook 和 Exchange 或 Exchange Online 帳戶，保留原則等資料夾原則會套用到 [封存] 資料夾。
針對 POP 和 IMAP 帳戶，您可以建立 [封存] 資料夾，或將現有的資料夾，指定做為 [封存] 資料夾。 您無法變更 Office 365 或 Exchange 帳戶的封存資料夾位置。
使用 [封存] 按鈕將郵件移動到 [封存] 資料夾不會降低信箱的大小。 如果需要降低信箱大小，您可以使用 Office 365 企業版中的線上封存功能或手動封存項目。
透過 [封存] 按鈕封存郵件
您可以使用功能區上 [刪除] 群組中的 [封存] 按鈕，將一個或多個郵件移動到 [封存] 資料夾，而不用將它們刪除。 使用封存有數個優點。
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從搜尋方塊或瀏覽至 [封存] 資料夾仍可輕鬆找到封存的項目。 當您在搜尋方塊中輸入字詞時，Outlook 會搜尋您信箱中的所有資料夾。
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在手機或其他裝置上仍可透過 [封存] 資料夾取得這些項目
封存 Outlook 中的項目
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在您的 [收件匣] 或其他資料夾中，選取一個或多個要封存的郵件。
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在 [刪除] 群組中，選擇 [封存]。 您也可以使用 Backspace 鍵立即封存一或多個選取的郵件。
附註: Office 365、 Exchange、 Exchange Online 和 Outlook.com 帳戶中，都已存在您的 [封存] 資料夾已存在，即使您從未該功能。 您會在您的 Outlook 資料夾清單中找到它。 如果使用的是 Outlook 2016 或 Office 365 版的 Outlook 但未看到該資料夾，請移至 [檔案] > [Office 帳戶] > [更新選項] > [立即更新] 。
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您的郵件將會移至 [封存] 資料夾。 如果錯誤封存郵件，請至 [封存] 資料夾將該郵件移回您的收件匣。
注意：只有 Outlook 2016、 Outlook 2019，以及 Office 365 版的 Outlook 中才會顯示 [封存] 按鈕。 舊版 Outlook 功能區上沒有 [封存] 按鈕。
使用鍵盤封存郵件
您可以按一下 Backspace 鍵來封存一或多個選取的郵件。 如果您按一下 Delete 鍵，郵件會移至 [刪除的郵件] 資料夾。 您無法變更 Backspace 鍵的行為。
注意： 如果您的郵件是在自己獨立的視窗中開啟，而不是在 [讀取窗格] 中，您將無法使用 Backspace 鍵封存郵件。 您必須關閉郵件並在 [讀取窗格] 中檢視，才能使用 Backspace 鍵封存郵件。 郵件在新視窗中開啟時，封存郵件的唯一方法就是使用功能區上的 [封存] 按鈕。
如何找到 [封存] 資料夾？
您的 [封存] 資料夾會在資料夾清單中。 若要顯示資料夾清單，請選取 [檢視] > [資料夾窗格]。 然後選擇 [標準]。
![在 [資料夾窗格] 功能表上選取 [標準]。](https://support.content.office.net/zh-tw/media/a087fb4c-64ac-43ef-b1a0-17bdc7bfd163.png)
如何搜尋 [封存] 資料夾？
根據預設，當您使用頂端的 [搜尋目前信箱] 功能搜尋 Outlook 項目時，Outlook 會搜尋整個信箱。
如果您要將搜尋範圍設定成只包含 [封存] 資料夾，請先選取資料夾清單中的 [封存] 資料夾。 現在您的搜尋方塊就只會搜尋 [封存] 資料夾。
這和線上封存有什麼不同？
線上封存是專為信箱極為龐大的 Office 365 企業客戶所提供的功能。 這些客戶可以使用線上封存來避免刪除舊郵件。 使用者的線上封存有點像是 Outlook 中的第二個帳戶，有其自己的資料夾結構。 因此，從 [收件匣] 中執行搜尋時，它並不會包含在內。
如果啟用線上封存，系統管理員和使用者可以設定信箱，讓它自動使用封存原則將舊郵件移至線上封存。
什麼時候該使用封存，而什麼時候該使用線上封存？
我們建議您使用封存功能，讓已經回覆或處理的郵件不再顯示於 [收件匣] 中。 將 [封存] 當做一個檔案資料夾。 您可以將項目儲存在 [封存] 資料夾中，而且輕鬆就能存取。 您也可以依照個人偏好的處理方式，將郵件刪除或移至特定的資料夾。
對於 Office 365 企業版組織中擁有大型信箱的使用者，我們建議系統管理員設定封存原則，將項目於一年後移至線上封存，如果使用者很快就會到達信箱配額，也可設定更短的時間。 這樣可確保使用者不必為了容納新郵件而刪除舊郵件。 [收件匣] 資料夾和本機 [封存] 資料夾中早於特定時間的郵件都可以移至線上封存。
封存的常見問題集
我是否可以變更放置封存項目的位置？
如果使用的是 Office 365、 Exchange、 Exchange Online 或 Outlook.com 帳戶，您便無法變更封存項目的目的地。 [封存] 資料夾是 Outlook 的預設系統資料夾，您無法將它重新命名、移動或刪除。 如果使用的是 POP 或 IMAP 帳戶，例如 Gmail、 Yahoo 或 iCloud，可以透過選取 [檔案] > [信箱設定] > [工具] > [設定封存資料夾]，變更 [封存] 資料夾的位置。
為什麼新封存功能的名稱和線上封存這麼類似？
封存是 Outlook Mobile、Outlook Web App 和 Outlook.com 中大家所熟知的功能，就連像是 Gmail 的其他電子郵件提供者，也有這項功能。 由於這個名稱眾所皆知，且線上封存是一項現有的功能，因此我們決定讓它們維持相同。
那麼自動封存呢？
自動封存是較舊的 Outlook 功能，可自動將舊的郵件移動到 .pst 檔案。 這表示該郵件會從伺服器移除，且較難透過搜尋來尋找。 如果包含 AutoArchive.pst 的硬碟變得無法使用，這些郵件就會遺失。 線上封存是自動封存的企業級替代方案。
如果您沒有線上封存，且若 IT 部門並未停用自動封存，您便可以繼續使用這項功能。 如需 Outlook 2016 中自動封存的詳細資訊，請參閱在 Windows 版 Outlook 中手動封存較舊的項目。
我是 Office 365 企業版系統管理員。 我是否可以使用群組原則停用封存功能？
在 Windows 版 Outlook、Outlook Mobile、Outlook 網頁版 以及 Outlook.com 中已經廣泛提供封存功能。 您無法使用群組原則停用封存功能。
