SharePoint Server 2010 中的基本工作

Office 2010 入門 以下是一些基本的工作與資訊,協助您瞭解如何使用 Microsoft SharePoint Server 2010。

本文內容

SharePoint Foundation 與 SharePoint Server 概覽

SharePoint Server 的功能

SharePoint 網站的元件

影響您體驗的網站詳細資訊

新增內容至網站

管理和使用網站內容

SharePoint Foundation 與 SharePoint Server 概覽

SharePoint Foundation 2010 是 SharePoint 網站的基礎技術,可免費使用,且稱為舊版中的 Windows SharePoint Services。 SharePoint Server 2010 依賴 SharePoint Foundation 技術,為清單和文件庫、網站管理和網站自訂提供一致且熟悉的架構。 Sharepoint Foundation 中提供的任何功能也可在 SharePoint Server 2010 中取得。

不過,SharePoint Server 2010 會提供額外的功能和功能,延伸 SharePoint Foundation。 例如,SharePoint Server 和 SharePoint Foundation 都包含網站範本,可在小組網站、博客及會議工作區上與同事共同作業。 不過,SharePoint Server 包含諸如標記和新聞摘要等增強的社交計算功能,可協助貴組織中的人員探索、整理、流覽及與同事共用資訊。 同樣地,SharePoint Server 增強了 SharePoint Foundation 中的搜尋技術,以包含適用于大型組織中的員工的功能,例如在 SAP、Siebel 及其他商務應用程式中搜尋商務資料的功能。

SharePoint Foundation 和 SharePoint Server 都設計為與其他程式、伺服器和技術(包括 Microsoft Office 系統中的程式)有效搭配使用。 例如,您可以在 SharePoint Workspace 中讓網站、清單或文件庫處於離線狀態,在您的網路中斷連線時,使用網站內容,然後在重新連線時自動同步處理您的變更。 您可以在熟悉的 Microsoft Office 程式中完成許多 SharePoint 工作。 例如,您可以啟動或參與工作流程,以在 Microsoft Word 中核准費用報表。

SharePoint Server 的功能

SharePoint Server 2010 的功能主要是六個區域。 本文簡要介紹這些功能的每一項,然後連結到相關文章,您可以在此深入瞭解。

共同作業與社交計算

SharePoint Server 2010 透過輕鬆地從瀏覽器或熟悉的應用程式(例如 Microsoft Word)快速撰寫,以協助使用者將資源與標記及評等關聯,以及協助人員,進一步擴大 SharePoint Foundation 的共同作業功能。透過 [新聞摘要] 和 [人員搜尋] 快速找出答案。

您可以利用這些功能的其中一個主要位置是 [我的網站]。 [我的網站] 是您自己的 SharePoint 網站,您可以在其中在線上設定檔中共用您自己的檔、連結和資訊。 您也可以撰寫感興趣的主題,或搜尋您完成工作所需的資訊。

WN 設定檔

您可以決定要共用的資訊,以及您想要在「我的網站」上保密的資訊。 接著,您可以為資訊加上標記,並尋找其他人在他們的新聞摘要上標記或共用的資訊。 若要深入瞭解如何管理「我的網站」上的資訊,請參閱管理您透過 [我的網站] 和 [設定檔] 共用的資訊

SharePoint Server 2010 也能在線上或與您的網路中斷連線時,在任何地方提供豐富的 SharePoint 工作區體驗,並讓使用者在旅途中進行共同作業。

企業內容管理

Microsoft 的企業內容管理(ECM)可協助組織克服由大量非託管內容所帶來的挑戰。 SharePoint Server 2010 是 Microsoft ECM 方案的中央元件,可透過與 Microsoft Office system 等熟悉的工具整合,將內容管理延伸至組織中的每一個員工。 Microsoft ECM 解決方案提供了在單一整合平臺上管理內容整個生命週期(從建立、編輯和共同作業到到期)的功能。

SharePoint Server 2010 提供不同的功能集,協助組織管理整個內容的整個生命週期,讓組織能夠達到下列目標:

  • 管理多樣化的內容    SharePoint Server 2010 中的檔管理功能可協助組織將不同的內容從多個位置整合至集中管理的儲存庫(具有一致的分類)。 新的檔組功能可讓您的組織建立及管理跨多個檔的工作產品。 整合式搜尋功能可協助使用者尋找、共用及使用此資訊。 中繼資料管理功能(例如新的 [字詞存放區] 功能)可協助組織跨網站集中管理中繼資料。 中繼資料是資料的相關資訊,可用來協助識別、結構、探索及管理資訊。 中繼資料導向流覽的新支援,以及在檔中內嵌元資料欄位的功能可改善資訊的搜尋和探索。 您也可以防止內容受到未經授權的存取。 共同作業工具(例如工作流程)可協助其他人搭配結構化的方式來建立、審閱及核准檔。

  • 符合合規性和法律需求    SharePoint Server 2010 中的記錄管理功能可讓組織儲存及保護業務記錄,不論是在進行中的記錄旁,還是在鎖定的中央儲存庫中。 組織可以將過期原則套用至記錄,以確保他們保留適當的時間週期,以符合管理法規或公司業務原則,從而減輕組織的法律風險。 審核追蹤提供已適當保留記錄的內部和外部審計員的證明。 [保留] 可放在法律查詢下的特定記錄中,以防止其遭到破壞。

  • 有效率地管理多個網站    SharePoint Server 2010 中的網頁內容管理功能可讓使用者使用便於使用的內容撰寫工具和內建核准程式發佈 Web 內容。 員工可以及時將內容(包括影像、音訊及影片)上傳給網站,而不需要 IT 人員的廣泛支援。 豐富媒體的新支援包括新的資產文件庫,具有豐富的視圖和選擇器;支援作為 SharePoint 內容類型的影片;流式視頻基礎結構,以及 skinable Silverlight 媒體播放機。 [主版頁面] 和 [版面配置] 表單中的範本,可讓組織將一致的署名套用至頁面。 內建的 Web 分析功能提供對流量、搜尋及庫存分析報告的支援。 SharePoint Server 2010 也為內部網路、外部網路和網際網路網站以及多語種網站提供單一部署與管理基礎結構。

企業搜尋

SharePoint Server 2010 提供功能強大的搜尋基礎結構,以補充企業內容管理與共同作業的其他商業生產力功能,以協助人員更快速地獲得答案,並自助式知識的影響專家.

搜尋會考慮您的個人內容,並使用互動式流覽來引導您瞭解您所需的資訊,以協助您縮小搜尋範圍。 SharePoint Server 會將搜尋範圍延伸到更多的內容來源和內容類型,以連線到企業中的所有資訊,包括 SAP、Siebel 或自訂資料庫等企業應用程式,並讓資訊可供需要的人。

商業智慧

商務智慧是一組方法、技術及程式,它會將儲存在組織系統中的資訊集中起來,並將它放在最需要它的人員中,讓他們能夠作出明智的決定。 在 Microsoft 商務智慧平臺中,SharePoint Server 2010 可協助將商務智慧功能延伸至組織中的每個人,讓每個人都能存取正確的資料,以作出正確的決策。

您的組織可能會以多種格式儲存資料,例如資料庫、電子郵件訊息和試算表檔案。 SharePoint Server 2010 可協助您從各種來源提取資料,並以協助分析及決策的方式呈現資料。

Excel Services 可讓決策者在 SharePoint 網站上發佈、共用及管理 Excel 活頁簿。 組織中的其他人員可以在分析資料時,在瀏覽器中修改儲存格的值、公式及格式設定。

SharePoint Server 2010 中的 PerformancePoint Services 可讓您深入瞭解重要的組織目標與度量,並實現更豐富的分析與洞察力。 您或貴組織中的其他人可以建立及使用互動式儀表板與計分卡、報表和篩選器,以尋找趨勢。 您也可以將豐富的圖表新增至 SharePoint 網站,並將圖表連線至各種來源的資料,例如 SharePoint 清單、外部資料欄表、Business Data Connectivity Services、Excel Services 或其他網頁元件。

入口網站

有了 SharePoint Server 2010,組織就可以針對其企業的每個層面建立及維護入口網站(企業內部網路入口網站、公司網際網路網站,以及部門入口網站)。 企業內部網路和部門入口網站可以連接組織中的個別網站,並整合現有商務應用程式的存取權。 組織中的小組和個人可以使用入口網站來存取他們所需的專業知識、資訊和商務應用程式,以進行工作。

組織中使用入口網站的人員可利用其「我的網站」網站。 [我的網站] 是個人網站,可提供集中位置來管理及儲存您的檔、內容、連結及連絡人。 「我的網站」是您組織中其他使用者的連絡人,可尋找您的相關資訊、您的技能及興趣。 「我的網站」包括本文先前所提及的社交計算功能。

SharePoint Server 2010 也包含組織可用來個人化個別使用者之入口網站之體驗的功能,例如將內容設定為特定類型的使用者。 貴組織可以使用與 SharePoint 相容的 Web 設計程式(例如 SharePoint Server 2010),進一步自訂入口網站。

商務程式與表單

SharePoint Server 2010 提供許多功能,可協助您整合及簡化您的業務程式。 工作流程可透過管理和追蹤這些程式所涉及的工作,來簡化常見業務程式(例如專案核准或檔審閱)的成本。 SharePoint Server 2010 有數個預先定義的工作流程,您可以根據自己的需求使用它們,或進行自訂。 您也可以使用 SharePoint Designer 建立自訂工作流程,以支援您的獨特業務程式。

您也可以建立以瀏覽器為基礎的表單,並從不使用 Microsoft InfoPath 2010的組織收集資料。

SharePoint 網站的元件

網站是一組相關網頁,您的組織可以在其中處理專案、召開會議及共用資訊。 例如,您的小組可能有自己的網站,儲存排程、檔案和程式資訊。 您的小組網站可能是大型組織入口網站的一部分,其中的部門(例如人力資源)為組織的其他部分撰寫及發佈資訊和資源。

所有 SharePoint 網站都有一些常見的元素,讓您瞭解如何開始:清單、文件庫、網頁元件及視圖。

小組網站

清單    清單是您的組織可以儲存、共用及管理資訊的網站元件。 例如,您可以建立工作清單來追蹤工作分派,或追蹤行事曆上的小組活動。 您也可以在討論區上進行問卷調查或主機討論。

    文件庫是一種特殊類型的清單,可儲存檔案及檔案的相關資訊。 您可以控制在文件庫中查看、追蹤、管理及建立檔案的方式。

檢視    您可以使用 [視圖] 來查看清單或文件庫中最重要的專案,或最適合的用途。 例如,您可以建立清單中所有套用至特定部門的專案,或是將文件庫中的特定檔醒目提示。 您可以建立可供使用者選取的清單或文件庫的多個視圖。 您也可以使用網頁元件,在網站的個別頁面上顯示清單或文件庫的視圖。

我的工作檢視

網頁組件    網頁元件是一種資訊模組單元,可構成網站上大多數頁面的基本構造區塊。 如果您有權編輯網站上的頁面,您可以使用網頁元件來自訂您的網站,以顯示圖片與圖表、其他網頁的一部分、檔案清單、商務資料的自訂視圖等。

網頁組件

影響您體驗的網站詳細資訊

您在 SharePoint 上的安裝與設定的詳細資訊會影響您所看到的內容,以及您在網站上可用的選項。

權限    如果您被指派到預設的 [完全控制] 許可權等級,您就擁有管理該網站的完整選項範圍。 如果您指派給「參與」或「讀取」許可權等級,您的選項和網站內容的存取權會更有限。 在這篇文章中討論的許多選項,都無法供擁有 [Reader] 許可權等級的使用者使用,這可讓使用者讀取內容,但無法進行變更。 因為許可權是以靈活且可自訂的形式來設計,所以您的組織可能會有自己獨特的設定。

自訂    您的組織可能已自訂網站的許可權和品牌,或甚至自訂網站流覽,以及將控制項(例如 [網站動作] 功能表)移動到頁面上的其他位置。 同樣地,您的組織可能決定不使用 SharePoint 2010 中引入的功能區功能。

SharePoint 版本    本文將討論如何開始使用 SharePoint Server 2010。 如果您使用的是舊版 SharePoint,請參閱該版本的說明。

新增內容至網站

您可以使用網頁瀏覽器,將專案新增至清單和檔案至文件庫。 您用來執行最常見動作的按鈕位於 [功能區] 上,靠近頁面頂端位於網站的大多數頁面上方。

WN 功能區

功能區上的按鈕可能會因下列任何原因而呈現灰色:

  • 此動作不適用,或是視其他動作而定。 例如,您必須先選取檔的核取方塊,才能將其取出。

  • 您沒有許可權完成該工作。

  • 此功能未針對網站啟用。 例如,網站上可能不會啟用工作流程。

您也可以從與 SharePoint Server 相容的部分用戶端程式將檔案儲存至文件庫。 例如,您可以在使用 Word 時,將 Microsoft Word 檔儲存到 SharePoint 網站上的文件庫。

若要在文件庫中新增專案至清單或檔案,您必須具備參與清單或文件庫的許可權。 如需貴組織如何使用許可權和許可權等級的詳細資訊,請詢問您的網站擁有者或系統管理員。

當您新增專案或檔案時,有權閱讀清單的其他人,除非需要核准,否則可以查看該專案或檔案。 如果專案或檔案需要核准,則會儲存在清單或文件庫中的擱置狀態,直到具有適當許可權的人核准為止。 如果您已在新增專案或檔案時查看清單或文件庫,您可能需要重新整理瀏覽器,才能查看新的專案或檔案。

如果您的網站上已啟用 [接收] 或 [外寄郵件],清單和文件庫也可以利用電子郵件功能。 您可以設定一些清單(例如行事曆、公告、博客及討論區),讓使用者可以傳送電子郵件來新增內容。 您可以設定其他清單(例如,工作和問題追蹤清單),在指派專案給他們時傳送電子郵件給人員。

除了將內容新增至現有的清單和文件庫之外,您可能還需要建立新清單和文件庫的許可權。 清單和文件庫範本可讓您開始使用。 根據您的許可權等級,您也可以建立及自訂新的頁面與網站。

清單

雖然有不同類型的清單,但將專案新增到其中的程式是類似的,因此您不需要學習幾種新的方法,就能使用不同類型的清單。 清單專案包含一系列欄中的文字,但某些清單可能允許將附件新增至專案。

新增專案至清單

  1. 在您要新增專案的清單中,按一下功能區上的 [專案] 索引標籤。 (它是行事曆的 [事件] 索引標籤。)

  2. 按一下 [新增專案] (行事曆的 [新增事件])。

    提示: 另一種將活動新增至行事曆的快速方法是指向行事曆上的日期,然後按一下 [新增]。

  3. 完成所需的欄位及任何其他您想要完成的欄位。

  4. 按一下 [儲存]

編輯或刪除清單中的專案

  1. 指向專案,然後選取專案旁邊顯示的核取方塊。

    提示: 您可以選取多個核取方塊,以對多個專案執行動作。

  2. 在功能區上的 [專案] 索引標籤上,視需要按一下 [編輯專案] 或 [刪除專案]。

在許多類型的網站上,系統會為您建立一些清單。 這些預設清單範圍從討論區移至行事曆清單。 如果您有許可權,您也可以從多種類型的清單範本建立清單,這些範本提供結構和設定以提供良好的開始。

建立清單

  1. 若要建立清單,請按一下 [網站動作] 功能表上的 [ [網站動作] 功能表 ],然後按一下 [其他建立選項]。

    附註: 如果您沒有看到 [網站動作] 功能表,或沒有出現 [建立] 的選項,可能是您沒有建立清單的許可權。

  2. 在 [建立] 頁面上,按一下您要建立的清單類型。 例如,連結

  3. 輸入清單的名稱、完成您想要完成的任何其他欄位,然後按一下 [建立]。

文件庫是網站上的一個位置,您可以在其中建立、收集、更新及管理團隊成員的檔案。 每個文件庫都會顯示檔案的清單及檔案的重要資訊,這可協助使用者使用檔案共同作業。

您可以從網頁瀏覽器上傳檔案到文件庫中,將檔案新增至文件庫。 將檔案新增至文件庫之後,具有適當許可權的其他人可以看到該檔案。 如果您已在新增檔案時查看文件庫,您可能需要重新整理瀏覽器,以查看新檔案。

如果您使用的程式與 SharePoint Server 相容,您可以在使用文件庫時根據範本建立新的檔案。 您也可以從其他程式(例如 [SharePoint Workspace] 或 [Microsoft Word])將檔案儲存至文件庫。

在文件庫中新增檔案

  1. 在您要新增檔案的文件庫中,按一下功能區上的 [] 索引標籤。

  2. 按一下[上傳檔]。

  3. 流覽至檔,然後按一下[確定]

提示: 如果您使用的程式與 SharePoint Server 2010 相容(例如 Microsoft Word 2010),您可以將檔從 Windows Explorer 拖放到 [上傳檔] 對話方塊中。

編輯或刪除文件庫中的檔案

  1. 指向檔案,然後選取檔案旁邊顯示的核取方塊。

  2. 在功能區上的 [] 索引標籤上,視需要按一下 [編輯檔] 或 [刪除檔]。

當您建立許多類型的網站時,系統會為您建立預設的文件庫(稱為 [共用檔])。 [共用文件] 是一種文件庫,您可以用來儲存數種類型的檔。 如果您有管理清單的許可權,您可以建立更多文件庫(例如儲存影像的圖片庫)。

建立文件庫

  1. 若要建立文件庫,請按一下 [網站動作] 功能表上的 [ [網站動作] 功能表 ],然後按一下 [新增文件庫]。

    附註: 如果您沒有看到 [網站動作] 功能表,或沒有出現 [建立] 選項,可能是因為您沒有建立文件庫的許可權。

  2. 輸入文件庫的名稱,完成您想要完成的任何其他欄位,然後按一下 [建立]。

若要查看您可以建立的其他文件庫類型,請按一下 [網站動作],然後按一下 [其他建立選項]。 指向 [文件庫] 選項,即可查看該文件庫的描述。

建立另一種類型的文件庫

  1. 若要建立文件庫,請按一下 [網站動作] 功能表上的 [ [網站動作] 功能表 ],然後按一下 [更多選項]。

    附註: 如果您沒有看到 [網站動作] 功能表,或沒有出現 [建立] 選項,可能是因為您沒有建立文件庫的許可權。

  2. 指向 [文件庫] 選項,即可查看該文件庫的描述。

  3. 輸入文件庫的名稱,完成您想要完成的任何其他欄位,然後按一下 [建立]。

    若要設定選項(例如文件庫是否出現在 [快速啟動] 上),請按一下 [其他選項],再按一下 [建立]。

刪除文件庫

  1. 按一下 [快速啟動] 上的文件庫名稱,或按一下 [網站動作] [網站動作] 功能表 ,按一下 [查看所有網站內容],然後在適當的 [文件庫] 區段底下,按一下文件庫的名稱。

  2. 執行下列其中一項操作:

    • 若是圖片庫,請在 [設定] 功能表上 設定功能表 ,按一下 [<文件庫類型> 文件庫設定]。

    • 對於其他文件庫,請按一下 [文件庫工具] 底下的 [文檔] 索引標籤,然後按一下 [設定] 群組中的 [文檔庫設定]

  3. 按一下 [許可權與管理] 底下的 [刪除此 <文件庫類型]> 文件庫]。

  4. 當系統提示您確認刪除時,如果您確定要刪除文件庫,請按一下[確定]

網站與頁面

網站可以提供一般用途,例如儲存排程、準則、檔案,以及您的小組經常參考的其他資訊。 或者,網站可能會有更具體的用途,例如追蹤會議或主持博客,而貴組織的成員通常張貼新聞和想法。

部落格網站

貴組織可以使用頁面、子網站和最上層網站,將網站內容劃分成不同的、可單獨管理的網站。 例如,貴組織中的每個部門都可能有自己的小組網站,而該網站是較大型的入口網站的一部分。

您可以新增清單和文件庫,將內容新增至網站。 如果您有許可權,您也可以將頁面新增至您的網站。 您可以考慮新增網頁元件頁面,讓您使用網頁元件快速新增動態內容。

如果您需要建立新網站,您可以從多種類型的網站範本中選擇,讓您開始建立新網站。 您是否可以建立網站和子網站,取決於組織如何設定其網站及其建立許可權。 如需貴組織如何管理網站許可權的詳細資訊,請參閱您的網站擁有者或系統管理員。

建立網站

  1. 若要建立網站,請按一下 [網站動作] 功能表 [網站動作] 功能表 ,然後按一下 [新增網站]。

    附註: 如果您沒有看到 [網站動作] 功能表,或沒有出現 [建立] 選項,則您可能沒有建立網站的許可權。

  2. 輸入網站的標題URL 名稱

  3. 在 [範本選擇] 底下,選取網站範本。

  4. 選擇您想要的任何其他選項,然後按一下 [建立]。

建立頁面

附註: 根據您所使用的網站類型、是否啟用發佈功能,以及發佈頁面是否需要核准,建立頁面的步驟會有所不同。

  1. 若要建立頁面,請按一下 [網站動作] 功能表上的 [ [網站動作] 功能表 ],然後按一下 [新增頁面]。

    附註: 如果您沒有看到 [網站動作] 功能表,或沒有出現 [建立] 的選項,可能是因為您沒有建立頁面的許可權。

  2. 輸入頁面的名稱,然後按一下 [建立]。

  3. 在您建立的新頁面上,執行下列其中一項或多項操作:

    • 若要新增文字,請在文字方塊中輸入或複製文字。

    • 若要設定文字格式,請按一下功能區上的 [文字格式] 索引標籤,然後選取一個按鈕。

    • 若要插入網頁元件或現有的清單,請按一下 [插入] 索引標籤,按一下適當的按鈕,選取您想要的網頁元件或清單,然後按一下 [新增]。

    • 若要插入新清單,請按一下 [插入] 索引標籤,輸入清單標題,按一下清單類型加以選取,然後按一下[確定]

  4. 當您完成頁面編輯時,請按一下功能區上的 [儲存]。

編輯頁面

  1. 若要編輯頁面,請按一下功能區上的 [編輯] 按鈕。

    附註: 如果您沒有看到 [編輯] 按鈕,可能是因為您沒有編輯頁面的許可權。

  2. 執行下列其中一或多個動作:

    • 若要新增文字,請在文字方塊中輸入或複製文字。

    • 若要設定文字格式,請按一下功能區上的 [文字格式] 索引標籤,然後選取一個按鈕。

    • 若要插入網頁元件或現有的清單,請按一下 [插入] 索引標籤,按一下適當的按鈕,選取您想要的網頁元件或清單,然後按一下 [新增]。

    • 若要插入新清單,請按一下 [插入] 索引標籤,輸入清單標題,按一下清單類型加以選取,然後按一下[確定]

  3. 當您完成頁面編輯時,請按一下功能區上的 [儲存]。

管理和使用網站內容

為了協助您的小組更有效率,您可以使用數種方式來管理及延伸清單、文件庫及網站中的內容。 某些功能可協助您的小組使用資訊來更有效率地尋找及運作。 其他功能可協助您管理資訊的存取權。

流覽至內容

瀏覽元素能協助使用者瀏覽所需內容。 您可以自訂的瀏覽項目包括上方連結列以及 [快速啟動]。

您可以使用每份清單或文件庫的設定頁面,選擇要顯示在 [快速啟動] 上的清單與文件庫。 此外,您還可以變更連結順序、新增或刪除連結,以及新增區段到組織連結所在的區段,或從中刪除區段。 例如,如果 [清單] 區段中有太多清單,您可以在工作清單中新增一節,您可以在其中包含工作清單的連結。 您可以在與 SharePoint Server 2010 相容的瀏覽器內,從 [快速啟動] 中進行所有這些變更。 您甚至可以新增連結至網站外的頁面。

QuickLaunch

上方連結列會在網站的每個頁面上方顯示一列索引標籤,讓網站的使用者能夠連結到網站集合中的其他網站。 當您建立新的網站時,可以選擇是否要將該網站包含在上層網站的上方連結列中,以及是否要使用上層網站的上方連結列。

上方連結列

如果您的網站使用的是唯一的上方連結列,您可以自訂顯示在網站上方連結列的連結。 在上層網站中建立的任何網站,也可顯示在上方連結列上,前提是網站已設定為繼承上層網站的上方連結列。 您也可以在網站集合外加入其他網站的連結。

管理內容的存取權

網站擁有者或系統管理員可以將許可權等級授與使用者,以及包含使用者的 SharePoint 群組。 您可以將許可權套用至網站、網站上的清單和文件庫,以及清單和文件庫中的專案。

您可以針對不同的物件指派不同的許可權等級,例如特定網站、清單、文件庫、清單或文件庫、清單專案或檔中的資料夾。

整理清單和文件庫

組織清單和文件庫的方式取決於您的群組需求,以及您想要儲存及搜尋資訊的方式。 部分規劃可協助您設定最適合貴組織的結構。

清單和文件庫中的資訊會儲存在欄中,例如 [標題]、[姓氏] 或 [公司]。 您可以透過按一下清單或文件庫中的欄標題,使用欄來排序及篩選您在試算表中的專案。 您也可以使用 [視圖] 來查看清單或文件庫中最重要的專案。

變更清單或文件庫的視圖

  1. 在您要變更視圖的清單或文件庫中,按一下功能區上的 [清單] 或 [文檔] 索引標籤。

  2. 在 [管理檢視] 群組的 [目前視圖] 底下,按一下 [視圖] 清單旁邊的箭號,然後選取一個視圖。

我的工作檢視

如果您需要儲存文件庫中清單專案或檔案的其他相關資訊,您可以新增欄以協助您排序、分組及建立清單的多個視圖。 例如,您可以依到期日排序清單,或依部門名稱將專案分組。

您所建立的欄類型有數個選項,包括單一文字行、選項的下拉式清單、從其他欄計算的數位,或是您網站上人員的名稱和圖片。

建立欄

  1. 在您要新增檔案的清單或文件庫中,按一下功能區上的 [清單] 或 [文檔] 索引標籤。

  2. 按一下 [建立欄]。

  3. 輸入欄的名稱,然後選取欄類型。

  4. 選取任何其他設定,然後按一下[確定]

您也可以使用清單或文件庫中的欄來建立視圖,以協助特定部門找出他們最感興趣的資訊,例如具有最高優先順序的任務,或指派給每個人的專案。 如需建立及修改視圖的相關資訊,請參閱建立、變更或刪除視圖

清單的部分功能可協助您的小組在多個清單或文件庫中高效地建立及管理專案。 例如,您可以建立一欄來提供清單專案的相關資訊,然後在其他清單中共用該專案。 或者,如果您想要讓某個檔案在多個文件庫中可用,您可以輕鬆地將它複製到您網站上的其他文件庫。 如果檔案已變更,您就會收到更新提示。

使用協助工具功能

網站的設計目的是為了讓清單、文件庫及其他功能只能使用擊鍵來完全存取。 更容易存取的模式可讓易於存取之技術的使用者更輕鬆地與功能表和各種控制項互動。 [跳到主要內容連結] 可讓鍵盤使用者略過重複流覽連結至頁面上更有意義的內容。

標題標記的設計目的是為了更好地定義結構,並為使用螢幕閱讀程式的人員改善流覽效果。 上傳至網站的影像允許定義自訂的替代文字。 例如,您可以將自訂替代文字指派給顯示在網站影像網頁元件首頁中的圖像,或指派給您新增至圖片庫的圖片。 若要查看網站,Windows 中的高對比選項可讓視力較差的使用者正常運作。

追蹤版本

您的清單或文件庫可能會設定為追蹤版本,所以如果您犯錯誤並查看變更的版本歷程記錄,就可以還原先前的版本。 追蹤版本時,會儲存專案或檔案的修訂,以及它們的屬性。 這可讓您更好地管理修訂的內容,甚至在目前版本中出現錯誤時,也能還原先前的版本。 當多人共同處理專案,或當資訊在開發和評論的幾個階段中時,版本設定非常有用。

版本歷程記錄

1. 目前已發佈的主要版本會醒目提示,而版本號碼則是一個整數。

2. 屬性或中繼資料變更時,會建立版本。

3. 檔案的第一個版本一直是次要版本號碼0.1。

版本設定適用于所有預設清單類型中的清單專案,包括行事曆、問題追蹤清單及自訂清單,以及可儲存在文件庫中的所有檔案類型(包括網頁元件頁面)。

共同撰寫檔

兩個或多個使用者可以同時編輯 Word 檔或 PowerPoint 簡報。 這項新功能可讓您讀取及寫入儲存在 SharePoint 中的檔案部分。 例如,您可以在 Word 檔中處理一個段落,而同事同時處理同一份檔中的另一個段落。

在變更時保持更新

RSS 提供一種便利的方法,讓您以標準化的格式散佈及接收資訊,包括清單和文件庫的更新。 標準 XML 檔案格式可讓許多不同的程式能夠查看資訊。 您也可以透過設定通知來訂閱清單和文件庫,讓您知道內容何時變更。

小組可以使用其摘要來為訂閱其摘要的小組成員自訂其內容,並提供連結回到他們的網站上。 RSS 摘要是追蹤小組進度和專案更新的簡單方式。 您不需要流覽多個小組網站,而是自動收到來自這些網站的最新新聞或更新。

管理工作流程

工作流程可協助人員在檔上進行共同作業,並在網站中的檔和專案上執行特定的商務程式來管理專案工作。 工作流程可協助組織遵循一致的商業程式。 工作流程也可以管理特定業務程式中所涉及的工作和步驟,改善組織的效率與生產力。 如此一來,執行這些工作的人員就能專心執行工作,不用分心管理工作流程。

工作流程可以管理及追蹤與常見商務流程相關的人力工作,例如專案核准或文件檢閱,因此有效縮減協調此類流程所需的成本與時間。 例如,組織可以使用預先定義的「核准」工作流程,或是建立及部署自訂工作流程來管理其他商務程式。

使用內容類型

您的清單或文件庫可能支援多種內容類型。 內容類型可讓組織更有效率地組織、管理及處理大量內容。 如果您的清單或文件庫已設定為允許多種內容類型,您可以從貴組織使用的選項清單中新增內容類型,例如行銷簡報合同

將內容類型新增至清單或文件庫之後,就能讓該清單或文件庫包含該類型的專案。 然後,使用者可以使用該清單或文件庫中的 [新增專案] 按鈕,來建立該類型的新專案。

清單和文件庫內容類型的主要優點之一,就是使單一清單或文件庫能包含多個專案類型或檔案類型,每一個都可能有唯一的中繼資料、原則或行為。 如需使用內容類型的詳細資訊,請參閱內容類型與內容類型發佈簡介

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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