Plan the content for your SharePoint site

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When a site's content is logically organized and easy-to-find, it's easier to maintain and manage, and site users are more productive. As a site collection admin or a site owner, you might want to plan out your site strategy before creating your site. In this article, we explore:

您需要何種網站?

Depending on the size or your organization and the scope of content that you plan to have on your site, you may want to create subsites under your main site to organize content. For more information on how to create sites, see Create a site.

網站階層圖

There are many possible ways you can choose to organize subsites. Some examples are:

  • 依小組或部門

  • 依內容類別

  • 依專案

  • 依客戶

  • 依權限等級或機密性 (例如,如有資訊需要加以限制,可以將這些資訊獨立存放在特定的網站上)

在開始建立網站前,請先花時間思考您所需要的網站數量,以及這些網站的組織方式。您可能會發現,建立網站階層圖表有助於整理您的規劃。您可以在紙上或白板上概略地畫出圖表草圖,但您也可以利用 Microsoft Word 或 Microsoft PowerPoint 提供的其中一種 SmartArt 階層圖形,來建立較為正式的圖表。您可以將此圖表加以儲存及隨時參照,也可在一段時間之後加以修改。

此外,請思考每個網站的用途或功能。這可以幫助您決定要使用何種網站範本建立新的網站。SharePoint Online 提供各式各樣的網站範本,讓您在建立新網站時選用。選取專為特定用途而設計的網站範本,可以讓使用者在工作上取得先機。例如,若要建立網站,讓小組成員可以定期分享有趣的新聞或想法,可以選取專為這類交流而設計的部落格網站範本。

Some examples of site templates included in SharePoint are:

  • 小組網站

  • 部落格

  • 專案網站

  • 社群網站

For more information on site templates, see Using templates to create different kinds of SharePoint sites.

將在網站放置何種內容?

仔細思考您要的網站類型與數量之後,接下來就是規劃網站所要儲存的內容。內容規劃的目的在決定:

  • What kinds of lists, libraries, or pages you want to create on sites to organize content    Libraries can be used to store documents and other files, while lists can be useful for tracking tasks or issues. Pages are individual items within a site where you can display content, apps, links, and more.

  • What kinds of apps you want to include    SharePoint Online includes built-in apps such as document libraries and lists, but you can also create your own apps or buy apps from third-parties in the SharePoint Store.

  • Whether you want to create content types     Content types help you customize how you handle and track specific kinds of content.

貴組織可能會想要集中執行這類規劃,特別是內容類型的部分;但您也可以鼓勵個別的網站擁有者執行這類的規劃,以自訂其所負責的網站。

您要新增何種應用程式?

除了思考內容類型以外,可能也要思考將儲存在網站上的其他類型資訊,或組織中人員想要使用網站來管理的工作類型。這可以幫助您規劃您想加入網站來使用的各種應用程式。假設,您知道自己需要一個地方來儲存文件,那麼您可能會希望增加一個文件庫。如果您知道自己想要追蹤重要日期,那麼您可能需要一個行事曆。

您不必一次就把所有需要的應用程式全部加入。商務需求與時俱進,網站擁有人可以配合這些變遷來新增和移除新的應用程式。但是,及早規劃您自訂網站內容的方式,絕對能協助您確保使用者能立即使用網站。

SharePoint Online 含有適用於文件儲存與管理、專案管理與追蹤及通訊等各種商業用途的內建應用程式。您可以針對這些類型的應用程式,在網站上新增多個執行個體。您也可以向 SharePoint 市集購買協力廠商應用程式,然後將它們新增至網站。

如需詳細資訊,請參閱在網站上新增應用程式,以及從 SharePoint 市集購買應用程式

是否需要定義內容類型?

內容類型可以讓網站使用者在清單或文件庫中使用 [新增項目][新增文件] 命令,快速建立特殊類型的內容。網站擁有者可以藉由內容類型確認各網站內容的一致性,因此十分實用。內容類型也可讓單一清單或文件庫包含多種項目類型或文件類型。當網站擁有者在設定網站、清單或文件庫的內容類型時,可以預先設定內容的特定詳細資料。

網站擁有者可以定義清單項目、文件或資料夾的內容類型。

只要有任何內容符合下列準則,即可為其定義內容類型:

當下列情況成立時:

下列幾種情況下可以使用內容類型:

您有標準化格式或用途的特定類型文件,必須在整個組織中保持統一。

在小組網站層級設定這些文件類型的網站內容,讓小組網站上的所有子網站皆可使用這些網站內容。如此一來,貴組織中所有的使用者皆會以統一的方式建立文件。

您有所有人員都必須在特定文件類型中使用的特定範本。

將這些文件範本新增到相關的內容類型,讓所有使用此內容類型所建立的新文件皆採用此範本。

您要追蹤特定文件或項目類型中的某組標準資訊。

只要將欄新增至內容類型,即可追蹤此資訊。其中如有特別重要的資訊,可以將這些欄指定為必要。您可以在設定內容類型時,為特定欄提供預設值。

已經定義了商務流程,處理或檢閱特定類型的文件一定要遵循。

您可以考慮針對特定內容類型設定工作流程。工作流程可以協助您管理商務程序,如文件檢閱或核准。

在確認需要定義內容類型的內容之後,應思考定義內容類型的位置。如果您在小組網站層級定義網站內容類型,在您小組網站所有子網站內的清單和文件庫中,這些內容類型可以更大範圍地供重複使用。各網站的擁有者也可定義其網站的內容類型,但只有該網站及其下網站的清單與文件庫才可使用這些內容類型。

建立試算表或表格來擷取您定義內容類型時所要包含的資訊,可能會對您很有幫助。例如,您可以從建立基本項目 (如下面的表格) 開始,然後修改該項目以包含可能要追蹤的其他任何有用資訊,例如要使用內容類型的網站或小組:

新內容類型

上層內容類型

文件範本

工作流程

指定要建立的內容類型名稱。

指定要從其建立內容類型的上層內容類型。

列出要加入內容類型的新欄或現有欄。

指定是否有文件範本要與內容類型關聯。

指定是否有任何工作流程要與內容類型關聯。

如需使用內容類型的詳細資訊,請參閱建立或自訂內容類型

您的使用者將如何找到及存取內容?

您可以思考網站使用者會如何尋找及使用 SharePoint Online 網站上的內容。此項規劃可以協助您決定小組網站及其子網站之導覽與搜尋的設定方式。

在全域導覽中要包含何種網站?

若要規劃導覽,可以嘗試建立網站階層中的網站圖表。您若已在規劃網站時建立圖表,可以從該圖表開始進行編修。其應包含小組網站內的所有子網站。您也可以將小組網站及其子網站上的重要清單或文件庫併入其中。當網站使用者從小組網站的首頁開始尋找時,此圖表將可協助您迅速地確認使用者可能要尋找的重要目的地。

網站的上方導覽會提供所謂的全域導覽。

Top links with one selected.

每個網站預設會使用自己的上方導覽,但您也可讓網站繼承上層網站的上方導覽,以統一所有網站上的導覽經驗。您可以設定上方導覽中所顯示的網站, 您也可以包含您所需要的其他 URL 連結,以將外部資源的連結整合到網站導覽中。如需自訂上方導覽的詳細資訊,請參閱自訂小組網站上的導覽

您的小組網站如有許多子網站,您一方面可能不會想要將所有的網站連結顯示在上方連結列內,以避免使用者眼花撩亂, 但另一方面也不希望因此而埋沒了重要的網站或內容。此時即可使用網站階層圖表,找出要顯示在全域導覽中的重要網站。

使用者將如何在網站內進行導覽?

除了上方導覽之外,網站也會在頁面左側顯示一個名為 [快速啟動] 的導覽元素。

[快速啟動] 通常會顯示目前網站的相關連結,並可用於強調最重要的內容。當您建立新的清單或文件庫時,在 [快速啟動] 的 [最近] 中會自動出現新的連結。[最近] 區段中只會出現五個最新連結。

[快速啟動] 上的 [最近] 連結會顯示最近建立的頁面、清單和文件庫

You can customize the Quick Launch to add or remove links to the lists and libraries on the site. You can also group links under custom headings. If you choose to have all subsites inherit the global navigation, then it will be important for Site Owners to customize the navigation on the Quick Launch because it will be the primary way users will find content within a site when they visit it. If you decide not to have subsites inherit global navigation from the Team Site, then users will be able to use both the top link bar and the Quick Launch on a subsite to find the content within it. For more information about editing the links on the Quick Launch, see Customize the navigation on your team site.

Top of Page

規劃搜尋時的注意事項

讓使用者不費吹灰之力地找到所需的資訊,將能夠提升使用者使用 SharePoint Online 的意願。您可以使用內容類型等內容功能,或是在清單和文件庫加上中繼資料欄,讓使用者更容易地透過搜尋,找到所需的內容。

網站集合管理員和網站管理員可以執行數個設定,為使用者自訂搜尋體驗。

若要執行這項作業:

請參閱以下主題:

自訂影響搜尋結果的樣式和設定,您可以自訂搜尋中心頁面所用的搜尋中心和網頁組件。

管理 SharePoint Online 的搜尋中心

建立查詢規則,改善搜尋回應使用者意圖的方式。

管理查詢規則

自訂搜尋的結果來源。

管理結果來源

檢視、建立或變更 Managed 屬性,或將編目的屬性對應至 Managed 屬性。

管理 SharePoint Online 的搜尋結構描述

在網站之間,匯出與匯入自訂搜尋設定的設定。您匯出和匯入的設定包括所有自訂的查詢規則、結果來源、結果類型、排名模型及網站搜尋設定。

匯出及匯入自訂的搜尋設定

如何在搜尋中使用內容

The search service is scheduled to crawl SharePoint Online content every five minutes. After an item is added to a SharePoint Online site, there will be a period of time before it is indexed and returned in search results. This amount of time varies based on current user activities. Tasks like site migration, upgrade, and maintenance increase the load on the indexing pipeline. New content items should typically display in search results within an hour.

使用者需要對內容執行何種作業?

您可以針對網站使用者需要如何使用內容提出幾個基本問題,藉此判斷您該如何設定特定的網站、清單或文件庫,以及網站使用者可能需要使用哪些特定的功能。

要探索的問題:

內容設定的考量:

是否需要追蹤特定文件類型或清單項目的版本?

  • 考慮在這些清單或文件庫啟用版本設定。

  • 考慮要求文件或項目先取出,再進行修改。

網站使用者是否需要同時在特定類型文件上工作或共同作業的功能?

  • 考慮啟用相關文件庫的共同撰寫功能,以促進共同作業。

特定類型的內容是否需要先經過核准,再廣泛提供使用?

  • 考慮啟用文件庫的內容核准,或使用工作流程以管理核准。

某些類型的文件是否受制於特定商務流程或人力工作流程?

  • 考慮為套用至這些文件的內容類型,或是為將存放這些文件的文件庫,建立或設定工作流程。

您會使用清單來驅動或管理流程嗎?

  • 考慮為議題追蹤和管理等流程建立或設定清單工作流程。

網站上是否有必須限制一般存取的機密內容?

  • 考慮建立以唯一權限設定的特定網站或文件庫,用來儲存機密性內容。

  • 如果有限制存取內容的最低需求,可考慮項目層級權限。

  • 考慮使用選取目標對象以顯示不同的內容給不同的使用者。

  • 考慮特定清單或文件庫是否需要排除於搜尋索引之外。

使用者會需要接收內容變更的更新嗎?

  • 考慮為主要清單和文件庫啟用 RSS。

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