PC 版 Outlook 中建立連絡人群組或通訊群組清單

PC 版 Outlook 中建立連絡人群組或通訊群組清單

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傳送電子郵件給多人使用連絡人群組 (之前稱為 「 通訊群組清單 」),專案小組、 委員會或甚至只朋友的群組,而不必將每個名稱新增至 [收件者]、 [副本] 或 [密件副本] 行個別。

如需有關 Mac 版連絡人群組的資訊,請參閱在 Mac 版 Outlook 中建立連絡人群組

  1. 在瀏覽列上按一下 [人員]。

    附註: 您可以在其中一個導覽列上的兩個位置中找到人員

    如果您使用的精簡的導覽列,請按一下 [人員] 圖示。

    選取 [人員] 圖示,查看您的連絡人。

    如果您使用展開的導覽列,請按一下 [word 的 [人員]。

    選取 [人員],檢視您的連絡人]。
  2. [我的連絡人] 底下選取您要儲存連絡人群組的資料夾。通常,您將選取的連絡人

  3. 在功能區中,選取 [新增連絡人群組

  4. 為您的連絡人群組名稱。

  5. 按一下 [新增成員],然後從通訊錄或連絡人清單中新增人員。

    新增成員至新的群組

    附註: 若要新增不是您的通訊錄連絡人的人,請選取新的電子郵件連絡人

  6. 按一下 [儲存並關閉]。

    若要了解如何使用新的連絡人群組,請參閱將電子郵件訊息傳送至連絡人群組

如果您總是發送電子郵件給同一個人員群組,則可使用先前傳送給他們的電子郵件建立包含所有收件者的連絡人群組 (之前稱為通訊群組清單)。這樣下次要跟這些人連絡或排定會議時,就可以將連絡人群組新增至郵件的 [收件者] 行,而無須個別新增每個人員。

  1. 開啟傳送給要併入連絡人群組之人員的電子郵件。

  2. 在 [收件者] 或 [副本] 方塊中,使用滑鼠醒目提示所有名稱。

    選取電子郵件訊息中的人員

  3. 以滑鼠右鍵按一下您的選取範圍,然後按一下 [複製] 或按 Ctrl+C。

  4. Outlook 主視窗中 (不在已開啟的電子郵件訊息) 中,按一下 [導覽列上的 [人員

    按一下 [連絡人]

  5. 按一下 [新增連絡人群組]。

    在 [常用] 索引標籤上,按一下 [新增連絡人群組]

  6. 鍵入連絡人群組的名稱,例如特殊專案

  7. 按一下 [新增成員] > [從 Outlook 連絡人]。

    從 Outlook 連絡人新增成員

  8. 在開啟的視窗中,以滑鼠右鍵按一下 [成員] 方塊內部,然後按一下 [貼上],或是按 Ctrl+V。

  9. 按一下 [確定]。

    電子郵件中的人員會顯示成連絡人群組的成員清單。

    新的連絡人群組現在應該會包含人員

  10. 按一下 [儲存並關閉]。

連絡人清單中會顯示連絡人群組及個別人員。在 [清單] 檢視中,您可以依據名稱左側顯示的圖示辨別差異。個別連絡人是使用卡片圖示,而連絡人群組則是使用人員圖示。

人員圖示表示連絡人群組,卡片圖示表示個人

最後,您稍後隨時可以在連絡人群組新增人員移除人員

如果您在 Excel 試算表儲存了許多商務連絡人或個人連絡人,您可以將它們直接匯入到 Outlook。

然後,您可以建立使用匯入的連絡人資訊的連絡人群組 (先前稱為 「 通訊群組清單 」)。

很抱歉,您無法匯入的連絡人清單從 Excel 直接通訊群組清單,但您可以匯入連絡人] 資料夾中的連絡人,然後使用上方的指示來建立這些連絡人的通訊群組清單。

從 Excel 匯入連絡人的相關資訊,請參閱將連絡人匯入至 Outlook

另請參閱

將人員新增至連絡人群組

變更瀏覽列顯示的檢視

建立連絡人群組

  • 建立連絡人群組以新名稱,或從通訊錄新增名稱   

    1. 在 [連絡人] 的 [常用] 索引標籤中,按一下 [新增] 群組中的 [新增連絡人群組]。

      功能區上的 [新增連絡人群組] 命令

    2. 在 [名稱] 方塊中,輸入連絡人群組的名稱。

    3. 在 [連絡人群組] 索引標籤中,按一下 [成員] 群組中的 [新增成員],然後按一下 [從 Outlook 連絡人選取]、[從通訊錄] 或 [新增電子郵件連絡人]。

    4. 如果您要新增新電子郵件連絡人,請在 [新增成員] 對話方塊中輸入該連絡人的資訊。

      如果您要從 Outlook 連絡人或通訊錄中新增成員,請執行以下工作:

      1. 在 [通訊錄] 下拉式清單中,針對您要加入連絡人群組的電子郵件地址,按一下所屬的通訊錄。

      2. 從名稱清單中按一下所需的連絡人,然後按一下 [成員]。您可以將不同通訊錄的名稱加到同一個連絡人群組中。

    5. 針對您要加進連絡人群組的每位人員重複此動作,然後按一下 [確定]。

      連絡人群組會以您命名的名稱儲存在 [連絡人] 資料夾中。

  • 從電子郵件訊息中複製名稱來建立連絡人群組    

    1. 在您要複製名稱的郵件中,按一下 [收件者] 或 [密件副本] 方塊中的名稱。

    2. 以滑鼠右鍵按一下您的選取項目,然後按一下 [複製]。

    3. 在 [郵件] 中的 [常用] 索引標籤中,按一下 [新增] 群組中的 [新增項目],然後按一下 [更多項目],再按一下 [連絡人群組]。

    4. 在 [名稱] 方塊中,輸入連絡人群組的名稱。

    5. 在 [連絡人群組] 索引標籤中的 [成員] 群組中,按一下 [新增成員],然後按一下 [從 Outlook 連絡人] 或 [從通訊錄]。

    6. 在 [選取成員] 對話方塊的底部,以滑鼠右鍵按一下 [成員] 方塊,然後按一下 [貼上]。

附註:  不是您通訊錄中的成員也可以加進連絡人群組中。在您從原始電子郵件訊息中複製並貼上時,成員的姓名和電子郵件地址就一併包含在其中。

您收到一封郵件,並想要使用信中的連絡人群組,您就可以將這個群組儲存到您的 [連絡人] 中。

  1. 開啟包含連絡人群組的郵件。

  2. 在 [收件者] 或 [密件副本] 方塊中,以滑鼠右鍵按一下該連絡人群組,然後按一下 [新增至 Outlook 連絡人]。

另請參閱

與其他人共用連絡人資料夾

建立通訊群組清單

根據預設,通訊群組清單會儲存在您的 [連絡人] 資料夾中。如果您使用的是 Microsoft Exchange 帳戶,您的全域通訊清單可能包含全域通訊群組清單,這份清單可供同個網路上的所有使用者使用。只有您才能使用在 [連絡人] 資料夾中建立的個人通訊群組清單,但您可以共用這些清單以傳送給其他人

通訊群組清單中可以加入多少名稱?

您可在通訊群組清單中加入的名稱數上限,需視連絡人檔案 (每位連絡人) 的大小而定。雖然沒有硬性規定,但一般來說,通訊群組清單可包含 50-70 個名稱和電子郵件地址。就最低連絡人檔案大小來說,電子郵件地址的數量上限大約是 125 個,而且可以包含其他通訊群組清單。

如需詳細資訊,請參閱通訊群組清單大小上限的知識庫文章

請執行下列其中一項操作:

  • 使用通訊錄中的名稱建立通訊群組清單    

    1. 在 [檔案] 功能表中指向 [新增],再按一下 [通訊群組清單]。

    2. 在 [名稱] 方塊中,為您的通訊群組清單命名 (像是「政治圈的朋友」)。

    3. 在 [通訊群組清單] 索引標籤上,按一下 [選取成員]。

    4. 在 [通訊錄] 下拉式清單中,針對您要加入通訊群組清單的電子郵件地址,按一下所屬的通訊錄。

      通訊錄清單

    5. 在 [搜尋] 方塊中,輸入您要加入的名稱。當您要搜尋的名稱顯示在下方的清單中時,請按一下 [成員]。

    6. 針對您要加進通訊群組清單的每位人員重複此動作,然後按一下 [確定]。

      如果您要新增較長的通訊群組清單說明,請在 [通訊群組清單] 索引標籤上按一下 [備註],然後輸入文字。

      通訊群組清單會以您命名的名稱儲存在 [連絡人] 資料夾中。

  • 從電子郵件訊息中複製名稱來建立通訊群組清單    

    1. 在您要複製名稱的郵件中,選取 [收件者] 或 [密件副本] 方塊中的名稱。

    2. 以滑鼠右鍵按一下您選取的項目,然後按一下捷徑功能表上的 [複製]。

    3. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後在 [建立新的 Outlook 項目] 底下按一下 [通訊群組清單]。

    4. 在 [通訊群組清單] 索引標籤上,按一下 [成員] 群組中的 [選取成員]。

    5. 在 [選取成員] 對話方塊的底部,以滑鼠右鍵按一下 [成員] 方塊,再按一下滑鼠右鍵,然後按一下捷徑功能表上的 [貼上]。

      附註: 不在您通訊錄中的成員也可以加入通訊群組清單中。在您從原始電子郵件訊息中複製並貼上時,成員的姓名和電子郵件地址就一併包含在其中。

    6. 按一下 [確定]。

    7. 在 [名稱] 方塊中,輸入通訊群組清單的名稱。

    8. 在 [通訊群組清單] 索引標籤上,按一下 [動作] 群組中的 [儲存並關閉]。

根據預設,通訊群組清單會儲存在您的 [連絡人] 資料夾中。當您收到其他人寄來的通訊群組清單時,您可以將這份清單儲存到連絡人中。

  1. 開啟包含通訊群組清單的郵件。

  2. 在郵件標題中,以滑鼠右鍵按一下通訊群組清單,然後按一下捷徑功能表上的 [新增至 Outlook 連絡人]。

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