Outlook Web App 的收件匣規則

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規則就是動作Outlook Web App ,對內送或外寄郵件自動執行。 例如,您可以建立規則以自動將傳送給您為特定的資料夾,其成員的群組的所有電子郵件移動或刪除主旨中的所有郵件的 [立即購買]。

如果您想要在 Outlook 桌面程式中建立及管理收件匣規則,請參閱使用規則管理電子郵件

本文適用於 Outlook Web App,該 App 是由管理運行 Exchange Server 2013 或 2010 之電子郵件伺服器的組織使用。如果您是使用 Office 365 或 Exchange Server 2016,您的電子郵件程式是 Outlook 網頁版。如需 Outlook 網頁版的說明,請參閱取得 Outlook 網頁版的說明

  1. 在網頁瀏覽器中,使用貴組織的電子郵件管理人員所提供的 URL 登入 Outlook Web App。輸入您的使用者名稱和密碼,然後選取 [登入]。

  2. 在頁面頂端選取 設定 > 選項

  3. 在 [選項] 中,選取 [組織電子郵件>收件匣規則

[收件匣規則] 頁面會顯示所有收件匣規則的概觀。您可在此檢閱規則的內容、開啟或關閉規則、建立新規則、編輯現有規則或刪除不再需要的規則。

項目

描述

使用此選項建立新的收件匣規則。

編輯 編輯

醒目提示規則,並選取要檢視或編輯規則的詳細資料。

捨棄 刪除

醒目提示規則,然後再選取 [刪除] 以將其刪除。

上移 上移

使用此選項將清單中的已選取規則上移。規則的處理順序為由上到下。

下移 下移

使用此選項將清單中的已選取規則下移。

重新整理 重新整理

使用此選項重新整理規則清單。

開啟

使用規則旁的此核取方塊將其開啟 (已核取方塊) 或關閉 (未核取方塊)。

規則

規則的名稱

若要建立新的空白規則,使用 [收件匣規則] 頁面,選擇 [ ]。

新規則視窗含有三個區段:

區段

描述

名稱

當郵件到達時:

為這個規則命名

使用此方塊為您的規則選取準則。使用向下鍵檢視和選取您要使用的準則。

如果該準則含有其他選項,請在顯示的視窗中輸入這些項目。

請執行下列動作:

使用此方塊選取當有符合您所選取準則的郵件到達時,要執行的動作。

更多選項

使用 [更多選項] 以:

  • 新增其他條件或動作至規則。

  • 選取 [新增例外] 將例外新增至規則。

  • 開啟或關閉選項以停止處理更多規則。根據預設,停止處理更多規則的選項會開啟。在開啟此選項的狀況下,當抵達的郵件符合多個規則的準則時,則只會套用第一個規則。若無此設定,就會對郵件套用符合該準則的所有規則。

    例如,若未選取 [停止處理其他規則] 時,如果您已設定一個規則,將傳送給公用群組的所有郵件移至特定資料夾,並設定另一個規則,將來自您經理的所有郵件移至另一個資料夾,則當您的經理傳送一封郵件給該群組時,這兩個資料夾中都會有該郵件的複本。如果您只要套用「移動來自您經理的郵件」的規則時,請在清單中將此規則設為優先於「移動傳送給該群組的郵件」的規則,然後編輯第一個規則以新增可停止處理更多規則的選項。

  • 建立規則的自訂名稱。

您可編輯任何規則,方法是將其選取後選擇 編輯 編輯以開啟規則,以便變更規則的條件和動作。

如果您不再需要的規則,您可以加以選取,然後選取 [ 捨棄 刪除] 以將其移除。如果您只是要關閉時的規則,移除規則旁的核取記號。

  • 當您在Outlook Web App中建立新的規則時,您可能會收到警告,在Outlook中建立及目前已停用的一些規則將會刪除。刪除這些規則前,您可能要登入您的帳戶使用Outlook核取 [若要查看您是否要將這些規則。開啟任何您想要保留的規則。

  • 規則執行從上到下,在 [規則] 視窗中顯示的順序。若要變更規則的順序,選取您想要移動的規則,然後選取 上移 向上或向下箭號,將規則移至您要在清單中的位置 下移

  • 某些類型的郵件不會觸發收件匣規則,包括:

    • 送達狀態通知,包括未送達報告和系統訊息。

    • 讀取由電子郵件用戶端產生的讀取回條或送達回條。

    • 部分自動回覆 (不在辦公室) 訊息。

  • 您不需要使用 [收件匣規則] 索引標籤即可建立規則。也可以直接從信件建立規則。若要直接從郵件建立規則:

    • 以滑鼠右鍵按一下郵件清單窗格中的郵件,然後選取 [建立規則]

    • 或是在檢視讀取窗格中的郵件時,選取延伸功能表 延伸功能表 ,然後從功能表選取 [建立規則]

  • 您建立的每個規則會佔用信箱隱藏區段中的空間。此區段的上限為 64 KB。規則使用的實際空間量取決於幾項因素,例如名稱的長度以及您所套用的條件數目。當您到達 64 KB 的限制時,系統會警告您無法建立更多規則。如果發生此情況,您將必須先刪除或簡化一些現有規則,才能建立其他規則。以下是幾種可減少規則使用空間量的方法:

    • 刪除您不再需要的規則。

    • 縮短規則的名稱。

    • 合併執行相同動作的一或多項規則。

    • 移除規則的準則。

  • 當您建立的轉寄規則時,您可以新增要轉寄給多個地址。您可以將它轉寄給的地址數目可能會受到限制,視您帳戶的設定而定。如果您新增更多超過允許的位址,就無法運作轉接規則。如果您使用一個以上的地址建立的轉寄規則,測試,以確定其運作方式。

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