Outlook 最佳作法: 撰寫出色的電子郵件

Outlook 最佳作法: 撰寫出色的電子郵件

附註: 我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。 本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。 此為英文文章出處,以供參考。

本文內容

請這麼做

請不要這麼做

如何使用通訊群組清單和連絡人群組 (通訊群組清單)

如何使用內置註解

何時使用密件副本

準備假期

請這麼做

下列規則會協助您的電子郵件看起來更專業,並了解您的郵件內容。

  1. 傳送前先閱讀一次。

  2. 主旨具描述性並以動作為導向。 例如: 「 經理: 請傳送您的面板 Retreat 日期 」 包含這兩個群組與動作的名稱,讓收件者快速判斷必須執行什麼動作。 其他實用的前置詞包含 「 參考資訊: 」 和 「 需採取動作 」。

  3. 如果不是必要動作狀態的項目 您想要在 [主旨] 行上。

  4. 如果交談的主題有變,請變更郵件的主旨。

  5. 所有郵件保持簡短扼要。

  6. 內容組合管理您的訊息,從最重要的到最低。

  7. 請考慮採用粗體重要資訊。

  8. 將動作項目或問題置於另一行,讓它們以突顯內容並吸引注意力。

  9. 粗體的人員名稱時提出問題。 例如: 「又倫: 什麼是 project? 的狀態 」 如果您使用 Outlook 2016 與 Office 365,請考慮使用 @Mentions

  10. 對象您傳送的使用者需要讀取郵件的限制的人數

    • 將需要列入 [副本] 行上的人員。

    • 將需要回應或採取動作] 行上的人員。

  11. 使用 簽章 適當的時候,但保留您的簽章簡單、 簡短、 專業版及儘量的圖形。

  12. 若要立即回應,請不要傳送電子郵件。 而是改打電話或傳送立即訊息。

  13. 如果您是在電子郵件交談具有 10 個以上的郵件上的解決方法不考慮呼叫或設定會議,討論問題。 電子郵件不見得都能有效解決複雜的問題。

  14. 認可需要進一步回應的郵件。 如果您太過忙碌,無法馬上完整答覆,也要讓寄件者知道您正在研究問題,稍後會在特定的時間或日期之前回覆。 標幟郵件以提醒自己稍後再回覆。

  15. 使用高重要性( 在 Outlook 中高重要性] 圖示 )謹慎。

    附註: 即使您已設定延遲的傳送規則,將郵件標記為重要性會立即傳送。

  16. 如果您提出問題,而且有數個人都可能回應,選擇只有一個人而非您的問題傳送至群組。

撰寫好的電子郵件訊息,關鍵是體諒收件者。

待處理:傳送時加上標幟

當您傳送郵件給某人,而且需要對方回應時,請執行下列動作:

  1. 為自己在傳送的標幟

  2. 變更開始 [待處理待辦事項列中已標幟的電子郵件工作的名稱。

  3. 將它標記為「@正在等待」類別。

當這三個步驟,就會知道下一個動作是傳送另一封郵件,或是尋找回應。

提示    提醒自己再傳送一封郵件,通常會比為郵件加上標幟來提醒收件者更加有效。 同樣的,當您在郵件中承諾要做某件事時,請為自己加上標幟,讓 [待辦事項列] 中有一項工作來提醒您。

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請不要這麼做

  1. 不要使用信箋。

  2. 包含您的經理傳送每封郵件。

  3. 不要傳送郵件時生氣。 建議寫好後先儲存在 [草稿] 資料夾,稍後再回頭檢查。

  4. 傳送較長的訊息 (兩個段落以上) 時,不要預期快速回應。

  5. 不是傳送待處理的郵件小於第一封郵件後一天。 如果您沒聽到回及時,請嘗試使用 [電話] 或 [立即訊息。

  6. 使用讀取回條或送達回條,在您所傳送每封郵件。 只有當您不確定收件者是否會收到郵件時才使用。

  7. 不要將旗標或高重要性 在 Outlook 中高重要性] 圖示 附加到您所傳送每封郵件。 收件者會漸漸習慣忽略它。

  8. 不要使用全部大寫。

  9. 不要傳送附件,請改為傳送的連結。

  10. 沒有展開通訊群組清單或連絡人群組。 展開通訊群組清單會難以閱讀的郵件,並使它們移到錯誤的郵件資料夾。

  11. 不要使用 sarcasm。 您幽默可能會遭到誤解。

  12. 不需要撰寫一些您不會讀取您公司內要讓每個人。 您不知道位置可能會幫您的電子郵件訊息。

  13. 不要使用難以閱讀的草寫或高度美術字型。

  14. 不要使用紅色字型,因為難以閱讀,並可能會解讀為極為重要的意思。

  15. 沒有 全部回覆傳送至通訊群組清單或連絡人群組要求中移除。 絕對不要。

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連絡人群組與通訊群組清單 (Dl) 的規則

  • 如果您要回應很大的連絡人群組,請遵循的電子郵件做與不該做規則。

  • 如果您需要從一個個別的詳細資訊,或分別正在調查此問題,請回覆,讓每個人知道您要回應然後分別回覆個別整個通訊群組清單。 請務必之後問題已解決解析度回應的通訊群組清單。這樣可以讓參照的通訊群組清單上的其他人員的解析度。

如何重新導向人員

如果有人傳送郵件至您的成員,但郵件最好由其他人或另一個通訊群組清單的通訊群組清單,請執行下列動作:

  1. 使用正確的通訊群組清單或 [收件者回覆。

  2. 回覆傳送到正確的通訊群組清單或連絡人。

  3. 不要將放在 [密件副本] 行上的原始通訊群組清單因為您的訊息不會篩選由其他人的規則。 更確切地說,在 [] 或 [副本] 行上離開通訊群組清單。

如何移除從 DL

如果您不想要在通訊群組清單中收到郵件,將訊息傳送至您的網路系統管理員或通訊群組清單的擁有者,要求會移除。 請勿回覆整個通訊群組清單。 若要尋找 DL 清單的擁有者,請按兩下通訊群組清單名稱。

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如何使用內置註解

內置註解新增至您的電子郵件接收方便回答問題,並直接回應問題。 最好的作法是執行下列動作:

  1. 在郵件中提及您有內置註解。 例如,加上「請參閱下方的其他註解」這一句。

  2. 區隔您的文字與原始郵件。 其他建議還包括:

    • 變更字型色彩

    • 柏您的名稱或縮寫並以括弧括住,例如 [Melissa],[MM]

    • 將字型改為斜體或粗體或兩者

  3. 不要刪除任何不是由您撰寫的項目。

圖像
在 Outlook 郵件中的內置註解 fig.1 範例

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何時使用密件副本

若要從電子郵件交談移除人員,當您認為最他們不再需要額外的電子郵件,或者如果交談主題已變更時使用密件副本功能。

比方說,如果您是其中一個收到問題的五個人員,而您想要回答,移動到[密件副本]的其他四個人員線條和狀態像 「 Bcc'ing 王、 Jeff、 James,與倩。 以下是答案...」 以後的郵件會之間只有您和原始寄件者。

不要使用密件副本] ,讓知道機密郵件 (例如您的經理) 協力廠商。 他/她收到[密件副本] ,並可能會對所有人,他/她收到密件副本的公開回應,可能不會知道密件副本收件者。 這可能會有能行為為您的組件上。

而不是使用密件副本通知第三方問題的訊息之後, 再轉寄傳送。

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準備假期

如果您使用 Outlook 搭配 Office 365、 Outlook.com、 Hotmail.com 或 Live.com 帳戶或 Microsoft Exchange 帳戶,您可以設定不在辦公室的訊息,讓組織內部人員知道您正在消失。

最佳做法,按照當中同事的 Outlook 行事曆新增不在辦公室的時間。

如果您或您的系統管理員已建立共用的休假行事曆,請務必要有張貼您的假期。 如果每個人都使用共用的行事曆,您不需要傳送個別的會議邀請,讓每個人知道您,在較舊版本的參考文章提供建議,但我們建議電子郵件訊息可做為良好的提醒。

關於作者

Patricia Eddy 是引導內容作者的 Outlook。 Patricia Eddy 是引導內容作者的 Outlook 傳統型應用程式。 她會離職 Outlook MVP 和數個非常舊版本的 Outlook 通訊錄的作者。 她放在她以外讀取及播放吉他西雅圖。

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