Outlook 中的基本工作

Outlook 整理您的電子郵件、行事曆、連絡人、工作及待辦事項清單, 所有這些都在同一個位置。 該組織從您的電子郵件帳戶開始。 您可以從這裡開始使用電子郵件、將其移至 [工作] 或 [約會], 以及儲存與您在連絡人中互動之人員的相關資訊, 以免忘記記住電子郵件地址或電話號碼。 讓我們快速流覽一些基本工作。

開始使用

您的第一個動作是設定您的 Outlook 帳戶。 之後, 您就可以開始接收和傳送電子郵件、使用行事曆、建立連絡人, 以及處理 Outlook 工作。  

如果您在同一部電腦上使用舊版 Outlook , 就會自動進行設定。 如果您沒有, 自動帳戶設定會在您第一次開始 Outlook 時開始, 並逐步引導您完成整個程式。

系統會要求您輸入您的名稱、電子郵件地址和密碼。 這通常足夠, 但如果自動安裝失敗, Outlook 會要求更多片段資訊, 例如您的郵件伺服器名稱。 如果您沒有上述資訊,您可向電子郵件提供者取得詳細資料。

Backstage 檢視中的 [新增帳戶] 按鈕

附註: 如果您稍後想要新增其他電子郵件帳戶, 請選擇 [檔案 ] > [新增帳戶], 啟動 [自動帳戶設定]。

快速存取列

[快速存取列] 是您 Outlook 體驗的重要部分。 這是一種在 Outlook 功能 (郵件、行事曆、人員和工作) 之間移動的簡單方式。 該欄除了是標準索引標籤和功能區, 提供一種工具和選項, 可協助您使用及管理 Outlook。

通常位於 [ Outlook ] 視窗的底部, [快速存取列] 會根據所選的設定 ([按鈕名稱] ([左邊影像]) 或與功能名稱相關聯的圖示 (右側圖像) 來顯示。

透過名稱、郵件、行事曆、人員和工作按鈕, 以及其他 (三個點或省略號) 選項的 Outlook 快速存取列

顯示 [郵件]、[行事曆]、[人員]、[工作] 及其他選項圖示的 Outlook 快速存取列

變更 [快速存取工具列] 上顯示的內容

您可以控制在快速存取工具列上顯示的按鈕 (或圖示), 甚至是它們出現的順序。

  1. 選擇 [更多>導覽選項]。

    選擇 [快速存取列] 上的 [其他] (三個點), 以查看導覽選項

  2. 在 [導覽選項] 對話方塊中, 執行下列動作:

    [快速存取列] 的 [流覽選項] 對話方塊

    • 若要變更列上顯示的按鈕或圖示數目, 請將預設設定增加或減少為最大可見專案數4

    • 若要查看圖示而不是名稱, 請選取 [精簡流覽] 核取方塊。

    • 若要重新排列按鈕或圖示清單的方式, 請選取 [在此順序顯示] 方塊中的專案, 然後選擇[上移] 或 [下移]。

  3. 選擇 [確定]。

    提示: 如果您不喜歡所做的變更, 或只是想要從頭開始, 請選擇 [重設]。

郵件

電子郵件會將您連線至組織內部和外部的人員。 您可以在電子郵件訊息中新增電子簽名和附件。

建立新郵件

  1. 從任何郵件資料夾 (例如 [收件匣]) 中, 選擇 [新增電子郵件]。

    新增電子郵件

    鍵盤快速鍵:    若要建立電子郵件訊息, 請按 Ctrl + Shift + M。

  2. 完成撰寫電子郵件時, 請選擇 [傳送]。

如需詳細資訊,請參閱建立電子郵件訊息

新增電子郵件簽名至訊息

建立在您郵件底部顯示的個人化簽名。 簽名可包括文字、圖像、電子名片、標誌,甚至是您手寫簽名的圖像。

建立簽名

  1. 在新郵件中, 選擇 [簽名] >[簽名]。

    簽章

  2. 在 [電子郵件簽名] 索引標籤上, 選擇 [新增]。

  3. 輸入名稱, 然後選擇[確定]

  4. [選擇預設的簽名] 底下, 執行下列動作:

    • 在 [電子郵件帳戶] 清單中, 選擇要與簽名建立關聯的電子郵件帳戶。

    • 在 [新郵件] 清單中,選擇您要自動新增至所有新郵件訊息中的簽名。 如果您不想要將電子郵件訊息自動簽署, 您可以忽略此選項, 因為(none)是預設值。

    • 在 [回覆/轉寄] 清單中,選擇在您回覆或轉寄郵件時要自動新增的簽名 (自動簽名)。 否則,請接受預設的 [(無)] 選項。

  5. 在 [編輯簽名] 底下, 輸入簽名, 然後選擇[確定]

新增簽名

  • 在新郵件中, 選擇 [簽名], 然後選擇您要的簽名。

    簽章

如需詳細資訊,請參閱建立及新增電子郵件簽名

轉寄或回覆電子郵件訊息

  1. 在功能區或 [讀取] 窗格中, 選擇 [回復]、[全部回復] 或 [轉寄]。

    回覆

  2. 在 [ 收件者]、[副本] 或 [密件副本] 方塊中, 執行下列其中一項操作:

    • 若要新增收件者, 請在適當的方塊中按一下, 然後輸入收件者的名稱。

    • 若要移除收件者, 請在適當的方塊中按一下, 選擇收件者的名稱, 然後按 Delete 鍵。

如需詳細資訊,請參閱回覆或轉寄電子郵件訊息

新增附件至電子郵件訊息

若要共用檔案,您可在郵件中附加檔案。 您也可以附加其他 Outlook 專案, 例如 [郵件]、[連絡人] 或 [工作]。

  1. 建立新郵件, 或選擇現有的郵件, 然後選擇 [回復]、[全部回復] 或 [轉寄]。

  2. 在郵件視窗中, 選擇 [郵件] >附加檔案]。

    附加檔案

如需詳細資訊,請參閱在電子郵件中附加檔案或項目

開啟或儲存電子郵件附件

您可以從 [讀取窗格] 或開啟的郵件中開啟附件。 開啟或檢視附件之後,您可以儲存附件。 如果訊息有一個以上的附件,您可將其儲存成群組,或一次儲存一個附件。

開啟附件

視您所使用的 Outlook 版本而定, 可能有多個選項可供您開啟附件。

  • 按兩下附件。

如需詳細資訊,請參閱開啟附件

儲存附件

  1. 在讀取窗格或開啟的郵件中選擇附件。

  2. 在 [附件] 索引標籤的 [動作] 群組中, 選擇 [另存新檔]。 您也可以用滑鼠右鍵按一下附件, 然後選擇 [另存新郵件]。

    儲存為附件

如需詳細資訊,請參閱儲存附件

安裝 iOS 或 Android 版 Outlook

將 Outlook Mobile 與電腦版 Outlook 搭配使用, 以取得額外的功能。

如果您使用的是 iOS 版 outlook 或 Android 版 outlook, 您的草稿會自動同步處理到您的行動裝置。 您可以從該處完成您在電腦上開始的郵件, 輕鬆地從相片或相機新增附件, 或使用 Office Lens 從會議中的白板捕獲筆記。

約會與會議是您個人和商務用的 byproduct, 而您的行事曆是管理這兩個專案的最佳工具。 您也可以使用 Outlook 來設定排程事件的提醒。

建立行事曆約會

在 Outlook中, 約會與會議不同。 [約會] 是您在行事曆中排程的活動, 不涉及邀請其他人或保留資源 (例如會議室或設備)。

按一下 [行事曆]

  • 在 [行事] 資料夾中, 選擇 [新增約會]。 您也可以在行事曆格線中以滑鼠右鍵按一下時間區塊, 然後選擇 [新增約會]。

    行事曆新增約會

    鍵盤快速鍵:    若要建立約會, 請按 Ctrl + Shift + A。

如需詳細資訊,請參閱排定約會

排程會議

在 Outlook中, 會議包含其他人, 而且可以加入資源, 例如會議室。 對您會議邀請的回應會顯示在 [收件匣] 中。

  • 在 [行事] 資料夾中, 選擇 [新增會議]。

    行事曆新增會議

鍵盤快速鍵:    若要從 Outlook中的任何資料夾建立新的會議邀請, 請按 Ctrl + Shift + Q。

如需詳細資訊,請參閱排定與其他人的會議

設定提醒

[提醒] 視窗中的 [提醒] 會彈出, 因此您不會錯過重要的期限。 您可以在 Outlook中設定或移除幾乎任何專案的提醒, 包括電子郵件訊息、約會和連絡人。

約會或會議

  • 開啟約會會議, 然後在 [提醒] 清單方塊中, 選擇您想要顯示提醒的時間長度 (在約會或會議之前)。 若要關閉提醒, 請選擇 []。

針對電子郵件、連絡人及工作

  • 選擇 [待處理] > [新增提醒]。

提示: 您可以利用提醒,快速地將電子郵件標示為待辦事項。 這些提醒會使郵件顯示在待辦事項清單和 [任務] 資料夾中, 但不會自動新增提醒。 以滑鼠右鍵按一下郵件清單中的標幟,即可新增提醒。 或者, 如果您已開啟郵件, 請選擇 [待處理] > [新增提醒]。

待處理

人員

[人員] 是您在公司和個人連絡人中構成的人員的 bucket 名稱, 以及公司。 您新增為連絡人的人員是完全自由的, 而且您或您的公司所強加的限制可能只適用于您可以或無法新增的人員。 例如, 您的公司可能會有與特定外部電子郵件地址對應的相關規則。

建立連絡人

連絡人可以是簡單的名稱和電子郵件地址, 也可以包含例如街道位址、多個電話號碼、圖片和生日等詳細資料。 您可以在 Outlook 視窗左下角 [快捷方式] 中的 [人員] 選項底下找到您的連絡人。

人員

  • 在 [人員] 中, 選擇 [新增連絡人]。

    新增連絡人

    鍵盤快速鍵:    若要從 Outlook中的任一資料夾建立連絡人, 請按 Ctrl + Shift + C。

如需詳細資訊,請參閱建立或新增連絡人

取得 Outlook 通訊錄中的連絡人清單

在通訊錄中儲存連絡人複本是一個不錯的做法。 在 Windows 版 Outlook 2013 或 Outlook 2016中, 您可以將連絡人的逗號分隔值 (.csv) 檔案下載到您的裝置, 並在 Excel中開啟。

  1. 開啟 Outlook, 選擇 [檔案] Outlook開啟 & 匯出> [匯入/匯出]。

    選擇 [開啟和匯出],然後選擇 [匯入/匯出]。

  2. 在 [匯入及匯出] 嚮導中, 選擇 [匯出至檔案] > [下一步]

  3. 選擇 [逗號分隔值], 然後在 [匯出至檔案] 頁面上, 選擇 [連絡人] 作為您帳戶要匯出的資料夾。

    向上捲動,然後選擇您要匯出的連絡人資料夾。

    重要: 繼續之前, 請確定您選擇的連絡人資料夾已附加至您的電子郵件帳戶。 如果您是從其他人的電腦執行這些步驟, 這一點尤為重要。

  4. 選擇 [下一步] > [流覽], 然後移至您要儲存逗號分隔值 (.csv) 檔案的位置。

  5. 輸入檔案名, 然後選擇 [確定] > [下一步]

    將您的連絡人通訊錄儲存為 .csv 檔案

  6. 選擇[完成]以開始匯出程式。

    附註: 匯出處理常式完成時,Outlook 不會顯示訊息。

開啟您的連絡人 .csv 檔案

匯出連絡人的逗號分隔值 (.csv) 檔案通常會在 Excel中開啟。

  1. 流覽至您儲存 .csv 檔案的位置, 然後將其開啟。

  2. 確認您的連絡人已列在檔案中。

    在 Excel 中開啟的 Outlook .csv 檔案範例

    附註: 可能會有空白儲存格。 這是正常的。

  3. 關閉檔案而不進行任何變更, 以避免將檔案匯入相同版本 Outlook 或不同電子郵件服務的其他裝置上。

工作

建立工作

許多人會在紙張上、試算表中, 或使用書面和電子方法的組合, 保留待辦事項清單。 在 Outlook,您可以將各種清單合併成一份清單、設定提醒及追蹤工作進度。

  1. 開啟 Outlook, 然後在 [ 常用] 索引標籤上的 [新增] 群組中, 選擇 [新增專案]。

  2. 選擇 [任務], 視需要填寫工作表單, 然後選擇 [儲存] & 關閉]。

鍵盤快速鍵:    若要建立新工作, 請按 Ctrl + Shift + K。

如需詳細資訊,請參閱建立工作及待辦事項

指派工作

  1. 選擇 [快速存取列] 上的 [ Outlook 快速存取工具列上的 [任務] 圖示 ], 或 瀏覽列上的 [任務]。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 在功能區上選擇 [ [新增工作] 圖示 ], 或按 Ctrl + Shift + K 來建立工作。

    • 開啟現有的工作。

  3. 選擇 [指派工作]。

    功能區上的 [指派工作] 命令

  4. 在工作表單中, 執行下列動作:

    • 在 [ 寄件者] 方塊中, 輸入名稱或電子郵件地址。

    • 新增主旨、選擇開始日期到期日, 並視需要設定狀態優先順序

      指定的工作的 [開始日期] 和 [到期日] 屬性

    • 接受或清除兩個核取方塊的預設選取:在我的工作清單中保留此工作的更新複本, 並在此工作完成時傳送狀態報表給我

    • 如有需要, 請在核取方塊下方的內容區塊中輸入訊息。

  5. 如果您想要重複工作, 請在功能區上選擇[週期], 然後在 [任務週期] 對話方塊中選取您想要的選項, 然後選擇[確定]

    附註: 如果您指派週期性任務, 任務的複本會保留在您的工作清單中, 但永遠不會更新。 如果您選取 [當工作完成時給我傳送狀態報表] 核取方塊, 就會收到每個完成任務的狀態報表。

  6. 選擇 [傳送]。

提示: Outlook 可以追蹤指派給某個人的任務進度。 如果您想要多位人員處理工作, 請將任務劃分成較小的片斷, 或個別指派每個工作。 例如, 若要追蹤三個撰寫者所撰寫的報告, 請建立三個獨立的工作, 並將每個個別工作指派給適當的撰寫者。

接受或拒絕已指派的任務

當任務已建立並指派給您時, 它會顯示在 [收件匣] 中。

[讀取窗格] 中已檢視之工作要求的 [接受] 和 [拒絕] 命令

  • 在 [讀取窗格] 中, 選擇 [接受] 或 [拒絕]。

    開啟工作, 選擇功能區上的 [接受] 或 [拒絕], 無論您選擇的選項為何, 請選取 [在傳送或傳送回應前先編輯回應], 然後選擇[確定]

    附註: 已接受的工作會出現在您的 Outlook 工作清單中。

如果您開啟一個工作, 您可以回復全部回復或轉寄給分派給您的人員, 或轉寄給其他人 (視情況而定)。 您也可以在訊息區塊中加上批註。

查看任務

  1. 開啟 Outlook, 然後在 [快速存取列] 上, 選擇 [ Outlook 快速存取工具列上的 [任務] 圖示 ]。

  2. 在您的 [待辦事項] 清單或 [工作] 清單中, 按兩下專案以查看完整的表單。

您可以隨時變更查看任務的方式。

  • 在 [ 常用] 索引標籤的 [目前的視圖] 群組中, 選擇不同的視圖。

    任務的目前 [視圖] 選項 .

列印任務

您可以選擇如何查看您的工作, 然後根據您選擇要列印的內容、[表格式] ([表格樣式] 或 [備忘稿] 樣式) 來列印任務。 例如, 如果您選取要列印的單一工作, 則 [列印] 的唯一可用選項是 [備忘] 樣式。 但如果您挑選清單 (例如待辦事項清單), 也會提供表格樣式列印格式。

  1. 在快速存取工具列上選擇 [ Outlook 快速存取工具列上的 [任務] 圖示 ]。

    Outlook 快速存取列

  2. 在其中一個資料夾 (待辦事項清單任務清單) 中選擇一項工作, 或選擇資料夾。

  3. 選擇 [檔案 >列印], 然後選取 [設定] 底下的 [格式] (如果有的話)。

列印電子郵件訊息、連絡人或行事曆專案

在 Outlook中, 您可以列印電子郵件訊息、連絡人、行事曆專案或較大的視圖等專案, 例如 [行事曆]、[通訊錄] 或 [郵件] 資料夾的內容清單。

  1. 在 Outlook 中選擇您要列印的專案或資料夾。

  2. 選擇 [檔案] > [列印]。

列印

如需詳細資訊,請參閱在 Outlook 中進行列印

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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