Office365 中的行事曆共用

我們將改進 Office 365 中的共用行事曆與您所有應用程式同步處理的方式。 本文是適用於 IT 系統管理員,可協助他們了解即將推出的變更。

這些改進計劃僅適用於在使用 Exchange Online 的人員之間共用的行事曆。 當某個人的行事曆裝載在 Exchange 內部部署時,共用行事曆不會變更。

完成所有改進時,IT 系統管理員及其組織的使用者可以預期:

這些改進功能將在明年推出。 本文著重在您現在可以看到的變更,並提供未來規劃的詳細資訊。 如需排程一覽表,請參閱本文稍後的用戶端的行事曆改進時間表

不是 IT 系統管理員嗎? 如果您不是 IT 系統管理員,而且只想要尋找如何共用或委派行事曆的相關指示,請參閱下列文章:

共用行事曆

第一項改進是使用者可以從任何版本的 Outlook 共用行事曆,而且所有版本都具有相同的權限選項。 下表顯示目前的工作狀態,讓您更輕鬆地共用行事曆。

Outlook 應用程式

可以共用行事曆

共用時提供一致且簡單的權限

附註

PC 版 Outlook

從 1805 版開始提供。

Mac 版 Outlook

從版本 16.23.326.1 開始提供。

Outlook 網頁版

iOS 版 Outlook

Android 版 Outlook

Windows 10 版 Outlook 行事曆

✔ 請參閱備註

共用行事曆僅針對 PC 版 Windows 10 啟用,因此不會針對 Windows 10 行動裝置版發佈。

接受共用行事曆

第二項改進是使用者可以輕鬆地從任何 Outlook 應用程式接受共用行事曆邀請,並在其所有裝置上查看這些共用行事曆。 下表顯示目前的工作狀態,讓您更輕鬆地接受共用行事曆邀請。

Outlook 應用程式

可以接受共用行事曆

接受共用行事曆同步到所有裝置

附註

PC 版 Outlook

從 1805 版開始提供。

Mac 版 Outlook

從版本 16.23.326.1 開始提供。

Outlook 網頁版

iOS 版 Outlook

Android 版 Outlook

Windows 10 版 Outlook 行事曆Windows 10 版行事曆

✔ 請參閱備註

這不會針對所有 Windows 10 行動裝置版使用者啟用。

同步處理和編輯共用行事曆

第三項改進是使用者可以在任何裝置或行事曆應用程式上檢視其所有的共用行事曆。 如果有人變更共用行事曆,共用行事曆的其他所有人將會立即看到所做的變更。 使用者也會在檢視和編輯共用行事曆時注意到效能提升。 使用共用行事曆與管理使用者自己的行事曆一樣快速又可靠。

當使用者現在與他人共用行事曆時,將會在接受邀請之後看到我們改善的共用行事曆體驗。 不過,如果他們與啟用這些變更之前的人共用行事曆,就不會自動看到這些改進功能。

若要將現有的共用行事曆升級至新的共用行事曆體驗,請使用者依照本文稍後的將現有的共用行事曆升級到新的模型中的指示進行。 使用者升級到新的模型之後,共用行事曆將會同步處理到其行動電話。 未來現有的共用行事曆將會自動升級,但是還沒有這個自動升級程序的時程表。

啟用立即同步處理時,共用行事曆會立即反映其他人所做的變更。 目前,並非所有類型的共用行事曆都支援立即同步處理。 下列各節涵蓋支援立即同步處理的共用行事曆類型和行事曆應用程式類型。

只有在兩個使用者都在同一個 Office 365 租用戶,或是 Outlook.com 使用者共用行事曆時,才能啟用立即同步處理。

下表提供支援立即同步處理之設定類型的更多詳細資料。 未來立即同步處理將會針對在 Office 365 和 Outlook.com 使用者之間共用的所有行事曆啟用。

行事曆擁有者

共用行事曆收件者

已啟用立即同步處理

附註

Office 365

Office 365
(相同的租用戶)

目前只有直接與收件者共用的行事曆才會發生立即同步處理。

如果收件者是透過預設的組織使用者擁有權限,則收件者將不會收到立即同步處理的更新。 我們正積極變更這項功能。 針對這些使用者,同步處理大約每隔三個小時會發生一次。

Office 365

Office 365
(不同的租用戶)

大約每隔三個小時會發生一次同步處理。

如果行事曆擁有者的租用戶無法使用外部共用,就會被視為與第三方使用者共用行事曆。

Office 365

Outlook.com或
協力廠商服務,例如 Gmail.com

這項設定目前會產生網際網路行事曆訂閱 (ICS) URL。 共用行事曆收件者會使用 ICS URL 新增共用行事曆,而且同步處理的時間取決於收件者的行事曆服務。

例如,如果收件者位於 Outlook.com,行事曆大約每隔三個小時將會更新一次。 如果收件者位於 Gmail.com,行事曆可能會每隔 24 到 48 小時更新一次。

Outlook.com

Outlook.com

Outlook.com

Office 365

Outlook.com

協力廠商服務,例如 Gmail.com

這項設定目前會產生 ICS URL。 收件者會使用 ICS URL 新增共用行事曆,而且同步處理的時間取決於收件者的行事曆服務。

例如,如果收件者位於 Outlook.com,行事曆大約每隔三個小時將會更新一次。 如果收件者位於 Gmail.com,行事曆可能會每隔 24 到 48 小時更新一次。

下表提供支援立即同步處理之應用程式的更多詳細資料。

應用程式

支援立即同步處理

附註

PC 版 Outlook

目前還未提供;請參閱附註。

立即同步處理預計在 2019 年,針對每月更新通道上的 Office 365 使用者推出。

Mac 版 Outlook

從版本 16.23.326.1 開始提供。

Outlook 網頁版

iOS 版 Outlook

Android 版 Outlook

Windows 10 版 Outlook 行事曆

REST 應用程式

Exchange ActiveSync 應用程式

附註: Exchange Web 服務 (EWS) API 將不支援立即同步處理。

若要使用立即同步處理,必須啟用共用行事曆進行立即同步處理,而且必須更新行事曆應用程式。

如果未啟用共用行事曆進行立即同步處理,而且使用者正在 Outlook 網頁版、iOS 版 Outlook 或 Android 版 Outlook 上檢視共用行事曆,則使用新的同步處理體驗。

如果使用者在 Mac 版 Outlook 中檢視共用的行事曆,若行事曆是透過接受共用邀請的方式新增,使用者就會看到新的同步處理體驗。 然而,如果使用者是透過 [檔案] > [開啟其他使用者的資料夾],或者如果使用者將帳戶新增為代理人帳戶,這些使用者會使用舊的同步處理體驗。 Outlook 網頁版、iOS 版 Outlook 和 Android 版 Outlook 的變更速度可能比較快。

如果使用者在 PC 版 Outlook 中檢視共用行事曆,無論行事曆的新增方式為何,使用者都會看到舊的同步處理體驗。 目前對於相同的共用行事曆,相較於 PC 版 Outlook,變更在 Outlook 網頁版、iOS 版 Outlook、Android 版 Outlook 和 Mac 版 Outlook 上可能會更快速地出現。

共用行事曆改進的技術詳細資料

本節描述如何完成這些改進功能,以及在 Office 365 的共用行事曆架構中變更了什麼內容。

術語

以下是我們將在此討論中使用的術語:

  • 共用行事曆: 使用檢視、編輯或委派權限共用的行事曆

  • 擁有者: 共用行事曆的人

  • 收件者: 共用行事曆的對象

  • 舊的模型: 共用行事曆的舊行為

  • 新的模型: 共用行事曆的新行為

這些改進功能僅適用於在 Exchange Online 中使用者之間共用的行事曆。 當其中一位使用者裝載在 Exchange 內部部署時,共用行事曆不會變更。

屬性

舊的模型

新的模型

共用行事曆的儲存方式

在收件者的信箱中會儲存一個項目 (類似超連結)。 此項目會指向擁有者的信箱,但不會在收件者的信箱中儲存任何行事曆資料。

在收件者的信箱中會建立一個新的行事曆,而且這個行事曆包含一個擁有者行事曆的複本 (從接受日期前一年開始)。

收件者如何存取共用行事曆

直接從擁有者的信箱讀取及寫入。

從收件者自己的信箱中儲存的共用行事曆本機複本讀取及寫入。

共用行事曆同步處理變更的方式

應用程式會定期輪詢擁有者的信箱是否有變更並同步處理檔案。

此服務會立即將變更同步處理到收件者的本機複本。 如此會對立即同步處理變更的應用程式觸發推播通知。

收件者可以用來存取共用行事曆的應用程式

  • PC 版 Outlook

  • Mac 版 Outlook

  • Outlook 網頁版

  • PC 版 Outlook

  • Mac 版 Outlook

  • Outlook 網頁版

  • iOS 版 Outlook

  • Android 版 Outlook

  • Windows 10 版 Outlook 行事曆

  • 所有 REST 與 EAS 應用程式

如需詳細資訊,請參閱本文稍後的新模型共用行事曆中的功能差異

更新版 Outlook 接受新共用行事曆邀請的使用者將會自動開始使用新的行事曆共用模型。

使用者查看他們是否有改進功能 (也就是新的行事曆共用模型) 最簡單的方法是檢查共用行事曆是否出現在其行動電話上。 若是如此,共用行事曆已升級至新的模型。

如果您想要使用 MFCMapi,必須確認下列條件為真:

  • 共用行事曆的本機資料夾出現在 [行事曆] 樹狀子目錄中。

  • 在 [一般檢視] > [相關聯的內容] 表格中存在一個項目。 項目的具名屬性名稱為 SharingCalendarGroupEntryAssociatedLocalFolderId,且會指向本機共用行事曆資料夾的識別碼。

若要讓共用行事曆受益於這些改進功能,使用者應該使用下列兩個選項之一,重新建立共用行事曆:

  1. 要求行事曆擁有者與他們重新共用行事曆。 使用者可以從任何 Outlook 應用程式執行這個動作,包括 iOS 版 Outlook 或 Android 版 Outlook。 然後,使用者必須使用更新版 Outlook 接受共用行事曆邀請。 使用者務必從更新版 Outlook 接受邀請。 如果使用者使用舊版 Outlook 接受邀請,共用行事曆將不會啟用這些改進功能。 現有的共用行事曆不需要在重新接受之前移除。

  2. 開啟 iOS 版 Outlook 或 Android 版 Outlook 的行事曆。此選項不需要擁有者重新共用行事曆。 使用者只需要使用 iOS 版 Outlook 或 Outlook 版新增共用行事曆,行事曆會自動升級。 新增共用行事曆的選項位於行事曆模組之下:按一下左上角的個人資料圖片,檢視行事曆清單,按一下左上方的 + 圖示,然後選取 [新增共用行事曆]。

    附註: 以搜尋行事曆擁有者的通訊錄方式開啟共用行事曆,將會透過舊的共用模型新增行事曆。

未來無論使用者選擇哪一種方式,共用行事曆都將升級至新的模型。 不過這項功能目前沒有任何進度時間表。

同步處理共用行事曆的方法

本節將探討在目前的工作狀態中,立即同步處理發生的地點和時機。 下表顯示新模型中共用行事曆存在的同步處理類型。

更新方法

如何變更同步處理

支援的行事曆 (目前)

立即更新

變更立即同步處理。 這適用於在相同 Office 365 租用戶中的使用者之間共用的行事曆,或從 Outlook.com 使用者共用的行事曆。

  • 從 Outlook.com 使用者共用到 Outlook.com 或 Office 365 使用者。

  • 直接在相同租用戶中的 Office 365 使用者之間共用。

定期更新

變更定期同步處理 (大部分情況下是在三小時內)。 收件者將不會立即看到共用行事曆上的變更,但是複本每隔幾個小時會更新一次。

  • 間接在相同租用戶中的 Office 365 使用者之間共用 (透過預設使用者權限,或透過擁有超過 100 個成員的安全性群組)。

  • 在啟用外部共用的情況下,在不同租用戶中的 Office 365 使用者之間共用。

ICS 訂閱

共用行事曆時,會產生網際網路行事曆訂閱 (ICS) URL。 收件者可以使用此 URL,將共用行事曆新增至所使用的任何行事曆服務。 透過 ICS URL,收件者的行事曆服務就可以選擇同步處理行事曆以接收新更新的時機。 如果收件者是 Outlook.com 使用者,則同步處理會大約每隔三小時進行一次。

  • 在停用外部共用的情況下,在不同租用戶中的 Office 365 使用者之間共用。

  • 從 Office 365 使用者共用到 Outlook.com 使用者。

  • 從 Office 365 或 Outlook.com 使用者共用到使用協力廠商行事曆服務 (例如 Gmail) 的某個人。

使用者可以透過下列其中一種方式,獲授與共用行事曆的存取權:

  • 直接權限: 行事曆擁有者直接共用到收件者,且收件者會個別列在行事曆擁有者的權限清單中。

  • 群組權限: 行事曆擁有者會將行事曆共用到收件者所屬的安全性群組。

  • 預設權限: 行事曆擁有者會針對相同組織中的使用者設定預設權限,且收件者可以透過預設權限擁有存取權。

目前只有在群組大小在 100 以下時,才能針對直接權限和群組權限啟用立即同步處理。 未來立即同步處理將會針對全部三種權限類型啟用。 此外,如果使用者共用到超過 500 個收件者 (每個人或每個群組都會被視為一個收件者),將不會啟用立即同步處理。

目前不支援在租用戶外部共用的立即同步處理。 雖然您可以共用這些設定,但是會定期進行同步處理。 有兩種類型的跨租用戶共用:

  • Office 365 到另一個 Office 365 使用者 (如果已啟用外部共用)。

    建立完整的共用行事曆,但同步處理大約每隔三小時會進行一次。 此設定最終將會啟用立即同步處理。

  • Office 365 至 Outlook.com 使用者。 如果停用外部共用,共用到另一位 Office 365 使用者也會屬於此群組。

    共用時會產生 ICS URL,收件者可以使用這個 URL 新增至任何行事曆服務。 透過 ICS 訂閱,收件者的行事曆服務就可以選擇同步處理 ICS 訂閱以接收新更新的時機。 如果收件者是 Outlook.com 或 Office 365 使用者,則同步處理會大約每隔三小時進行一次。

與外部服務 (例如 Gmail) 的使用者共用是不同種類的行事曆共用。 在這些情況下,會產生連結至擁有者行事曆的網際網路行事曆訂閱 (ICS) URL。 收件者可以使用此 URL 在網頁瀏覽器中檢視行事曆,或使用 ICS URL 新增網際網路行事曆,藉此將其新增至自己的行事曆服務。 透過 ICS 訂閱,收件者的行事曆服務就可以選擇同步處理 ICS 訂閱以接收新更新的時機。 如果收件者是 Outlook.com 使用者,則同步處理會大約每隔三小時進行一次。 如果收件者使用的是其他行事曆服務 (例如 Gmail.com),同步處理可能不會經常發生。

新模型共用行事曆中的功能差異

使用新模型的共用行事曆在數個功能領域中與使用舊模型的共用行事曆不同,包括提醒、權限、委派的會議及協力廠商用戶端。

在行事曆共用改進的第一階段,無論真正的項目提醒值是什麼,收件者一律會看到共用行事曆項目為 “Reminder=None”。 如果擁有編輯存取權的收件者嘗試變更共用行事曆項目的提醒,則只會將收件者 (而非擁有者) 的新提醒值儲存在本機。

舊模型中的提醒: 在舊的共用模型中,收件者會直接存取行事曆擁有者的信箱。 因此,當收件者檢視行事曆項目時,他們與擁有者看到的提醒值相同。 Outlook 用戶端知道如何偵測哪些行事曆是共用行事曆,因此它們不會針對任何共用行事曆項目顯示快顯提醒。

新模型中的行為變更: 在新的共用模型中,共用行事曆會儲存在本機的收件者信箱。 因此,當行動應用程式同步處理這些共用行事曆時,可能不一定會檢查是否為共用行事曆。 在這些情況下,我們發現當真正的提醒值同步處理至使用協力廠商 EAS 或 REST 用戶端的收件者時,收件者會有一堆其他人員的會議提醒。 我們正在研究各種方法來改進提醒經驗,而不會中斷協力廠商用戶端。

下表提供的範例說明新舊共用行事曆模型的提醒有何不同。

案例

擁有者看到的提醒值

收件者在「舊」的共用模型中看到的提醒值

收件者在「新」的共用模型中看到的提醒值

行事曆擁有者會在共用行事曆上建立一個含有 30 分鐘提醒的會議

30 分鐘

30 分鐘

行事曆收件者會在共用行事曆上建立一個含有 30 分鐘提醒的會議

30 分鐘 (且與會者會收到一個含有 30 分鐘提醒的會議)

30 分鐘

行事曆收件者會在共用行事曆上編輯現有的會議,以便擁有 60 分鐘的提醒

60 分鐘 (如果透過「舊」模型編輯)

30 分鐘 (如果透過「新」模型編輯)

60 分鐘

60 分鐘 (收件者會在會議開始之前收到 60 分鐘的快顯提醒)

過去在 Outlook 用戶端中沒有一組一致的權限層級選項。 在這些改進功能中,更新的 Outlook 用戶端將會顯示一組簡化且一致的共用權限層級。

舊版的權限層級

簡化的權限層級

未共用

未共用

空閒/忙碌時間

僅可與會時間

可以檢視我忙碌的時間

空閒/忙碌時間、主旨、位置

有限的詳細資料

可以檢視標題和位置

檢閱者

完整詳細資料

可以檢視所有詳細資料

編輯

可以編輯

擁有者

發佈編輯者

發行作者

作者

非編輯作者

參與者

自訂

自訂

代理人

代理人

如果擁有者使用 Outlook 網頁版、iOS 版 Outlook、Android 版 Outlook 或 Mac 版 Outlook 變更權限,收件者的行事曆複本會立即重新同步到新的權限層級。

如果擁有者使用其他應用程式變更權限,行事曆將會在未來幾個小時內重新同步處理,但它不會立即進行。

如果擁有者移除行事曆上某個人的權限,將會在幾個小時內偵測到這個動作,而且將會發生以下其中一件事:

  • 如果收件者位於同一個組織,且行事曆擁有者將 [我的組織] (預設) 使用者設定為 [無] 以外的任何權限,則收件者的行事曆將會更新以反映預設使用者的權限層級。 共用行事曆將會保留在新的模型上,但可能會有不同的權限層級。

  • 如果收件者位於同一個組織,且行事曆擁有者未將其行事曆共用到 [我的組織] (預設) 使用者,則共用行事曆將會從收件者的信箱移除。 收件者將不會再看到其行事曆清單中的共用行事曆。

  • 如果收件者位於不同的組織,則共用行事曆會停止同步處理,但不會遭到移除。

代理人一直都可以從其行動電話檢視委派的會議訊息,因為邀請是在其收件匣中收到的。 不過在過去,代理人沒有任何跡象表明會議邀請是給他們還是他們代表的任何人。

為了更完善的支援這種情況,iOS 版 Outlook 和 Android 版 Outlook 會新增 UI,讓您清楚會議邀請是給誰。 例如,請注意下列螢幕擷取畫面中的「Received for Allan Deyong」,這表示邀請與郵件是給 Allan,而非代理人。

螢幕擷取畫面,顯示行動裝置畫面與行事曆邀請項目。 螢幕擷取畫面,顯示行動裝置畫面與郵件項目。

在一些情況下,協力廠商郵件用戶端中的新行事曆共用模型不同,如下所述。

  • 在 EAS 用戶端中,擁有唯讀權限的收件者將會看到在該唯讀行事曆上建立會議或回覆會議的選項。 如此一來就會儲存到本機用戶端的快取,但伺服器會拒絕變更。 收件者沒有編輯權限,因此其變更將不會反映在擁有者的行事曆中。 此問題發生的原因是 EAS 用戶端不會區分共用行事曆的讀寫權限和讀寫權限,因此將所有行事曆都視為可編輯。

  • 某些協力廠商用戶端有用戶端邏輯,一律會將目前的使用者新增為會議的與會者。 因此,如果使用者在其行動電話上使用原生行事曆應用程式檢視其他人行事曆上的會議,則他們可能會在與會者清單中看到自己的名稱。 只有在他們使用協力廠商行事曆應用程式檢視行事曆時,才會發生這個情況。當他們在 iOS 版 Outlook 或 Android 版 Outlook 上檢視相同的會議時,不會在與會者清單上看到他們的名稱。

  • 我們不支援 EWS 型用戶端的共用行事曆改進功能,因此在使用 EWS 的任何行事曆應用程式 (例如 Mac OS X) 中無法使用改進功能。

    附註: 

    • Mac 版 Outlook 目前使用的是 EWS,並顯示沒有這些改進功能的舊版共用行事曆。

    • Mac OS X 中的行事曆應用程式使用的是 EWS,並顯示沒有這些改進功能的舊版共用行事曆。

常見問題集

我不希望我使用者的行事曆同步處理到行動電話。 我可以使用哪些設定來停用此動作?

我們沒有任何計劃允許針對租用戶停用共用行事曆改進功能。

我的使用者擔心共用行事曆同步處理到行動電話時的數據使用量。 我該怎麼說?

如果您在行事曆清單中清除共用行事曆選項,iOS 版 Outlook、Android 版 Outlook 和 Windows 10 行動裝置版將不會同步處理未選取的行事曆。 大部分的行動行事曆應用程式也應該遵循這種行為。

這也適用於資源行事曆嗎?

可以共用的任何行事曆都符合這些改進功能的資格。 如果使用者共用其行事曆、共用信箱行事曆或資源信箱行事曆,且收件者接受使用 Outlook 網頁版、iOS 版 Outlook 或 Android 版 Outlook,他們就會開始看到這些改進功能。

不過,相較於系統管理中心的權限清單,在特定的資源信箱中,權限顯示在 Outlook 權限清單中的方式有一些不一致。 我們正努力讓權限顯示的方式更一致。 不過,共用行事曆功能如上述資源信箱行事曆所述般運作,而且收件者將能夠在其行動電話上看到資源行事曆。

您現在是否支援將行事曆共用到 Office 365 群組?

目前還不支援,但這是我們的優先事項。 您目前只能與個別使用者或安全性群組共用行事曆。

若是單一人員擁有多位行事曆代理人的情況,是否可以將這些變更變得更輕鬆簡單?

這些改進功能,特別是快速同步處理功能,可以讓多位人員在處理同一行事曆時變得更輕鬆簡單,但是多位代理人的情況不在這些改進功能的初衷範圍之內。 為獲得最佳體驗,僅一位代理人可以管理共用行事曆。

用戶端的行事曆改進時間表

以下是目前行事曆改進狀態的摘要。 下面所列的時間表可能會有所變更。

改進

Web

PC*

Mac*

iOS

Android

Windows 10 行動裝置版

共用簡化權限的行事曆

✔**

✔***

非計劃中

接受行事曆,使其位於新的模型上

✔**

✔***

透過新的模型立即同步處理

每月通道:
2019

✔***

* 僅適用於每月或每年訂閱購買 Microsoft Office 的客戶。

**從版本 1805 版開始提供。

***從版本 16.23.326.1 開始提供。

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