Mac 版 Outlook 中建立規則

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使用填滿收件匣,您可能要尋找的程序所有的電子郵件的新方式。規則可以協助您透過所有項目排序,並前往您最重要的郵件第一個。Mac 版 Outlook 2016送或外寄郵件,根據您設定的條件,可以自動執行規則。

規則是內送或外寄郵件,根據您指定的條件自動執行的動作。您可以建立規則以協助讓您組織。例如,您可以建立規則,自動將郵件歸檔到資料夾中,或將郵件指派給類別。

附註: 按一下 [展開工具 (>) 若要檢視每個標題下方的內容]。

您可以建立規則,從 [名稱],就會將所有的郵件移到資料夾,稱為 「 郵件從 [名稱]]。如果您從連絡人群組 (又稱為通訊群組清單)接收郵件,您可以自動將其移到特定資料夾以及中。

  1. 若要建立資料夾以根據規則存放所傳送的電子郵件訊息,請選取根目錄信箱,在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [新增資料夾],輸入資料夾的名稱,然後按下 Enter。

    提示: 如果您已經建立資料夾,請跳到步驟 2。

  2. 在郵件清單中,按一下 [電子郵件寄件者或收件者您想要建立的規則。

  3. [常用] 索引標籤上,按一下 [規則],然後按一下 [移動以下 (寄件者名稱) 的郵件 ][移動以下 (收件者的名稱) 的郵件]

    規則:移動郵件...

  4. 在 [資料夾] 搜尋方塊中,開始輸入您想要將郵件移至資料夾的名稱。

  5. 您所需的資料夾出現時,按一下資料夾名稱、按一下 [選擇],然後按一下 [確定]

    尋找並選擇資料夾

    附註: 

    • 如果您擁有 Microsoft Exchange Server 2010 或更新版本所管理的 Microsoft Exchange 帳戶,規則會自動儲存在伺服器上。

    • 如果您建立多個規則,Outlook 會在 [規則] 視窗中列出的順序執行規則。

當您從現有郵件建立規則時,將會自動預先填入,規則指示將寄件者、 收件者及主旨。

  1. 若要建立資料夾以根據規則存放所傳送的電子郵件訊息,請選取根目錄信箱,在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [新增資料夾],輸入資料夾的名稱,然後按下 Enter。

    提示: 如果您已經建立資料夾,請跳到步驟 2。

  2. 在郵件清單中,按一下您要從中建立規則的郵件。

  3. 按一下 [常用] 索引標籤上的 [規則],然後按一下 [建立規則]

  4. [新郵件送達時] 底下,編輯準則以符合需求。

    從現有電子郵件訊息新增規則

    若要移除條件,請按一下 [移除搜尋準則] 按鈕 。 若要新增條件,請按一下 [新增搜尋準則] 按鈕

  5. 在底下,執行下列動作,請選擇您要傳送或接收電子郵件時發生。例如,當您收到來自某人的電子郵件,選擇 [移動到資料夾,選取您想要移至電子郵件的資料夾,然後按一下 [選擇資料夾。在 [搜尋] 方塊中,尋找您所建立的資料夾,此規則的選擇,,然後按一下然後按一下[確定]

若要建立用於 IMAP 或 POP 帳戶的自訂規則使用此程序。部分 IMAP 和 POP 的網際網路服務提供者包括: Gmail、 yahoo !、 AOL 與 hotmail/Outlook.com。

附註: 如果您不知道您擁有的帳戶類型,請參閱找出您擁有的帳戶類型

  1. [工具] 功能表上按一下 [規則]

  2. 在 [規則] 方塊中,在用戶端規則] 底下的左窗格中按一下帳戶類型。

  3. 在 [規則] 對話方塊的底部,按一下 [新增  新增 ]。

  4. [規則名稱] 方塊中,輸入規則的名稱。

    為這個規則命名

  5. 在 [新郵件送達時,按一下以開啟清單,第一個方塊上的箭號,然後選擇您想要識別的資訊類型。

    按一下>形箭號以開啟清單

  6. 在 [新郵件送達時,繼續從左至右移動到右邊,按一下箭號並選取用於規則的條件。

    若要移除條件,請按一下 [移除搜尋準則] 按鈕 。 若要新增條件,請按一下 [新增搜尋準則] 按鈕

  7. 執行下列動作,請在 [指定您想要執行的規則的動作。

  8. 按一下 [確定]

如果您的帳戶執行 Exchange 伺服器,請使用此程序。

附註: 如果您不知道您擁有的帳戶類型,請參閱找出您擁有的帳戶類型

  1. [工具] 功能表上按一下 [規則]

  2. 在 [規則] 方塊中,在EXCHANGE 伺服器] 底下的左窗格中按一下帳戶名稱。(這個選項是僅適用於 Microsoft Exchange Server 2010 管理的帳戶或更新版本)。

  3. 在 [新郵件送達時,按一下以開啟清單,第一個方塊上的箭號,然後選擇您想要識別,例如收件者主旨的資訊類型。

  4. 在 [新郵件送達時,繼續從左至右移動到右邊,按一下箭號並選取用於規則的條件。

  5. 按一下 [新增搜尋字詞,,然後在 [搜尋] 清單中,按一下 [新增  新增 的每個您想要新增的字詞。

如果您嘗試在Mac 版 Outlook 2016,建立規則,而且您不知道的電子郵件帳戶類型,以下是的找出的方式:

  1. 在 [規則] 方塊中,按一下 [顯示所有]。

  2. 在 [Outlook 偏好設定] 方塊的 [個人設定] 中,按一下 [帳戶]。

  3. [帳戶] 方塊的左窗格中,按一下您為其建立規則的帳戶。

    [帳戶] 方塊的右上窗格中,您會看到帳戶類型,例如 IMAP 帳戶、Exchange 帳戶或 POP 帳戶。

  4. 若要回到 [規則] 方塊中,按一下 [全部顯示],並在 [電子郵件] 中,按一下規則

    在 [電子郵件] 之下,按一下 [規則]。

另請參閱

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