Excel 隱私權增補內容

下列專案可能會影響隱私權,只要讓協力廠商提供潛在的機密資訊,或是讓您控制可能提供的資訊。

[新增] 索引標籤(按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [新增])可提供從 Office.com 下載最新協助,以供以範本為基礎的活頁簿。 您也可以傳送範本的意見反應,並為您下載的每個範本提供數位評分。

當您開啟以範本為基礎的範本或檔案時,Excel (視您的線上說明設定而定)連絡人 Office.com。 它會傳送該範本的識別碼,以及您目前正在使用的程式和版本,以及標準電腦資訊。

範本識別碼是用來識別從 Office.com 下載或包含在 Excel 安裝中的原始範本。 它不會唯一識別您的活頁簿。 相同範本的所有使用者識別碼都是相同的。

如果您選擇建立連結至硬碟或伺服器上的影像、檔案、資料來源或其他檔,該檔案的路徑會儲存在您的活頁簿中。 在某些情況下,連結可能會包含您的使用者名稱或您網路上伺服器的相關資訊。 若是資料連線,您可選擇在資料連線連結內儲存使用者名稱或密碼。

此外,當您將 XML 架構套用至活頁簿時,您建立的 XML 架構路徑會儲存在活頁簿中。 在某些情況下,該路徑可能包含您的使用者名稱。

當您從外部資料源建立工作表資料函數或樞紐分析表時,您從該來源所要求的資料會儲存為工作表的一部分,以及資料來源的唯一識別碼。 也會儲存上次刷新快取的人員的使用者名稱。

視您設定活頁簿或樞紐分析表的方式而定,只會顯示已儲存資料的子集。 若要移除所有已儲存的資料,請從工作表資料函數中移除資料來源的連線,並移除所有參照資料的樞軸。

當您在 Excel 中建立圖表時,您可以篩選您針對圖表所選取的資料,這樣就只會顯示部分資料。 不過,所有選取的資料都會儲存在圖表中。 若要防止其他人變更您的圖表或查看其資料,當您將它複製到 Microsoft 程式時,請將圖表貼上為點陣圖。 如果您圖表中的資料來自外部資料源,您可能會以密碼保護圖表,以協助防止其他人使用來自外部來源的最新資料來更新圖表。 如果您的圖表是以活頁簿中的資料為基礎,則以密碼保護的圖表可協助防止其他人修改圖表中顯示的資料。

當您列印 Excel 活頁簿,然後儲存該活頁簿時,Excel 會將您印表機的路徑儲存在檔中。 在某些情況下,路徑可能會包含使用者名稱或電腦名稱稱。

Excel 可讓您在活頁簿中新增及編輯表格、圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形及其他物件的替代文字。 替代文字會儲存在活頁簿中,而且可能包含由簡報的任何投稿者所新增的個人資訊。 對於某些物件(例如插入活頁簿中的圖片),預設的替代文字會包含您插入之物件的檔案路徑。

協助工具功能可以使用替代文字,例如螢幕閱讀程式。 具有檔案存取權的任何人都能使用替代文字。

Excel 可讓您存取 SharePoint 上的檔工作區。 [檔工作區] 是您可以在一或多個活頁簿上與其他小組成員共同作業的共用空間。

當您存取檔工作區時,Excel 會從檔工作區網站下載資料,以提供該網站的相關資訊。 此資料包括:

  • 網站的名稱

  • 網站的 URL 或位址

  • 網站使用者的名稱、電子郵件地址和許可權等級

  • 網站上可用的檔、工作及其他資訊的清單

Excel 也會以 cookie 的形式,儲存您在電腦上所造訪之檔工作區網站的清單。 此清單可用來讓您快速存取您之前曾存取過的網站。 Microsoft 不會存取您存取過的網站清單,而且除非您選擇讓清單更廣泛地使用,否則不會向網際網路公開。

傳真服務可讓您透過網際網路傳送傳真,並組織您在 Microsoft Outlook 中傳送的傳真。 若要使用傳真服務,您必須註冊傳真服務提供者(獨立于 Microsoft),由誰處理傳真並透過網際網路傳送。 Microsoft 不會透過 [傳真服務] 功能收集任何資料。

當您註冊傳真服務時,傳真服務提供者會建立由傳真服務提供者和 Excel 儲存的註冊套件。 套件是由傳真服務提供者的網站位址和「權杖」所組成,可確認您對傳真服務提供者的存取權。 當您從 Excel 傳送傳真時,此註冊套件會附加到檔中。

您也可以使用 [傳真服務] 來計算傳真的價格,而不需實際傳送傳真。 如果您選擇計算傳真價格,Excel 會使用加密連線來傳送您的註冊權杖、要傳送傳真的電話號碼,以及傳真服務提供者的傳真頁數。 Microsoft 不會接收或儲存此資訊。

Excel 可讓您從許多高級內容提供者要求特定字詞或片語的相關資訊。 當您要求搜尋特定字詞或片語時,Excel 會使用網際網路傳送您所要求的文字、您目前正在使用的軟體產品、您的系統所設定的地區,以及指示您擁有的授權資訊。在協力廠商需要的情況下,下載研究資訊的許可權。

Excel 會將此資訊傳送給 Microsoft 所提供的服務,或是您所選取的協力廠商提供者。 此服務會傳回您所要求之單字或片語的相關資訊。

通常,您收到的資訊會包含來自服務網站之其他資訊的連結。 如果您按一下此連結,服務提供者可能會在您的系統中新增一個 cookie,以識別您未來的交易。 Microsoft 對協力廠商網站和服務的隱私權做法不負任何責任。 除非您已查詢 Microsoft 擁有的服務,否則 Microsoft 不會接收或儲存任何這些資訊。

您可以執行下列動作,關閉研究與參考:

您的系統管理員可能會限制此設定。 如果是這樣,您將無法自行啟用或停用。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [帳戶]。

  3. 在 [帳戶隱私權] 底下,按一下 [管理設定]。

  4. 在 [選用已連線的服務] 底下,清除 [啟用選用的連線體驗] 核取方塊。

    重要: 這將會停用所有選用的聯機服務,而不只是研究與參考。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [選項]

  3. 按一下 [信任中心]

  4. 按一下 [信任中心設定]

  5. 按一下 [隱私權選項],然後清除 [允許 [參考資料] 工作窗格檢查並安裝新的服務]核取方塊。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [說明] 底下的 [選項]

  3. 按一下 [信任中心]

  4. 按一下 [信任中心設定]

  5. 按一下 [隱私權選項],然後清除 [允許 [參考資料] 工作窗格檢查並安裝新的服務]核取方塊。

Excel 可讓您使用雙語字典或機器翻譯翻譯全部或部分檔。 您可以選擇要翻譯檔的方式。

您可以選取或輸入您要翻譯的單字或片語,或者,您可以選擇翻譯整份檔(不論是哪一種方式),方法是在 [參考資料與參考資料] 窗格中選取適用的翻譯選項。

如果您選取或輸入您要翻譯的單字或片語,您輸入的片語會與雙語字典進行比較。 某些雙語字典包含在您的軟體中,其他人可以從 Office.com 中取得。 如果您輸入的單字或片語不在您軟體隨附的雙語字典中,則該詞彙或片語將不加密地傳送至 Microsoft 或協力廠商翻譯服務。

如果您想要翻譯整個活頁簿,該活頁簿會以未加密方式傳送至 Microsoft 或協力廠商翻譯服務。 就像任何透過網際網路傳送未加密的資訊,其他人可能會看到您要翻譯的單字、片語或活頁簿。

如果您選擇使用 Office.com 或協力廠商翻譯服務上提供的其中一個詞典,Excel 會使用網際網路傳送您所要求的文字、您擁有的軟體類型,以及您的系統所設定的地區設定和語言。 若是協力廠商翻譯服務,Excel 也可能會傳送先前快取的驗證資訊,指出您先前已註冊網站的存取權。

Microsoft SharePoint 提供共用的 Web 型工作區網站,您可以在其中共同處理檔或會議。

當您使用網頁瀏覽器或任何 Office 程式存取 SharePoint 網站時,如果您有許可權在該網站上建立新的子網站,網站就會將 cookie 儲存至您的電腦。 這些 Cookie 會共同組成您擁有權限之網站的清單。 此清單是由多個 Office 程式使用,可讓您快速存取您之前曾存取過的網站。

Microsoft 不會存取您存取過的網站清單,而且除非您選擇讓清單更廣泛地使用,否則不會向網際網路公開。

在 SharePoint 中,當您建立新的網站或清單,或新增或邀請人員加入現有的網站或清單時,網站會針對每個人儲存下列專案,包括:

  • 全名

  • 電子郵件地址

使用者識別碼會新增至您或網站的其他使用者在網站上新增或修改的每個元素。 與 SharePoint 網站上的所有內容一樣,只有網站本身的管理員與成員才能存取此資訊。

SharePoint 網站的所有元素都包含兩個欄位: [建立者] 和 [修改者]。 [建立者] 欄位填入最初建立該元素之人員的使用者名稱,以及建立該元素的日期。 [修改者] 欄位填入上次修改活頁簿之人員的使用者名稱,以及上次修改的日期。

SharePoint 網站擁有者的系統管理員可以存取這些網站中的部分資料,這是用來分析網站的使用模式,以及改善網站可用時間的百分比。 只有伺服器管理員才能使用此資料,除非 Microsoft 託管 SharePoint 網站,否則不會與 Microsoft 共用。 特別捕獲的資料包含擁有網站存取權的所有人的名稱、電子郵件地址及許可權。

凡是擁有特定 SharePoint 網站存取權的使用者,都可以在該網站上搜尋和檢視所有可用內容。

Microsoft SharePoint 提供審核功能,可讓系統管理員保留可靠的審核記錄,讓使用者處理特定內容的方式。

當 SharePoint 系統管理員啟用 [審核] 功能時,伺服器會自動在 SharePoint 內容資料庫中記錄使用者所執行的特定動作。 這些動作包括 [查看]、[編輯]、[檢入] 和 [取出]。 針對每個錄製的動作,伺服器會記錄檔案的相關資訊、動作,以及使用者的 SharePoint ID。 此功能中不會傳送任何資料給 Microsoft。

此功能預設為關閉,而且只有在儲存內容的 SharePoint 網站系統管理員才可使用。

Excel 提供了從程式本身傳送立即訊息的能力,且能讓您在人員線上或對共用的活頁簿或工作區進行某些變更時收到提醒。

Excel 可以使用立即訊息用戶端,讓您能夠查看其他人的線上狀態,並傳送訊息給他們。 Excel 包含一個網頁控制項,可讓您在網頁中顯示立即訊息的狀態。 Microsoft SharePoint 頁面利用此控制項。 這些頁面不會將目前狀態資料傳送回 Web 服務器。

這個 Web 控制項可用來傳送立即訊息程式中的目前狀態資料至 Web 服務器。 根據預設,目前狀態資料只能傳送到內部網路網站、信任的網站,以及本機電腦上的網站。

Excel 會使用以 XML 為基礎的檔案格式。 這些 XML 檔案格式可以擴充,表示使用者可以在檔案中指定更多的結構描述或標籤。 增益集或其他協力廠商程式碼也可以將其他中繼資料資訊附加至這些無法在 Excel 中查看的 XML 檔案格式。

您可以在文字檢視器中檢視 XML 檔案,以驗證與檔案關聯的中繼資料。

根據預設,如果您將批註儲存至檔案,Excel 就會將您的縮寫新增至每個批註。 具有您檔案存取權的任何人就可以使用此資訊。

您可以執行下列動作,從這些批註移除您的個人資訊:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [資訊]。

  3. 按一下 [查看問題],然後按一下 [檢查檔]。

根據預設,當您在 [追蹤修訂] 功能開啟時,您的使用者名稱和/或縮寫會儲存在活頁簿中,並與您所做的變更相關聯。 之後,凡是具有您檔案存取權的人都可以使用此資訊 (包括原始及修改過的文字)。

接受或拒絕這些變更之後,就會移除您的名稱。 您也可以執行下列動作,從這些變更移除您的個人資訊:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [資訊]。

  3. 按一下 [查看問題],然後按一下 [檢查檔]。

在某些情況下,Excel 會儲存您的名稱,讓您在使用某些功能時獲得更佳的體驗。 例如,您的名稱會儲存在下列位置:

  • 作者欄位

  • AuthorName檔案屬性

您可以執行下列動作,從這些欄位和屬性移除您的名稱:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [資訊]。

  3. 按一下 [查看問題],然後按一下 [檢查檔]。

其他公司建立的 Microsoft Office 解決方案也可能會在檔案相關的自訂屬性中包含您的名稱或其他個人資訊。

如果您使用 Microsoft Office Web Control、Microsoft Excel 資料存取、DataCalc 或其他可讓您直接連線到另一個資料來源的功能,您的授權資訊(使用者識別碼和密碼)可能會儲存在您的活頁簿中。 若要變更或刪除此授權資訊,您必須使用連接方法的特定方法變更連線的屬性。

根據預設,Excel 所儲存的每個檔案都包含如下所示的檔案屬性:

  • 作者

  • 主管

  • 公司

  • 上次儲存者

  • 活頁簿檢閱者的名稱

此外,根據您使用的功能或協力廠商解決方案,可能會將其他屬性儲存至檔案。 例如,如果您的活頁簿是檔工作流程的一部分,則會儲存其他檔案屬性來追蹤工作流程。

具有您檔案存取權的任何人就可以使用此資訊。

您可以執行下列動作,從這些屬性移除您的名稱:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [資訊]。

  3. 按一下 [查看問題],然後按一下 [檢查檔]。

[檢查檔] 功能也可用來移除可能並非所有視圖都提供的其他類型資料,例如批註和修訂。 Microsoft 建議您在任何您打算公開提供的活頁簿上執行 [檢查檔]。

您也可以使用 Microsoft Office 物件模型將隱藏的資料和中繼資料包含在 Microsoft Office 檔案中。 例如,您可以在 Microsoft Office 物件模型中使圖片不可見,這表示當您開啟檔案時看不到這些圖片,但圖片會儲存在檔案中,且稍後可供查看。

宏錄製可讓您錄製一系列動作,讓您稍後可以再現這些動作。 如果您選擇錄製巨集,您的使用者名稱會在初次建立宏時,儲存為程式碼中的批註。 您可以從這些位置手動移除您的使用者名稱。

數位簽章是一項選用的功能,可協助您驗證傳送活頁簿之人員的身分識別。 數位簽章是您正在簽署的活頁簿中的資料的唯一加密值。 當您使用數位簽章傳送活頁簿時,會將簽名傳送給收件者,以及活頁簿中的資料以及您(寄件者)的信任數位憑證。 數位憑證是由憑證授權單位(例如 VeriSign)所頒發,並包含驗證寄件者所用的資訊,並確認尚未變更活頁簿的原始內容。 Excel 可能會自動與憑證授權單位連線,以驗證數位簽章。

當您簽署活頁簿時,您會看到一個對話方塊,其中顯示數位簽章中包含的資訊,例如系統日期和時間、作業系統版本號碼、Microsoft Office 版本號碼,以及 Excel 版本號碼。

資訊版權管理(IRM)可讓您授與特定的使用者或群組,以存取及修改活頁簿。 雖然某些相似性,但 IRM 並不是檔案保護。 IRM 可讓您為整個活頁簿設定許可權,以進行非常特殊的動作,例如列印檔案,或將檔轉寄給其他人,以及讀取或編輯活頁簿。

當您在啟用 IRM 的情況下儲存活頁簿時,Excel 會將有許可權的每位使用者的清單儲存至該活頁簿及其許可權。 此資訊是經過加密的,因此只有活頁簿擁有者才能存取此資訊。

此外,啟用 IRM 的活頁簿也包含內容授權。 內容授權包含電子郵件地址、許可權和驗證資訊。 每當有人嘗試開啟啟用 IRM 的活頁簿時,Excel 就會根據使用者的身分識別,檢查儲存在活頁簿中的內容授權。 如果使用者之前從未開啟過活頁簿,則 Excel 會與 IRM 伺服器聯繫、驗證使用者的身分識別、為使用者下載新的內容授權(前提是使用者有必要的許可權),並將該內容授權儲存至活頁簿。

活頁簿擁有者可以選擇避免將內容授權儲存在活頁簿中。 不過,如果未將此內容授權儲存至活頁簿,則在每次開啟活頁簿時,Excel 都必須與 IRM 伺服器聯繫。 如果 Excel 未連線至網路或無法與 IRM 伺服器聯繫,則無法開啟該活頁簿。

[活頁簿保護] 可讓您以多種方式保護您的 Excel 活頁簿,例如只給予特定使用者編輯、批註或讀取活頁簿的許可權。

當您使用 [活頁簿保護] 時,系統會要求您輸入使用者識別碼。 這些使用者識別碼可能是 Windows NT 網域帳戶的形式(例如,DOMAIN\user name)或 Windows Live ID 電子郵件地址(例如,someone@example.com)。 每當您賦予使用者讀取或變更文字範圍的許可權時,就會儲存這些使用者識別碼。

您可以在不使用密碼的情況下保護 Excel 活頁簿。 如果您選擇不使用密碼保護活頁簿,閱讀活頁簿的任何人都可以看到已獲存取權的人員的使用者識別碼。 此外,如果將活頁簿儲存為 XML 或 HTML,任何讀取檔案的人都能使用使用者識別碼。

如果您想要進一步限制使用者識別碼的存取權,您可以選擇使用密碼或資訊版權管理(IRM)來儲存此檔案。 只有您與已獲授權存取權的其他人可以看到這些使用者識別碼。

當您在 Microsoft Office 中開啟某些舊版 Excel 檔案時,Office 檔案驗證會檢查檔結構是否符合 Microsoft 針對該檔案格式的規格。 如果檔案無法進行這項驗證,Microsoft Office 會在受保護的檢視中開啟該檔案。

當您結束 Excel 之後,Office 檔案驗證失敗的每個檔案複本都會儲存在您的電腦上。 Microsoft 錯誤報表會定期詢問您是否同意將這些檔案的複本傳送給 Microsoft。 如需 Microsoft 錯誤報表的詳細資訊(包括完整的隱私權聲明),請參閱Microsoft 錯誤報表隱私權聲明

當您編輯活頁簿時,Excel 會自動儲存其複本。 如果您意外關閉活頁簿而不儲存變更,這可協助您復原活頁簿。 您可以執行下列動作,選擇不要自動儲存活頁簿的複本:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [選項]。

  3. 按一下 [儲存]

  4. 在 [儲存活頁簿] 底下,清除 [如果我關閉而不儲存,則保留上一個自動復原版本] 核取方塊。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [選項]。

  3. 按一下 [儲存]

  4. 在 [儲存活頁簿] 底下,清除 [如果我關閉而不儲存,則保留上一個自動儲存版本] 核取方塊。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [說明] 底下的 [選項]

  3. 按一下 [儲存]

  4. 在 [儲存活頁簿] 底下,清除 [如果我關閉而不儲存,則保留上一個自動復原檔案] 核取方塊。

您可以按一下 [檔案] 索引標籤、按一下 [資訊],然後在 [版本] 底下按一下您想要的活頁簿,以存取及刪除先前儲存的活頁簿的上次儲存版本。 您可以透過按一下 [檔案] 索引標籤、按一下 [資訊]、按一下 [管理版本],然後按一下 [復原未儲存的活頁簿],來存取及刪除新建立活頁簿的上次自動儲存版本 如果您沒有開啟並使用,Excel 會定期刪除自動儲存的活頁簿。 如需詳細資訊,請參閱復原 Office檔案。

頁面頂端

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×