Access 桌面資料庫的基本工作

本文內容

• 選擇範本

• 從頭開始建立資料庫

• 新增資料表

• 複製與貼上資料

• 匯入或連結至資料

• 使用資料表分析組織資料

• 後續步驟

選擇範本

Access 範本具備內建資料表、查詢、表單與報表，均已就緒可供使用。 啟動 Access 時，您首先會看到範本選項，亦可在線上搜尋更多範本。

1. 在 Access 中，按一下 [檔案] > [新增]。

2. 選取桌面資料庫範本，然後在 [檔名] 底下輸入資料庫 的名稱。 (如果您沒有看到適合您的範本，請使用 [ 搜尋在線範本] 方塊 。)

3. 您也可以使用 Access 在 [檔案名稱] 方塊下顯示的預設位置，或按一下資料夾圖示，從中挑選。

4. 按一下 [建立]。

視範本而定，您可能必須執行下列任一動作以開始使用：

• 如果 Access 顯示內含空白使用者清單的 [ 登入 ] 對話框：

  1. 按一下 [新增使用者]。

  2. 填寫 [使用者詳細資料] 表單。

  3. 按一下 [儲存並關閉]。

  4. 選取您剛才輸入的使用者名稱，然後按一下 [登入]。

• 如果 Access 在訊息列顯示 [安全性警告] 訊息，而您信任範本來源，請按一下 [啟用內容]. 如果資料庫需要登入，請再次登入。

如需詳細資訊，請參閱 從範本建立 Access 桌面資料庫。

從頭開始建立資料庫

如果沒有範本符合您的需求，您可能會以空白桌面資料庫開始使用。

1. 從 Access，按一下 [新增] > [空白桌面資料庫]。

2. 在 [檔案名稱] 方塊輸入資料庫名稱。

3. 您也可以使用 Access 在 [檔案名稱] 方塊下顯示的預設位置，或按一下資料夾圖示，從中挑選。

4. 按一下 [建立]。

新增資料表

在資料庫中，您的資訊是儲存在多個相關的資料表中。 若要建立資料表：

1. 當您第一次開啟資料庫時，會在 [資料工作表檢視] 中看到一個可用來新增資料的空白資料表。 若要新增另一個數據表，請按兩下 [建立 > 表]。 您可在空白欄位 (儲存格) 中開始輸入資料，或貼上來自 Excel 活頁簿等其他來源的資料。

2. 若要重新命名欄 (欄位)，請按兩下欄名，然後輸入新名稱。

   提示:  有意義的名稱可讓您無須查看內容即可知道每個欄位中的內容。

3. 按一下 [檔案] > [儲存]。

• 若要新增更多欄位，請在 [按一下以新增] 欄中輸入。

• 若要移動欄，請按一下欄名加以選取，再將之拖曳到所需的位置。 您亦可選取連續的欄，將之全部拖曳到新位置。

如需詳細資訊，請參閱資料表簡介。

複製與貼上資料

您可從 Excel 或 Word 等其他程式複製資料，並貼上至 Access 資料表。 若資料分散到各欄中，效果最佳。 若資料位於文字處理程式 (例如 Word) 中，請使用標籤來分隔欄，或轉換為資料表格式，再進行複製。

1. 如果資料需要編輯，例如將完整姓名分成名字和姓氏，請先在來源程式中完成。

2. 開啟來源，然後複製 (Ctrl + C) 資料。

3. 開啟您要在資料工作表檢視中新增資料的 Access 資料表，然後將其貼上 (Ctrl + V)。

4. 按兩下每個欄名，輸入有意義的名稱。

5. 按一下 [檔案] > [儲存]，並為新資料表命名。

   附註: Access 會根據您貼上各欄第一列的資訊，設定各欄位的資料類型，因此請確認後續各列的資訊與第一列相符。

匯入或連結至資料

您可從其他來源匯入資料，或從 Access 連結至資料，而不必將資訊從其儲存位置移出。 如果您有多個會更新資料的使用者，並要確認您看到的是最新版本或想要節省儲存空間時，就可以使用連結功能。 針對大部分的格式，您都可選擇要連結至資料或匯入資料。 如需詳細資訊，請參閱 匯入或連結至另一個 Access 資料庫中的數據 。

程序會根據資料來源而有些微不同，但這些指示可帶您入門：

1. 在 [ 外部數據] 索 引卷標的 [ 匯入 & 連結 ] 群組中，按兩下 [ 新增數據源] ，然後從列出的子功能表選項中選取您要匯入或連結到的數據格式。

   附註: 若您仍找不到正確格式，您必須先將資料匯出為 Access 支援的檔案格式 (如分隔符號文字檔)。

2. 依照 [ 取得外部數據 ] 對話框中的指示進行。

當您連結時，有些格式僅能以唯讀的方式使用。 以下外部來源可供您匯入資料，或從這些外部來源建立連結：

如需詳細資訊，請參閱 匯入或連結至另一個 Access 資料庫中的數據。

使用資料表分析組織資料

您可使用 [資料表分析精靈]，快速識別多餘資料。 精靈會提供簡單的方式，將資料組織為個別資料表。 Access 會保留原始資料表做為備份。

1. 開啟包含要分析之資料表的 Access 資料庫。

2. 按一下 [資料庫工具] > [分析資料表]。

   精靈的前兩頁包含有範例的簡短教學課程。 若您看到標示為 [要顯示簡介頁嗎?] 的核取方塊，請核取此方塊，再按兩次 [上一步] 查看簡介。 若您不希望再次查看簡介頁，請取消核取 [要顯示簡介頁嗎?]

如需詳細資訊，請參閱 使用 [數據表分析器] 將您的數據正規化。

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後續步驟

其餘的設計程序視您的用途而異，但您可考慮建立查詢、表單、報告和巨集。 以下文章可提供協助：

• 資料表簡介

• 查詢簡介

• 建立 Access 表單

• Access 中的報表簡介

• 使用備份與還原程序來保護資料

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