Access 2010 中的基本工作

附註: 我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。 本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。 此為英文文章出處,以供參考。

以下是幾項基本的資料庫的工作,您可以如何協助您瞭解如何使用 Microsoft Access 2010。

 

本文內容

什麼是 Access?

在 Access 中的關聯式資料庫

當您開啟 Access

尋找並套用範本

從頭開始建立資料庫

開啟現有的 Access 資料庫

開始使用新的資料庫

新增表格

從其他來源的資料貼到 Access 資料表

匯入] 或 [從其他來源資料的連結

後續步驟

從試算表或其他程式匯入資料

將 Access 匯入 Excel 工作表

匯入 Excel 工作表,為新資料庫中的表格

使用 [資料表分析精靈組織您的資料

使用其他程式中的資料

在 Access 的多個版本使用舊版資料庫

使用 Access 資料庫檔案中的存取多個版本

步驟 1: 複製現有的資料庫,並將其儲存為新的格式

步驟 2: 分割複製資料庫,並使用原始的檔案作為後端資料庫

步驟 3: 連接的新前端原始的資料庫

Access 的多個版本中使用的前端/後端應用程式

什麼是 Access?

Access 2010 是資料庫應用程式的設計及部署工具可供您追蹤的重要資訊。 您可以在電腦上,將您的資料,或者您可以發佈至網路,讓其他人可以使用網頁瀏覽器中的資料庫。

許多人開始追蹤的項目逐漸他們使用的程式會變成較不符合工作時,請使用 Access。 例如,假設您活動規劃,而您想要追蹤的管理,讓您的事件成功所需的所有細節。 如果您使用 word 處理器或試算表程式執行此動作時,您可以輕鬆地遇到問題,其中包含重複出現不一致的資料。 您可以使用行事曆的軟體,但追蹤行事曆] 中的財務資訊不建議調整。

在 Access 中的關聯式資料庫

有時,您需要關聯式資料庫來追蹤這類的資訊,以利消除重複分成較小的資料 (稱為 「 表格 」) 的集合,然後相關的共同資料存取根據常見的位元的資訊 (稱為欄位). 例如,事件規劃關聯式資料庫可能包含客戶資料的資料表、 廠商資訊、 表格及事件資訊的資料表。 具有事件資訊的資料表中可能以將其關聯到 [客戶] 資料表中的欄位及欄位以與 [供應商] 資料表產生關聯。 如此一來,,例如,如果供應商的電話號碼,資訊可能會變更一次的 [供應商] 資料表中,而不是涉及廠商每個事件中。

Access 可的工具,您可以快速地使用,並輕鬆地開發關聯式資料庫應用程式,可協助您管理資訊。 您可以建立的資料庫,協助您追蹤的任何一類的資訊,例如庫存、 專業人員的連絡人或商務程序。 事實上,Access 會隨附範本,您可以使用立即追蹤各種不同的資訊,讓即使的入門的簡單項目。

當您開啟 Access

當您啟動Access 2010時,您會看到 [Microsoft Office Backstage 檢視中,您可以取得目前資料庫的相關資訊、 建立新的資料庫、 開啟現有的資料庫,及檢視主要Office.com的內容。

Access 2010 的 backstage 檢視

Backstage 檢視也包含許多其他命令,您可以用來調整、 維持,或共用您的資料庫。 Backstage 檢視] 中的命令通常會套用至整個資料庫,不到資料庫內的物件。

附註: 您可以前往 Backstage 檢視,在任何時間,按一下 [檔案] 索引標籤。

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尋找並套用範本

Access 可讓您使用各種不同的範本,您可以使用充分設定您的資料庫建立程序。 範本是包含所有資料表、 查詢、 表單及報表所需執行特定工作的準備使用資料庫。 例如,有可用於追蹤問題、 管理連絡人,或費用記錄的範本。 某些範本包含來說明如何使用的一些範例記錄。 可以使用範本的資料庫,或您可以加以自訂,以更符合您的需求。

若要尋找並套用範本至您的資料庫,請執行下列動作:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [新增]。

  2. 在 [可用範本] 底下,執行下列其中一項:

    • 要重複使用最近使用過的範本,請按一下 [最近的範本],然後選取您想要的範本。

    • 若要使用的範本,您已經安裝,按一下 [我的範本],然後按一下所要的範本。

    • 若要尋找 [ Office.com,在 [ Office.com 範本上的 [範本按一下範本類別、 選取您要的範本,然後按一下下載到您的電腦,從 Office.com 下載範本。

      您也可以在 Access 中從 Office.com 範本搜尋。 在 [搜尋 Office.com 範本] 方塊中,輸入一或多個搜尋字詞,,然後按一下要搜尋的箭號按鈕。

  3. 您也可以按一下 [瀏覽至您想要用來建立資料庫的位置的 [檔案名稱] 方塊旁的 [資料夾] 圖示。 如果您沒有將特定位置,Access 會建立資料庫中的 [檔案名稱] 方塊下方會顯示預設位置。

  4. 按一下 [建立]。

Access 會建立資料庫,並用於開啟它。

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從頭開始建立資料庫

若要更完整的介紹使用 Access 建立資料庫的概念,請參閱資料庫設計的基本概念

如果的範本都不符合您的需求,或如果您在您想要在 Access 中使用的另一個程式中的資料,您可能會決定最好從頭開始建立資料庫。 在 Access 2010 中,您可以選擇: 標準桌面資料庫或 web 資料庫。

如需 web 資料庫的詳細資訊,請參閱建立要在網路上共用資料庫的文件。

若要建立新的資料庫,請執行下列動作:

  1. 啟動 Access。

  2. 在 Backstage 檢視的 [新增] 索引標籤上按一下 [空白資料庫] 或 [空白 Web 資料庫

    重要: 此處所做的選擇會決定哪些功能可在資料庫中。 桌面資料庫無法發佈至 [網路和 web 資料庫不支援某些桌面的功能,例如合計查詢。

  3. 右側,請在 [檔案名稱] 方塊中輸入資料庫的名稱。

    若要變更您要在其中建立檔案的位置,按一下 [瀏覽 按鈕圖像 檔案名稱] 方塊旁,瀏覽至並選取新的位置,,然後按一下[確定]。

  4. 按一下 [建立]。

    Access 會建立資料庫,並資料工作表檢視隨後空白資料表 (稱為 Table1)。

  5. Access 會將游標放在第一個空白的儲存格,按一下 [新增至新的表格欄中。

    若要新增資料,開始輸入,或您可以貼上資料從其他來源],[] 區段中 [貼上從其他來源至 Access 資料表的資料,請在本文稍後所述。

    附註: 

    • 在 [資料工作表檢視中輸入資料被設計為與在 Excel 工作表中輸入資料非常類似。 主要的限制是必須輸入連續的列與欄,開始左上角的 [資料工作表中的資料。 您不應該嘗試來格式化您的資料包含空白的列或欄時可能會 Excel 工作表,因為這麼做會浪費在表格中的空間。 表格僅包含您的資料。 在表單和報表,您稍後再設計中會完成所有資料的視覺呈現效果。

    • 輸入資料時,會建立的表格結構。 每當您將新的資料行加入至資料工作表中,定義在表格中的新欄位。 Access 會將資料類型根據您輸入的資料類型的欄位。 比方說,如果您有您在其中輸入只是日期值的資料行,Access 會設該欄位的資料類型日期/時間。 如果您稍後再嘗試在該欄位中輸入非日期值 (例如名稱或電話號碼),Access 會顯示訊息通知您的值不相符的資料行資料類型。 可能的話,您應該規劃表格,讓每個資料行包含相同類型的資料,無論您是文字、 日期、 數字或其他類型。 如此可讓您更容易建置查詢、 表單及報表,其中選取所要的資料。

如果您不想尚未輸入資料,請按一下 [關閉 按鈕圖像 ]。

附註: 如果關閉而不儲存,access 會刪除 Table1。

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開啟現有的 Access 資料庫

提示: 若要快速開啟您已開啟,在 [檔案] 索引標籤上的最後一個數個資料庫的其中一個按一下最近],然後按一下檔案名稱。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。

  2. 按一下 [開啟] 對話方塊中的捷徑,或是在 [查詢] 方塊中,按一下 [磁碟機或您想要的資料庫所在的資料夾。

  3. 在資料夾清單中,請按兩下資料夾,必須先開啟資料庫所在的資料夾。

  4. 當您找到資料庫時,請執行下列其中一項:

    • 在 [預設開啟模式中開啟資料庫,請按兩下此選項。

    • 若要讓您與其他使用者可以讀取和寫入資料庫,同時,請在多使用者環境中,開啟共用的 access 資料庫,請按一下 [開啟]。

    • 若要讓您可以檢視但無法進行編輯,請開啟唯讀存取資料庫,請按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下開啟唯讀狀態

    • 要開啟的資料庫的獨佔式存取,讓其他人可以將其開啟時必須開啟它,按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [獨佔式開啟]

    • 若要開啟唯讀存取的資料庫,按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,再按一下 [獨佔式唯讀開啟其他使用者仍可開啟資料庫,但只有唯讀存取權限。

如果您找不到您想要開啟的資料庫    

  1. 在 [開啟] 對話方塊中,按一下 [我的電腦上捷徑,或在 [查詢] 方塊中,按一下 [我的電腦

  2. 磁碟機清單中,可能會包含資料庫,然後按一下 [搜尋以滑鼠右鍵按一下您的想法的磁碟機。

  3. 輸入您的搜尋準則,然後按 [ENTER] 搜尋資料庫。

  4. 如果找不到資料庫,則會開啟 [搜尋結果] 對話方塊中按兩下。

    從 [開啟] 對話方塊,已啟動搜尋,因為您必須按一下對話方塊中的 [取消之前資料庫會開啟。

您可以直接開啟資料檔,外部的檔案格式 (例如 dBASE Paradox、 Microsoft Exchange 或 Excel)。 您可以也會直接開啟任何ODBC 資料來源,例如 Microsoft SQL Server 或 Access。 Access 會自動在 [資料檔的相同資料夾中建立新的 Access 資料庫,並新增連結到外部資料庫中的每個資料表。

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開始使用新的資料庫

根據您使用的範本,您可能需要執行下列一或多項動作以開始使用新的資料庫:

  • 如果 Access 會顯示登入] 對話方塊與空白清單的使用者,請使用下列程序,即可開始使用:

    1. 按一下 [新增使用者]。

    2. 填寫 [使用者詳細資料] 表單。

    3. 按一下 [儲存並關閉]

    4. 選取您剛剛輸入的使用者名稱,然後按一下 [登入

  • 如果 Access 會顯示空白資料工作表,您可以開始的資料工作表] 中直接輸入資料,或按一下其他按鈕和索引標籤以探索資料庫。

  • 如果 Access 會顯示 [快速入門] 頁面,您可以按一下 [若要進一步瞭解資料庫,該頁面上的連結,或按一下其他按鈕和索引標籤以探索資料庫。

  • 如果 Access 會顯示在訊息列] 中的安全性警告訊息,而且您信任範本的來源,請按一下 [啟用內容]。 如果資料庫需要登入,您必須再次登入。

桌面和 web 資料庫,您也想要開始以下步驟:

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新增表格

您可以使用 [建立] 索引標籤上的 [表格] 群組中的工具,到現有的資料庫新增新的資料表。

在 [建立] 索引標籤上的 [表格] 群組

附註: 在 web 資料庫中,表格] 命令位於 [表格] 群組中。

無論您在中啟動的檢視,您可以隨時切換至其他檢視使用 Access 視窗的狀態列上的 [檢視] 按鈕。

在 [資料工作表檢視中建立空白資料表    在資料工作表檢視中,您可以輸入資料,並讓 Access 建立的表格結構,在幕後。 欄位名稱指定數字 (Field1,Field2,以及等等),並存取設定欄位資料類型,根據您輸入的資料類型。

  1. 在 [建立] 索引標籤中 [表格] 群組中,按一下 [表格 按鈕圖像

  2. Access 會建立資料表,然後將游標放在 [按一下以新增] 欄中的第一個空白儲存格。

  3. 若要新增資料,開始輸入第一個空白儲存格,或在本文稍後所述,您可以貼上從其他來源],資料。

    • 若要重新命名欄 (欄位),請按兩下欄名,然後輸入新名稱。

      提示: 好讓您得知其包含而不需要查看的資料,請對每個欄位中,提供有意義的名稱。

    • 若要移動欄,請按一下欄名加以選取,再將之拖曳到所需的位置。 您也可以選取數個連續的資料行,並將其拖曳至新位置的所有分成一組。

      若要新增更多欄位至表格,您可能可以開始在資料工作表檢視] 中的 [按一下以新增] 欄中輸入文字,或您可以使用 [欄位] 索引標籤上的 [新增 & 刪除] 群組中的命令來新增新的欄位。

建立表格,在 [設計] 檢視中啟動    在 [設計檢視中,您先建立新的資料表結構。 然後您可以切換至 [資料工作表檢視],輸入資料,或您使用的其他方法,例如,使用表單中輸入資料。

在 [設計檢視不適用於 web 資料庫中的資料表。

  1. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表設計]按鈕圖像

  2. 在資料表中每一個欄位,在 [欄位名稱] 欄中,輸入名稱,然後選取資料類型的資料類型] 清單。

  3. 您可以在 [描述] 欄中輸入每個欄位的其他資訊。 您輸入的描述會顯示在狀態列中,插入點在該欄位中,而且您建立從 [欄位清單] 窗格中拖曳欄位至表單或報表的任何控制項作為狀態列文字以及該欄位的 [表單精靈] 或 [報表精靈來建立任何控制項。

  4. 您已新增所有欄位後,儲存資料表:

    • 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存檔案]

  5. 您可以開始到資料表中,輸入資料隨時切換至 [資料工作表] 檢視,按一下第一個空白儲存格,然後輸入。 下一節所述,您也可以貼到另一個來源資料。

建立 SharePoint 清單為基礎的資料表    使用 SharePoint 清單,您的資料可讓使用者沒有存取權。 此外,清單資料會儲存在伺服器上,這通常會提供更能保護資料遺失比在桌上型電腦上儲存的檔案。 您可以開始新的清單中,或您可以連結至現有的清單。 您必須要建立清單; SharePoint 網站上有足夠的權限這可以因的網站,因此連絡您的 SharePoint 管理員的詳細資料,瞭解您的選項。

此功能不適用於 Web 資料庫中。

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [SharePoint 清單]。

  2. 您可以使用其中一個清單範本來建立標準的 SharePoint 清單,例如連絡人或事件。

    您也可以選擇要建立自訂清單,或是要連結至或匯入現有的清單。 按一下所要選項。

  3. 如果您選擇的清單範本,或若要建立自訂清單,[建立新清單] 對話方塊會隨即開啟,引導您完成程序。 如果您選擇使用現有清單,[取得外部資料] 對話方塊會隨即開啟,協助您。

如需資料表的詳細資訊,請參閱資料表簡介一文。

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從其他來源的資料貼到 Access 資料表

如果您的資料目前儲存在另一個程式中,例如 Excel,您可以複製並貼到 Access 資料表的資料。 一般而言,此最適合如果資料已經分隔成資料行,就和在 Excel 工作表中。 如果資料是在 word 中處理程式,您應該先使用] 索引標籤,來分隔的資料行或將資料轉換成 word 處理程式中的表格,然後複製 [資料。 如果您的資料需要任何編輯或操作 (例如,分隔完整姓名分成名字和姓氏),您可能會想要這麼做之前複製的資料,尤其是如果您不熟悉存取。

當您將資料貼入空白資料表時,Access 會依據哪一類的資料發現那里每個欄位的資料類型。 例如,如果貼上] 欄位包含而不是包含日期值,Access 就會套用日期/時間資料類型的欄位。 如果 [貼上] 欄位包含只有字 「 是 」 和 「 沒有 」,Access 就會套用 [是/否] 資料類型的欄位。

Access 的名稱取決於找到的第一列的 [貼上資料的欄位。 貼上資料的第一列類似類型的資料列時,Access 會決定的第一列是資料,並指派欄位一般的名稱 (「 欄位 1 」,Field2,以及等等)。 如果不類似於各列的 [貼上資料的第一列,Access 會使用第一列做為欄位名稱,並排除的實際資料的第一列。

如果 Access 指派一般的欄位名稱,您應該重新命名欄位越快越若要避免混淆。 使用下列程序:

  1. 在 [檔案] 索引標籤上按一下 [儲存] 儲存資料表。

  2. 在 [資料工作表檢視中,按兩下每個欄標題,,然後輸入的資料行的名稱。

  3. 一次儲存資料表。

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匯入] 或 [從其他來源資料的連結

您可能需要您已在您想要使用 Access 中的另一個程式中收集的資料。 您可能是使用其資料儲存在其他程式的人員,而您想要使用 [在 Access 中的資料。 或者,您可能有多個不同的來源的資料,並需要 「 平台板 」,您就可以將它們一起更深入分析的。

Access 可輕鬆匯入或連結其他程式中的資料。 您就可以將資料從 Excel 工作表、 另一個 Access 資料庫中的表格,從 SharePoint 清單,或任何種類的其他來源。 程序會根據資料來源而有些微不同,但這些指示可讓您快速上手:

  1. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入 & 連結] 群組中按一下命令的從匯入的檔案類型。

    例如,如果您從 Excel 工作表,以匯入資料,按一下 [ Excel]。 如果您沒有看到正確的程式類型,請按一下 [更多]。

    附註: 如果您找不到正確的格式類型,[匯入 & 連結] 群組中,您可能需要啟動您原本建立的資料,程式,然後使用該程式 (例如分隔符號文字檔) 的 Access 支援的檔案格式儲存的資料然後再匯入或連結至的資料。

  2. 在 [取得外部資料] 對話方塊中,按一下 [瀏覽]以瀏覽至來源資料檔案,或是在 [檔案名稱] 方塊中輸入的來源資料檔案的完整路徑。

  3. 在 [指定方式及位置,您想要儲存目前的資料庫中的資料,按一下您要的選項。 您可以使用 [匯入的資料,建立新的資料表,或建立連結的資料表來維護資料來源的連結。

  4. 按一下 [確定]。

    根據您的選擇,連結的物件] 對話方塊或匯入物件] 對話方塊隨即開啟。

  5. 您可以使用] 對話方塊中,完成程序。 您所追蹤的實際程序取決於您所選擇的 [匯入或連結] 選項。

  6. 在精靈的最後一頁,按一下 [完成]。

    如果您選擇要匯入,Access 會詢問您是否要儲存您完成匯入作業的詳細資料。

  7. 如果您認為您將會執行此相同匯入作業,請按一下 [儲存匯入步驟],然後輸入 [詳細資料。

    您再按一下儲存的匯入[外部資料] 索引標籤上的 [匯入] 群組中,按一下 [匯入規格,然後按一下 [執行輕鬆重現匯入作業。

  8. 如果您不想儲存作業的詳細資料,請按一下 [關閉]。

Access 資料匯入新的資料表,然後在 [功能窗格中顯示 [資料表] 底下的資料表。

若要進一步瞭解如何匯入到 Access 中的資料,請依照 請參閱 一節中的連結。

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後續步驟

其餘的設計程序,因於您的目標,但您可能會想要考慮建立查詢、 表單、 報表和巨集。 本文不提供建立其他資料庫物件的相關資訊。

如需詳細資訊,請參閱下列文章:

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從試算表或其他程式匯入資料

如果您熟悉其他資料庫或試算表程式,您可能會知道這些應用程式的運作方式與使用的哪些資料庫的基本概念。 存取與其他許多資料庫應用程式可讓您建立關聯式資料庫,並進一步不同於大多數的試算表程式優質的工具來開發複雜的查詢、 表單及報表。 Access 也會提供許多選項使用其他資料庫程式,例如 SQL Server。

將 Access 匯入 Excel 工作表

許多人開始探索存取後第一份建立 Excel 中的清單。 Excel 的絕佳開始清單,但當清單規模擴大時,其變得很難組織,並保留更新。 將清單移至 Access,通常是下一步。

在工作表相似結構中的資料庫資料表是的資料會儲存在列和欄。 如此一來,輕鬆通常在工作表匯入資料庫資料表。 如何組織資料位於資料儲存於工作表,然後將資料庫中的主要差異。 只要匯入您的整份工作表,為新資料庫中的資料表,將無法解決問題組織及更新您的資料,特別是如果您的工作表包含重複的資料。 若要解決這些問題,您必須將試算表資料分割成不同的表格,每個包含相關的資料。 如需有關如何排列您的資料表中的資料的詳細資訊,請參閱資料庫設計的基本概念

存取 [資料表分析精靈,可協助您完成此程序的功能。 如果之後您的資料匯入資料表,精靈會協助您將資料表分割成不同的表格,每個包含其他資料表的所有不重複的資料。 精靈會建立資料表之間的關聯。

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匯入 Excel 工作表,為新資料庫中的表格

  1. 在 [檔案] 索引標籤中,按一下 [新增],然後再按一下空白資料庫]

  2. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入新的資料庫的名稱,然後按一下 [建立]。

    隨後便會開啟新的資料庫,,Access 會建立新的空白表格,Table1。

  3. 關閉 Table1。

    當系統詢問您是否要將變更儲存至 Table1 的設計,請按一下 []。

  4. 在 [匯入 & 連結] 群組中的 [外部資料] 索引標籤上按一下 [ Excel]。 按鈕影像

  5. 在 [取得外部資料] 對話方塊中,按一下 [瀏覽]。

  6. 您可以使用 [開啟舊檔] 對話方塊,找出您的檔案。

  7. 選取檔案後按一下 [開啟]

  8. 在 [取得外部資料] 對話方塊中,確定已選取匯入至目前資料庫中的新資料表的來源資料的選項。

  9. 按一下 [確定]。

    匯入試算表精靈會啟動,並且要求您資料的幾個問題。

  10. 依照指示,按一下 [下一個上一步瀏覽頁面。 在精靈的最後一頁,按一下 [完成]。

    附註: Access 會詢問您是否要儲存您完成匯入作業的詳細資料。 如果您認為您將會執行此相同匯入作業,按一下 [ ],然後輸入 [詳細資料。 您再按一下 [外部資料] 索引標籤上的 [匯入] 群組中的 [儲存的匯入輕鬆重現在未來的作業。 如果您不想儲存作業的詳細資料,請按一下 [關閉]。

Access 資料匯入新的資料表,並在 [功能窗格中的所有資料表] 下會顯示。

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使用 [資料表分析精靈組織您的資料

將資料匯入 Access 資料表之後,您可以使用 [資料表分析精靈來快速找出重複的資料。 然後,精靈會提供一個簡單的方法,將資料組織成不同的表格,使其位於會儲存在最有效方法。 存取保留為備份,原始表格,,然後建立新的資料表,您可以用您的資料庫應用程式使用做為基礎的。

  1. 開啟包含要分析之資料表的 Access 資料庫。

  2. 在 [資料庫工具] 索引標籤的 [分析]群組中,按一下 [分析表格

    [資料表分析精靈會啟動。

    精靈的前兩個頁面包含的簡短教學課程-完整的按鈕,您可以按一下 [若要查看範例。 如果您沒有看到簡介的頁面,但改為查看核取方塊顯示簡介頁?,選取核取方塊,然後再按一下 [上一步兩次,請參閱簡介。 如果您不想再次讀取簡介後,請參閱簡介網頁,您可以清除顯示簡介頁? ] 核取方塊。

  3. 在多筆記錄中重複的值的欄位,哪些資料表包含?頁面選取您要分析的表格,再按一下 [下一步

  4. 您可以讓精靈決定讓哪些資料表中,移的欄位,或者您可以將該決策自己。 如果您遵循精靈的建議,您仍然可以到精靈的下一個頁面上的 [表格] 版面配置中進行變更。

    附註: 如果您讓精靈來決定要保留哪些資料表中的欄位,其選項一律可能不適合您的資料,尤其是如果不是使用多資料。 您應該謹慎檢查精靈的結果。 另一方面,精靈可能會建議更有效率的組織,與您的想法,因此建議您先至少一次嘗試精靈的決策。 如果您不喜歡建議,您仍然可以手動重新欄位排列,您永遠可以按一下 [上一頁] ,並排列的所有欄位。

  5. [下一步]。 在此頁面上,您可以指定哪些資料表包含的欄位。 如果您選擇讓精靈決定,因此您應該會看到多個資料表連接的關聯線。 否則,Access 會建立一個包含的所有欄位的資料表。 在任一情況,您可以在此頁面上進行變更。

    • 您可以從資料表中拖曳欄位,以建立新的資料表,其中包含這些欄位頁面的空白區域。 Access 會提示您輸入資料表名稱。

    • 如果您認為,它們會儲存更有效率地那里,可以從一個資料表拖曳欄位至另一個資料表。

    • 識別碼] 或 [產生唯一識別碼] 欄位會提供大部分的資料表。 若要進一步瞭解 [識別碼] 欄位,按一下 [在精靈的右上角的 [秘訣]。

    • 若要復原變更,請按一下 [復原] 按鈕。

    • 重新命名資料表,按兩下其標題列,輸入新的名稱,然後按一下[確定]

  6. 欄位有之後排列您想要的方式,按一下 [下一步]。

  7. 如果精靈找到有非常類似值的記錄,它會識別為可能的打字錯誤這些值,並進行簡報的位置,您可以確認該如何進行的畫面。 捲動清單以尋找任何有 [修正] 欄中的值,然後按一下 [下拉式清單中適當的項目。 選取 [ (保留為-是)防止精靈] 的值進行任何變更。 當您完成時,請按一下 [下一步]。

  8. 精靈會詢問您是否要建立類似原始表格的查詢。 如果您已建立表單與報表會以原始資料表為基礎,建立這類查詢時的建議。 如果您選擇[是,建立查詢,精靈附加 「 _OLD 」 資料表名稱,以重新命名原始資料表,然後使用原始資料表的名稱名稱的新查詢。 表單和報表,其中已資料表為基礎現在使用查詢的資料,並繼續為之前的工作。

  9. 按一下 [完成]。

    精靈會建立新的資料表指定,,然後將其開啟。 當您完成檢查結果時,可以關閉這些選項。

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使用其他程式中的資料

Access 2010 提供功能使用的儲存在其他程式中的資料。

建立新的 Access 資料庫連結至資料的另一種檔案格式    您可以使用 Access 開啟檔案,例如文字、 dBASE 或試算表的另一種檔案格式。 Access 會自動建立 Access 資料庫,並讓您連結的檔案。

  1. 啟動 Access。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。

  3. 在 [開啟] 對話方塊中,按一下您想要在清單中開啟的檔案類型。 如果您不確定檔案類型,按一下 [所有檔案 (*。 *)

  4. 如有需要瀏覽至含有您想要開啟的檔案的資料夾。 當您找到檔案時,請按兩下以開啟它。

  5. 請依照精靈中的指示進行。 在精靈的最後一頁,按一下 [完成]。

匯入或連結資料至現有的 Access 資料庫    您可以表示將資料匯入從其他來源和程式的 Access 資料表的資料包含在 Access 檔案,或您可以連結至資料從 Access,讓資料仍會留在原來的檔案 (外部存取檔案)。

  1. 按一下 [外部資料] 索引標籤的 [匯入 & 連結] 群組中的 [儲存資料的格式。

    您可以匯入或連結至資料來源如下:

    • Excel    從工作表或具名的範圍中的 Excel 活頁簿,您就可以將資料。 必須匯入或連結分開每個工作表或具名的範圍。

    • Access    這是非常好用來分隔從您的資料,建立分割資料庫的程序。 也就是說,可以使用一個資料庫,以包含所有您表單、 報表和巨集],並將資料保留在另一個資料庫。 您可以再開發的改良功能,而不中斷任何人的工作。 您也可以結合來自許多不同的一個],讓您容易跨部門或商業夥伴之間,合併彙算資料的 Access 資料庫的資料。

    • ODBC 資料庫    許多程式支援此格式,包括許多資料庫伺服器產品。 這可協助您建立 「 平台板 」 的資料庫,合併來自不同系統資料的位置。

    • 文字檔    您可以連線至純文字檔案],並甚至可以使用 Access 來變更該檔案的內容。 這可以協助讓 Access 資料更容易取用廣泛的程式。

    • XML 檔案    此格式也會提供各種不同的其他程式,包括某些網頁伺服器與相容性]。

    • SharePoint 清單    如此可讓您的資料使用網頁瀏覽器中,使用 SharePoint 清單的標準方法可用。

    • 資料服務    您可以連線至網頁資料服務,在企業內部。

    • HTML 文件    

    • Outlook 資料夾    您可以連線至 Outlook 資料夾,讓您更輕鬆地與其他資料的整合您的連絡人資訊。

    • dBase 檔案    dBase 是不是支援的存取常用的替代資料庫系統

      [取得外部資料] 對話方塊隨即出現。

  2. 請遵循] 對話方塊中的指示進行。

    Access 會匯入或連結資料至您的資料庫。 大部分的格式,您必須指定資料的位置,然後選擇 [您想要儲存在您的資料庫資料的方式。

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在 Access 的多個版本使用舊版資料庫

如果您的 Access 資料庫或 Access 專案建立在 Access 2000 或更新版本,您可以在其中建立或任何版本的 Access 版本中使用資料庫或專案,即使檔案已啟用安全性功能。 例如,Access 2000 檔案可在 Access 2000、 Access 2002、 Access 2003、 Access 2007 與 Access 2010。

您可能需要的情況下,您想要將資料保留在舊版的存取權,但有較新版本的存取權的使用者想要連結的資料,但仍可利用一些的新版本的功能。 解決方法是 (包含表單、 報表、 查詢、 巨集,但沒有資料表) 更新版本中建立新的 「 前端 」 資料庫,並將其連結至舊版的檔案中的資料表。 使用下列程序,您的資料庫會包含在單一檔案,或是已分割成前端或後端資料庫應用程式其中。

使用 Access 資料庫檔案中的存取多個版本

如果所有資料表、 表單及其他物件的舊版 Access 資料庫會包含在單一的檔案,且您想要使用的資料庫,Access 的多個版本中,您可以在更新版本中建立新的前端資料庫,並將其連結至原始的檔案。 有舊版的存取權的使用者仍可使用原始的資料庫。 有新版本的使用者可以使用新的前端資料庫連結至相同的資料。 如果您需要以容納多個 Access 版本,您可以建立多個前端版本。

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步驟 1: 複製現有的資料庫,並將其儲存為新的格式

使用下列程序,將資料庫轉換為三種最新格式之一: Access 2000、 Access 2002-2003 中或 Access 2007。 這個命令會保留原始格式,原始的資料庫,並在您指定的格式建立一份複本。

  1. 關閉 Access 檔案。 如果檔案是位於伺服器或共用資料夾中的多位使用者的 Access 資料庫,請確定沒有任何人有開啟它。

  2. 啟動 Access 2010。

  3. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。

  4. 瀏覽至您想要轉換,檔案的位置,然後按兩下以開啟它。

    如果資料庫增強] 對話方塊隨即出現,詢問您是否要以增強資料庫中,按一下 [否]

  5. 如果您啟動資料庫時,就會開啟表單,請關閉表單。

  6. 在 [檔案] 索引標籤上按一下 [將資料庫儲存為

  7. 在 [另存新檔] 對話方塊中,輸入新的資料庫的名稱。

    附註: 除非您將會在不同的位置儲存新的資料庫,其名稱,必須是資料庫的不同的原始。 一種情況,最好通常會使用不同的名稱,以便您可以輕鬆地區分前端資料庫與後端資料庫。 不過,如果您正在轉換為 Access 2007 格式,檔案副檔名從變成.mdb.accdb,讓您可以使用相同的檔案名稱。

  8. 按一下 [儲存]。

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步驟 2: 分割複製資料庫,並使用原始的檔案作為後端資料庫

使用下列程序分割轉換的資料庫:

  • [資料庫工具] 索引標籤中移動資料] 群組中,按一下 [ Access 資料庫]。 按鈕影像

  • 在 [資料庫分割] 對話方塊中,按一下 [分割資料庫。

    如果您想,但您無法又重新建立複製使用原始的資料庫,您可以進行備份。

  • 輸入後端資料庫的名稱,然後按一下 [分割

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步驟 3: 連接的新前端原始的資料庫

  1. 刪除資料庫分割工具建立的後端資料庫,小心不要刪除原始資料庫。

  2. 連結至原始的資料庫資料表中的 [新的前端資料庫: 按一下 [外部資料] 索引標籤的 [匯入 & 連結] 群組中的 [連結資料表管理員]按鈕圖像

  3. 按一下 [全選],然後選取 [永遠提示新的位置] 核取方塊。

  4. 按一下[確定],瀏覽至舊版資料庫,然後按兩下該。

    如果一切順利,Access 會顯示一個訊息,表示已成功地更新所有選取的連結的資料表。

您現在可以增強新的前端資料庫,支援較新版本的存取權的使用者的新功能。 舊版的使用者可以繼續使用舊版資料庫。

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Access 的多個版本中使用的前端/後端應用程式

如果您的 Access 資料庫是前端或後端資料庫應用程式,您可以將前端轉換為新的檔案格式。 不不需要的後端資料庫的任何變更。

下列程序會顯示如何使用 [將資料庫儲存為] 命令,將前端資料庫轉換為其中三種最新的格式: Access 2000、 Access 2002-2003 中或 Access 2007。 這個命令會保留原始原始格式的資料庫,並在您指定的格式建立一份複本。

  1. 關閉前端資料庫。 如果檔案是位於伺服器或共用資料夾中的多位使用者的 Access 資料庫,請確定沒有任何人有開啟它。

  2. 啟動 Access 2010。

  3. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。

  4. 瀏覽至前端資料庫的位置,然後按兩下以開啟它。

    如果資料庫增強] 對話方塊隨即出現,詢問您是否要以增強資料庫中,按一下 [否]

  5. 如果您開啟資料庫時,就會出現表單,請關閉表單。

  6. 在 [檔案] 索引標籤上按一下 [將資料庫儲存為

  7. 在 [另存新檔] 對話方塊中,輸入新的資料庫的名稱。

  8. 按一下 [儲存]。

您現在可以增強新的前端資料庫支援的新功能。

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