Windows SharePoint Services 快速入門

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Windows SharePoint Services 3.0 可透過將人員及資訊連接在一起,協助組織、小組及業務單位變得更有效率。無須設計網站的專業知識也可以輕鬆使用。

本文提供資訊和說明,無論您只是為您的小組檢視連絡人清單,或建立新的網站連結。說明中或瀏覽網頁,您可以找到其他資訊。

本文內容

清單、 文件庫和網站

新增內容

管理及處理內容

清單、文件庫及網站

清單是資訊的在您的組織可以儲存、 共用及管理資訊的集合。例如,您建立報名表事件或行事曆追蹤小組事件。您也可以主持討論區上的討論。更多有關的一般資訊清單,請參閱簡介清單

討論區中的討論

文件庫是類似清單,但它會將儲存檔案,以及檔案的相關資訊。您可以控制如何文件檢視、 追蹤、 管理,以及在文件庫中建立。一般文件庫的詳細資訊,請參閱文件庫簡介

清單和文件庫會儲存在網站上。網站是網頁的群組相關,您的小組可以處理專案、 召開會議,及共用資訊。例如,您的小組可能會有自己儲存排程、 檔案和清單的網站。一般網站的詳細資訊,請參閱網站、 工作區及網頁簡介

頁面頂端

新增內容

您可以新增至清單和文件庫檔案的項目使用網頁瀏覽器。您也可以儲存檔案到文件庫的一些用戶端與 Windows SharePoint Services 相容的程式。例如,您可以儲存 Microsoft Office Word 文件至SharePoint網站上的文件庫,在 Word 中工作時。

若要新增項目到清單或新增檔案到文件庫,您必須有參與該清單或文件庫的權限。如需關於組織如何使用權限與權限等級的詳細資訊,請連絡網站擁有者或管理員。

如果網站上已啟用內送或外寄郵件功能,則清單和文件庫也可以利用電子郵件功能。有些清單如行事曆、宣告、部落格和討論區,可以設定讓使用者藉由傳送電子郵件來新增其內容。有些清單如工作和議題追蹤清單,可以設定為傳送電子郵件給獲指派項目的使用者。

藉由傳送電子郵件將內容加入到網站中

1. 文件、討論和其他內容會透過電子郵件傳送。

2. 內容會加入到清單和組件庫。

新增項目或檔案之後,除非需要核准,否則具有清單讀取權限的其他使用者都可以檢視該項目或檔案。如果項目或檔案需要核准,則會以擱置狀態儲存在清單或文件庫中,直到具有適當權限的人員進行核准為止。如果新增項目或檔案時,您原本已經在檢視清單或文件庫,則可能需要重新整理瀏覽器,才能看到新的項目或檔案。

除了可以新增內容到現有清單及文件庫中,您也可能擁有建立新清單和文件庫的權限。清單及文件庫範本可以讓您事半功倍。視權限等級而定,您或許也可以建立和自訂新的網頁與網站。

清單

雖然不同類型的清單,將項目新增至他們的程序是類似,,因此您不需要瞭解與不同類型之清單搭配使用的幾種新技巧。清單項目包含一系列的欄中的文字,但部分清單也可能允許新增項目附件。如需新增清單項目相關的詳細資訊,請參閱新增、 編輯或刪除清單項目

有許多種網站的詳細資訊,在某些清單會為您建立。這些預設的討論區至行事曆清單的清單範圍。您也可以從數種類型的清單範本,提供結構和設定,讓您開始建立清單。如需有關如何建立清單的詳細資訊,請參閱建立清單

預設清單類型

您使用的清單類型,取決於您要共用的資訊類型︰

  • 宣告   共用消息和狀態,並提供提醒,請使用 [宣告] 清單。宣告支援增強的圖像,超連結格式設定,並且設定格式的文字。

  • 連絡人   使用儲存人員或群組,您使用的相關資訊的連絡人清單。如果您使用的電子郵件或連絡人管理程式,與Windows SharePoint Services 3.0相容,您可以檢視並從您在其他程式中的 SharePoint 網站更新您的連絡人。例如,您可以更新Office Outlook 2007從貴組織的所有供應商的清單。連絡人清單不實際管理您的網站的成員,但它可以用來儲存及共用您的組織,例如外部的廠商的清單中的連絡人。

  • 討論區   使用討論區提供集中位置,錄製並儲存小組討論,類似於新聞群組的格式。如果您的系統管理員已啟用接收電子郵件的網站上的清單,討論區可以儲存電子郵件從最常見的電子郵件程式的討論。例如,您可以建立討論區貴組織的新的產品版本。如果您使用的與Windows SharePoint Services 3.0相容的電子郵件程式,您可以檢視及更新時使用其他程式中的討論區。

  • 連結   作為中央位置的連結清單的網頁,您公司內部網路及其他資源的連結。例如,您可能會建立客戶的網站連結的清單。

  • 行事曆   使用行事曆,您的小組事件的所有或特定的情況下,例如公司假日。行事曆提供視覺化的檢視,類似的電話機或牆行事曆,您小組事件,包括會議、 社交事件,以及全天事件。您也可以追蹤小組里程碑,例如期限或不相關的特定時間間隔的產品發行日期。如果您使用的與Windows SharePoint Services 3.0相容的電子郵件] 或 [行事曆程式,您可以檢視,並在其他程式中工作時,從 SharePoint 網站更新您的行事曆。例如,您可以比較,然後更新您的 SharePoint 網站上的行事曆日期Office Outlook 2007行事曆,同時檢視行事曆並排顯示,或重疊彼此Office Outlook 2007中。

  • 工作   使用工作清單追蹤專案及其他待辦事項事件,群組的相關資訊。您可以將工作指派給人員,以及追蹤狀態和的完成百分比朝著完成的工作。如果您使用的電子郵件或工作管理程式,與Windows SharePoint Services 3.0相容,您可以檢視,並在其他程式中,從 SharePoint 網站更新您的任務。例如,您可以建立您組織的預算程序的工作清單,然後檢視並在Office Outlook 2007中更新以及其他工作。

  • 專案工作   若要儲存的工作清單中,類似的資訊,但也提供視覺或甘特圖檢視的進度列,使用專案工作清單。您可以追蹤 [狀態] 和 [完成百分比朝著完成的工作。如果您使用的電子郵件或工作管理程式,與Windows SharePoint Services 3.0相容,您可以檢視,並在其他程式中,從 SharePoint 網站更新您的專案工作。例如,您可以找出並指派的工作,若要建立訓練手冊 SharePoint 網站上建立的工作清單。然後,您可以從Office Outlook 2007追蹤您組織的進度。

  • 議題追蹤   使用議題追蹤清單] 來儲存特定問題,例如支援問題的相關資訊,並追蹤其進度。您可以指定問題、 分類,然後互相關聯問題。例如,您可以建立議題追蹤清單來管理客戶的服務問題和解決方案。您可以也在評論問題每次編輯,而不需變更原始的問題描述建立歷程記錄的註解。例如,客戶服務代表可以錄製每一個步驟來解決問題與結果。

  • 問卷   若要收集及編譯意見反應,例如員工滿意度調查或測驗,使用問卷。您可以設計您的問題及答案數種不同的方式,並查看您的意見反應的概觀。如果您有試算表或資料庫安裝的程式與Windows SharePoint Services 3.0或 Windows SharePoint Services 2.0 相容,您可以匯出至進一步分析結果。

  • 自訂   雖然您可以自訂任何清單,您可以開始自訂清單,然後自訂 [只要您指定的設定。如果您有試算表程式與Windows SharePoint Services 3.0或 Windows SharePoint Services 2.0,與 Windows Internet Explorer 和 Microsoft Windows 相容,您也可以建立以試算表為基礎的清單。例如,您可以從Microsoft Office Excel 2007儲存和管理合約與廠商建立的匯入清單。

文件庫

文件庫是網站上的一個位置,您可以在該位置中與小組成員建立、收集、更新及管理檔案。每個文件庫都會顯示檔案清單以及與檔案相關的重要資訊,可協助使用者使用檔案來一起工作。

您可以透過從網頁瀏覽器上載檔案的方式,將檔案新增至文件庫。當您將檔案新增至文件庫之後,擁有檢視文件庫權限的其他人就可以看見此檔案。如果新增檔案時,您原本已經在檢視文件庫,可能需要重新整理瀏覽器才能看見新的檔案。

如果您使用與 Windows SharePoint Services 相容的程式,您可以建立新的檔案範本為基礎的文件庫中工作時。您也可以儲存文件庫的檔案從另一個程式。如需有關如何將檔案新增至文件庫的詳細資訊,請參閱新增至文件庫的一或多個檔案

當您建立多種類型的網站時,就會為您建立預設文件庫,稱為 [共用文件共用文件是您可以使用儲存的檔案數種類型的文件庫。如果您有 [管理清單,例如將圖像儲存的圖片庫的權限,您可以建立更多文件庫。如需有關如何建立文件庫的詳細資訊,請參閱建立文件庫

文件庫類型

您使用的文件庫的類型取決於您要共用的檔案類型︰

  • 文件庫    多個檔案類型,包括文件和試算表的使用文件庫。雖然基於安全性理由封鎖某些檔案類型,您可以在文件庫中,儲存其他類型的檔案。當您使用與 Windows SharePoint Services 相容的程式時,您可以從文件庫來建立這些檔案。例如,行銷小組可能需要自己規劃教材,新聞稿出版物的文件庫。

  • 圖片庫    若要共用的數位圖片或圖形的集合,請使用圖片庫。雖然您可以在其他類型的 SharePoint 文件庫中儲存的圖片,圖片的文件庫有幾項優點。例如從圖片庫投影片放映檢視圖片、 圖片下載到您的電腦,並編輯與圖形程式與 Windows SharePoint Services 相容的圖片。請考慮建立圖片庫,如果您的小組會重複使用大量圖形,例如標誌及公司圖像,或者,如果您想要儲存小組事件的圖片或產品啟動。

  • Wiki 頁面庫    若要建立連線的 wiki 頁面的集合,請使用 wiki 頁面庫。Wiki 可讓多位人員,收集的格式,可以輕鬆建立及修改例行資訊。您可以新增至文件庫 wiki 頁面包含圖片、 表格、 超連結和內部連結。例如,如果您的小組建立專案的 wiki 網站,網站可以儲存秘訣和竅門一系列的相互連接的頁面。

  • 表單庫    如果您要管理的 xml 商務表單群組,請使用 [表單庫。例如,您的組織可能會想使用費用報表表單庫。設定表單庫時,需要 XML 編輯器或 XML 設計程式與 Windows SharePoint Services,例如 Microsoft Office InfoPath 相容。

網站和網頁

網站可以當做一般用途使用,例如儲存排程、準則、檔案及小組經常參考的其他資訊。網站也可以針對特定用途使用,例如追蹤會議或架設部落格,讓組織成員可以經常在其中發表新聞或想法。

網誌

您的組織可以使用頁面、 子網站,以及最上層的網站,來分成不同、 分別可管理網站的網站內容。例如,您組織中的每個部門可能需要自己的小組網站。

您可以藉由新增清單和文件庫,將內容新增至網站。如果您有權限,您也可以新增頁面至您的網站。您可以考慮新增網頁組件頁面,讓您可以使用網頁組件,若要快速新增動態內容。網頁組件是資訊的模組化單位的表單網頁組件的基本的建置組塊。您可以將網頁組件新增至網頁組件中的網頁組件區域,然後自訂 [個別的網頁組件,以建立您的網站使用者的專屬的網頁。

如果您需要建立新的網站,您可以選擇從數種類型的網站範本,讓您開始建立新的網站。您可以建立網站與子網站如何貴組織已設定它的網站和建立其權限而定。如需有關如何您的組織管理網站的權限的詳細資訊,請參閱您的網站擁有人或管理員。如需建立網站的詳細資訊,請參閱建立網站

預設網站範本的類型

  • 小組網站    當您要建立網站的小組可以用來建立、 組織及共用資訊時,請選取 [此網站範本]。範本包含文件庫及基本的清單,例如的相關公告行事曆連絡人連結

  • 空白網站    當您要建立空白的首頁您計劃要自訂網站時,請選取 [此網站範本]。您可以使用的網站設計程式將互動式Microsoft Office SharePoint Designer 2007,例如與 Windows SharePoint Services 相容的清單或任何其他功能。

  • 文件工作區網站    當您要建立網站,可協助您的小組成員在文件上共同作業時,請選取 [此網站範本]。此範本可提供文件庫來儲存主要文件,以及支援的檔案,指定待辦事項的工作清單和文件相關資源的連結清單。

  • Wiki 網站    當您要建立的網站使用者可以輕鬆快速地新增、 編輯及位置連結網頁時,請選取 [此網站範本]。

  • 部落格網站    當您想要建立的網站,讓使用者可以張貼資訊及允許其他人在其上的註解,請選取 [此網站範本]。

  • 基本會議工作區網站    當您要建立網站,可協助您規劃、 組織及追蹤與您的小組的其餘會議時,請選取 [此網站範本]。範本會包含下列清單︰目標出席者議程文件庫

  • 空白會議工作區網站    選取這個網站範本時您想要建立空白會議工作區網站,您可以自訂,根據您的需求。

  • 決策會議工作區網站    當您要建立非常適合用於檢閱文件] 與 [錄製任何連線到會議的決策網站時,請選取 [此網站範本]。範本包含下列清單︰目標出席者議程文件庫工作決策

  • 社交會議工作區網站    當您想要建立可協助您規劃及協調社交場合的網站,請選取 [此網站範本]。範本包含下列清單︰出席者路線顯示項目討論區,以及圖片庫

  • 多重頁面會議工作區網站    當您要建立網站,提供所有計劃、 組織及追蹤您使用多重頁面會議的基本概念,請選取 [此網站範本]。範本包含下列清單︰目標出席者,除了您自訂的兩個空白頁面議程根據您的需求。

頁面頂端

管理及使用內容

為了要協助小組提高生產力,有數種方法可以用來管理及擴充清單、文件庫及網站中的內容。有些功能可以協助您的小組更有效地尋找和使用資訊,另外還有某些功能可以協助您管理資訊的存取方式。

組織清單

組織清單的方式有很多種,可以讓您的小組更有效地運用這些清單。例如,您可以使用檢視,協助特定部門找出最感興趣的資訊,例如優先順序最高的工作,或指定給每一個人的所有項目。您也可以新增資料夾到清單中。

某些功能可協助您的小組建立並有效率地管理跨多個清單的清單項目。例如,您也可以建立提供清單項目的相關資訊的資料行,然後共用其他清單。如需有關組織及有效率地使用清單的詳細資訊,請參閱組織清單中的項目

組織文件庫

在文件庫中組織檔案的方式,是根據群組的需求及您對儲存和搜尋資訊的偏好而定。某些規劃方式可協助您設定最適用於組織的結構。

例如,若要讓某個檔案可以在多個文件庫中使用,您可以輕鬆將其複製到網站上的其他文件庫中。而且在檔案有所變更時,您還可以收到更新提示。

您也可以使用相同的功能,您使用在清單中,例如檢視和資料夾,以協助您管理資訊。如需有關組織及管理文件庫中的檔案的詳細資訊,請參閱將文件庫中的檔案

使用協助工具功能

網站的設計方式是讓使用者可以完全使用按鍵來存取清單、文件庫及其他功能。「其他存取模式」會讓可存取技術的使用者更輕易地與功能表和各種控制項進行互動。[跳過主要內容] 連結可讓鍵盤使用者略過重複的瀏覽連結,直接跳到頁面上更有意義的內容。

標題的標記是設計來有效定義結構並改善使用螢幕助讀程式之人員的瀏覽方式。上載至網站的圖像會允許定義自訂替代文字。例如,您可以指定自訂替代文字給顯示在網站圖像網頁組件中首頁上的圖像或新增至圖片庫的圖片。若要檢視網站,Microsoft Windows 中的高對比選項適合弱視使用者使用。

追蹤版本

您的清單或文件庫可設定為追蹤版本,以便在發生錯誤時還原舊版本,並且檢視變更的版本歷程記錄。追蹤版本時,系統會儲存項目或檔案及其屬性的修訂。這樣一來,您就可以更有效地管理內容的修改,甚至可以還原先前的版本 (如果目前版本發生錯誤的話)。有多位使用者合作專案時,或當資訊會歷經多個開發和檢閱階段時,版本設定就特別好用。

文件庫中的版本編號

1. 會醒目提示目前發佈的主要版本,而且版本號碼會是一個整數。

2. 當屬性或中繼資料變更時,會建立版本。

3. 檔案的第一個版本一定會有 0.1 次要版本號碼。

版本設定適用於所有預設的清單類型的清單項目,包括行事曆、 議題追蹤清單和自訂清單,並的所有檔案可以儲存在文件庫的類型,包括網頁組件頁面。如需有關如何追蹤版本的詳細資訊,請參閱版本設定如何運作在清單或文件庫中

管理工作流程

工作流程會針對網站中的文件和項目實作特定商務流程,協助使用者進行文件共同作業以及管理專案工作。工作流程不僅可協助組織維持一致的商業程序,還能夠透過管理與特定商業流程相關的任務和步驟,進而提高組織的效率和產能。這樣一來,便可以讓執行工作的人員將力氣專注在執行工作,而不用費心在流程管理上。

工作流程可以簡化的成本及協調常見的商務程序,例如專案核准] 或 [文件檢閱,來管理及追蹤這些處理程序的人力工作所需的時間。例如,組織可以建立並部署基本的自訂工作流程管理文件庫中的文件的草稿的核准程序。如需有關建立和管理工作流程的詳細資訊,請參閱簡介 SharePoint 工作流程

使用內容類型

您的清單或文件庫可能可以支援多種內容類型。內容類型可以讓組織有效整理、管理及處理大量內容。如果將清單或文件庫設定為允許多種內容類型,您就可以從組織常用的可用選項清單中新增內容類型,例如行銷簡報連絡人

當您將某個內容類型加入至清單或文件庫時,就可以讓該清單或文件庫包含該類型的項目。然後,使用者就可以使用該清單或文件庫中的 [新增] 功能來建立該類型的新項目。

清單和文件庫的內容類型的主要優點之一是,他們可以讓單一清單或文件庫包含多個項目類型或文件類型,每一種可能有唯一的中繼資料、 原則或行為。如需使用內容類型的詳細資訊,請參閱簡介內容類型

導覽至內容

導覽元素可以協助使用者瀏覽所需內容。您可以自訂的導覽項目包括上方連結列以及 [快速啟動]。

您可以利用各清單或文件庫的設定頁面,選擇要顯示在 [快速啟動] 上的清單及文件庫。您也可以變更連結的順序、新增或刪除連結,以及新增或刪除組織連結的區段。例如,如果您在 [清單] 區段中有過多清單,就可以加入 [工作清單] 的新區段,以便在其中加入工作清單的連結。您可以從與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的瀏覽器,對 [快速啟動] 進行這些所有變更。您甚至還可以新增網站以外的頁面連結。

快速啟動

上方連結列會藉由在網站的每個頁面上方顯示一列索引標籤,讓網站的使用者能夠連結到網站集合中的其他網站。當您建立新的網站時,可以選擇是否要將該網站包含在上層網站的上方連結列中,以及是否要使用上層網站的上方連結列。

上方連結列

如果您的網站使用的唯一的上方連結列,您可以自訂顯示在網站上方連結列的連結。也可以將任何上層網站中建立的網站,顯示在上方連結列中,,所提供的網站設定繼承上層網站的上方連結列。您也可以包含其他網站的連結,外部網站集合。如需關於自訂功能的詳細資訊,請參閱自訂網站的導覽

掌握變更的最新狀態

RSS 提供方便的方法,讓您使用標準化格式發送和接收各種資訊,包括清單和文件庫的更新。標準化的 XML 檔案格式,可以讓不同的程式檢視相同的資訊。您也可以訂閱清單和文件庫的提醒,以便掌握內容的變更。

小組可以透過摘要提供自訂內容給訂閱摘要的小組成員,以及在其中提供網站的連結。RSS 摘要是追蹤小組進度與專案更新狀態的簡易方式。您不需要瀏覽多個小組的網站,即可自動接收這些網站的最新消息或更新。

管理內容的存取

網站擁有者或管理員可以授與不同的權限等級給使用者和 SharePoint 群組 (包含使用者)。這些權限可以套用至網站、網站上的清單和文件庫,以及清單和文件庫中的項目。

您可以指定不同的物件,例如特定網站、 清單、 文件庫資料夾中清單或文件庫、 清單項目或文件的不同的權限等級。如需詳細資訊,請參閱關於控制網站和網站內容存取權

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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