Windows SharePoint Services 快速入門

Windows SharePoint Services 3.0 可透過將人員及資訊連接在一起,協助組織、小組及業務單位變得更有效率。無須設計網站的專業知識也可以輕鬆使用。

不論您只是要檢視小組的連絡人清單或建立新的網站,本文提供的資訊和連結都可協助您進行相關作業。您可以在 [說明] 中或透過瀏覽網站找到其他資訊。如需其他資訊和資源,請瀏覽「請參閱」一節中的連結。

本文內容

清單、文件庫及網站

新增內容

管理及使用內容

清單、文件庫及網站

清單是指組織可以在其中儲存、共用及管理資訊的資訊集合。例如,您可以建立事件的簽到表,或在行事曆上追蹤小組事件。您也可以在討論區上架設討論。如需關於清單的詳細資訊,請參閱清單簡介

討論區中的討論

文件庫與清單很類似,不過文件庫還會儲存檔案和檔案的相關資訊。您也可以控制文件在文件庫中的檢視、追蹤、管理及建立方式。如需關於文件庫的詳細資訊,請參閱文件庫簡介

清單和文件庫會儲存在網站上。網站是由一組相關的網頁所組成,而小組可以在網站上處理專案、召開會議及共用資訊。例如,小組可以擁有自己的網站,並在此儲存排程、檔案及清單。如需關於網站的詳細資訊,請參閱網站、工作區及網頁簡介

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新增內容

您可以使用網頁瀏覽器,將項目新增到清單以及將檔案新增到文件庫。您也可以從與 Windows SharePoint Services 相容的某些用戶端程式,將檔案儲存到文件庫。例如,使用 Word 時,您可以將 Microsoft Office Word 文件儲存到 SharePoint 網站上的文件庫中。

若要新增項目到清單或新增檔案到文件庫,您必須有參與該清單或文件庫的權限。如需關於組織如何使用權限與權限等級的詳細資訊,請連絡網站擁有者或管理員。

如果網站上已啟用內送或外寄郵件功能,則清單和文件庫也可以利用電子郵件功能。有些清單如行事曆、宣告、部落格和討論區,可以設定讓使用者藉由傳送電子郵件來新增其內容。有些清單如工作和議題追蹤清單,可以設定為傳送電子郵件給獲指派項目的使用者。

藉由傳送電子郵件將內容加入到網站中

1. 文件、討論和其他內容會透過電子郵件傳送。

2. 內容會加入到清單和組件庫。

新增項目或檔案之後,除非需要核准,否則具有清單讀取權限的其他使用者都可以檢視該項目或檔案。如果項目或檔案需要核准,則會以擱置狀態儲存在清單或文件庫中,直到具有適當權限的人員進行核准為止。如果新增項目或檔案時,您原本已經在檢視清單或文件庫,則可能需要重新整理瀏覽器,才能看到新的項目或檔案。

除了可以新增內容到現有清單及文件庫中,您也可能擁有建立新清單和文件庫的權限。清單及文件庫範本可以讓您事半功倍。視權限等級而定,您或許也可以建立和自訂新的網頁與網站。

如需關於新增內容到網站的詳細資訊,請瀏覽「請參閱」下方的連結。

清單

雖然清單類型各有不同,但新增項目到清單的程序都很類似,因此,您不需要學習多種新技巧即可使用不同類型的清單。清單項目包含一系列欄的文字,但有些清單可以允許項目新增附件。如需有關新增清單項目的詳細資訊,請參閱新增、編輯或刪除清單項目

在許多類型的網站上,有些清單會自動為您建立。這些預設清單的範圍從討論區到行事曆清單都有。您也可以使用各種類型的清單範本來建立清單,這些範本會提供結構與設定讓您快速上手。如需有關建立清單的詳細資訊,請參閱建立清單

預設清單類型

所使用的清單類型會依您所分享的資訊種類而定:

  • 宣告    :使用宣告清單分享新聞和狀態,並提供提醒。宣告支援含有圖像、超連結和格式化文字的增強格式。

  • 連絡人    :使用連絡人清單儲存與您合作之人員和群組的資訊。如果您使用與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的電子郵件或連絡人管理程式,您可以透過 SharePoint 網站在其他程式中檢視和更新您的連絡人。例如,您可以從 Office Outlook 2007 更新所有組織供應商的清單。透過連絡人清單並不能實際管理網站的成員,但是可以用來儲存和分享組織的連絡人,例如外部廠商的清單。

  • 討論區    :討論區提供一個集中的地方,以類似新聞群組的形式,記錄和儲存小組討論。如果您的系統管理員已經啟用網站上的清單來接收電子郵件,討論區便可以從常見的大部分電子郵件程式儲存電子郵件討論。例如,您可以針對組織的新產品發表建立一個討論區。如果您使用與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的電子郵件程式,便可以在使用其他程式的同時,一邊檢視和更新討論區。

  • 連結    :將連結清單當做網站、公司內部網路和其他資源的連結集中位置使用。例如,您可以建立連線到客戶網站的連結清單。

  • 行事曆    :使用行事曆記錄所有的小組事件或特定情況,例如公司休假。行事曆提供類似桌曆或月曆的視覺化檢視,其中記錄了小組事件,例如會議、社交場合以及全天候事件。此外,您也可以使用行事曆追蹤與特定時間間隔無關的小組里程碑,例如截止日或產品發表日。如果您使用與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的電子郵件或行事曆程式,便可以在使用其他程式的同時,一邊從 SharePoint 網站檢視和更新行事曆。例如,您可以根據 Office Outlook 2007 行事曆比對和更新 SharePoint 網站上的行事曆,方法是並排檢視兩邊的行事曆,或者在 Office Outlook 2007 中重疊顯示兩邊的行事曆。

  • 工作    ;使用工作清單可以追蹤有關專案和群組人員待辦事件的資訊。您可以將工作指派給其他人,也可以在工作逐步完成的同時,追蹤工作的狀態和完成百分比。如果您使用與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的電子郵件或工作管理程式,便可以在使用其他程式的同時,一邊從 SharePoint 網站檢視和更新工作。例如,您可以針對組織預算程序建立工作清單,然後在 Office Outlook 2007 中檢視和更新該清單以及其他工作。

  • 專案工作    :如果不僅要儲存類似工作清單的資訊,還要提供含有進度列的視覺化檢視或甘特圖,請使用專案工作清單。您可以在工作逐漸完成的同時,追蹤工作的狀態和完成百分比。如果您使用與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的電子郵件或工作管理程式,便可以在使用其他程式的同時,一邊從 SharePoint 網站檢視和更新專案工作。例如,您可以在 SharePoint 網站上建立工作清單來識別和指派工作,以建立訓練手冊。接著,您可以從 Office Outlook 2007 追蹤組織進度。

  • 議題追蹤    :使用議題追蹤清單以儲存有關特定議題 (例如支援議題) 的資訊,並追蹤那些議題的進度。您可以指派議題、將議題分類並使每個議題相互產生關聯。例如,您可以建立議題追蹤清單,以管理客戶服務問題和解決方案,也可以在每次編輯議題時對議題加上註解、建立註解記錄,而不修改議題的原本描述。例如,客戶服務代表可能會將解決問題所採取的每個步驟和產生的結果記錄下來。

  • 調查    :如果要收集和彙整意見反應 (例如員工滿意度調查或問卷),請使用調查。您可以使用數種不同的方法來設計自己的問題和解答,並且檢閱意見反應總覽。如果您的電腦上已經安裝與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的試算表、資料庫程式或 Windows SharePoint Services 2.0,則可以將結果匯出,再進一步分析結果。

  • 自訂    :儘管您能自訂任何清單,但您可以從自訂清單開始著手,接著再自訂您單獨指定的設定。此外,如果您具有與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的試算表程式或 Windows SharePoint Services 2.0、Windows Internet Explorer 和 Microsoft Windows,也可以建立以試算表為主的清單。例如,您可以從 Microsoft Office Excel 2007 匯入用以儲存和管理廠商連絡人的清單。

文件庫

檔案庫是網站上您可以與小組成員一同建立、收集、更新以及管理檔案的位置。每個檔案庫都會顯示檔案清單和有關這些檔案的重要資訊,有助於他人使用這些檔案共同工作。

您可以透過從網頁瀏覽器上載檔案的方式,將檔案新增至文件庫。當您將檔案新增至文件庫之後,擁有檢視文件庫權限的其他人就可以看見此檔案。如果新增檔案時,您原本已經在檢視文件庫,可能需要重新整理瀏覽器才能看見新的檔案。

如果使用的程式與 Windows SharePoint Services 相容,您還可以在使用文件庫時,根據範本建立新的檔案。您也可以從另一個程式儲存檔案到文件庫中。如需有關新增檔案至文件庫的詳細資訊,請參閱在文件庫中新增一個或多個檔案

當您建立許多類型的網站時,系統會自動建立稱為 [共用文件] 的預設文件庫。[共用文件] 是一種文件庫,可以用來儲存各種檔案類型。只要具有管理清單的權限,您就可以建立更多的文件庫 (例如儲存圖像的圖片庫)。如需有關建立文件庫的詳細資訊,請參閱建立文件庫

文件庫類型

所使用的檔案庫類型依共用的檔案類型而異:

  • 文件庫    :包含文件和試算表的檔案類型,請使用文件庫。雖然某些檔案類型會基於安全性因素而遭到封鎖,但您還是可以儲存其他類型的檔案。當您使用 Windows SharePoint Services 相容的程式時,可以從文件庫建立這些檔案。例如,您的行銷小組需要擁有屬於自己的文件庫,用來存放相關計畫資料、新聞稿以及廣告資料。

  • 圖片庫    :如果要共用大量的數位圖片或圖形,請使用圖片庫。雖然圖片可以儲存在其他類型的 SharePoint 檔案庫中,但儲存在圖片庫中還是具有數項優點。例如,透過圖形庫,您能以幻燈片模式觀賞圖片、將圖片下載至您的電腦,以及使用 Windows SharePoint Services 相容的圖形程式編輯圖片。如果小組會重複使用大量的圖形 (例如商標和公司形象),或是要儲存小組活動或產品發表會的圖片,請考慮建立圖形庫。

  • Wiki 頁面庫    :如果要建立大量連接的 Wiki 頁面,請使用 Wiki 頁面庫。Wiki 能讓多位使用者以易於建立及修改的格式匯集一般資訊。您可以將含有圖片、表格、超連結和內部連結的 Wiki 頁面加入您的 Wiki 頁面庫。例如,如果小組建立專門為專案使用的 Wiki 網站,這個網站便可以將技巧及訣竅儲存在一系列頁面中,這些頁面還可以相互連接。

  • 表單庫    :如果需要儲存一組 XML 架構的商務表單,請使用表單庫。例如,組織可能需要使用表單庫來儲存支出報表。設定表單庫需要 Windows SharePoint Services 相容的 XML 編輯器或 XML 設計程式,例如 Microsoft Office InfoPath。

網站和網頁

網站可以當做一般用途使用,例如儲存排程、準則、檔案及小組經常參考的其他資訊。網站也可以針對特定用途使用,例如追蹤會議或架設部落格,讓組織成員可以經常在其中發表新聞或想法。

部落格

您的組織可以使用頁面、子網站及最上層網站,將網站內容區分成獨立管理的網站。例如,組織中的每個部門都可以有自己的小組網站。

您可以透過新增清單和文件庫,在網站中加入內容。如果具有相關權限,您也可以新增頁面到網站上。您還可以考慮新增網頁組件頁面,以便使用網頁組件來快速新增動態內容。 網頁組件是資訊的模組單元,構成網頁組件頁面的基本建置組塊。您可以在網頁組件頁面的網頁組件區域中加入網頁組件,然後自訂個別的網頁組件,以便為網站使用者建立獨特的頁面。

如果您需要建立新的網站,可以從多個網站範本類型中選擇範本,做為建立新網站的起點。您可否建立網站和子網站,會視組織對於網站的設定以及建立網站的權限而定。如需有關組織如何管理網站權限的詳細資訊,請連絡網站擁有者或管理員。如需有關建立網站的詳細資訊,請參閱建立網站

預設網站範本的類型

  • [小組網站]      如果您想要建立一個讓小組可以用來創作、組織和共用資訊的網站,請選取這個網站範本。這個範本包含文件庫和基本清單,如 [宣告][行事曆][連絡人][連結]

  • [空白網站]      如果您想要建立一個空白首頁的網站,以進行自訂時,請選取這個網站範本。您可使用和 Windows SharePoint Services 相容的 Web 設計程式,例如 Microsoft Office SharePoint Designer 2007,以新增互動式清單或任何其他功能。

  • [文件工作區網站]      如果您想要建立一個網站協助您的小組成員共同使用文件,請選取這個網站範本。這個範本提供儲存主要文件及支援檔案的文件庫、指派待辦事項的 [工作] 清單,及文件相關資源的 [連結] 清單。

  • [Wiki 網站]      如果您想要建立一個使用者可以快速而輕鬆地新增、編輯和連結網頁的網站,請選取這個網站範本。

  • [部落格網站]      如果您想要建立一個使用者可以張貼資訊,並讓其他使用者發表意見的網站,請選取這個網站範本。

  • [基本會議工作區網站]      如果您想要建立一個網站來幫助您規劃、整理和追蹤您與其他小組成員之間的會議,請選取這個網站範本。這個範本包括下列清單:[目標][與會者][議程][文件庫]

  • [空白會議工作區網站]      如果您想要建立一個空白會議工作區網站,以根據您的需要進行自訂,請選取這個網站範本。

  • [決策會議工作區網站]      如果您想要建立一個適合檢閱文件和記錄會議決策的網站,請選取這個網站範本。這個範本包括下列清單:[目標][與會者][議程][文件庫][工作][決策]

  • [社交會議工作區網站]      如果您想要建立一個可協助您規劃及協調社交場合的網站,請選取這個網站範本。這個範本包括下列清單:[與會者][方位][攜帶物品][討論區][圖片庫]

  • [多重頁面會議工作區網站]      如果您想要建立一個網站,以多重頁面提供所有規劃、整理和追蹤會議所需的基本項目,請選取這個網站範本。這個範本包括下列清單:[目標][與會者][議程],還有兩個空白頁面供您依自己的需求進行自訂。

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管理及使用內容

為了要協助小組提高生產力,有數種方法可以用來管理及擴充清單、文件庫及網站中的內容。有些功能可以協助您的小組更有效地尋找和使用資訊,另外還有某些功能可以協助您管理資訊的存取方式。

組織清單

組織清單的方式有很多種,可以讓您的小組更有效地運用這些清單。例如,您可以使用檢視,協助特定部門找出最感興趣的資訊,例如優先順序最高的工作,或指定給每一個人的所有項目。您也可以新增資料夾到清單中。

有些功能可以協助小組有效建立和管理跨越數個清單的清單項目。例如,您可以建立欄,以便提供有關清單項目的資訊,然後在其他清單中共用這個欄。如需關於有效組織和使用清單的詳細資訊,請參閱組織清單中的項目

組織文件庫

在文件庫中組織檔案的方式,是根據群組的需求及您對儲存和搜尋資訊的偏好而定。某些規劃方式可協助您設定最適用於組織的結構。

例如,若要讓某個檔案可以在多個文件庫中使用,您可以輕鬆將其複製到網站上的其他文件庫中。而且在檔案有所變更時,您還可以收到更新提示。

您也可以使用用於清單中的相同功能,例如檢視和資料夾,以便協助管理資訊。如需有關在文件庫中組織和管理檔案的詳細資訊,請參閱在文件庫中組織檔案

使用協助工具功能

網站的設計方式是讓使用者可以完全使用按鍵來存取清單、文件庫及其他功能。「其他存取模式」會讓可存取技術的使用者更輕易地與功能表和各種控制項進行互動。[跳過主要內容] 連結可讓鍵盤使用者略過重複的瀏覽連結,直接跳到頁面上更有意義的內容。

標題的標記是設計來有效定義結構並改善使用螢幕助讀程式之人員的瀏覽方式。上載至網站的圖像會允許定義自訂替代文字。例如,您可以指定自訂替代文字給顯示在網站圖像網頁組件中首頁上的圖像或新增至圖片庫的圖片。若要檢視網站,Microsoft Windows 中的高對比選項適合弱視使用者使用。

如需有關瀏覽網站和使用「其他存取模式」的詳細資訊,請參閱協助工具功能

追蹤版本

您的清單或文件庫可能已設定為追蹤版本,以便在發生錯誤時還原舊版本,並檢視變更的版本歷程記錄。追蹤版本時,系統會儲存項目或檔案及其屬性的修訂。這樣一來,您就可以更有效地管理內容的修改,甚至可以還原先前的版本 (如果目前版本發生錯誤的話)。有多位使用者合作專案時,或當資訊會歷經多個開發和檢閱階段時,版本設定就特別好用。

文件庫中的版本編號

1. 會醒目提示目前發佈的主要版本,而且版本號碼會是一個整數。

2. 當屬性或中繼資料變更時,會建立版本。

3. 檔案的第一個版本一定會有 0.1 次要版本號碼。

所有預設清單類型的清單項目 (包括行事曆、議題追蹤清單及自訂清單) 以及可儲存在文件庫中的所有檔案類型 (包括網頁組件頁面) 都可以使用版本設定。如需有關追蹤版本的詳細資訊,請參閱版本設定簡介。   

管理工作流程

工作流程可透過在網站中實作文件和項目的特定商務流程,協助人員對文件進行共同作業以及管理專案工作。工作流程可協助組織遵守一致的商務流程,而且也會透過管理特定商務流程中包含的工作和步驟,改善組織效率和產能。這可讓執行這些工作的人員專注於執行工作,而非管理工作流程。

工作流程可以管理及追蹤與常見商務流程相關的人力工作,例如專案核准或文件檢閱,有效縮減協調這些流程所需的成本與時間。例如,組織可以建立並部署基本自訂工作流程,以便管理文件庫中的文件草稿核准程序。如需有關建立及管理工作流程的詳細資訊,請參閱工作流程簡介

使用內容類型

您的清單或文件庫可能可以支援多種內容類型。內容類型可以讓組織有效整理、管理及處理大量內容。如果將清單或文件庫設定為允許多種內容類型,您就可以從組織常用的可用選項清單中新增內容類型,例如行銷簡報連絡人

當您將某個內容類型加入至清單或文件庫時,就可以讓該清單或文件庫包含該類型的項目。然後,使用者就可以使用該清單或文件庫中的 [新增] 功能來建立該類型的新項目。

清單和文件庫之內容類型的其中一項主要優點是,它們讓單一清單或文件庫可以包含多重項目類型或文件類型,而且每種類型可以具有唯一的中繼資料、原則或行為。如需有關使用內容類型的詳細資訊,請參閱內容類型簡介

瀏覽至內容

導覽元素可以協助使用者瀏覽所需內容。您可以自訂的導覽項目包括上方連結列以及 [快速啟動]。

您可以利用各清單或文件庫的設定頁面,選擇要顯示在 [快速啟動] 上的清單及文件庫。您也可以變更連結的順序、新增或刪除連結,以及新增或刪除組織連結的區段。例如,如果您在 [清單] 區段中有過多清單,就可以加入 [工作清單] 的新區段,以便在其中加入工作清單的連結。您可以從與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的瀏覽器,對 [快速啟動] 進行這些所有變更。您甚至還可以新增網站以外的頁面連結。

快速啟動

上方連結列會藉由在網站的每個頁面上方顯示一列索引標籤,讓網站的使用者能夠連結到網站集合中的其他網站。當您建立新的網站時,可以選擇是否要將該網站包含在上層網站的上方連結列中,以及是否要使用上層網站的上方連結列。

上方連結列

如果您的網站使用唯一的上方連結列,就可以自訂顯示在網站上方連結列中的連結。在上層網站下方建立的所有網站也都可以顯示在上方連結列中,只要將網站設定成繼承上層網站的上方連結列即可。此外,您也可以包含網站集合以外其他網站的連結。如需有關自訂導覽的詳細資訊,請參閱自訂網站導覽

掌握變更的最新狀態

RSS 提供方便的方法,讓您使用標準化格式發送和接收各種資訊,包括清單和文件庫的更新。標準化的 XML 檔案格式,可以讓不同的程式檢視相同的資訊。您也可以訂閱清單和文件庫的提醒,以便掌握內容的變更。

小組可以透過摘要提供自訂內容給訂閱摘要的小組成員,以及在其中提供網站的連結。RSS 摘要是追蹤小組進度與專案更新狀態的簡易方式。您不需要瀏覽多個小組的網站,即可自動接收這些網站的最新消息或更新。

管理內容的存取

網站擁有者或管理員可以授與不同的權限等級給使用者和 SharePoint 群組 (包含使用者)。這些權限可以套用至網站、網站上的清單和文件庫,以及清單和文件庫中的項目。

您可以針對不同的物件 (例如特定網站、清單、文件庫、清單或文件庫內的資料夾、清單項目或文件) 指定不同的權限等級。如需詳細資訊,請參閱關於控制網站和網站內容的存取權

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