Windows 版 Outlook 2016 中的封存功能

Windows 版 Outlook 2016 中的封存功能

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Outlook 2016包含快速封存功能會將訊息傳送至 [封存] 資料夾的功能區的 [常用] 索引標籤上。商務用 Office 365客戶也有權存取線上封存。

附註: 若要在 Outlook 2016 iOS 版 Outlook 和 Android,與 Outlook 網頁版支援封存功能,[封存] 資料夾會自動建立。此資料夾會採用您的信箱可能有,包括電子郵件刪除任何保留原則。

只要一個動作就能封存郵件

您可以使用 [常用] 索引標籤上的 [刪除] 群組中的 [封存] 按鈕,將一或多個郵件移至[封存] 資料夾中,但不刪除。有數種優點使用封存。

  • 從搜尋方塊或瀏覽至 [封存] 資料夾仍可輕鬆找到封存的項目

  • 在手機或其他裝置上仍可透過 [封存] 資料夾取得這些項目

將郵件移至 [封存] 資料夾並不會降低信箱的大小。郵件依然儲存在您的信箱中,只是位於另一個資料夾內。

  1. 選擇資料夾中要封存的一或多封郵件。

  2. 在 [常用] 索引標籤上的 [在 [刪除] 群組中,選擇 [封存]。

    按一下即可封存

    附註: [封存] 資料夾已存在,即使您未曾使用過之前的功能。您可以在 Outlook 資料夾清單中找到它。

  3. 您的郵件會移至 [封存] 資料夾。如果您誤封存郵件,請移至 [封存] 資料夾,然後再次將郵件移至 [收件匣。

這與線上封存的關聯為何?

線上封存是Office 365企業的客戶 uncommonly 大型信箱的功能。這些客戶可以使用線上封存不要刪除舊的郵件。使用者的線上封存就像是Outlook使用自己的資料夾結構中的第二個帳戶。如此一來,它不包含在收件匣中執行搜尋。

如果線上封存已啟用,系統管理員和使用者可以設定他們的信箱會自動將舊的郵件移至 [線上封存使用封存原則。

使用封存與線上封存的相關建議

我們建議使用新的封存功能,讓收件匣的郵件您已回答或進行初始狀態。您也可以刪除的郵件,或將其移至特定的資料夾,如果這是更多樣式。

針對使用Office 365 企業版組織中的大型信箱的使用者,建議您系統管理員設定將項目移至線上封存後一年,或更少如果使用者與他們的信箱配額更快速地封存原則。如此一來,可確保使用者不需刪除舊郵件的新郵件的空間。可以從 [收件匣] 資料夾和本機的封存資料夾移指定的時間比舊的郵件。

封存的常見問題集

您不能使用線上封存做為 [封存] 按鈕的目的地,有以下兩個原因:

  1. 從 [收件匣] 執行搜尋時,預設不會搜尋線上封存。封存的郵件必須可以搜尋,才能方便擷取。

  2. 並非每個版本的 Outlook 都可以使用線上封存,Outlook Mobile 也是。將郵件移至線上封存會使您難以從手機存取封存的郵件。

封存是非常清楚的功能已提供Outlook Mobile與Outlook Web App,及Outlook.com,甚至 Gmail 等其他電子郵件提供者。由於這是既有的名稱,而且線上封存是現有的功能,我們會決定要保留兩個相同。

我們相信功能和相關可以一起上方的建議使用。

自動封存是較舊的Outlook功能,可讓自動移動舊郵件至.pst 檔案。這表示郵件從伺服器移除且更努力地搜尋。如果包含此.pst 硬碟變成無法使用,您可能會遺失此封存。線上封存是企業級取代為 [自動封存]。新的封存功能可搭配 [自動封存]。

如果您沒有線上封存中,而且您的 IT 部門不會停用此功能,仍可以使用自動封存。在 [ Outlook 2016自動封存的相關資訊,請參閱封存較舊版本的 Windows 版 Outlook 中手動項目。

在 Windows 版 Outlook、Outlook Mobile、Outlook 線上版 以及 Outlook.com 中已經廣泛提供封存功能。您無法使用群組原則停用封存功能。

需要其他說明嗎?

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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