SharePoint Workspace 2010 中的議題追蹤工具

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

議題追蹤是使用2007年表單工具設計工具,而且很適合用於管理的問題報告及回應追蹤所有階段。使用者可以建立報表、 指派擁有權,並隨時間追蹤狀態。

議題追蹤工具中的表單

此工具有兩種基本的表單類型:

  • 議題:使用此表單可擷取議題的詳細資料、指定擁有權以及追蹤狀態。

  • 回應:使用此表單可建立議題記錄的回應。

所有工作區成員都可以建立「議題」與「回應」記錄。此外,具有所需權限的工作區成員可以建立特殊「關鍵字」記錄,這些記錄用於填寫議題記錄中的挑選清單欄位。這些權限會在表單設計中定義,並可由成員角色授與,或直接指定給特定的工作區成員。

關於議題記錄

請注意下列使用方式詳細資料:

  • 您必須在 [標題] 欄位中輸入標題。

  • [識別碼] 欄位由指令碼自動產生並唯一識別出記錄建立者。

  • 您可以在下拉式清單欄位 (例如,[指定至: 組織]) 中新增自訂值,這些值會與任何相對應關鍵字記錄中的關鍵字加以合併,供後續的記錄使用。

    將自訂值新增至下拉式清單欄位

關於回應記錄

在「回應」記錄中,回覆上層議題記錄的標題會自動填入 [標題] 欄位。

關於建立關鍵字記錄

根據指定的權限,您可能會在 [新增] 下拉式功能表看見數個 [關鍵字] 記錄選項。

新增表單下拉式功能表中的關鍵字表單

關鍵字記錄包含顯示在相對應下拉式清單欄位中的值。例如,您可能會建立三個關鍵字/狀態記錄,以定義「新增」、「開啟」及「已關閉」這三個值。然後,當您 (或其他任何工作區成員) 建立新的議題記錄並選取 [狀態] 下拉式清單欄位時,這些選項將會出現在下拉式清單中。

建立關鍵字記錄

若要建立新的關鍵字記錄:

  1. 按一下 [新增],然後從清單中選取您要的關鍵字記錄類型。

  2. 在文字方塊中輸入您要的關鍵字。

  3. 儲存關鍵字記錄。

檢視和編輯關鍵字記錄

若要檢視關鍵字記錄,請從檢視功能表中選取關鍵字類型檢視。選取檢視之後,您就可以開啟關鍵字記錄來進行編輯。

將子關鍵字新增至關鍵字記錄

在議題追蹤工具中,您可以將子關鍵字新增至「指定的項目」、「類別」及「建立的項目」關鍵字記錄,這些記錄會填入相對應的下拉式清單欄位中。例如,您可以編輯「類別」關鍵字記錄,以新增 [子類別] 下拉式清單欄位相對應的關鍵字。或者,您也可以編輯「指定的項目」關鍵字記錄,以新增 [個人] 欄位相對應的關鍵字。

若要新增子關鍵字:

  1. 選取您要在其中新增子關鍵字的關鍵字檢視。

  2. 選取您要新增至子關鍵字的關鍵字記錄。

  3. 在預覽視窗中按一下 [新增關鍵字]。例如:

    將子關鍵字新增至關鍵字

  4. 新增您要的子關鍵字並儲存記錄。

議題追蹤工具中的檢視

以下是議題工具中各種記錄顯示檢視的說明。請注意,所有檢視都有檢視篩選器,可篩選出關鍵字記錄。

全部:顯示所有記錄,並以 [識別碼] 為主要欄。按一下任何欄標題以排序檢視。

指定:依指定至議題的組織進行排序。顯示的欄已指定至組織與個人,以及議題標題。

類別:依議題類別排序。包含的欄為類別、子類別、優先順序、狀態及標題。

我的指定:提供階層式排序,使用檢視篩選器,只會顯示指定給您的議題。

建立者:在結構上類似 [指定] 檢視,但並不是依指定的組織來顯示和群組,[建立者] 會依建立議題的組織和個人來顯示和群組。

優先順序:依指定的優先順序來群組記錄。顯示的欄為優先順序、狀態、標題及建立日期。

狀態:類似優先順序檢視,但以狀態為主要欄和群組依據欄。

除了以上的檢視 (可供工作區的所有成員檢視),具有必要權限的成員還可以存取關鍵字檢視,其中列出關鍵字記錄 (依關鍵字類型)。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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