SharePoint Server 2016 中的文件刪除原則的概觀

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您的組織可能需要保留的一段時間,由於規範,法律文件或其他商務需求。不過,如果您的組織會保留文件超過需要,您會建立不必要的法律風險。使用文件刪除原則,您可以主動降低風險自動刪除特定的一段時間後的網站中的文件,例如,您可以刪除使用者的 OneDrive 中的文件的商務網站五年後所建立的文件。

文件刪除原則會強大尚未彈性,例如,您可以 ︰

  • 允許網站擁有者,若要選擇您集中建立及管理原則。您也可以允許網站擁有人退出完全,如果其決定原則不適用於其內容。

  • 強制執行所有的 OneDrive for Business 網站的網站集合中的所有網站上的單一強制原則,或甚至強制執行原則從一個特定的網站集合範本,例如小組網站範本建立的所有網站集合上。

  • 提供給預設規則會自動套用不需要任何動作,網站擁有人所需的預設原則。

  • 建立包含數個刪除規則,網站擁有者可以選擇從原則。

您建立及管理文件刪除原則的規範原則中心。

規範原則中心

使用文件刪除原則

除了文件刪除原則,SharePoint Server 2016 提供這些保留原則網站內容 ︰

原則每一種最適合用於特定類型的網站或資料。例如,您的組織可能有使用內容類型,例如合約的財務網站或知識庫文章的高度結構化的網站。在此情況下,您可以使用內容類型原則。或您的組織可能需要保留法律文件,請在這種情況下使用內容類型及記錄中心來執行檔案計劃。

文件刪除原則不會取代記錄管理] 或 [資訊管理原則,最適合使用結構化的資料與內容類型。不過,您應該使用文件刪除原則,當您需要廣泛管理 OneDrive 例如商務網站與小組網站的非結構化資料的自動刪除。

保留功能的網站內容的圖表

如果您已使用的資訊管理原則的套用文件刪除原則,這些原則會略過的文件刪除原則生效時。這表示您應該使用結構化或非結構化內容,不能同時全新的原則網站的計劃。如需有關如何文件刪除原則會覆寫其他原則的詳細資訊,請參閱套用或移除網站的文件刪除原則

與其他原則,不同文件刪除原則只會處理文件庫,不清單。

刪除原則和規則

文件刪除原則包含一或多刪除指定的規則 ︰

  • 刪除為止的時段。

  • 是否要計算刪除日期時,從建立或上次修改文件。

  • 是否要將會永久,或資源回收筒中刪除文件。

如果原則包含多個規則,網站擁有人可以選取最適合適用於其內容的規則。

新的 [規則] 頁面

原則及工作分派

建立文件刪除原則之後,您就可以將它指派給網站集合範本,例如,您可以指定原則範本商務用 OneDrive,好讓它包含每個使用者的 OneDrive for Business。當您指派原則至網站集合範本時,此適用於已建立的範本,除了在未來從範本建立任何網站集合的所有網站集合。

指派給 OneDrive 商務範本] 選項

您也可以指派原則至特定的網站集合,執行,因此覆寫任何已指派給該網站集合範本的原則。例如,您可能會指派原則至小組網站範本,但覆寫將它們套用至從範本建立特定網站集合的一組不同的原則。

強制原則或選擇多個原則

當您指派原則時,您可以選擇,使其強制性,以便僅限此原則可以指派並它將會套用至網站集合中的所有網站。網站擁有人無法退出強制原則,也就是說,無論什麼刪除原則約束會在網站中的文件。

標記原則強制選項

除了讓單一原則強制,您也可以指派多個原則至網站集合,可選擇的原則套用至他們的網站,或甚至退出完全每個網站擁有者。例如,您可以建立一個一般商務文件的原則及其他原則有不同的保留排程的財務文件。網站擁有者通常都是最適合知道,其網站包含哪些內容,因此套用的文件刪除原則。每個網站可能只有一個套用的原則。

一個規則或選擇多個規則

接著,每個原則最多可以包含多個規則--,例如一般商務文件刪除原則可能會有兩個規則 ︰

  • 不需要保留的文件根據的法律義務或不會保留持續的業務需要從建立超過一年。

  • 文件所需的作用中的進行中的商務使用所需的一年以上,不應該保留建立多個三年數。

網站擁有者可以決定其網站包含一般商務文件] 選取此刪除原則,,然後從原則按一下適當的規則。您只能從原則目前套用至網站 (而非從任何原則]),選取規則,將規則套用到網站中的所有文件庫。

網站集合、 原則,以及規則的關聯性

這是基本的關聯 ︰

網站集合或網站集合範本可以有一個更多的原則,而每個原則,則可以有一或多個規則。不過,可使用中的每個網站,只有一個原則,並可隨時文件庫的網站內的作用中只有一個刪除規則。

圖表顯示原則和規則

文件刪除原則會繼承

權限、 導覽和許多其他網站功能,例如繼承的文件刪除原則。網站擁有者可以選取他們的網站,文件刪除原則,所有的子網站繼承上層原則。子網站的擁有者可以中斷繼承,以選取不同的原則和規則組合,該原則會套用到所有的子網站,直到再次會中斷繼承。

第一次指派文件刪除原則

請務必瞭解的文件指定的時間週期刪除原則,表示時間之後建立或修改,不是時間之後已指派原則文件。例如,您可能會建立永久刪除兩年後所建立的文件的文件刪除原則,並再將該原則指派給網站集合範本從多個網站集合建立四或五年之內。在此情況下,則可能現有的網站集合,包含已超過兩個刪除原則所指定的年數的多個文件,這表示大量內容將會刪除後立即指派文件刪除原則第一次。

當您第一次指派原則時,會評估網站中的所有文件,如果其符合準則時,它們會被刪除。適用於所有現有文件,不只是新後指派原則所建立的文件。然後記得時間週期的天數的每個文件中,從第一次指派原則的時間。

因此,第一次指派網站原則之前,您應該先考慮天數的現有的內容,以及如何原則可能會影響該現有的內容。您也可以在通訊網站擁有者的新原則之前,指派給這些時間評估可能影響。

延隔時間的散佈原則

您指派給網站集合的原則之後,網站擁有人會使用 [網站設定] 頁面上的 [文件刪除原則] 連結來檢視和套用原則可用的網站。

除非原則已指派給網站集合,就不會出現 [文件刪除原則] 連結。此外,原則已指派給網站後立即不會顯示連結,有最多可有從當原則指派給文件刪除原則] 連結出現時 24 小時制延隔時間

文件刪除原則] 連結

文件刪除原則就地原則的運作方式

就地保留可確保時文件刪除原則可確保所有的內容會刪除特定的一段時間後,會在特定期間的時間,保留所有內容。

如果您需要保留固定的一段時間的文件,您可以使用就地保留原則搭配刪除原則。例如,您可能會保留文件三年之後的修改,然後設定刪除原則,若要刪除這些文件三年後依上次修改。

注意刪除原則無法覆寫就地保留。如果網站會保留文件刪除原則刪除文件,然後文件將會保留保留保留文件庫中的相同方式如同手動刪除文件。如需詳細資訊,請參閱概觀就地保留在 SharePoint Server 2016 中

權限

會使用規範原則中心規範小組成員需要兩個原則中心及網站集合將會套用原則的權限。我們建議您 ︰

  1. 建立包含規範原則中心的所有使用者的安全性群組,很可能規範小組。

  2. 在規範原則中心,將網站集合擁有人] 群組中的安全性群組。

  3. 在每個網站集合中您要指派文件刪除原則,將網站集合擁有人] 群組中的安全性群組。

其他資訊

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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