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Office 2010 入門 以下是一些基本工作和資訊,可協助您瞭解如何使用 Microsoft SharePoint Server 2010。

本文內容

SharePoint和伺服器SharePoint概觀

SharePoint Foundation 2010 是適用于免費SharePoint且在先前版本中稱為 Windows SharePoint Services網站的基礎技術。 SharePoint Server 2010 仰賴 SharePoint Foundation 技術,為清單和文件庫、網站管理和網站自訂提供一致且熟悉的架構。 在 Foundation 中提供的任何SharePoint也可在 SharePoint Server 2010 中提供。

不過,SharePoint伺服器 2010 會SharePoint提供其他功能來延伸基礎。 例如,SharePoint和 SharePoint Foundation 都包含網站範本,可與小組網站、部落格和會議工作區上的同事共同合作。 不過,SharePoint伺服器包含增強型社交計算功能,例如標記和新聞摘要,可協助貴組織人員探索、組織、流覽及與同事共用資訊。 同樣地,SharePoint Server 會強化 SharePoint Foundation 的搜尋技術,以包含適用于大型組織員工的功能,例如在 SAP、Siebel 和其他商務應用程式中搜尋商務資料的能力。

SharePoint Foundation 和 SharePoint Server 都是設計用來與其他程式、伺服器及技術 ,包括系統內的程式、伺服器Microsoft Office運作。 例如,您可以在 SharePoint 工作區中離線處理網站、清單或文件庫、在中斷網路連線時處理網站內容,然後在重新連線時自動同步處理變更。 您可以在熟悉的程式SharePoint完成許多Microsoft Office工作。 例如,您可以啟動或參與工作流程,從內部核准支出Microsoft Word。

伺服器SharePoint功能

Server 2010 SharePoint集中在六個地區。 本文簡要介紹這些功能,然後連結至可深入瞭解的相關文章。

共同合作與社交計算

SharePoint Server 2010 透過促進從瀏覽器或熟悉的應用程式 ,例如 Microsoft Word 輕鬆撰寫,協助使用者將資源與標記和評等關聯,以及協助使用者透過新聞摘要和人員搜尋更快速地尋找答案,以延伸 SharePoint Foundation 的共同合作功能。

您可以利用這些功能的主要位置之一是您的我的網站。 我的網站是您自己的SharePoint網站,您可以在線上設定檔中共用檔、連結和有關您自己的資訊。 您也可以撰寫感興趣的主題部落格,或搜尋完成工作所需的資訊。

WN 設定檔

您可以決定要共用哪些資訊,以及您想要在 My Site 上保持私人的資訊。 接著,您可以標記資訊的連結,並尋找其他人在新聞feed上標記或共用的資訊。 若要深入瞭解管理我的網站上的資訊,請參閱管理您透過我的網站和設定檔共用 的資訊

SharePoint Server 2010 也可隨時隨地參與,提供豐富的 SharePoint 工作區體驗,同時在線上或中斷網路連線,以及讓使用者隨時隨地共同合作。

Enterprise內容管理

Enterprise Microsoft (的) 與內容管理>,可協助組織解決大量未管理內容所造成的挑戰。 SharePoint Server 2010 是 Microsoft ECM 解決方案的中心部分,透過整合熟悉的工具 ,例如 Microsoft Office 系統,將內容管理延伸到組織的每一位員工。 Microsoft ECM 解決方案提供在單一統一平臺上管理整個內容生命週期的功能 ,從建立、編輯和共同合作到到期。

SharePoint Server 2010 提供不同的功能集,讓組織能夠達成下列目標,協助組織管理整個內容生命週期:

  • 管理各種內容    SharePoint Server 2010 中的檔管理功能可協助組織將多個位置的不同內容整合至集中管理的存放庫,且分類一致。 新的檔集功能可讓貴組織建立及管理橫跨多個檔的工作產品。 整合的搜尋功能可協助使用者尋找、共用及使用這項資訊。 中繼資料管理功能 ,例如新的 Term Store 功能,可協助組織跨網站集中管理中繼資料。 中繼資料是資料相關資訊,用來協助識別、結構、探索及管理資訊。 中繼資料導向流覽的新支援,以及將元資料欄位內嵌于檔中的能力,可改善資訊搜尋和探索。 內容也可以受到保護,避免未經授權的存取。 共同作業工具 ,例如工作流程,可協助人員更密切合作,以結構化的方式建立、審查及核准檔。

  • 符合合規性和法律要求    SharePoint Server 2010 中的記錄管理功能可讓組織儲存及保護商務記錄,無論是就地就地儲存並保護進行中的記錄,或是在鎖定的中央存放庫中。 組織可以將到期原則適用于記錄,以確保記錄保留適當時間,以符合法規或公司商務原則,進而降低組織的法律風險。 稽核記錄會向內部和外部稽核人員提供記錄已適當保留的證明。 在法律探索下,可以針對特定記錄進行保留,以防止其毀毀。

  • 有效率地管理多個網站    SharePoint Server 2010 中的 Web 內容管理功能可讓人員使用便於使用的內容撰寫工具和內建的核准程式發佈 Web 內容。 員工可以在沒有 IT 員工廣泛支援的情況下,及時將內容 ,包括影像、音訊和視像上傳至網站。 對豐富媒體的新支援包括新的資產庫,其中包含豐富的視圖和選擇器;支援視SharePoint內容類型;串流影片基礎結構,以及可皮的 Silverlight 媒體播放者。 主版頁面和頁面版面配置形式的範本可讓組織將一致的商標運用至頁面。 內建的 Web 分析功能可支援流量、搜尋和庫存分析報告。 SharePoint Server 2010 也提供內部網路、外網和網際網路網站,以及多語種網站的單一部署和管理基礎結構。

Enterprise搜尋

SharePoint Server 2010 提供強大的搜尋基礎結構,可補充 Enterprise 內容管理和共同作業等其他商務生產力功能,協助使用者更快取得更好的解答,並放大知識與專業知識的影響。

搜尋會考慮到您的個人內容,並且使用互動式導覽引導您瞭解您需要的資訊,協助縮小搜尋範圍。 SharePoint伺服器可延伸搜尋範圍至更多內容來源和內容類型,以連結至企業的所有資訊 ,包括 SAP、Siebel 或自訂資料庫等企業應用程式,並提供給需要資訊的人。

商業智慧

商務智慧是一組方法、技術和程式,會採用儲存在組織系統的資訊,並採用可採取行動的方式,將資訊放在最需要的人手中,以便他們做出明智的決策。 作為 Microsoft 商務智慧平臺的重要部分,SharePoint Server 2010 可協助將商務智慧功能延伸到組織內的每個人,讓每個人都能存取正確的資料,做出正確的決策。

貴組織可能會以各種格式儲存資料,例如資料庫、電子郵件訊息和試算表檔案。 SharePoint Server 2010 可協助您從各種來源中解壓縮資料,並以有助於分析和決策的方式呈現該資料。

Excel Services讓決策者能夠發佈、共用和管理Excel網站上SharePoint活頁簿。 然後,組織中的其他人可以在分析資料時,從瀏覽器修改儲存格值、公式和格式。

PerformancePoint Services Server 2010 SharePoint中,您可以提高重要組織目標與度量的可見度,並啟用更豐富的分析深度和深入解析。 您或貴組織的其他人可以建立並使用互動式儀表板,包含計分卡、報表和篩選,以尋找趨勢。 您也可以新增豐富的圖表至 SharePoint 網站,並連結圖表至各種來源的資料,例如 SharePoint 清單、外部資料欄表、商務資料連線服務、Excel Services 或其他 Web 組件。

門戶

使用 SharePoint Server 2010,組織可以建立及維護其企業 (企業內部網路入口網站、公司網際網路網站和部門入口網站) 。 Enterprise內部網路與部門入口網站可以連接整個組織的個別網站,並整合現有商務應用程式的存取權。 Teams中的人員可以使用入口網站來存取他們執行工作所需的專業知識、資訊和商務應用程式。

使用入口網站的組織內部人員可以利用其我的網站網站。 A 我的網站是一個個人網站,提供您管理及儲存檔、內容、連結和連絡人的中央位置。 我的網站是貴組織中其他使用者的連絡人,可尋找您、您的技能和興趣相關資訊。 我的網站包含本文先前提及的社交計算功能。

SharePoint Server 2010 也包含組織可用於個人化個別使用者入口網站體驗的功能,例如將內容設定為特定類型的使用者。 貴組織可以進一步自訂入口網站,SharePoint相容網頁設計程式 ,例如 SharePoint Server 2010。

商務程式與表單

SharePoint Server 2010 提供許多功能,可協助整合及簡化商務程式。 工作流程可以管理及追蹤這些程式涉及的工作,以簡化協調一般商務程式的成本,例如專案核准或檔審查。 SharePoint Server 2010 有幾個預先定義的工作流程,您可以隨意使用或自訂以滿足您的需求。 您也可以使用設計工具SharePoint建立可支援您獨特商務流程的自訂工作流程。

您也可以建立瀏覽器型表單,並收集不使用瀏覽器表單的組織 Microsoft InfoPath 2010。

網站SharePoint部分

網站是一組相關的網頁,貴組織可以在其中處理專案、召開會議及共用資訊。 例如,您的小組可能有自己的網站,其中儲存排程、檔案和程式資訊。 您的小組網站可能是大型組織入口網站的一部分,人力資源等部門會撰寫及發佈組織其餘人員的資訊和資源。

所有SharePoint網站都有一些您該瞭解的常用元素:清單、文件庫、Web 組件和視圖。

小組網站

清單    清單是組織可儲存、共用及管理資訊的網站元件。 例如,您可以建立工作清單來追蹤工作分派或追蹤日曆上的小組活動。 您也可以在討論區上進行問卷或主持討論。

圖書館    文件庫是一種特殊類型的清單,可儲存檔案以及檔案相關資訊。 您可以控制檔案在文件庫中的查看、追蹤、管理和建立方式。

檢視    您可以使用視圖來查看清單或文件庫中最重要的專案,或最符合目的的專案。 例如,您可以建立適用于特定部門之清單中所有專案的視圖,或強調文件庫中的特定檔。 您可以建立多個清單或文件庫的視圖,使用者可以從中選擇。 您也可以使用網頁零件,在網站的個別頁面上顯示清單或文件庫的視圖。

我的工作檢視

網頁組件    網頁元件是一種模組化的資訊單元,可構成網站上大部分頁面的基本建組塊。 如果您有編輯網站上頁面的許可權,您可以使用 Web 組件 自訂網站以顯示圖片和圖表、部分其他網頁、檔案清單、商務資料的自訂視圖等。

網頁組件

影響您體驗的網站特定專案

您的安裝與組SharePoint會影響您所看到的內容,以及您網站上可用的選項。

權限    如果您被指派給預設的完全控制許可權等級,您擁有管理網站的完整選項範圍。 如果您被指派至參與或讀取權限等級,您的選項和網站內容的存取權會受到限制。 本文中討論的許多選項不適用於具有讀取者許可權等級的使用者,這可讓使用者讀取內容,但無法變更內容。 由於許可權的設計具有彈性和可自訂性,因此貴組織可能有自己獨特的設定。

自訂    貴組織可能自訂網站的許可權和商標,甚至是自訂的網站流覽,以及將控制項 ,例如網站動作功能表移到頁面上的不同位置。 同樣地,貴組織可能決定不使用 2010 年 2 月 SharePoint功能區功能。

版本SharePoint    本文討論如何開始使用 Server 2010 SharePoint伺服器。 如果您使用的是先前版本的 SharePoint,請參閱該版本的協助。

新增內容至網站

您可以使用網頁瀏覽器在清單和檔案庫中新增專案。 您用於執行最常見動作的按鈕位於功能區上,而功能區靠近網站大部分頁面上的頁面頂端。

WN 功能區

功能區上的按鈕可能會因為下列任何一個原因而變成灰色:

  • 此動作不適用,或視其他動作而決定。 例如,您必須選取檔的核取方塊,才能簽出。

  • 您沒有完成任務的許可權。

  • 網站未啟用此功能。 例如,網站可能無法啟用工作流程。

您也可以從與伺服器相容的某些用戶端程式將檔案儲存SharePoint文件庫。 例如,您可以在使用 Word 時Microsoft Word文件庫SharePoint文件庫。

若要將專案新增到清單或檔案至文件庫,您必須具有參與清單或文件庫的許可權。 有關貴組織如何使用許可權和許可權等級的資訊,請詢問您的網站擁有者或系統管理員。

當您新增專案或檔案時,有權讀取清單的其他人員可以查看專案或檔案,除非該專案或檔案需要核准。 如果專案或檔案需要核准,則它會儲存在清單或文件庫中的擱置狀態,直到擁有適當許可權的人核准。 如果您在新增專案或檔案時已經檢視清單或文件庫,您可能需要重新檢視瀏覽器,以查看新的專案或檔案。

如果您的網站已啟用內寄或外寄郵件,清單和文件庫也可以利用電子郵件功能。 您可以設定某些清單,例如日曆、公告、部落格和討論區,以便人員傳送電子郵件來新增內容至它們。 其他清單 ,例如工作與問題追蹤清單,可以設定為將專案指派給人員時傳送電子郵件給人員。

除了新增內容至現有的清單和文件庫之外,您可能還有權建立新清單和文件庫。 清單和文件庫範本可為您提供一個快速啟動。 根據您的許可權等級,您也可以建立和自訂新頁面和網站。

清單

雖然有不同類型的清單,但新增專案至這些清單的程式類似,因此您不需要學習幾種使用不同類型的清單的新技術。 清單專案包含一系列資料行中的文字,但有些清單可能會允許將附件新加到專案。

新增專案至清單

  1. 在您想要新增專案的清單上, 按一下功能區 上的 [專案? (這是 一個日曆 的事件)

  2. 按一下[新增 (新增活動以尋找) 。

    提示: 另一個將事件新加到日曆的快速方法,是指向該日曆上的日期,然後按一下 [ 新增

  3. 完成所需的欄位和您想要完成的任何其他欄位。

  4. 按一下 [儲存]

編輯或刪除清單中的專案

  1. 指向專案,然後選取專案旁出現的核取方塊。

    提示: 您可以選取多個核取方塊,對多個專案執行動作。

  2. 功能區 上的 [專案> 選項卡上,按一下 [ 編輯專案刪除專案>,並在適當時按一下。

在許多類型的網站上,會建立一些清單。 這些預設清單的範圍從討論區到日曆清單。 如果您有許可權,您也可以從數種清單範本類型建立清單,提供結構和設定,為您提供一個開始。

建立清單

  1. 若要建立清單,請按一下 [網站動作 [網站動作] 功能表功能表,然後按一下 [其他建立選項

    附註: 如果您沒看到網站動作功能表,或未顯示建立選項,您可能沒有建立清單的許可權。

  2. 在 [建立」 頁面上,按一下您想要建立的清單類型。 例如, 連結

  3. 輸入 清單 的名稱、完成您想要完成的其他欄位,然後按一下 [ 建立

圖書館

文件庫是網站中您可以與小組成員建立、收集、更新及管理檔案的位置。 每個文件庫會顯示檔案清單和檔案的關鍵資訊,協助人員使用檔案共同作業。

您可以將檔案從網頁瀏覽器上傳至文件庫。 將檔案新增到文件庫後,具有適當許可權的其他人員可以看到該檔案。 如果您在新增檔案時已經檢視文件庫,您可能需要重新檢視瀏覽器,以查看新檔案。

如果您使用的程式與 SharePoint 伺服器相容,您可以在使用文件庫時,根據範本建立新檔案。 您也可以從另一個程式儲存檔案至文件庫,例如工作區SharePoint或Microsoft Word。

新增檔案至文件庫

  1. 在您想要新增檔案的文件庫中, 按一下功能區 上的 [檔?

  2. 按一下[Upload檔

  3. 流覽至檔,然後按一下 [ 確定

提示: 如果您使用的是與 SharePoint Server 2010 相容的程式 ,例如 Microsoft Word 2010,您可以將檔從 Windows Explorer 拖放到 [Upload檔Upload對話方塊中。

編輯或刪除文件庫中的檔案

  1. 指向檔案,然後選取檔案旁出現的核取方塊。

  2. 功能區 上的 [檔> 選項卡上,按一下 [ 編輯檔刪除檔>,並在適當時按一下。

當您建立 多種類型的網站時,會建立一個稱為共用檔的預設文件庫。 共用檔 是一個文件庫,可用於儲存數種類型的檔案。 如果您有管理清單的許可權,您可以建立更多文件庫,例如儲存影像的圖片庫。

建立文件庫

  1. 若要建立文件庫,請按一下 [網站動作 [網站動作] 功能表,然後按一下 [新增文件庫

    附註: 如果您沒看到網站動作功能表,或未顯示建立選項,您可能沒有建立文件庫的許可權。

  2. 輸入 文件庫 的名稱、完成您想要完成的其他欄位,然後按一下 [ 建立

若要查看您可以建立的其他文件庫類型,請按一下 [ 網站動作>,然後按一下 [ 其他建立選項。 指向文件庫選項以查看其描述。

建立另一種類型的文件庫

  1. 若要建立文件庫,請按一下 [網站動作 [網站動作] 功能表,然後按一下 [其他選項

    附註: 如果您沒看到網站動作功能表,或未顯示建立選項,您可能沒有建立文件庫的許可權。

  2. 指向文件庫選項以查看其描述。

  3. 輸入 文件庫 的名稱、完成您想要完成的其他欄位,然後按一下 [ 建立

    若要設定選項 ,例如文件庫是否出現在 [快速啟動中」,請按一下 [ 其他 選項>,然後再按一下 [建立> 。

刪除文件庫

  1. 按一下快速啟動上的文件庫名稱,或按一下 [網站動作 [網站動作] 功能表,按一下 [查看所有網站內容,然後在適當的文件庫區段下,按一下文件庫的名稱。

  2. 執行下列其中一個動作:

    • 針對圖片庫,在 [文檔庫設定功能表 設定功能表,<[>庫設定

    • 針對其他文件庫,按一下 [文件庫工具> 下的 [文件庫設定,然後按一下[文件庫設定。

  3. [許可權與管理>下,按一下 [刪除 此<文件庫>文件庫

  4. 當系統提示您確認刪除時,如果您確定要刪除文件庫,請按一下 [確定。

網站和頁面

網站可以做為一般用途,例如儲存排程、指導方針、檔案,以及小組經常參照的其他資訊。 或者,網站可能更符合特定用途,例如追蹤會議,或主持部落格,讓貴組織的成員經常張貼新聞和想法。

部落格網站

貴組織可以使用頁面、子網站和頂層網站,將網站內容分成不同、可個別管理的網站。 例如,貴組織中每個部門可能都有自己的小組網站,屬於較大的入口網站的一部分。

您可以新增清單和文件庫,將內容新增到網站。 如果您有許可權,您也可以新增頁面至您的網站。 您可以考慮新增網頁元件頁面,以便Web 組件快速新增動態內容。

如果您需要建立新網站,您可以從數種類型的網站範本中選擇,以開始建立新網站。 您是否可以建立網站和子網站,取決於您的組織如何設定其網站及其建立網站的許可權。 有關貴組織如何管理網站許可權之詳細資訊,請參閱網站擁有者或系統管理員。

建立網站

  1. 若要建立網站,請按一下 [網站動作 [網站動作] 功能表,然後按一下 [新增網站

    附註: 如果您沒看到網站動作功能表,或未顯示建立選項,您可能沒有建立網站的許可權。

  2. 輸入 網站 的標題 和 URL 名稱。

  3. 範本選取範圍下,選取網站範本。

  4. 選擇任何其他您想要的選項,然後按一下 [ 建立

建立頁面

附註: 建立頁面的步驟會因您位於的網站類型、是否啟用發佈功能,以及發佈頁面是否需要核准而有所差異。

  1. 若要建立頁面,請按一下 [網站動作 [網站動作] 功能表功能表,然後按一下 [新增頁面

    附註: 如果您沒看到網站動作功能表,或未顯示建立選項,您可能沒有建立頁面的許可權。

  2. 輸入頁面的名稱,然後按一下 [建立。

  3. 在您建立的新頁面上,執行下列一或多個操作:

    • 若要新增文字,在文字方塊中輸入或複製文字。

    • 若要格式化文字,請按一下 功能區上的 [文字格式> 選項卡,然後選取按鈕。

    • 若要插入網頁元件或現有清單,請按一下 [插入> Tab,按一下適當的按鈕,選取您想要的網頁元件或清單,然後按一下 [新增

    • 若要插入新清單,請按一下 [插入> Tab,輸入清單的標題,按一下清單類型以選取清單類型,然後按一下[確定

  4. 完成頁面編輯後,請按一下 功能區上的 [ 儲存。

編輯頁面

  1. 若要編輯頁面,請按一下功能 區上的 [ 編輯> 按鈕。

    附註: 如果您沒看到 編輯按鈕, 您可能沒有編輯頁面的許可權。

  2. 執行下列其中一或多個動作:

    • 若要新增文字,在文字方塊中輸入或複製文字。

    • 若要格式化文字,請按一下 功能區上的 [文字格式> 選項卡,然後選取按鈕。

    • 若要插入網頁元件或現有清單,請按一下 [插入> Tab,按一下適當的按鈕,選取您想要的網頁元件或清單,然後按一下 [新增

    • 若要插入新清單,請按一下 [插入> Tab,輸入清單的標題,按一下清單類型以選取清單類型,然後按一下[確定

  3. 完成頁面編輯後,請按一下 功能區上的 [ 儲存。

管理及處理網站內容

為了協助您的團隊更有效率,您可以用多種方式管理及延伸清單、文件庫和網站中的內容。 某些功能可協助您的團隊更有效率地尋找及處理資訊。 其他功能可協助管理資訊存取權。

流覽至內容

瀏覽元素能協助使用者瀏覽所需內容。 您可以自訂的瀏覽項目包括上方連結列以及 [快速啟動]。

您可以使用每份清單或文件庫的設定頁面,選擇要顯示在 [快速啟動] 上的清單與文件庫。 此外,您還可以變更連結順序、新增或刪除連結,以及新增區段到組織連結所在的區段,或從中刪除區段。 例如,如果您在清單區段有太多清單,您可以新增工作清單區段,您可以在其中加入工作清單的連結。 您可以在與 Server 2010 相容的瀏覽器中,對快速啟動進行SharePoint變更。 您甚至可以新增網站外部頁面的連結。

QuickLaunch

上方連結列會在網站的每個頁面上方顯示一列索引標籤,讓網站的使用者能夠連結到網站集合中的其他網站。 當您建立新的網站時,可以選擇是否要將該網站包含在上層網站的上方連結列中,以及是否要使用上層網站的上方連結列。

上方連結列

如果您的網站使用唯一的頂端連結列,您可以自訂顯示在網站頂端連結列的連結。 在父網站內建立的任何網站,也可以顯示在頂端連結列上,只要網站已配置為繼承父網站的頂端連結列。 您也可以包含網站集合以外其他網站的連結。

管理內容的存取權

網站擁有者或系統管理員可以將許可權等級授予使用者,SharePoint包含使用者的群組。 許可權可以適用于網站、網站上的清單和文件庫,以及清單和文件庫中的專案。

您可以為不同的物件指派不同的許可權等級,例如特定網站、清單、文件庫、清單或文件庫中的資料夾、清單專案或檔。

整理清單和文件庫

清單和文件庫的整理方式取決於您群組的需求,以及您儲存及搜尋資訊的方式。 某些規劃可協助您設定最適合貴組織的結構。

清單和文件庫中的資訊會儲存在欄,例如標題、姓氏或公司。 您可以像在試算表中一樣,按一下清單或文件庫中的欄標題,使用欄來排序和篩選項目。 您也可以使用視圖查看清單或文件庫中最重要的專案。

變更清單或文件庫的視圖

  1. 在您想要變更該視圖的清單或文件庫中,按一下功能 區上的 [ 清單或 文檔 庫)

  2. 在 [ 管理檢視群組,于 [目前視圖> 下,按一下 [視圖清單旁的箭鍵,然後選取一個視圖。

我的工作檢視

如果您需要在文件庫中儲存清單專案或檔案的其他資訊,您可以新增欄來説明您排序、群組及建立清單的多個視圖。 例如,您可以根據到期日排序清單,或根據部門名稱將專案分組。

您建立之欄類型有幾個選項,包括單行文字、下拉式選項清單、從其他欄計算出來的數位,甚至是您網站上人員的名稱和圖片。

建立欄

  1. 在您想要新增檔案的清單或文件庫中,按一下功能 區上的 [ 清單或 文檔 庫)

  2. 按一下 [建立欄

  3. 輸入欄的名稱,然後選取欄類型。

  4. 選取任何其他設定,然後按一下 [ 確定

您也可以使用清單或文件庫中的欄建立視圖,協助特定部門找到他們最感興趣的資訊,例如優先順序最高的工作或指派給每個人的所有專案。 有關建立及修改視圖的資訊,請參閱 建立、變更或刪除視圖

清單的一些功能可協助您的團隊在數個清單或文件庫中有效率地建立及管理專案。 例如,您可以建立提供清單專案相關資訊的欄,然後跨其他清單共用。 或者,如果您想要在多個文件庫中提供檔案,您可以輕鬆將其複製到您網站上的其他文件庫。 如果檔案已變更,系統可能會提示您更新。

使用協助工具功能

網站的設計,只要使用按鍵,就可以完全存取清單、文件庫和其他功能。 更便於使用模式可讓便於使用技術的使用者更輕鬆地與功能表及各種控制項互動。 跳至主要內容 連結可讓鍵盤使用者略過重複的流覽連結,以取得頁面上更有意義的內容。

標題標記的設計是為了更完善定義結構,並改善使用螢幕閱讀程式之使用者流覽。 上傳至網站的影像可定義自訂替代文字。 例如,您可以將自訂替代文字指派給顯示在網站圖像網頁元件首頁上的影像,或指派給新到圖片庫的圖片。 針對檢視網站,Windows中高對比選項適用于視力低的使用者。

追蹤版本

您的清單或文件庫可能設定為追蹤版本,因此如果您出錯,可以還原先前的版本,並查看變更的版本歷程記錄。 追蹤版本時,會儲存專案或檔案及其屬性的修訂。 這可讓您在修訂內容時,更有效地管理內容,甚至還原先前版本 ,如果您目前版本中有誤。 當多位人員共同處理專案,或是資訊經過多個開發和審查階段時,版本控制特別實用。

版本歷程記錄

1. 會以強調顯示目前發佈的主要版本,而版本號碼是一個全數位。

2. 當屬性或中繼資料變更時,會建立版本。

3. 檔案的第一個版本一直是次要版本號碼 0.1。

版本控制適用于所有預設清單類型中的清單專案 ,包括日曆、問題追蹤清單和自訂清單,以及所有可儲存在文件庫中的檔案類型 ,包括網頁元件頁面。

共同撰寫檔

兩個或多個使用者可以同時編輯 Word PowerPoint或編輯簡報。 這項新功能可讓您讀取及寫入儲存在檔案中的部分SharePoint。 例如,您可以在 Word 檔中處理一個段落,而同事可以同時處理同一份檔中的另一個段落。

保持變更更新

RSS 提供方便您以標準化格式發佈和接收資訊的方式,包括清單和文件庫的更新。 標準化的 XML 檔案格式可讓許多不同的程式查看資訊。 您也可以設定通知來訂閱清單和文件庫,以便知道內容何時變更。

小組可以使用摘要做為為訂閱其摘要的小組成員自訂其內容,並提供其網站的連結。 RSS 摘要是追蹤小組進度和專案更新的簡易方法。 您不會自動流覽多個小組網站,而是從這些網站自動收到最新消息或更新。

管理工作流程

工作流程可協助人員在檔上共同作業,並管理專案工作,方法為網站中的檔和專案執行特定的商務程式。 工作流程可協助組織遵守一致的商務程式。 工作流程也可以管理特定商務程式涉及的工作和步驟,以提升組織的效率和生產力。 如此一來,執行這些工作的人員就能專心執行工作,不用分心管理工作流程。

工作流程可以管理及追蹤與常見商務流程相關的人力工作,例如專案核准或文件檢閱,因此有效縮減協調此類流程所需的成本與時間。 例如,組織可以使用預先定義的核准工作流程,或建立及部署自訂工作流程來管理其他商務程式。

使用內容類型

您的清單或文件庫可能支援多種內容類型。 內容類型可讓組織更有效地組織、管理及處理大量內容。 如果您的清單或文件庫已設定為允許多種內容類型,您可以從貴組織常用的可用選項清單中新增內容類型,例如行銷簡報或合約

新增內容類型至清單或文件庫後,您可以讓該清單或文件庫包含該類型的專案。 接著,使用者可以 使用該清單或 文件庫中的新增專案按鈕來建立該類型的新專案。

清單和文件庫的內容類型的主要優點之一是,它們讓單一清單或文件庫能夠包含多個專案類型或檔案類型,而每個專案類型或檔案類型可能都有唯一的中繼資料、方針或行為。 有關使用內容類型的資訊,請參閱內容 類型和內容類型發佈簡介

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