SharePoint 中的企業內容管理

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

組織可以輕鬆地透過電腦建立許多內容以及多種不同類型的內容。使用者需要資訊,並且發明各種方法來擷取該資訊:文件、電子郵件訊息、工作表、圖表、簡報、影片和網頁等等。

如果不管理此內容,可能會很難找到所需內容或追蹤最新狀況。透過提供您可在整個內容生命週期 (從建立到封存) 組織及管理內容的工具,使用 SharePoint 產品的企業內容管理 (ECM) 可助您一臂之力。SharePoint ECM 整合了熟悉的 Microsoft Office 系統工具與 SharePoint 產品和技術的集中管理和共同作業功能。

本文內容

文件管理

數位媒體管理

記錄管理

網站內容管理

文件管理

在 SharePoint 產品及技術中的 ECM 可提高生產力並提供下列功能,協助您管理文件集合:

  • 集中管理多樣的內容    存放區內容,可協助人員中央存放庫中的尋找、 共用及使用中的資訊。

  • 輕鬆地處理文件摘要資訊訊    [文件資訊面板] 可讓您直接在文件中瀏覽和編輯文件摘要資訊 (中繼資料)。

  • 全域管理中繼資料    建立字詞組及群組,以便更輕鬆地組織和尋找內容

  • 建立唯一的文件    文件識別碼會為內容集合中的每個資產提供一個唯一識別碼。

  • 節省時間並重複使用設定   內容類型可讓您指定的特定類型的內容,例如手動或規格的共用的設定。

  • 控制資訊的存取權   。定義唯一的權限授與您豐富的工具來控制資訊的存取權在任何層級,從最本身的網站一份文件

  • 簡化共同作業文件處理    內建文件工作流程可讓您直接從 Office 桌面程式啟動、追蹤及共同處理文件導向流程。

數位媒體管理

SharePoint 產品和技術具有整合功能,可以播放和管理數位媒體內容,例如視訊和音訊。以下是這些功能的部分重點:

  • 直接播放媒體內容    視訊及音訊播放程式會內建於 SharePoint 產品中。您可以直接從入口網站、小組或發佈網站、社群產生的網站,以及從受管理學習及訓練網站播放視訊和音訊。

  • 使用最佳化媒體文件庫    在 SharePoint 伺服器中的媒體資產文件庫已針對媒體內容最佳化。文件庫所有實用的管理功能都可以使用,例如中繼資料、內容類型和唯一識別碼。此外,多媒體資產文件庫會提供圖像與視訊的縮圖檢視,內含播放視訊預覽的內建功能。

記錄管理 

在 SharePoint 產品中的整合式記錄管理功能可讓組織儲存及保護商業記錄的最終狀態。組織可以將資訊管理原則套用到商業記錄。如此可確定資訊符合法規或公司商業原則,有助於降低訴訟風險。

  • 改善法律和法規遵循    實作商業記錄的資訊保留、保護及稽核原則,以確保這些記錄會妥善保存。稽核追蹤記錄向內部和外部稽核人員提供記錄已妥善保存的證明。

  • 協助保護商業和重要記錄   安全的存放庫可協助確保記錄會儲存在鎖定的最終的狀態。

確保簡易的訴訟調查   請確定您可以擷取效益所需的法律探索的資訊。特殊按住不放置於特定的記錄,以防止損毀。

網站內容管理

網頁內容管理功能可允許您執行下列作業:

  • 快速輕鬆地建立及發佈內容    使用熟悉的工具及時建立及發佈 Web 內容。

  • 維護整個網站在外觀上的一致性    建立經過核准的主版頁面與版面配置,讓內容作者可一次指定網站的商標和導覽並重複使用。

  • 降低網站的部署及管理成本    實作單一多層基礎結構,以發佈內容至內部網站、外部網站及網際網路網站。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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