PowerPoint 2010 輕鬆上手

總覽

PowerPoint 2010 如果您是從舊版的 PowerPoint (尤其是 PowerPoint 2003 (含) 以前的版本) 升級,本課程正適合您。我們將協助您熟悉 PowerPoint 2010 介面的改變,例如稱為「功能區」的功能表與工具列設計,並執行建立簡報的常見工作。

講師:Shellie Tucker

完成本課程後,您將具備以下能力:

  • 輕鬆自在地使用功能區介面。

  • 執行建立投影片、套用投影片設計,以及插入投影片元素等基本工作。

  • 使用 [檔案] 索引標籤管理檔案。

  • 讓新的檢視、工具列和快速鍵助您一臂之力。

  • 在新舊版 PowerPoint 之間執行工作。

本課程包括:

  • 一個自訂進度的課程及一個實際操作的練習活動。您需要有 PowerPoint 2010 才能進行練習。

  • 課程結尾有一個小測驗。測驗將不會計分。

  • 可在課程結尾列印的「快速參考卡」。

開始之前:

  • 如果您是從 PowerPoint 2003 (含) 以前的版本升級至 PowerPoint 2010,本課程正適合您。

  • 如果您是從 PowerPoint 2007 升級,可能只想知道 PowerPoint 2010 的新功能。我們建議您參閱這篇文章:PowerPoint 2010 的新增功能

離線版本 (87 MB)

熟悉功能區

您的瀏覽器不支援視訊。 安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

建立投影片、設定文字格式

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插入投影片元素

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設計、動畫、檢閱

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仔細觀察 Backstage

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使用快速存取工具列進行儲存或復原

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使用新舊快速鍵

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在新舊版 PowerPoint 之間切換

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練習

在 PowerPoint 2010 中練習

下載大小:59 KB。

在 PowerPoint 2010 中練習

透過練習來逐步認識功能區。您將在 PowerPoint 2010 中執行常見工作,並從中獲得一些樂趣。

當您按一下 [在 PowerPoint 2010 中練習] 之後,有一份練習用的簡報會下載到電腦並在 PowerPoint 中開啟,另外會出現含有練習指示的視窗。
注意    您的電腦必須安裝 PowerPoint 2010。

自我測驗

完成下列測試,就可以確定您對資料的理解程度。您的答案將會保密,該測試結果不計分。

您想要插入新的投影片並為它挑選版面配置,首先應該怎麼做?

按一下 [常用] 索引標籤上的投影片圖示。

很接近了。若要挑選版面配置,要先按一下另一樣東西。

[常用] 索引標籤上,按一下投影片圖示底下 [新增投影片] 旁邊的箭號。

答對了。按一下這個箭號會開啟 [版面配置] 庫,您選擇的版面配置會套用至新的投影片。

按一下 [插入] 索引標籤上的投影片圖示。

不對。[插入] 索引標籤上沒有投影片圖示。

您想要使用密碼保護簡報,前幾個步驟是什麼?

按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [儲存並傳送]

不對。您應該先套用密碼,然後才傳送或共用檔案。請再想想看。

按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [資訊]

非常好!接下來就是按一下 [權限] 區段中的 [保護簡報],然後選擇其中的選項。

按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [選項]

不對。[選項] 視窗包含的設定是套用至 PowerPoint 而非單一的簡報。請再試試看。

如何開啟 [列印] 選項呢?

按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [列印]

沒錯,不過還有更好的答案。請再試試看。

按下 ALT+F+P 鍵。

是的,不過還有更完整的答案。請再試試看。

按一下你們加入 [快速存取工具列][預覽列印] 圖示。

這樣也可以,不過還有更好的答案。

以上皆是。

答對了!雖然有點費事,但還是請您記下所有能夠開啟 [列印] 選項的方法。

您已經完成簡報,現在要執行拼字檢查。它在功能區的什麼位置?

[常用] 索引標籤。

很合理的選擇,但是不正確。還有什麼更好的答案?

[投影片放映] 索引標籤。

不對。請再試一次。

[檢閱] 索引標籤。

完全正確!

您發現功能區上有一個以前從沒注意到的索引標籤,稱為 [繪圖工具]。它有什麼作用?

協助我處理圖案。

答對了。[繪圖工具] 包含 [格式] 索引標籤,只要您先在圖案 (例如文字方塊或清單版面配置區) 中按一下,就會出現供您使用。您可以使用 [繪圖工具] 的 [格式] 索引標籤,插入或變更圖案、編輯現有圖案、套用圖案樣式、加入文字藝術師,以及調整投影片上所有圖案的位置。

協助我處理圖片。

很接近,但不是正確答案。確實有用來處理圖片的特殊工具,但是其名稱為 [圖片工具]。這套工具含有 [格式] 索引標籤,而且會在您插入及選取圖片時出現。請再想想看。

協助我處理 SmartArt 圖形,例如組織圖。

很接近,但不是正確答案。包含 [設計] 和 [格式] 索引標籤的 [SmartArt 工具] 才是符合這項敘述的工具。只要您選取 SmartArt 圖形,例如組織圖,就可以使用這些索引標籤。

意見反應

快速參考卡

請參閱

主要的功能區索引標籤

下列索引標籤在功能區上會持續顯示:

  • [檔案] 索引標籤:啟動新檔案、儲存檔案或使用 [另存新檔]、開啟舊檔、查看最近使用的檔案、套用密碼保護檔案、刪除檔案中的個人資訊、準備共用,以及使用 [選項] 視窗變更 PowerPoint 設定。

  • [常用] 索引標籤:複製、貼上、新增投影片、設定文字及段落格式、處理圖案、尋找及取代文字。

  • [插入] 索引標籤:插入表格、圖片、螢幕擷取畫面、Microsoft® SmartArt™ 圖形、圖表、圖案、超連結、影片、聲音、其他程式的檔案,以及其他項目。

  • [設計] 索引標籤:將背景設計、色彩、字型,以及特殊效果套用至整份簡報。

  • [切換] 索引標籤:套用投影片之間的切換、設定切換的時間,以及設定投影片的時間。

  • [動畫] 索引標籤:套用簡單與自訂的動畫,以及調整效果的設定。

  • [投影片放映] 索引標籤:放映前準備。完整放映投影片、設定自訂放映、錄製旁白。

  • [校閱] 索引標籤:拼字檢查、加入與檢閱註解、使用「參考資料」服務或同義字。

  • [檢視] 索引標籤:切換到所有檢視,包括 [備忘稿] 及 [母片] 檢視、顯示格線、重排視窗。

特殊索引標籤

下列彩色索引標籤會在您使用及選取投影片項目 (例如表格或圖片) 時出現。

  • [表格工具] ([設計][版面配置] 索引標籤):選擇表格設計;調整列數與欄數、文字位置,以及欄列大小。

  • [繪圖工具] ([格式] 索引標籤):變更圖案、版面配置區和文字方塊的樣式、圖案選擇以及位置;套用 [文字藝術師] 和其他格式設定至文字。

  • [圖片工具] ([格式] 索引標籤):在圖片中加入陰影或光暈等效果;進行裁剪、壓縮以及調整大小等作業。

  • [SmartArt 工具] ([設計][格式] 索引標籤):套用 SmartArt 圖形 (例如組織圖) 的樣式,以及設定圖形中圖案的格式。

  • [圖表工具] ([設計][版面配置][格式] 索引標籤):套用圖表樣式、編輯圖表中的詳細資料,以及設定圖表內圖案的格式。

  • [視訊工具] ([格式][播放] 索引標籤):為視訊框加入效果,以及選擇視訊的播放設定。

  • [音訊工具] ([格式][播放] 索引標籤):設定音訊控制項的格式,以及選擇聲音的播放設定。

尋找功能區的其他選項及圖庫

  • 選項:按一下群組右下角的小斜線箭號。當您在投影片上選取的項目 (例如文字或版面配置區) 可能需要更多選項來進行處理時,就會出現這個箭號。

  • 圖庫:按一下群組右邊的捲動箭號或 [其他] 按鈕,檢視完整的佈景主題庫、圖案樣式庫、色彩庫、字型庫、動畫效果庫等等。

暫時隱藏功能區命令

您可以:

  • 按兩下目前顯示的索引標籤。若要再度顯示完整的功能區,請按一下任何索引標籤。
    或:

  • 以滑鼠右鍵按一下功能區的索引標籤或命令,然後按一下 [最小化功能區]。若要重新顯示完整的功能區,以滑鼠右鍵按一下索引標籤,然後再按一下 [最小化功能區] 取消其選取狀態。

自訂快速存取工具列

有兩種快速的方法可加入命令或按鈕,分別是使用工具列本身的功能表或是以滑鼠右鍵按一下功能區的命令。如果使用這些方法找不到您想加入的命令,可以開啟 [PowerPoint 選項] 視窗來尋找其他命令。所有方法的詳細說明如下。

使用 [快速存取工具列] 上的功能表加入命令:

  • 按一下工具列右端的箭號,然後按一下功能表上的任何項目將它加入工具列 (此功能表有功能區命令的選項)。

以滑鼠右鍵按一下功能區命令或按鈕的方式加入命令:

  • 在功能區上,以滑鼠右鍵按一下您要加入的按鈕或命令,然後按一下 [新增至快速存取工具列]

若要從工具列移除命令:

  • 以滑鼠右鍵按一下命令,然後按一下 [從快速存取工具列移除]

新增或移除您從 [PowerPoint 選項] 視窗選取的命令:

  1. 請執行下列其中一項:

    • 按一下 [快速存取工具列] 右端的箭號,然後按一下功能表底部的 [其他命令]
      或:

    • 以滑鼠右鍵按一下功能區的索引標籤或命令,然後按一下 [自訂快速存取工具列]
      或:

    • 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [選項],再按一下 [PowerPoint 選項] 視窗中的 [快速存取工具列]

  2. 尋找視窗上方左側的 [由此選擇命令] 清單方塊。您在此清單方塊中選取的項目會決定下方清單中顯示的命令。如果清單中沒有您要找的命令,請在 [由此選擇命令] 清單方塊中選取不同的項目。

  3. 當您找到要加入工具列的命令時,在清單中加以選取,然後按一下 [新增]
    請注意,目前已在工具列上的命令會出現在視窗右側的清單中。

  4. 若要移除工具列的命令,請在右側的清單進行選取,然後按一下 [移除]

  5. 若要針對特定簡報自訂工具列,請變更右上方 [自訂快速存取工具列] 清單方塊中的選取項目。

  6. 若要重設工具列,請在顯示目前工具列命令的清單下方按一下 [重設] 按鈕,然後按一下 [僅重設快速存取工具列]

  7. 按一下 [確定] 儲存變更。

將快速存取工具列移至功能區下方

  • 按一下工具列右端的箭號,然後按一下 [在功能區下方顯示]
    或:

  • 以滑鼠右鍵按一下工具列的按鈕或命令,然後按一下 [在功能區下方顯示快速存取工具列]

若要將工具列放回功能區上方,您可以按一下工具列右端的箭號,或是以滑鼠右鍵按一下工具列的按鈕或命令,然後按一下將工具列移至功能區上方的選項。

自訂功能區

本課程並未涵蓋這個部分,但是您可以新增群組至功能區索引標籤,然後將命令加入這些群組。以下是將 [拼字檢查] 命令加入 [常用] 索引標籤的方法:

  1. 執行下列其中一項,開啟 [PowerPoint 選項] 視窗:

  2. 以滑鼠右鍵按一下功能區的索引標籤或命令,然後按一下 [自訂功能區]

或:

  • 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [選項],再按一下 [PowerPoint 選項] 視窗中的 [自訂功能區]

  • 您必須先為命令建立新的群組才能夠將命令加入功能區索引標籤,因此,請在視窗右上方的 [自訂功能區] 清單方塊中選取 [主要定位點]

  • 在清單方塊下方的清單中,選取 [常用] 索引標籤。

  • 在清單底部按一下 [新增群組]

  • 選取與 [常用] 索引標籤下的群組一同出現的 [新增群組 (自訂)]

  • 按一下清單下方的 [重新命名]。如果您想在此群組上顯示圖示,請按一下所需的圖示,然後在 [顯示名稱] 方塊中輸入新的名稱,例如「拼字檢查」
    此時 [拼字檢查] 群組便會出現在屬於 [常用] 索引標籤的群組清單中,而且是已選取的狀態。

  • 接著在視窗左上方的 [由此選擇命令] 清單方塊中,選取 [常用命令]

  • 在清單方塊下方的清單中,從常用命令的清單選取 [拼字檢查]

  • 按一下 [新增]
    [拼字檢查] 命令隨即加入 [拼字檢查] 群組。這麼做並不會讓它脫離原先所屬的索引標籤 ([校閱])。

  • 按一下 [確定]
    您會看到新的群組和命令此時已出現在 [常用] 索引標籤。

與 [快速存取工具列] 選項非常相似的是,此處的 [移除] 按鈕可讓命令或新的索引標籤脫離功能區;[新增索引標籤] 可新增索引標籤;若要回復為功能區索引標籤和命令的原始設定,可以使用 [重設] 按鈕。

使用新的快速鍵

若要使用快速鍵存取功能區索引標籤、[快速存取工具列] 和 [檔案] 索引標籤:

  1. 按下 ALT 鍵。「按鍵提示」標記會出現在功能區索引標籤和 [快速存取工具列]。

  2. 按下您需要的字母或數字,如下所示:

    • 按下所需命令所在之索引標籤的按鍵,就會看到該索引標籤所有命令的「按鍵提示」標記,然後按下代表所需命令的按鍵。

    • 按您想要使用的 [快速存取工具列] 按鈕的按鍵,這麼做的作用和按一下按鈕一樣。

使用舊的快速鍵

  • 以 CTRL 鍵開頭的快速鍵 (CTRL+C、CTRL+V 等) 仍然維持不變,請按照您習慣的方式使用它們。

  • 以 ALT 鍵開頭並用來存取功能表和命令的舊快速鍵同樣維持不變。例如,ALT+O+F 鍵一樣會開啟 [字型] 對話方塊 (若要使用新的快速鍵,其組合為 ALT+H+FN 鍵)。

管理與列印檔案

若要儲存檔案:按一下 [快速存取工具列] 上的 [儲存]

若要復原動作:按一下 [快速存取工具列] 上的 [復原]

若要建立新的簡報或開啟現有簡報:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤,然後:

    • 按一下 [新增],然後在 [可用的範本和佈景主題] 底下進行選取,再按一下 [建立]
      或:

    • 按一下 [開啟舊檔],然後瀏覽到您要開啟的檔案。

秘訣    這些命令也可以輕鬆地加入 [快速存取工具列] 中,只要按一下工具列右端的箭號,然後在顯示的功能表上按一下 [開新檔案][開啟舊檔] 即可。

若要以新的名稱、位置或特定的檔案格式儲存檔案:

  • 依序按一下 [檔案] 索引標籤和 [另存新檔],然後為檔案命名,瀏覽到不同的位置,或是選擇不同的檔案格式。

若要使用預覽列印及列印:

  • 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [列印]。預覽列印隨即出現在視窗的右側。在 [設定] 底下,選取所需的列印成品類型、投影片方向及色彩設定。若要變更頁首和頁尾,按一下底部的 [編輯頁首和頁尾] 連結。

設定 PowerPoint 選項:

若要開啟或關閉拼字與文法檢查、選取預設檢視或預設列印設定、變更自動格式設定,以及設定整個程式的其他選項:

  • 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [選項]。按一下其中一項類別以變更 PowerPoint 設定。

在 PowerPoint 版本之間切換

在 PowerPoint 2003 (含) 以前版本中開啟 PowerPoint 2010 檔案

  1. 當您嘗試開啟檔案時,將會出現訊息詢問您是否要安裝相容性套件。

  2. 按一下 [是]

  3. 在標題為<Microsoft Office Word、Excel 及 PowerPoint 檔案格式相容性套件>的下載頁面中,按 [下載] 按鈕,然後繼續。

  4. 下載完成時,回到 PowerPoint 視窗並開啟您的檔案。

將簡報儲存成舊的格式:

  • 依序按一下 [檔案] 索引標籤、[儲存並傳送][變更檔案類型],然後按一下 [PowerPoint 97-2003 簡報],再按一下 [另存新檔]

  • 依序按一下 [檔案] 索引標籤和 [另存新檔],然後在 [另存新檔] 對話方塊中,按一下 [檔案類型] 方塊中的 [PowerPoint 97-2003 簡報],再按一下 [儲存]

一旦將檔案儲存成此格式,PowerPoint 就會進入「相容模式」,標題列會指出這一點。之後當您進行儲存時,若檔案中使用了無法在 PowerPoint 2003 (含) 以前版本中編輯的功能,檢查程式會條列並指出哪些投影片使用了這些功能。若要繼續以舊格式儲存,請按一下檢查程式中的 [繼續]。無法在舊版中編輯的項目範例包括 SmartArt 圖表和文字藝術師,或是 PowerPoint 2003 以後的版本特有的圖案樣式及效果。

將 PowerPoint 2003 (含) 以前版本的檔案轉換成 PowerPoint 2010 格式

  1. 在 PowerPoint 2010 開啟這類檔案。檔案會在「相容模式」中開啟,標題列會指出這一點。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [資訊],再按一下 [轉換][另存新檔] 對話方塊隨即開啟;按一下 [儲存]
    PowerPoint 就不會再嘗試為您使用的功能保留舊版格式的相容性。

適用: PowerPoint 2010



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