Office 365 中的商務 App 概觀

經營小型企業,必須在各方面皆保持競爭力。透過 Office 365 的商務 App,您可以在經營雲端業務之際,建立客戶關係、簡化銷售流程,以及培養線上形象。

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若要使用這些 App,必需要有 Office 365 商務進階版訂閱和授權。

什麼是商務 App?

Office 365 商務中心

圖形:商務中心的圖示

商務中心是 Office 365 所有商務 App 的中樞。前往此處以下載 App、更新您的商務設定檔,以及使用「Microsoft 清單」。

Microsoft 清單

圖形:清單 App 的圖示

使用「Microsoft 清單」來針對 Facebook、Google、Yelp 與 Bing 建立貴公司的線上清單。發佈清單之後,當客戶在嘗試於線上尋找您時,便能獲得更佳的體驗。透過 Microsoft 清單使客戶能找到您的企業

Outlook Customer Manager

圖形:Outlook Customer Manager App 的圖示

Outlook Customer Manager 是一個可讓您在 Outlook 內追蹤商務連絡人,並與他們保持通訊的增益集。如果您有該 App 的權限,則它已經新增至 Outlook。開始使用 Outlook Customer Manager

Microsoft 客戶關係

圖形:商務中心圖示

「客戶關係」是一個易於使用的 App,可用來鞏固顧客忠誠度、開發新客戶,並使您的企業持續成長。只需要幾個簡單的步驟,「客戶關係」便能協助您建立、傳送與追蹤客戶推薦。建立與傳送「客戶關係」活動

Microsoft 發票處理

螢幕擷取畫面:發票處理 App 的圖示

「發票處理」可以用來建立專業發票並將之傳送給客戶。客戶甚至可以使用以電子郵件所傳送之發票中的 PayPal ™ [立即付款] 按鈕,來快速且方便地支付款項。開始使用 Microsoft 發票處理

Microsoft Bookings

螢幕擷取畫面:Microsoft Bookings App 的圖示

Bookings 可讓您於線上發佈貴公司的約會行事曆,讓客戶可以自行預約約會。開始使用 Microsoft Bookings

商務連絡人

「商務連絡人」是您在所有 App 之間共用的連絡人。連絡人會在所有 App 之間進行同步處理。例如,如果您新增連絡人至「發票處理」App,該連絡人也會顯示在 Outlook Customer Manager 中。您目前尚無法使用系統管理中心來檢視或編輯這些公司連絡人。您必須使用其中一個商務中心 App 來直接進行編輯。

商務設定檔

在 Office 365 系統管理中心中,您會有一個組織設定檔。在商務中心中,您會有一個商務設定檔。這兩個設定檔會彼此同步。如果您變更某項通用的設定,該設定會同時在這兩個設定檔中變更。不過,由於商務設定檔會用於「Microsoft 清單」,因此它會比組織設定檔需要更多的資訊。

使用者如何存取這些 App?

部分 App 必須先開啟才能使用,其他 App 則需要您為每個人員指派 App 的使用權限。基於客戶個人識別資訊 (PII) 的緣故,您應該只讓受信任的員工具有所有 App 的存取權。若您不做任何動作且不變更任何權限,貴組織中具有商務進階版授權且為全域系統管理員的所有人員,皆可以存取及使用所有 App。

如需詳細資訊,請參閱從 Office 365 取得商務 App 的存取權

這些 App 如何互相配合?

您一開始可能只使用一或兩個商務 App。隨著您逐漸習慣它們,便可以將其他 App 整合至日常的作業。後續小節會描述兩種不同的企業,以及它們會如何使用 App 來使企業持續成長。您將能了解如何使可能的客戶 (也稱為「潛在客戶」) 成為能協助做出宣傳的客戶。

在此案例中,我們以不動產仲介公司作為例子,其中不動產仲介人員會使用「清單」、Outlook Customer Manager、Bookings 和「客戶關係」與客戶互動。

圖形:描繪客戶生命週期的概念圖案
  1. 當可能的客戶於 Bing 中搜尋「鄰近的不動產仲介人員」時,客戶的客戶生命週期便會開始。客戶會看到使用「清單」App 所建立的絕佳清單。專業的線上形象讓客戶印象深刻,並打電話連絡不動產仲介公司。

  2. 客戶現在已成為「潛在客戶」。不動產仲介人員會將潛在客戶的所有資訊輸入 Outlook Customer Manager,並將由仲介公司使用 Bookings 所建立之已發佈約會行事曆的連結,透過電子郵件傳送給潛在客戶。

  3. 潛在客戶可以在 Bookings 行事曆中查看仲介人員的時間,並輕鬆地預約一個適合雙方的時間。潛在客戶現在已成為客戶。

  4. 一切都順利進行,客戶也買到了理想的房子,因此他很高興地在 Yelp 上寫下一則非常滿意的評論。

  5. 仲介人員看到該則 Yelp 評論,便使用「客戶關係」傳送推薦請求給客戶。客戶了解如果他們向朋友做出推薦 (且朋友完成註冊) 的話,仲介人員就會贈送一盒手工餅乾。

  6. 客戶很喜歡手工餅乾,因此有足夠的動機向正要購買房子的朋友推薦。客戶使用電子郵件將其個人連結傳送給朋友。

  7. 客戶的朋友收到連結並訂閱仲介人員的電子郵件通訊,進而成為潛在客戶。

  8. 仲介人員看到新的潛在客戶,而整個流程便會從步驟 2 重新開始。

此案例示範園藝造景服務如何使用商務 App 來使企業持續成長。此企業會使用「清單」、Bookings、「發票處理」及「客戶關係」來與客戶進行日常互動。

圖形:描繪客戶生命週期的概念圖案
  1. 當可能的客戶於 Bing 中搜尋「鄰近的園藝造景公司」時,此客戶的客戶生命週期便會開始。

  2. 潛在客戶發現可以直接從 Facebook 與園藝造景公司預約約會,因此他便做出預約。這讓潛在客戶感到很高興,因為他不喜歡透過電話交談。

  3. 園藝造景公司的員工前往潛在客戶的家中,以評估所需的服務及庭院大小。客戶和員工談妥價格。

  4. 員工還在客戶的前院時,便可使用「發票處理」行動 App 將當月服務的發票傳送給客戶。

  5. 大約一個月後,客戶對於服務感到很滿意,因此他在 Yelp 張貼一則非常滿意的評論。

  6. 企業經營者看到該則評論,便使用「客戶關係」傳送推薦請求給客戶。該企業經營者所提供的優惠如下:如果客戶的朋友成為正式客戶,該客戶便能享有一次免費的排水溝清理,且客戶的朋友在成為客戶後,將能在第一個月享有 10% 的服務折扣。

  7. 客戶將其個人連結傳送給朋友。朋友在按一下該連結之前,先搜尋了該園藝造景公司的相關資訊,並看到許多非常滿意的評論,以及使用「清單」所建立的專業線上形象。朋友按一下連結,並訂閱電子郵件通訊。

  8. 整個流程便會從步驟 2 重新開始。

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