Office 2010 中的資訊版權管理

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文將說明如何使用資訊版權管理 (IRM) 可在 Microsoft Office 2010 中限制的文件、 活頁簿及簡報內容的權限。如需如何限制電子郵件內容的權限的詳細資訊,請參閱使用的電子郵件的 IRM 簡介

有關在 Word 或 Excel 檔案中使用密碼,請參閱限制或允許格式設定變更保護工作表

本文內容

IRM 和其限制的用途

使用 IRM 的檔案類型可以版權管理

設定您的電腦使用 IRM

下載權限

限制檔案內容的權限

使用不同的 Windows 使用者帳戶權限管理檔案

檢視具有限制權限的內容

IRM 的用途與限制

資訊版權管理 (IRM) 可以讓個人與管理員指定文件、活頁簿及簡報的存取權限。這可以幫助您避免機密資訊遭到未經授權的人員列印、轉寄或複製。使用 IRM 限制檔案的權限之後,由於檔案權限儲存於文件檔本身,因此無論資訊位於何處,系統都會強制執行存取與使用限制。

就個人或私人資料的傳輸而言,IRM 能夠協助個別使用者強制執行他們的個人偏好設定。此外,IRM 也會協助組織強制執行公司政策,以控管機密資訊或專利資訊的散播。

IRM 有助於:

  • 防止未經授權的限制內容收件者轉寄、複製、修改、列印、傳真或剪貼內容,以從事未經授權之使用行為

  • 防止他人使用 Microsoft Windows 的列印螢幕功能複製限制的內容

  • 無論內容的傳送位置為何,一律加上限制

  • 支援檔案到期功能,讓文件、活頁簿或簡報的內容在經過指定期間之後便無法再行檢視

  • 在公司內部強制執行控管內容之使用與發佈的公司政策

IRM 無法防止下列情況發生:

  • 防止特洛伊木馬、按鍵記錄程式與特定類型間諜軟體等這一類惡意程式清除、竊取、擷取與傳輸內容

  • 防止由於電腦病毒動作而遺失或損毀的內容

  • 防止他人以手抄或重新打字的方式複製收件者畫面上顯示的限制內容

  • 防止收件者對螢幕上顯示的限制內容拍攝數位相片

  • 防止他人使用協力廠商螢幕擷取程式複製限制的內容

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您可以使用 IRM 管理權限的檔案類型

使用 IRM Office 2010中,您可以版權管理 XML 文件規格 (.xps) 的檔案和下列檔案類型︰

Word 檔案

檔案類型

副檔名

文件

.doc

文件

.docx

啟用巨集的文件

.docm

範本

.dot

範本

.dotx

啟用巨集的範本

.dotm

Excel 檔案

檔案類型

副檔名

活頁簿

.xls

活頁簿

.xlsx

啟用巨集的活頁簿

.xlsm

範本

.xlt

範本

.xltx

啟用巨集的範本

.xltm

非 XML 二進位格式的活頁簿

.xlsb

啟用巨集的增益集

.xla

啟用巨集的增益集

.xlam

PowerPoint 檔案

檔案類型

副檔名

簡報

.ppt

簡報

.pptx

啟用巨集的簡報

.pptm

範本

.pot

範本

.potx

啟用巨集的範本

.potm

投影片放映

.pps

投影片放映

.ppsx

啟用巨集的放映

.ppsm

Office 佈景主題

.thmx

附註: 

  • 當這些檔案類型附加於 Microsoft Outlook 中受版權管理的電子郵件訊息時,這些檔案也會自動受到版權管理。

  • 當您附加訊息檔案 (.msg) 至有權限管理的電子郵件時,該附加的訊息不會進行權限管理,IRM 不會對 .msg 檔案類型進行權限管理。

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將您的電腦設定為使用 IRM

若要使用 IRM Office 2010中,最小值所需的軟體是 Windows Rights Management Services (RMS) 用戶端 Service Pack 1 (SP1)。如果您使用的執行 Windows Vista 的電腦,已經安裝 Windows Rights Management Services (RMS) 用戶端。如果您使用的執行 Windows XP 的電腦,必須在電腦上可能是由您或您 RMS 的系統管理員安裝 Windows Rights Management Services (RMS) 用戶端 Service Pack 1 (SP1)。RMS 管理員可以設定公司特定 IRM 原則定義誰能夠存取資訊和層級編輯所允許的電子郵件訊息。例如,公司系統管理員可能會定義稱為 「 公司機密 」 指定的電子郵件,會使用該原則,可以開啟只能由公司網域內的使用者權限範本。

安裝 Windows Rights Management Services (RMS) 用戶端

Windows Vista

  1. 按一下 [開始],然後按一下 [控制台]

  2. 按一下 [程式集],然後按一下 [程式和功能]。在左邊窗格中,按一下 [從網路安裝程式]。從程式清單中,按一下 [Windows Rights Management Services 用戶端],然後按一下 [新增]

    附註: 在傳統檢視中,按兩下 [程式和功能],然後在左邊窗格中,按一下 [從網路安裝程式]。從程式清單中,按一下 [Windows Rights Management Services 用戶端],然後按一下 [新增]

按一下 [新增或移除程式]

  1. 按一下 [新增或移除程式] 視窗中的 [Business Contact Manager for Microsoft Outlook 2010],然後按一下 [變更/移除]

  2. 按一下 [新增或移除程式],再按一下 [新增或移除程式]。按一下左邊窗格中的 [新增程式]。從程式清單中,按一下 [Windows Rights Management Services 用戶端],再按一下 [新增]。

    附註: 在 [傳統檢視] 中,按兩下 [新增或移除程式],然後在左邊窗格中,按一下 [新增程式]。在程式清單中,按一下 [Windows Rights Management Services 用戶端],再按一下 [新增]。

或者,當您第一次嘗試開啟已權限管理使用 IRM 的檔案, Office 2010會提示您下載 Windows 版權管理服務用戶端,如果您執行的沒有軟體的電腦。如需 Windows 版權管理服務用戶端的詳細資訊,請參閱Windows 版權管理服務的用戶端網站。

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下載權限

第一次您嘗試開啟文件、 活頁簿或簡報具有限制權限,您必須連線至授權伺服器驗證您的認證,並下載使用授權。使用授權定義您擁有的存取層級的檔案。此程序時需要具有限制權限的每個檔案。換句話說,將無法開啟具有限制權限的內容沒有使用授權。下載權限 」 需要 Microsoft Office 傳送您的認證 (包括您的電子郵件地址) 和授權伺服器您權限的權限的相關資訊。文件、 活頁簿或簡報中包含的資訊不會傳送給授權伺服器。如需詳細資訊,請閱讀Microsoft Office 2010 的隱私權隱私權聲明重點

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限制檔案內容的權限

作者可以限制的文件、 活頁簿及簡報,在每個使用者,每個檔案或每一個群組的權限 (群組為基礎的權限要求的群組擴充的 Active Directory 目錄服務)。作者會使用 [權限] 對話方塊,讓使用者讀取及變更存取,以及設定內容到期日。例如,Ranjit,作者,可以授權讓聖赫勒拿島閱讀 Word 文件,但不是變更其權限。Ranjit 然後可以授權讓 Bobby 變更文件,並允許他儲存文件的權限。Ranjit 也可能會決定限制此文件的聖赫勒拿島的和 Bobby 的存取文件的權限到期之前的 5 天。如需如何設定文件、 活頁簿或簡報的到期日的資訊,請參閱設定到期日的檔案

權限

  1. 儲存文件、活頁簿或簡報。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  3. 請執行下列其中一項:

    • 在 Word 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護文件],指向 [依人員限制權限],然後按一下 [限制存取]

    • 在 Excel 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護活頁簿],指向 [依人員限制權限],然後按一下 [限制存取]

    • 在 PowerPoint 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護簡報],指向 [依人員限制權限],然後按一下 [限制存取]

  4. [權限] 對話方塊中,請執行下列其中一項:

    • 在 Word 中,選取 [限制此文件的權限],然後指定您希望每一位使用者擁有的存取層級。

    • 在 Excel 中,選取 [限制此活頁簿的權限],然後指定您希望每一位使用者擁有的存取層級。

    • 在 PowerPoint 中,選取 [限制此簡報的權限],然後指定您希望每一位使用者擁有的存取層級。

      如果系統管理員已經設定個別使用者無法變更的自訂權限原則,您的選擇可能就會受限。

      權限等級

    • 讀取     具有 [讀取] 權限的使用者可以讀取文件、活頁簿或簡報,但是沒有編輯、列印或複製的權限。

    • 變更     具有 [變更] 權限的使用者可以讀取、編輯文件、活頁簿或簡報,並儲存這些項目的變更,但是沒有列印的權限。

    • 完全控制     具有 [完全控制] 權限的使用者擁有完整的創作權限,而且可以對文件、活頁簿或簡報進行作者可以執行的任何動作,例如設定內容的到期日、防止列印,以及為使用者授與權限。在授權使用者對文件、活頁簿或簡報的權限到期之後,就只有作者或擁有文件、活頁簿或簡報之 [完全控制] 權限的使用者可以開啟該文件、活頁簿或簡報。作者一定擁有文件的 [完全控制] 權限。

  5. 若要授與某人 [完全控制] 權限,請在 [權限] 對話方塊中按一下 [其他選項],接著在 [存取控制] 欄中按一下箭號,然後按一下 [存取控制] 清單中的 [完全控制]

    [權限] 對話方塊中的 [其他選項]

  6. 指定權限等級之後,按一下 [確定]。

    [訊息列] 隨即出現,指出文件、活頁簿或簡報已受版權管理。如果需要變更文件、活頁簿或簡報的存取權限,請按一下 [變更權限]

    Word 中的訊息列

    如果將具有限制權限的文件、活頁簿或簡報轉寄給未獲授權的人,便會出現一則內含作者電子郵件地址或網址的訊息,方便使用者要求作者授與文件、活頁簿或簡報的權限。

    顯示具有限制權限之文件已轉寄給未獲授權者的 Word 對話方塊

    如果作者選擇不要加上電子郵件地址,則未獲授權的使用者便會收到一則錯誤訊息。

設定檔案的到期日

  1. 開啟檔案。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤

  3. 請執行下列其中一項:

    • 在 Word 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護文件],指向 [依人員限制權限],然後按一下 [限制存取]

    • 在 Excel 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護活頁簿],指向 [依人員限制權限],然後按一下 [限制存取]

    • 在 PowerPoint 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護簡報],指向 [依人員限制權限],然後按一下 [限制存取]

  4. [權限] 對話方塊中,請執行下列其中一項:

    • 在 Word 中,選取 [限制此文件的權限] 核取方塊,然後按一下 [其他選項]

    • 在 Excel 中,選取 [限制此活頁簿的權限] 核取方塊,然後按一下 [其他選項]

    • 在 PowerPoint 中,選取 [限制此簡報的權限] 核取方塊,然後按一下 [其他選項]

  5. [使用者的其他權限] 底下,請執行下列其中一項:

    • 在 Word 中,選取 [此文件的到期日為] 核取方塊,然後輸入日期。

    • 在 Excel 中,選取 [此活頁簿的到期日為] 核取方塊,然後輸入日期。

    • 在 PowerPoint 中,選取 [此簡報的到期日為] 核取方塊,然後輸入日期。

  6. 按 [確定] 兩次。

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使用不同的 Windows 使用者帳號管理檔案權限

  1. 開啟文件、工作表或簡報。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  3. 請執行下列其中一項:

    • 在 Word 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護文件],指向 [依人員限制權限],然後按一下 [管理認證]

    • 在 Excel 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護活頁簿],指向 [依人員限制權限],然後按一下 [管理認證]

    • 在 PowerPoint 中,按一下 [資訊] 索引標籤上的 [保護簡報],指向 [依人員限制權限],然後按一下 [管理認證]

  4. 請執行下列其中一項:

    • 在 [選取使用者] 對話方塊中,選取想要使用之帳號的電子郵件地址,然後按一下 [確定]。

    • 在 [選取使用者] 對話方塊中,按一下 [新增],輸入新帳號的認證,然後按 [確定] 兩次。

      選取使用者對話方塊

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檢視具有限制權限的內容

若要檢視您在使用Office 2010有權限的權限管理內容,只要開啟文件、 活頁簿或簡報。

如果想要檢視您擁有的權限,請按一下訊息列中的 [檢視權限],或按一下螢幕底部之狀態列中的下列項目之一。

  • 這份文件或簡報具有權限原則  顯示此文件、活頁簿或簡報具有權限原則的按鈕

  • 此活頁簿或簡報具有權限原則  顯示此文件、活頁簿或簡報具有權限原則的按鈕

  • 此簡報包含權限原則   顯示此文件、活頁簿或簡報具有權限原則的按鈕

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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