Microsoft MyAnalytics 秘訣

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

這些秘訣可協助您更有效地花時間及著重於重要的是在您的工作。所有的秘訣無法針對每一個人。可執行及應該一律如何根據您的角色和使用的組織而定。

在 Outlook 中使用 我的分析

想要知道有多少人已讀取您傳送的特定電子郵件嗎?只要查看 我的分析 Outlook 增益集,即可了解有多少人已讀取、回覆或轉寄您的電子郵件。

提示: 移到 Outlook 並開啟您已傳送或接收的電子郵件。然後按一下電子郵件頂端收件者行正下方的 我的分析 來查看統計資料。

會議

更少的會議、更短的會議或更專注的會議。如果您想要節省花費在會議中的時間,以下是一些選項。

傳送摘要而不是邀請

電子郵件並不總是浪費時間的工具。它可以是一個既能減少出席會議人數又能讓相關人員掌握訊息的實用方法。如果在會議時並不需要您某些同事的決策意見,您可以在會議後再透過電子郵件傳送更新給他們,讓他們知道已做了那些決定。

縮短您的會議

最近的高階主管問券顯示 25% 到 50% 花費在會議上的時間都被浪費掉。有些公司已引進站立式會議。雖然這未必適合所有形式的會議,但站立式會議必然比傳統坐式會議時間更短且更有效率。或者,您也可以考慮縮短或合併週期性會議,尤其是當與會者超過 10 人的時候。

重新思考週期性會議

一個常見的生產力祕訣是針對您的行事曆進行「春季大掃除」。請嘗試取消一週的所有週期性會議,然後視需要重新新增那些真的錯過的會議。經證明,以小組方式執行時,這可減少 10-30% 的會議數。

重新思考與會者清單

針對「需要知情」的與會者舉行大型狀態會議和更新會議時,如果所有參與者未完全投入,可能會讓會議無法專注進行。多工是人員在會議中並非扮演完全必要角色的一個常見指標。您是否可以改為傳送摘要?

防止「商務旅遊」行為

「商務遊客」一詞是用來形容公司中「盡可能參與所有會議,只為了感覺參與其中」的人。成功的會議需要所有參與者的動態意見和專注,而散漫的與會者則會大幅降低會議有效性。如果您是召集人,您應該嘗試僅限由會議參與者進行共同作業,以減少分散注意力的情況及確保做出適當的貢獻。

電子郵件

如果您發現自己花費太多時間處理電子郵件,利用電話、不要使用「全部回覆」或取消訂閱不實用的電子郵件清單,是一些您可以採取的動作。

移除不必要的電子郵件收件者

在按一下 [傳送] 之前,請先檢查一遍您的收件者清單,確認每個人對該交談都有所助益。請仔細考量之後,再使用 [全部回覆]。您預設應該是只回覆給寄件者。只有當您的回應確實與所有參與的人員相關時,才使用 [全部回覆]。有些收件者可能只需要知道決策的結果,而不需要在整個交談都收到副本通知。

減少傳送電子郵件 - 使用 Skype 或利用電話

在傳送任何電子郵件之前,請考量下列深入見解。組織簡化推動小組發現,減少高階主管的電子郵件發送達 54% 時,可讓整個公司的生產力提升 7%。有個管理祕訣專欄便藉由極力提倡高階主管「利用電話」來支持這項做法。通常,電話會比電子郵件往來交談更有效率,可讓問題即時獲得答覆。Skype 是一個很好的選項。

取消訂閱您不讀取的群組

請考慮將您自己從不需要加入的群組中移除。如果您最後只是刪除電子郵件或將它們移到 [稍後讀取] 資料夾,但卻永遠不再查看它們,那麼,也許最好是不要讓這些電子郵件堆滿您的收件匣。

讓他人收件匣不會收到郵件

或許您可以導入下列有關以副本傳送電子郵件的公司規定。這真的很簡單:在回覆電子郵件時,將所能移動的每個人都移到密件副本,並附上「將莉華、舒慧及梅玲移到密件副本,讓他們的收件匣不會收到郵件」附註。這可提供這些同事一個抗議的機會,如果他們想要保持參與其中,但也提供他們一個簡單的退出方式,可讓他們不再收到只會堆滿其收件匣並浪費其時間的電子郵件。每當有人看見這個尊重他人時間寶貴的簡單致意時,也會有助於推廣這項良好的行為。請將它傳遞下去。

下班時間

做一個體貼的同事!

  • 針對「通知」類型的電子郵件,將電子郵件和狀態更新濃縮成每日或每週摘要。這樣可減少電子郵件多載所導致的整體干擾和不規則性。

  • 儲存電子郵件草稿或延遲傳遞,直到收件者的一般上班時間為止。將深夜/清晨電子郵件僅限於緊急電子郵件,以免除干擾。

  • 在您嘗試專注時,關閉手機和電腦上的通知功能。

做為一個小組:

  • 例如:星期三不開會

  • 在「小組時間」上達成共識

  • 尊重他人時間

  • 只進行有目的的超時會議和人員邀請

專注時間

我們將專注時間定義為至少連續兩小時沒有會議的時間。專注時間應代表足以讓您專注於交付項目或完成其他重要工作的時間。

在您的行事曆上封鎖專注時間

排列您自己時間的優先順序並加以封鎖,以防止對該時間的重複預約。同樣地,請尊重您小組的封鎖時間,不要進行重複預約。

較少的會議

較少的會議可能代表有更多的時間來專心進行有意義的工作或休息。

有更多時間來培養關係可以轉換成更高的生產力

與提供心理恢復相比,在工作時間內允許有稍加放鬆的時間,會對您的專業成功更有幫助。經證實,將時間致力於培養關係和發展人脈對於專業上的提升極具價值。合作小組所執行的研究已證實成功的銷售人員與寬廣的人脈之間相互關聯。他們發現頂尖銷售人員所引以為豪的內部人脈比表現低於平均值的銷售人員多出 33%。在此情況下,即表示對有意義同事關係所做的投資轉換成了較佳的表現。

騰出時間進行重要的事

在要略過午餐並改為在辦公桌前喝下第四杯咖啡之前,去與您的小組好好吃一頓飯吧!您將讓您的大腦休息一下、發展您的人脈,並可能提升您的生產力。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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