Microsoft Access 的新增功能

在 Microsoft Access 2010 中,可以建立 Web 資料庫,並將其發佈至 SharePoint 網站。

“立即開始共同作業。”

SharePoint 訪客可以在網頁瀏覽器中使用您的資料庫應用程式,透過 SharePoint 權限指定不同人所能見到的內容。而且可以從範本立即開始共同作業。其他許多增強功能皆支援此項新的 Web 發佈功能,並可在傳統桌面資料庫中提供多種不同優點。

Access 2010 的使用者介面也有一些變更。若不熟悉 Office Access 2007,可能會對功能區和功能窗格感到陌生。功能區會取代先前版本的功能表和工具列。功能窗格則會取代並擴充資料庫視窗的功能。而 Access 2010 中新的 [Backstage 檢視] 可讓您存取能套用至整個資料庫之命令 (例如,壓縮和修復),或者以前的 [檔案] 功能表中之命令。

本文說明 Office Access 2007 及 Access 2010 所推出的新功能。如需 Access 的一般介紹,請參閱 Access 2010 快速入門一文。

本文內容

概觀

新的使用者介面

功能更強大的建立物件工具

新的資料類型和控制項

改進的資料版面

增強的安全性

以更精良的方式排解疑難問題

改善的校訂工具

概觀

若可以存取已設定 Access Services 的 SharePoint 網站,則可使用 Access 2010 建立 Web 資料庫。人們可以在網頁瀏覽器視窗中使用您的資料庫,但是您必須使用 Access 2010 才能變更設計。雖然有些桌面資料庫功能並未轉移到 Web,不過您可以使用新功能 (例如,計算欄位和資料巨集) 執行許多相同的工作。

在 Web 上共用資料庫

  • 使用範本     Access 2010 附有五個範本:連絡人、資產、專案、事件及慈善捐贈。您也可以在發佈之前或之後修改任何範本。

  • 從頭開始    建立新的空白資料庫時,必須選擇一般資料庫或 Web 資料庫。此選擇會影響所顯示的設計功能及命令,更易於確保應用程式可與網頁相容。

  • 將現有的資料庫轉換為 Web 資料庫    您可以將現有的應用程式發佈至 Web。並非所有桌面資料庫功能都在 Web 上受支援,因此您可能必須調整應用程式的某些功能。

    附註: 您可以執行新的網頁相容性檢查程式,協助您找出並修正任何相容性的問題。

  • 內部網路或網際網路    您可以發佈至自己的 SharePoint 伺服器,或使用託管的 SharePoint 解決方案。

如需 Web 資料庫的詳細資訊,請參閱建立要在網路上共用的資料庫一文。

新的巨集建立器

Access 2010 提供了新的巨集建立器,而該建立器具有 IntelliSense 和簡潔的介面。

巨集建立器

1. 從清單選取一個巨集指令...

2. ...或在 [巨集指令目錄] 中的巨集指令上按兩下,將其加入您的巨集中。

3. 您使用巨集時,會顯示 [設計] 索引標籤。

當您加入巨集指令時,巨集建立器中會顯示更多選項。例如,當您加入 "If" 巨集指令時,會看到:

含有 If 巨集指令的巨集

除了傳統的巨集之外,您可以使用新的巨集建立器建立資料巨集 (這是新的功能)。

資料巨集:根據事件變更資料

資料巨集可支援 Web 資料庫的聚合功能,並可在 Access 2010 資料庫中用為執行「引動程序」的方式。

例如,假設您有一個 [完成百分比] 欄位和一個 [狀態] 欄位。您可以使用資料巨集在您將 [狀態] 設定為 [完成] 時,將 [完成百分比] 設定為 100,而在 [狀態] 設定為 [未開始] 時,將 [完成百分比] 設定為 0

增強的運算式建立器

運算式建立器現在具有 IntelliSense,因此您可以在輸入時看到您的選項。它也會在 [運算式建立器] 視窗中顯示目前選取之運算式值的說明。例如,若選取 [修剪] 功能,[運算式建立器] 就會顯示:

Trim(string) 會傳回字串類型的 Variant,包含不含前置和結尾空格的指定字串複本。

計算欄位

您可以建立顯示計算結果的欄位。計算必須參照同一個資料表中的其他欄位。您可使用 [運算式建立器] 來建立計算。

資料表驗證規則

附註: 此功能在 Access 2007 時推出。

您可以建立規則,若是變更的記錄會使指定的規則生效,則不允許資料輸入。資料表驗證規則與欄位驗證規則不同,它可以檢查多個欄位的值。您使用 [運算式建立器] 來建立驗證規則。

可供建立完整應用程式的資料庫範本

Access 2010 包含一組具專業水準設計的資料庫範本,可用來追蹤連絡人、工作、事件、學生和資產,以及其他資料類型。您可以立即使用這些範本,或加強其功能並予以精簡,完全依您所要的方式來追蹤資訊。

[Backstage 檢視] 提供的範本

每個範本都是一個完整的追蹤應用程式,包含預先定義的資料表、表單、報表、查詢、巨集和關聯性。這些範本設計成可供立即使用,讓您能夠利用範本快速入門並運用 Access。如果範本設計符合您的需求,現在就請開始動手體驗 Access。否則,您也可以利用範本搶先起步,取得優勢,以建立滿足您特定需求的資料庫。

資產 Web 資料庫

除了 Access 2010 隨附的範本以外,也可以連線至 Office.com,下載更多的範本。

增加現有資料庫功能的應用程式組件

您可以使用應用程式組件輕鬆地將功能加入現有的資料庫。Access 2010 中現有一新功能,即應用程式組件為構成資料庫之一部分的範本;例如預先格式化的資料表,或與表單及報表相關聯的資料表。舉例來說,將「工作」應用程式組件加入資料庫,可以得到「工作」資料表、「工作」表單,以及可以用於將「工作」資料表關聯到資料庫之其他資料表的選項。

[建立] 索引標籤上的應用程式組件

改善的資料 [工作表檢視]

您無需預先定義欄位,即可建立資料表並開始使用;只要按一下 [建立] 索引標籤上的 [資料表],然後在出現的新資料工作表中輸入資料即可。Access 2010 會自行決定最適於各欄位的資料類型,讓您能夠立即上線執行。[按一下以新增] 資料行會顯示欄位的新增位置;若需要變更資料類型,或顯示現有或新欄位的格式,只要使用功能區之 [欄位] 索引標籤上的命令,即可輕鬆達成目的。也可以將 Microsoft Excel 資料表中的資料,貼至新的資料工作表,Access 2010 會建立所有的欄位,並自動辨識各種資料類型。

[資料工作表檢視] 的 [按一下以新增]

欄位清單窗格

於 Access 2007 推出的 [欄位清單] 窗格,可讓您新增其他資料表內的欄位。您可以從記錄來源的資料表、相關的資料表,或資料庫中不相關的資料表拖曳欄位。資料表之間如需互相關聯,將會自動加以建立或提示您執行整個程序。

[欄位清單] 窗格

[版面配置檢視] 可協助加快表單和報表的設計

在表單或報表中檢視資料時,可使用 [版面配置檢視] 變更設計。

[版面配置檢視] 具備若干較 Access 2007 更強的功能,是您設計 Web 表單或報表時所需。

[版面配置檢視] 中的表單顯示即時資料

例如,您可以從 [欄位清單] 窗格拖曳欄位,在設計格線新增欄位,也可以使用屬性表變更屬性。

使用控制項版面配置保持整潔

Office Access 2007 中推出的版面配置是一個個的控制項群組,您可以整組移動及調整大小。Access 2010 中增強了版面配置,可以更靈活地在表單和報表上放置控制項。您可以水平或垂直分割或合併儲存格,輕鬆地重新排列欄位、資料行或資料列。

設計 Web 資料庫時必須使用 [版面配置檢視],不過 [設計檢視] 仍然可用來設計桌面資料庫。

頁首

新的使用者介面

新的使用者介面 (在 Office Access 2007 中推出並在 Access 2010 中增強) 的設計可讓您很容易找到以往常藏在複雜的功能表和工具列中的命令和功能。

功能區

功能區是一些索引標籤的集合,包含依特性及功能編排的命令群組。功能區取代了舊版 Access 的階層式功能表與工具列。

功能區的重要功能包括:

  • 命令索引標籤 - 此索引標籤顯示經常結合使用的命令,方便使用者尋找所需的命令。

  • 關聯式命令索引標籤 - 根據內容 (也就是,正在處理的物件或正在執行的工作) 顯示的命令索引標籤。關聯式命令索引標籤包含操作時最可能用到的命令。

  • 圖庫 - 顯示樣式或選項之預覽的新控制項,讓您能夠在確認選項之前先看到其執行結果。

Backstage 檢視

[Backstage 檢視] 是 Access 2010 的新功能,包含您套用至整個資料庫的命令,例如,壓縮和修復,或者開啟新資料庫。命令配置於畫面左邊的索引標籤,而每個索引標籤都包含一組相關的命令或連結。例如,若按一下 [新增],則會看到一組按鈕,這些按鈕可讓您從頭建立新資料庫,或者從專業設計的資料庫範本庫中選取以建立新資料庫。

除您最近開啟的資料庫及 Office.com 文章的連結 (如連線至網際網路) 之外,[Backstage 檢視] 中有許多命令在舊版的 Access 中,即位於 [檔案] 功能表中。

Backstage 檢視中的 [新增] 索引標籤

功能窗格

Access 2007 中推出的功能窗格會列出目前開啟的資料庫中所有的物件,以供您輕鬆存取這些物件。使用 [功能窗格] 依物件類型、建立日期、修改日期、相關資料表 (根據物件相依性),或以您建立的自訂群組來組織您的物件。您的表單設計中是否需要更多的工作空間?您可以輕鬆摺疊 [功能窗格],使其只佔用一點點空間,但仍保持在可用狀態。[功能窗格] 會取代 Access 2007 之前的 Access 版本中使用的 [資料庫] 視窗。

功能窗格北風 2007

索引標籤式物件

根據預設,資料表、查詢、表單、報表和巨集都可以在 Access 視窗中顯示為索引標籤式物件。

附註: 您可以依資料庫變更這項設定,並使用物件視窗代替索引標籤。

Access 中的索引標籤式文件

只要按一下物件索引標籤,就可以輕鬆地在各種不同物件之間切換。

說明視窗

Access 2010 可以從同一個 [說明] 視窗輕易地存取 Access [說明] 和《開發人員參考資料》內容。例如,您可以輕鬆將搜尋範圍變更為只有《開發人員參考資料》內容。不論 [說明] 視窗中的設定為何,Office.com 或 MSDN 始終都會在線上提供所有的 Access [說明] 和《開發人員參考資料》內容。

頁首

功能更強大的建立物件工具

Access 2010 提供建立資料庫物件的直覺式環境。

建立索引標籤

使用 [建立] 索引標籤快速建立新表單、報表、資料表、查詢及其他資料庫物件。如果在 [功能窗格] 中選取資料表或查詢,可以使用 [表單][報表] 命令,按一下就能根據該物件建立新的表單或報表。

以這種按一下程序建立的新表單和報表使用更新的設計,使這些物件在外觀上更吸引人且能立即使用。自動產生的表單和報表,以包含標誌和標題的頁首設計出具專業水準的外觀。此外,自動產生的報表也會包含日期和時間資訊,以及提供資訊的頁尾和合計。

報表檢視與版面配置檢視

這些檢視都是在 Office Access 2007 中推出並在 Access 2010 中增強,可讓您互動地使用表單和報表。使用 [報表檢視],不必列印或在 [預覽列印] 中顯示報表,即可瀏覽報表的準確結果。若要聚焦在特定的記錄,請使用篩選功能或使用 [尋找] 作業搜尋相符的文字。您可以使用 [複製] 命令將文字複製到剪貼簿,或按一下報表中顯示的使用中超連結,在瀏覽器中循著連結追索。

[版面配置檢視] 可讓您在瀏覽資料時變更設計。可以使用 [版面配置檢視] 在檢視表單或報表內的資料時,進行多項常見的設計變更。例如從新的 [欄位清單] 窗格拖曳欄位名稱以新增欄位,或使用屬性表變更屬性。

[版面配置檢視] 的設計版面配置已有所改進,包括可以整體調整的控制項群組,讓您能夠輕鬆地重新排列欄位、資料行、資料列或整個版面配置。此外,在 [版面配置檢視] 中也可輕易移除欄位或新增格式。

[版面配置檢視] 中的報表

精簡報表中群組及排序的建立方式

針對在報表中群組和排序及加入合計,Office Access 2007 推出了更好也更容易存取的方式。瀏覽和了解介面都很容易,當搭配新的 [版面配置檢視] 使用時,可立即看到變更的效果。

[群組、排序與合計] 窗格

假設您要依地區在報表內顯示銷售總額。可以使用 [群組、排序與合計] 窗格新增群組層級,然後要求合計總數;所有變更會即時顯示在報表內。[合計] 列可讓您輕鬆地在頁首或頁尾加入總和、平均值、計數、最大值或最小值。單純的合計已不再需要手動建立計算欄位,只要移動滑鼠指標及點選目標即可。

在報表中建立合計

改進的控制項版面配置可協助建立精美的表單和報表

表單及報表經常包含表格式資訊,例如含有客戶名稱的資料行,或含有客戶所有欄位的資料列。您可以將這些控制項加以編組,然後放入版面配置中,以便能進行整體 (包括標籤) 的操作。

[排列] 索引標籤上 [控制項版面配置] 群組中的命令

由於可以從不同的區段選取控制項 (例如區段首或區段尾中的標籤),因此您有相當大的彈性。您可以輕鬆地:

  • 移動版面配置或調整其大小。例如,向左或向右移動資料行。

  • 設定版面配置格式。例如,使用粗體來突顯客戶名稱資料行。

  • 新增資料行 (欄位) 至版面配置。

  • 從版面配置刪除資料行 (欄位)。

  • 合併或分割儲存格 (僅限 Access 2010)

在 [版面配置檢視] 移動資料行

版面配置會與設計一起儲存,以保持可用的狀態。

分割表單可快速瀏覽資料

附註: 此功能在 Access 2007 時推出。

使用分割表單,可建立結合 [資料工作表檢視] 及 [表單檢視] 的表單。您可以設定屬性,指示 Access 將資料工作表置於上方、下方、左側或右側。

分割表單

附註: Web 資料庫中無法使用分割表單。

表單和報表中的內嵌巨集

Office Access 2007 中推出了內嵌巨集。

使用內嵌巨集可以免去撰寫程式碼的麻煩。內嵌巨集儲存在屬性中,是其所屬物件的一部分。您可以變更內嵌巨集的設計,而不必擔心其他可能會使用該巨集的控制項,因為每個內嵌巨集都是獨立的。因為內嵌巨集會自動拒絕執行某些可能不安全的操作,所以是受信任的巨集。

指定內嵌巨集至 On Dbl Click 事件

頁首

新的資料類型和控制項

計算欄位是 Access 2010 的新功能,可以讓您儲存計算的結果。Office Access 2007 推出了下列新的和增強的資料類型與控制項:

  • 多重值欄位

  • [附件] 資料類型

  • 增強的 [備忘] 欄位

  • 資料/時間欄位的內建月曆控制項

計算欄位

您可以建立欄位,在其中顯示從相同資料表的其他資料計算而來的值。您使用 [運算式建立器] 建立計算,以便享受 IntelliSense 的優點及方便存取運算式值的說明。

來自其他資料表的資料無法做為該計算資料的來源。計算欄位不支援某些運算式。

多重值欄位

Office Access 2007 推出的多重值欄位,可為每筆記錄儲存多項值。假設您必須指派工作給某個員工或承包商,但是要指派的人不只一個。在大多數資料庫管理系統及 Office Access 2007 之前的 Access 版本中,必須建立多對多關聯性,才可正確地執行此工作。

附註: Access 建立一個隱藏的資料表,以維護每個多重值欄位的必要多對多關聯性。

當使用的 SharePoint 清單包含 Windows SharePoint Services 所使用之多重值欄位類型中的一種,多重值欄位尤其適用。Access 2010 與這些資料類型相容。

多重值欄位

檔案的附件欄位

「附件」資料類型可以讓您在資料庫中輕鬆地儲存所有種類的文件及二進位檔案,但不會造成資料庫無端地成長。Access 會自動壓縮附件,盡可能地將佔用的空間降至最低。需要將 Word 文件附加至記錄,或在資料庫中儲存一系列數位圖片嗎?使用附件可大幅簡化這些工作,甚至將多個附件加入單一記錄。

[附件] 對話方塊

附註: 您可以在 Web 資料庫中使用附件欄位,但每一個 Web 資料表最多只可有一個附件欄位。

備忘欄位可儲存 RTF 並支援修訂歷程記錄

Office Access 2007 之 RTF 備忘欄位的推出,表示記錄中不再只能有純文字。您可以利用選項 (例如粗體、斜體、不同的字型與色彩,以及其他常用的格式設定選項) 設定文字格式,然後將文字儲存於資料庫中。RTF 文字會使用相容於 Windows SharePoint Services 之 RTF 資料類型的 HTML 格式,儲存於 [備忘] 欄位中。可將新的 TextFormat 屬性設定為 RichTextPlainText,資訊會在文字方塊控制項與 [資料工作表檢視] 中正確地設定格式。

[備忘] 欄位可用於儲存大量資訊。可以設定 Append Only 屬性,將所有變更的歷程記錄都保留在 [備忘] 欄位中。然後可檢視這些變更的歷程記錄。此項功能也支援 Windows SharePoint Services 中的追蹤功能,讓您也可以使用 Access 檢視 SharePoint 清單的內容歷程記錄。

供挑選日期的月曆

附註: 此功能在 Access 2007 時推出。

使用 [日期/時間] 資料類型的欄位及控制項,可自動獲得於 Access 2007 推出的內建互動式月曆支援。月曆按鈕會自動出現在日期的右側。想要知道這個星期五的日期嗎?只要按一下按鈕,就會自動顯示月曆,讓您尋找並選擇日期。您可以選擇使用屬性,關閉欄位或控制項的月曆。

頁首

改進的資料版面

新的資料版面功能可協助您更快速建立資料庫物件,然後更輕鬆分析您的資料。

增強的排序和篩選工具

假設您需要迅速找到相符的值或為資料欄排序。Office Access 2007 中推出的自動篩選功能進一步擴大了業已相當強大的篩選功能,讓您能夠迅速聚焦於所需的資料上。您可以輕易選取資料行中的唯一值,此項功能在您想不起所需名稱的情況下很有幫助,也可以使用純語言的快顯功能表選項 (例如 [從最舊排序到最新] 或 [從最小排序到最大]),將值加以排序。

自動篩選

最常見的篩選選項在功能表命令中一目了然,也可以使用快速篩選,根據所輸入的資料限制資訊。快速篩選選項會自動根據資料類型而變更,讓您能夠看到文字、日期及數值資訊的合理選擇。

日期篩選功能表

資料工作表中的合計和交替變換背景色彩

[資料工作表檢視] 中有一個 [合計] 列,可以在其中顯示總和、計數、平均值、最大值、最小值、標準差或變異數。在新增 [合計] 列之後,指向資料行儲存格中的箭頭,然後選取所要的計算。

資料工作表中的合計列

資料工作表、報表及連續表單,皆支援資料列的交替變換背景色彩,該色彩可以在預設背景色彩之外獨立設定,很容易就能每隔一行設定一種網底,且可自由選擇任何色彩。

使用交替變換列色彩的資料工作表

設定格式化的條件

Access 2010 加入了新的設定格式化的條件功能,讓您能達成與 Excel 中可用的一些相同格式化樣式。例如,您現在可以加入資料橫條,讓數字資料行更容易閱讀,如下圖中所示:

在 Access 報表中設定格式化的條件

附註: Web 資料庫中無法使用設定格式化的條件。

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增強的安全性

增強的安全性功能以及與 Windows SharePoint Services 高度整合,有助於更有效地管理,並可讓您的資訊追蹤應用程式較以往更加安全。將您的追蹤應用程式資料儲存在 Windows SharePoint Services 上的清單中,可以稽核修訂歷程記錄、復原已刪除的資訊,以及設定資料存取權限。

Office Access 2007 推出了新的安全性模型,Access 2010 中則將其發揚並加以改進。統一的信任決策與 Microsoft Office 信任中心相整合。信任位置讓信任安全資料夾中所有的資料庫變得簡單。您可以載入含有已停用之程式碼或巨集的 Office Access 2007 應用程式,提供更安全的沙箱 (亦即不能執行不安全的命令) 經驗。信任的巨集可在沙箱模式中執行。

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使用 InfoPath 表單和 Outlook 收集資料

Office Access 2007 中推出的「資料收集」功能可協助您使用 Outlook 及 (選擇性) InfoPath 收集意見反應。您可以自動產生 InfoPath 表單或 HTML 表單,並將其內嵌在電子郵件的本文中。然後可以將表單傳送給從您的 Outlook 連絡人中選取的收件者,或者儲存於 Access 資料庫欄位中的收件者名稱。

使用電子郵件收集資料

您可以選擇收集新資訊或更新現有資訊。收件者可以在完成表單後將其傳回。Outlook 會辨識內送的表單,並自動將資料儲存在您的 Access 資料庫內,而無需重新輸入。

匯出成 PDF 和 XPS

在 Access 2010 中,只要先安裝「發佈成 PDF 或 XPS」增益集,就可以將資料匯出為 PDF (可攜式文件格式) 或 XPS (XML 文件規格) 檔案格式,用於列印、張貼及電子郵件發送。將表單、報表或資料工作表匯出成 .pdf 或 .xps 檔案,可以在保留所有格式特性的情況下,將資訊完好地保存為易於發送的表單,而其他使用者不需要在電腦上安裝 Access,即可加以列印或檢閱您的輸出。

  • 可攜式文件格式    PDF 是版面配置固定的電子檔案格式,可以保存文件格式,且具有檔案共用的功能。在線上檢視或列印 PDF 檔案時,PDF 格式可以確保檔案格式與您所要的完全一致,而且其他使用者無法輕易複製或變更檔案中的資料。若要以商業印刷方式輸出文件,PDF 格式也相當管用。

  • XML Paper Specification    XPS 是一種電子檔格式,可以保存文件格式,並具備檔案共用能力。在線上檢視或列印 XPS 格式的檔案時,可確保檔案格式與您所要的完全一致,而且其他使用者無法輕易複製或變更檔案中的資料。

處理外部資料變得更容易

您現在可以連線至 Web 服務做為外部資料來源。您需要 Web 服務管理員提供的 Web 服務定義檔。安裝好定義檔之後,便可以連結至 Web 服務資料做為連結的資料表。

Office Access 2007 中推出的新功能讓匯入及匯出資料變得更加容易。您可以儲存匯入或匯出作業,然後在下次需要執行相同的工作時重複使用儲存的作業。「匯入試算表精靈」可讓您覆寫 Access 選擇的資料類型,並可匯入、匯出及連結至具有 Office Excel 2007 基本檔案格式的檔案。

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以更精良的方式排解疑難問題

Office Access 2007 中推出的新功能 Microsoft Office 診斷程式,是一系列的診斷測試,可協助您找出電腦當機的原因。該診斷程式能夠直接解決一些問題,也可找出可解決其他問題的方式。Microsoft Office 診斷程式取代了下列 Microsoft Office 2003 功能:「偵測與修復功能」及「Microsoft Office 應用程式復原」。

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改善的校訂工具

以下是拼字檢查的一些新功能。

  • 拼字檢查功能在所有 Office 程式間的運作方式變得更加一致。此類變更的範例包括:

  • 拼字檢查程式包含改良後的法文字典。其在 Microsoft Office 2003 中屬於增益集,必須另行安裝。如需詳細資訊,請參閱選擇拼字與文法檢查的運作方式一文。

  • 系統會針對第一次使用的語言,自動建立該語言的排除字典。您可以使用排除字典強制拼字檢查標示出想要避免使用的單字,以便您避免使用猥褻單字或不符合樣式指南的單字。如需詳細資訊,請參閱使用排除字典指定慣用的字彙拼字一文。

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