Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Web Scheduler 是一個 Web 程式,如果您沒有 Microsoft Outlook 或在非 Windows 的作業系統上,您就可以用它來建立 Lync 會議。利用 Web Scheduler 可以建立新會議、變更現有的會議,並利用您最喜愛的電子郵件程式傳送邀請。

貴公司的支援小組會提供您使用者名稱和密碼以登入 Web Scheduler。

本文內容

建立 Lync 會議

傳送邀請給會議參與者

使用您的電子郵件程式傳送邀請

使用 iCalendar 傳送邀請

存取和簡報者

略過大廳的人員

誰是簡報者

加入會議

檢視或編輯現有的會議

刪除或取消會議

建立 Lync 會議

Lync 會議支援線上會議及電話會議。參與者可以使用電腦加入會議以檢視簡報,或是使用電話撥入會議只聽取音訊的部分。

  1. 前往 https://sched.lync.com,並使用您的使用者名稱和密碼登入 Web Scheduler。

  2. 按一下 [建立新會議]

  3. [主旨] 方塊中,鍵入會議的主旨。

  4. 您可以將會議位置保留為 [線上會議],或是如果有要親身參加的與會者,也可以新增位置,例如會議室。

  5. [訊息] 方塊中鍵入簡短訊息或會議議程 (選擇性)。

  6. 使用下拉式功能表選取會議的時區。

  7. 選取會議的 [開始][結束] 日期/時間。

  8. 根據預設,每個人 (包括公司外部人員) 都可以略過大廳 (這是讓您准許或拒絕存取的虛擬等候區)。如需如何修改選項的相關資訊,請參閱存取和簡報者

  9. 根據預設,受您組織邀請的任何人都具有簡報者權限。如需如何修改選項的相關資訊,請參閱存取和簡報者

  10. [參與者及音訊] 下可用的方塊中新增參與者的名稱,並以分號 (;) 隔開。

  11. 按一下 [檢查名稱],確認您用的是正確名稱。如果是公司外部的受邀者,請輸入完整的電子郵件地址,例如 mailto:contoso@contoso.com

附註: Web Scheduler 不會檢查參與者或會議室是否有空。

  1. 如果您的帳戶有設定音訊會議提供者,則會議邀請會包含免付費電話號碼、付費電話號碼和參與者代碼。會議參與者可以根據自己的喜好,使用電腦音訊或是撥入會議。

  2. 按一下 [儲存]

傳送邀請給會議參與者

若要傳送會議邀請,請選取下列其中一種方法:

使用您的電子郵件程式傳送邀請

使用此方法時,您可從 Web Scheduler 複製會議詳細資料,並貼到您使用任何電子郵件程式建立的會議邀請。

提示: 您也可以按一下 Web Scheduler 會議詳細資料頁面上的 [檢視會議參加資訊],來存取會議資訊。

  1. 完成建立會議時,按一下 [儲存]

  2. 隨即會開啟含有會議資訊的視窗。

  3. 醒目提示會議詳細資料,包括會議 URL、音訊會議號碼,以及會議 ID。

  4. 以滑鼠右鍵按一下文字,然後按一下 [複製]

  5. 開啟任何電子郵件程式,並建立一般會議邀請。

  6. 將 Lync Online 會議詳細資料 (在步驟 4 中複製的內容) 貼入邀請。

  7. 新增參與者、確認會議日期/時間、鍵入會議議程,然後傳送邀請。

使用 iCalendar 傳送邀請

iCalendar 可讓不同電子郵件系統的使用者交換行事曆資訊。iCalendar 邀請的收件者必須擁有受支援的軟體,才能開啟及回應會議邀請。

  1. [我的會議] 區段中,依會議主旨選擇會議,然後按一下 [匯出為 iCalendar]

  2. 您的電子郵件程式出現提示時,請按一下 [開啟]

    附註: iCalendar 包含您排程會議時新增的所有資訊,例如訊息、參與者、會議位置、日期及時間。

  3. 行事曆項目開啟時,將它轉寄給您在排定會議時新增為參與者的人員。

  4. 受邀者隨後可以使用其慣用的電子郵件程式 (例如 Outlook、Notes、iCal 等) 開啟 iCalendar 檔案。

存取和簡報者

預設的 [存取和簡報者] 選項最適用於一般的小組會議。您可以自訂會議選項,以更適合您的需求、會議類型或參與者。

在會議詳細資料頁面上的 [存取和簡報者] 區段下,選取誰可以略過大廳,以及誰能以簡報者的身分加入會議。

略過大廳的人員

存取選項

發生什麼事

建議使用時機...

僅限召集人 (鎖定)

只有召集人可以略過大廳。其他所有人都必須在大廳等候,直到獲准後才能進入。

您不希望他人在會議之前檢視內容,或您要討論機密資訊。

公司內我邀請的人員

在您的網路上沒有帳戶的人員及未受邀的人員,都必須在大廳等候,直到獲准後才能進入。

您要討論機密資訊,並且希望只允許公司內特定的人員參加。

我公司內的人員

在您的網路上沒有帳戶的人員必須在大廳等候,直到獲准後才能進入。

所有參與者在您組織的網路上都有帳戶,而您沒有要討論機密資訊。

每個人,包括我公司外部的人員

沒有人在大廳等候。

您邀請外部參與者,而且您不討論機密資訊。

重要: 即使已啟用會議大廳,撥入會議的參與者也會自動略過會議大廳。

誰是簡報者

簡報者選項

誰是簡報者

建議使用時機...

僅限召集人

僅限排程會議的人員。

參與者不用與會議內容互動的簡報。您可以在會議期間指定其他簡報者。

我公司內的人員

在您的網路上擁有帳戶並受您邀請的每個人。

內部小組工作會議,其中所有參與者都可以共用及修改會議內容。

每個人,包括我公司外部的人員 (沒有任何限制)

您邀請的每個人。

與在您的網路上沒有帳戶的人員進行小組工作會議。

我選擇的人員

您和您所選的參與者。

簡報有一個以上的特定簡報者。

附註: 無法使用[我選擇的人員] 選項邀請外部參與者或通訊群組清單作為簡報者。您可以在會議室中將簡報者權限授與給個別人員。

加入會議

您可以使用邀請中的會議連結登入會議,或按一下 Web Scheduler 中的 [加入會議] 索引標籤來開始會議。

  1. [我的會議] 下,按一下您的會議。

  2. 在會議詳細資料頁面上,按一下 [加入會議] 索引標籤。

  3. Lync 隨即開啟並讓您登入會議。

檢視或編輯現有的會議

您可以在 Web Scheduler 中 [我的會議] 索引標籤下看到您召集的所有會議。請記住,Web Scheduler 只會列出您已召集的會議,而不會列出您受邀的會議。

  1. 按一下會議即可開啟會議詳細資料頁面,當中包含會議簡短摘要、一組可執行動作的索引標籤,以及會議資訊。

  2. 按一下 [編輯]

  3. 進行必要的變更,然後按一下 [儲存]

  4. 在成功通知中按一下 [確定],並確認已修改的資訊。

重要: 更新會議時,您必須手動傳送更新的資訊給受邀者。Web Scheduler 不會自動更新您的行事曆。

  • 如果您是使用 iCalendar 傳送邀請,再按一次 [匯出為 iCalendar] 開啟邀請,然後傳送更新。

  • 如果您是複製一般會議邀請中的 Lync 會議詳細資料,請開啟邀請,更新為新的會議詳細資料,然後重新傳送給參與者。

刪除或取消會議

您的會議會在排定結束時間的 14 天後過期,但是如果您想要清理 Web Scheduler 或取消會議,則可刪除會議。

  1. [我的會議] 索引標籤下,按一下您要刪除的會議。

  2. 在會議詳細資料頁面上,按一下 [刪除會議] 索引標籤。

  3. 按一下確認方塊中的 [是]

    重要: 您需要傳送取消通知給參與者,因為 Web Scheduler 並不會自動更新您的行事曆。

  4. 如果您是使用 iCalendar 傳送邀請,請開啟邀請並按一下 [取消],這樣系統就會傳送取消記事給收件者。

  5. 如果您是複製一般會議邀請中的 Lync 會議詳細資料,請開啟邀請,然後按一下 [取消],以傳送取消記事給受邀者。

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