Lync Web Scheduler

本文內容

建立 Lync 會議
傳送邀請給會議參與者
- 使用您的電子郵件程式傳送邀請
- 使用 iCalendar 傳送邀請
存取和簡報者
- 略過大廳的人員
- 誰是簡報者
加入會議
檢視或編輯現有的會議
刪除或取消會議

建立 Lync 會議

Lync 會議支援線上會議及電話會議。參與者可以使用電腦加入會議以檢視簡報，或是使用電話撥入會議只聽取音訊的部分。

前往 https://sched.lync.com，並使用您的使用者名稱和密碼登入 Web Scheduler。
按一下 [建立新會議]。
在 [主旨] 方塊中，鍵入會議的主旨。
您可以將會議位置保留為 [線上會議]，或是如果有要親身參加的與會者，也可以新增位置，例如會議室。
在 [訊息] 方塊中鍵入簡短訊息或會議議程 (選擇性)。
使用下拉式功能表選取會議的時區。
選取會議的 [開始] 和 [結束] 日期/時間。
根據預設，每個人 (包括公司外部人員) 都可以略過大廳 (這是讓您准許或拒絕存取的虛擬等候區)。如需如何修改選項的相關資訊，請參閱存取和簡報者。
根據預設，受您組織邀請的任何人都具有簡報者權限。如需如何修改選項的相關資訊，請參閱存取和簡報者。
在 [參與者及音訊] 下可用的方塊中新增參與者的名稱，並以分號 (;) 隔開。
按一下 [檢查名稱]，確認您用的是正確名稱。如果是公司外部的受邀者，請輸入完整的電子郵件地址，例如 mailto:contoso@contoso.com。

附註: Web Scheduler 不會檢查參與者或會議室是否有空。

如果您的帳戶有設定音訊會議提供者，則會議邀請會包含免付費電話號碼、付費電話號碼和參與者代碼。會議參與者可以根據自己的喜好，使用電腦音訊或是撥入會議。
按一下 [儲存]。

傳送邀請給會議參與者

若要傳送會議邀請，請選取下列其中一種方法：

使用您的電子郵件程式傳送邀請

使用此方法時，您可從 Web Scheduler 複製會議詳細資料，並貼到您使用任何電子郵件程式建立的會議邀請。

提示: 您也可以按一下 Web Scheduler 會議詳細資料頁面上的 [檢視會議參加資訊]，來存取會議資訊。

完成建立會議時，按一下 [儲存]。
隨即會開啟含有會議資訊的視窗。
醒目提示會議詳細資料，包括會議 URL、音訊會議號碼，以及會議 ID。
以滑鼠右鍵按一下文字，然後按一下 [複製]。
開啟任何電子郵件程式，並建立一般會議邀請。
將 Lync Online 會議詳細資料 (在步驟 4 中複製的內容) 貼入邀請。
新增參與者、確認會議日期/時間、鍵入會議議程，然後傳送邀請。

使用 iCalendar 傳送邀請

iCalendar 可讓不同電子郵件系統的使用者交換行事曆資訊。iCalendar 邀請的收件者必須擁有受支援的軟體，才能開啟及回應會議邀請。

在 [我的會議] 區段中，依會議主旨選擇會議，然後按一下 [匯出為 iCalendar]。
您的電子郵件程式出現提示時，請按一下 [開啟]。

附註: iCalendar 包含您排程會議時新增的所有資訊，例如訊息、參與者、會議位置、日期及時間。
行事曆項目開啟時，將它轉寄給您在排定會議時新增為參與者的人員。
受邀者隨後可以使用其慣用的電子郵件程式 (例如 Outlook、Notes、iCal 等) 開啟 iCalendar 檔案。

存取和簡報者

預設的 [存取和簡報者] 選項最適用於一般的小組會議。您可以自訂會議選項，以更適合您的需求、會議類型或參與者。

在會議詳細資料頁面上的 [存取和簡報者] 區段下，選取誰可以略過大廳，以及誰能以簡報者的身分加入會議。

略過大廳的人員

存取選項	發生什麼事	建議使用時機...
僅限召集人 (鎖定)	只有召集人可以略過大廳。其他所有人都必須在大廳等候，直到獲准後才能進入。	您不希望他人在會議之前檢視內容，或您要討論機密資訊。
公司內我邀請的人員	在您的網路上沒有帳戶的人員及未受邀的人員，都必須在大廳等候，直到獲准後才能進入。	您要討論機密資訊，並且希望只允許公司內特定的人員參加。
我公司內的人員	在您的網路上沒有帳戶的人員必須在大廳等候，直到獲准後才能進入。	所有參與者在您組織的網路上都有帳戶，而您沒有要討論機密資訊。
每個人，包括我公司外部的人員	沒有人在大廳等候。	您邀請外部參與者，而且您不討論機密資訊。

重要: 即使已啟用會議大廳，撥入會議的參與者也會自動略過會議大廳。

誰是簡報者

簡報者選項	誰是簡報者	建議使用時機...
僅限召集人	僅限排程會議的人員。	參與者不用與會議內容互動的簡報。您可以在會議期間指定其他簡報者。
我公司內的人員	在您的網路上擁有帳戶並受您邀請的每個人。	內部小組工作會議，其中所有參與者都可以共用及修改會議內容。
每個人，包括我公司外部的人員 (沒有任何限制)	您邀請的每個人。	與在您的網路上沒有帳戶的人員進行小組工作會議。
我選擇的人員	您和您所選的參與者。	簡報有一個以上的特定簡報者。

附註: 無法使用[我選擇的人員] 選項邀請外部參與者或通訊群組清單作為簡報者。您可以在會議室中將簡報者權限授與給個別人員。

加入會議

您可以使用邀請中的會議連結登入會議，或按一下 Web Scheduler 中的 [加入會議] 索引標籤來開始會議。

在 [我的會議] 下，按一下您的會議。
在會議詳細資料頁面上，按一下 [加入會議] 索引標籤。
Lync 隨即開啟並讓您登入會議。

檢視或編輯現有的會議

您可以在 Web Scheduler 中 [我的會議] 索引標籤下看到您召集的所有會議。請記住，Web Scheduler 只會列出您已召集的會議，而不會列出您受邀的會議。

按一下會議即可開啟會議詳細資料頁面，當中包含會議簡短摘要、一組可執行動作的索引標籤，以及會議資訊。
按一下 [編輯]。
進行必要的變更，然後按一下 [儲存]。
在成功通知中按一下 [確定]，並確認已修改的資訊。

重要: 更新會議時，您必須手動傳送更新的資訊給受邀者。Web Scheduler 不會自動更新您的行事曆。

如果您是使用 iCalendar 傳送邀請，再按一次 [匯出為 iCalendar] 開啟邀請，然後傳送更新。
如果您是複製一般會議邀請中的 Lync 會議詳細資料，請開啟邀請，更新為新的會議詳細資料，然後重新傳送給參與者。

刪除或取消會議

您的會議會在排定結束時間的 14 天後過期，但是如果您想要清理 Web Scheduler 或取消會議，則可刪除會議。

在 [我的會議] 索引標籤下，按一下您要刪除的會議。
在會議詳細資料頁面上，按一下 [刪除會議] 索引標籤。
按一下確認方塊中的 [是]。

重要: 您需要傳送取消通知給參與者，因為 Web Scheduler 並不會自動更新您的行事曆。
如果您是使用 iCalendar 傳送邀請，請開啟邀請並按一下 [取消]，這樣系統就會傳送取消記事給收件者。
如果您是複製一般會議邀請中的 Lync 會議詳細資料，請開啟邀請，然後按一下 [取消]，以傳送取消記事給受邀者。

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