Excel 中的 XML 概觀

XML 圖表

Microsoft Excel 可讓您輕鬆匯入從其他資料庫和應用程式建立的可延伸標記語言 (XML) 資料;將 XML 元素從 XML 結構描述對應到工作表儲存格;以及匯出修訂的 XML 資料,與其他資料庫和應用程式互動。您可以將這些 XML 功能,想像為將 Office Excel 轉換為具有熟悉的使用者介面的 XML 資料檔案產生器。

本文內容

為什麼在 Excel 中使用 XML?

XML 資料和結構描述檔案

主要 XML 和 Excel 分析藍本

在 Excel 中使用 XML 資料的基本流程圖

使用 XML 對應

使用 [XML 來源] 工作窗格

元素類型及其圖示

使用單一對應儲存格

在 XML 表格中使用重複儲存格

XML 對應的安全性考量

匯入 XML 資料

使用推斷的結構描述

匯出 XML 資料

使用 Excel 啟用巨集的 Office Open XML 格式檔案

為什麼在 Excel 中使用 XML?

XML 是一項專門設計在可供人類閱讀的文字檔案中管理及共用結構化資料的技術。 XML 採用企業標準規定,可由各種資料庫和應用程式進行處理。 使用 XML,應用程式設計者可以建立自訂的標籤、資料結構和結構描述。 簡而言之,XML 大幅簡化資料庫、應用程式和組織之間的資料定義、傳輸、驗證和解譯作業。

XML 資料和結構描述檔案

Excel 主要可處理兩種類型的 XML 檔案:

  • XML 資料檔案 (.xml),其中包含自訂標籤和結構化的資料。

  • 結構描述檔案 (.xsd),其中包含執行規則 (如資料類型和驗證) 的結構描述標籤。

XML 標準也會定義可延伸樣式表語言轉換 (XSLT) (.xslt) 檔案,這些檔案可用來套用樣式,以及將 XML 資料轉換為不同的呈現格式。將 XML 檔案匯入至 Excel 之前,以及從 Excel 匯出 XML 檔案之後,您皆可套用這些轉換。如果 XSLT 檔案是連結至您匯入至 Excel 的 XML 資料檔案,則您可以選擇在將資料加入工作表之前是否套用格式設定,但是只有當使用 Excel 中的 [開啟] 命令開啟 XML 檔案時,您才可以選擇。請先選擇 [XML 檔案 (*.xml)] 檔案類型,然後再按一下 [開啟] 按鈕,以查看資料夾中的 XML 檔案。

主要 XML 和 Excel 分析藍本

使用 XML 和 Excel,您可以採用全新而輕鬆的方式管理您的活頁簿和資料。 使用 XML 對應,您可以輕鬆地從 Excel 文件中新增、識別和擷取特定的商務資訊。 例如,包含客戶姓名和地址的發票或包含上一季財務結果的報表將不再是靜態的報表。 您可以從資料庫和應用程式中匯入這些資訊,進行修訂,然後再匯出至同一個或其他的資料庫和應用程式。

以下所列出的主要分析藍本是 XML 功能設計目標所涵蓋的範圍:

  • 將 XML 元素對應至現有儲存格,以擴充現有 Excel 範本的功能。 因此毋需再重新設計範本就能輕鬆將 XML 資料置入範本或從範本取出。

  • 將 XML 元素對應到現有的工作表,使用 XML 資料做為現有計算模型的輸入資料。

  • 將 XML 資料檔匯入新活頁簿中。

  • 從 Web 服務將 XML 資料匯入您的 Excel 工作表中。

  • 將對應儲存格中的資料匯出至 XML 資料檔案,而與活頁簿中的其他資料不相干。

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在 Excel 中使用 XML 資料的基本流程圖

下圖顯示當您搭配 Excel 使用 XML 時,不同的檔案和作業會如何搭配運作。 基本上,這個程序共有五個階段:

概述 Excel 處理 XML 資料的方式

圖說文字 1 新增 XML 結構描述檔案 (.xsd) 至活頁簿

圖說文字 2 將 XML 結構描述元素對應至個別儲存格或 XML 表格

圖說文字 3 匯入 XML 資料檔案 (.xml) 並繫結 XML 元素至對應的儲存格

圖說文字 4 輸入資料、移動對應的儲存格、並充分使用 Excel 功能,同時保留 XML 結構和定義

圖說文字 5 從對應儲存格中將修訂的資料匯出至 XML 資料檔案

使用 XML 對應

您可以在 Excel 中建立並開啟一個活頁簿,將 XML 結構描述檔案 (.xsd) 附加至活頁簿,然後使用 [XML 來源] 工作窗格將結構描述的 XML 元素對應至個別儲存格或表格。 將 XML 元素對應至活頁簿後,您就可以將 XML 資料匯入及匯出對應的儲存格。

將 XML 結構描述檔案 (.xsd) 加入活頁簿時,會建立一個 XML 對應。 一般而言,XML 對應是用來建立對應的儲存格,以及管理對應儲存格和 XML 結構描述中個別元素的關係。 此外,當您匯入或匯出 XML 資料檔案 (.xml) 時,這些 XML 對應也會用來將對應儲存格的內容繫結至結構描述中的元素。

您可以建立兩種對應儲存格:單一對應儲存格和重複儲存格 (以 XML 表格的形式出現)。 為了讓您更靈活地設計工作表,您可以將對應儲存格拖曳至工作表上的任何地方,並以任何順序排列,與 XML 結構描述不同也沒有關係。 您也可以選擇對應或不對應哪些元素。

請務必瞭解下列使用 XML 對應的規則:

  • 一個活頁簿可包含一或多個 XML 對應。

  • 一次只能將一個元素對應至活頁簿中的一個位置。

  • 即使同一活頁簿中的多個 XML 對應皆參照相同的結構描述,每一個 XML 對應仍是獨立的實體。

  • 一個 XML 對應只能包含一個根項目。 如果您加入的結構描述定義一個以上的根項目,您將會收到提示,請您選擇新 XML 對應要使用的根項目。

使用 [XML 來源] 工作窗格

您使用 [XML 來源] 工作窗格來管理 XML 對應。 如果要開啟工作窗格,請在 [開發人員] 索引標籤的 [XML] 群組中,按一下 [來源]。 下圖顯示此工作窗格的主要功能。

[XML 來源] 工作窗格

1.  列出新增至活頁簿的 XML 對應

2.  顯示目前所列出之 XML 對應中的 XML 元素階層式清單

3.  設定使用 [XML 來源] 工作窗格和 XML 資料時的選項,例如預覽資料和控制標題的方式

4.  開啟 [XML 對應] 對話方塊,您可以用它來新增、移除或重新命名 XML 對應。

5.  確認您是否可以透過目前的 XML 對應來匯出 XML 資料

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元素類型及其圖示

下表摘要說明 Excel 可以處理的每一個 XML 元素類型,以及用來代表該元素類型的圖示。

元素類型

圖示

父項元素

按鈕圖像

必要的父項元素

按鈕圖像

重複的父項元素

圖示圖像

必要的重複父項元素

圖示圖像

子元素

按鈕圖像

必要的子元素

圖示圖像

重複的子元素

圖示圖像

必要的重複子元素

圖示圖像

屬性

圖示圖像

必要的屬性

圖示圖像

複雜結構內的簡單內容

圖示圖像

複雜結構內的必要簡單內容

按鈕圖像

頁首

使用單一對應儲存格

單一對應儲存格是已對應至非重複 XML 元素的儲存格。 建立單一對應儲存格的方式是,將非重複 XML 元素從 [XML 來源] 工作窗格拖曳至工作表中的單一儲存格上。

將非重複 XML 元素拖曳至工作表時,您可以使用智慧標籤選擇包含 XML 元素名稱做為上方的標題,或是放在單一對應儲存格的左邊。您也可以使用現有的儲存格值做為標題。

如果儲存格對應至 XML 結構描述定義 (XSD) 資料類型的 XML 元素,且 Excel 會將該資料類型解譯為數字、日期或時間。您也可以在單一對應儲存格中使用公式。

頁面頂端

在 XML 表格中使用重複儲存格

XML 表格的外觀和功能類似於 Excel 表格。 XML 表格是已對應至一或多個 XML 重複元素的 Excel 表格。 XML 表格中的每一個欄代表一個 XML 元素。

在下列情況中會建立 XML 表格:

  • 使用 [匯入] 命令 (位於 [開發人員] 索引標籤的 [XML] 群組) 匯入 XML 資料檔案時。

  • 使用 Excel 中的 [開啟] 命令來開啟 XML 資料檔案,然後選取 [開啟 XML] 對話方塊中的 [XML 表格] 時。

  • 使用 [從 XML 資料匯入] 命令 (從 [資料] 索引標籤上 [取得外部資料] 群組的 [從其他來源] 命令按鈕) 匯入 XML 資料檔案,然後在 [匯入資料] 對話方塊中選取 [現存工作表中的 XML 表格][新工作表] 時。

  • [XML 來源] 工作窗格中將一或多個重複元素拖曳至工作表時。

當您建立 XML 表格時,會自動使用 XML 元素名稱做為欄名。 您可以變更為任何您想要的欄名。 不過,當您從對應儲存格中匯出資料時,一律會使用原始的 XML 元素名稱。

處理 XML 表格時,[XML 來源] 工作窗格中的 [選項] 按鈕下方有兩個很有用的選項:

  • [對應時自動合併元件]     若選取此選項,當在工作表上放置多個欄位時,Excel 會建立一個 XML 表格。 只要放置多個欄位到同一列上、彼此相鄰,此選項就會作用。 若清除此選項,每一個元素會以各自的 XML 表格出現。

  • [我的資料有標題]     若選取此選項,會使用現有的標題資料做為對應至您的工作表之重複元素的欄名。 若清除此選項,會使用 XML 元素名稱做為欄名。

使用 XML 表格,您可以輕鬆地匯入、匯出、排序、篩選及列印以 XML 資料來源為基礎的資料。 不過,XML 表格在工作表上的排列方式有一些限制。

  • XML 表格是以列為基礎,也就是說,它們是從標題列向下排列。 您無法在現有的列上方新增項目。

  • 您無法轉置 XML 表格,因此新的項目會新增在左邊。

如果欄對應至 XML 結構描述定義 (XSD) 資料類型的 XML 元素,且 Excel 會將該資料類型解譯為數字、日期或時間,那麼您就可以在欄中使用公式。 如同在 Excel 表格中一樣,當新的列新增至表格時,XML 表格的公式就會填滿。

XML 對應的安全性考量

XML 對應及其資料來源資訊是和 Excel 活頁簿一起儲存,而不是和特定的工作表一起儲存。 惡意使用者可以使用 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 巨集檢視對應資訊。 此外,如果您將活頁簿儲存為啟用巨集的 Excel Open XML 格式檔案,便可透過 Microsoft 記事本或其他文字編輯程式檢視此對應資訊。

如果您想要繼續使用對應資訊,但是想要移除潛在機密資料來源資訊,您可以從活頁簿中刪除 XML 結構描述的資料來源定義。您仍可匯出 XML 資料,不過必須清除 [XML 對應內容] 對話方塊中的 [在活頁簿中儲存資料來源定義] 核取方塊 (可透過 [開發人員] 索引標籤上 [XML] 群組的 [對應內容] 命令存取)。

如果您在刪除對應之前刪除了活頁簿,資料來源的相關資訊以及其他潛在機密資訊仍會儲存在活頁簿中。 如果您要以更新活頁簿的方式移除機密資訊,請務必在刪除工作表之前刪除 XML 對應,這樣才會永久移除活頁簿中的對應資訊。

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匯入 XML 資料

您可以將 XML 資料匯入至活頁簿中現有的 XML 對應。 當您匯入資料時,可以將資料從檔案中繫結至儲存在活頁簿中的 XML 對應。 也就是說,XML 資料檔案中的每一個資料元素在 XML 結構描述中都有一個對應的元素,這個元素是從 XML 結構描述檔案或推斷的結構描述對應的。 每一個 XML 對應只能有一個 XML 資料繫結,而一個資料繫結會繫結至從單一 XML 對應建立的所有對應。

您可以顯示 [XML 對應內容] 對話方塊 (按一下 [開發人員] 索引標籤中 [XML] 群組的 [對應內容]),其中包含三個選項,根據預設會全部選取,您可以設定或清除這些選項以控制 XML 資料繫結的行為:

  • 針對要匯入和匯出的結構描述驗證資料    指定在匯入資料時,Excel 是否要針對 XML 對應驗證資料。 如果您想要確保匯入的 XML 資料與 XML 結構描述相符,請按一下這個選項。

  • 以新資料覆寫現存資料    指定在匯入資料時是否覆寫資料。 如果您想要以新資料取代現有的資料 (例如新的 XML 資料檔案包含最新的資料時),請按一下這個選項。

  • 新增新資料至現存 XML 表格    指定資料來源的內容是否要新增至工作表的現有資料中。 例如,如果您要將數個類似的 XML 資料檔案的資料合併至一個 XML 表格,或者當您不想要覆寫包含函數的儲存格內容時,請按一下這個選項。

匯入 XML 資料時,您可能只想要覆寫其中一些對應儲存格。 例如某些對應儲存格可能包含公式,而您在匯入 XML 檔案時不想要覆寫公式。 那麼您可以採取下列兩種方法:

  • 在匯入 XML 資料之前,取消對應您不想覆寫的元素。 在匯入 XML 資料之後,您可以將 XML 元素重新對應至包含公式的儲存格。這樣您就可以將公式的結果匯出至 XML 資料檔案。

  • 從相同的 XML 結構描述建立兩個 XML 對應。 使用一個 XML 對應來匯入 XML 資料。 在這個「匯入」XML 對應中,不要將元素對應至包含公式的儲存格,或其他您不想要覆寫的資料。 使用另一個 XML 對應來匯出資料。 在這個「匯出」XML 對應中,對應您想要匯出至 XML 檔案的元素。

附註: Excel 2003 之後的版本已不再透過使用者介面支援使用資料擷取服務連線 (.uxdc) 檔案連線至資料來源,以從 Web 服務匯入 XML 資料的功能。 如果您開啟在 Excel 2003 中建立的活頁簿,您仍可檢視資料,但無法編輯或重新整理來源資料。

使用推斷的結構描述

如果您沒有先新增對應的 XML 結構描述以建立 XML 對應就匯入 XML 資料,Excel 會根據 XML 資料檔案中定義的標籤,嘗試推斷一個結構描述。 推斷的結構描述會和活頁簿儲存在一起,如果活頁簿沒有關聯的 XML 結構描述,推斷的結構描述可以讓您處理 XML 資料。

當您處理擁有推斷結構描述的匯入 XML 資料時,您也可以自訂 [XML 來源] 工作窗格。 如果您在目前的 Excel 工作階段已匯入與 XML 對應的 XML 資料,請從 [選項] 按鈕選取 [在工作窗格預覽資料],以顯示第一列資料,做為元素清單中的範例資料。

您無法將 Excel 推斷的結構描述匯出為個別的 XML 結構描述資料檔案 (.xsd)。 雖然有 XML 結構描述編輯器和其他方式可以建立 XML 結構描述檔案,但是您無法方便地存取它們或瞭解它們的使用方法。 替代的方法是,使用 Excel 2003 XML Tools Add-in Version 1.1,它可以從 XML 對應建立結構描述檔案。 如需相關資訊,請參閱使用Excel 2003 XML Tools Add-in Version 1.1 (英文)。

匯出 XML 資料

匯出 XML 資料的方式是匯出工作表中對應儲存格的內容。 當您匯出資料時,Excel 會使用下列規則判斷要儲存的資料以及儲存方式:

  • 當選擇性元素存在空白儲存格時,不會建立空項目。當必要元素存在空白儲存格時,則會建立空項目。

  • 使用 Unicode 轉換格式 8 (UTF-8) 編碼來撰寫資料。

  • 所有命名空間都定義在 Root XML 元素中。

  • Excel 覆寫現有的命名空間前置字元。 預設命名空間會獲得 ns0 的前置字元。 後續的命名空間會指定為 ns1、ns2 一直到 ns<count>,其中 <count> 是寫入 XML 檔案之命名空間的數目。

  • 不保留註解節點。

您可以顯示 [XML 對應內容] 對話方塊 (按一下 [開發人員] 索引標籤中 [XML] 群組的 [對應內容]),然後使用 [針對要匯入和匯出的結構描述驗證資料] 選項 (預設為啟用) 指定在匯出資料時 Excel 是否要針對 XML 對應驗證資料。 如果您想要確保匯出的 XML 資料與 XML 結構描述相符,請按一下這個選項。

使用 Excel 啟用巨集的 Office Open XML 格式檔案

您可以使用各種不同的檔案格式儲存 Excel 活頁簿,包括 Excel 啟用巨集的 Office Open XML 格式檔案 (.xlsm)。 Excel 有一個定義 Excel 活頁簿內容的已定義 XML 結構描述,包括儲存所有活頁簿資訊 (如資料和屬性) 及定義活頁簿整體結構的 XML 標籤。 自訂應用程式可以使用這個 Excel 啟用巨集的 Office XML 格式檔案。 例如,開發人員可以建立自訂應用程式,搜尋以此格式儲存之多個活頁簿中的資料,然後根據找到的資料建立報告系統。

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