Excel 中的基本工作

Excel 中的基本工作

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Excel 是一套功能強大的工具,可從大量資料中取得有意義結果。但也相當適合進行簡單的計算或追蹤幾乎任何資料。釋放 Excel 潛力的關鍵即是儲存格。儲存格中可以包含數字、文字或公式。您可以將資料放入儲存格,然後以欄或列的方式建立群組。然後您就可以加總、排序和篩選資料、將資料放置到表格,以及建立外觀精美的圖表。以下是協助您入門的一些基本步驟。

Excel 文件稱為活頁簿。每份活頁簿都有工作表,通常稱為試算表。您可以在活頁簿中新增任意數目的工作表,或是建立新的活頁簿以分別保存資料。

  1. 按一下 [檔案],然後按一下 [新增]

  2. [新增] 下,按一下 [空白活頁簿]

    新的空白活頁簿

  1. 按一下空白儲存格。

    例如,新工作表上的儲存格 A1。參照儲存格時,是以其在工作表上之列和欄的位置來表示,所以儲存格 A1 表示 A 欄第一列。

  2. 在儲存格中輸入文字或數字。

  3. 按下 Enter 或 Tab 可移至下一個儲存格。

  1. 選取您要加上框線的儲存格或儲存格範圍。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [字型] 群組中,按一下 [框線] 旁的箭號,然後按一下您要的框線樣式。

    Excel 功能區影像

如需詳細資訊,請參閱套用或移除儲存格框線工作表上

  1. 選取您要套用儲存格網底的儲存格或儲存格範圍。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [字型] 群組中,選擇填滿色彩 按鈕影像 旁的箭號,然後選取 [佈景主題色彩標準色彩] 底下的 [您要的色彩。

如需有關如何將格式套用至工作表的詳細資訊,請參閱工作表的格式

在工作表上輸入數字後,您可能會想要加總它們。使用 [自動加總] 是快速完成這項工作的方式。

  1. 選取要加總之數字右側或下方的儲存格。

  2. 按一下 [常用] 索引標籤,然後按一下 [編輯] 群組中的 [自動加總]

    [常用] 索引標籤上的 [自動加總]

    [自動加總] 會加總這些數字,並在您選取的儲存格中顯示結果。

加總數字只是其中一個功能而已,Excel 還能執行其他數學運算。嘗試使用簡單公式將數字加減乘除。

  1. 挑選一個儲存格,然後輸入等號 (=)。

    其目的是告知 Excel 此儲存格包含公式。

  2. 輸入數字和計算運算子的組合,例如加法的加號 (+)、減法的減號 (-)、乘法的星號 (*) 或除法的斜線 (/)。

    例如,輸入 =2+4=4-2=2*4,或 =4/2

  3. 按 Enter 鍵。

    此動作會執行計算。

    如果您希望游標停留在作用儲存格上,您也可以按下 Ctrl + Enter。

若要區別不同類型的數字,您可以加上貨幣、百分比或日期等格式設定。

  1. 選取含有您要設定格式之數字的儲存格。

  2. 按一下 [常用] 索引標籤,然後按一下 [一般] 方塊中的箭號。

    [常用] 索引標籤上的數字格式方塊

  3. 選擇數值格式。

    數值格式庫

    如果您沒看到想找的數值格式,請按一下 [其他數值格式]

展現 Excel 力量的一個簡單作法,是將資料放置到表格中。這可讓初學者快速篩選或排序資料。

  1. 按一下第一個儲存格,然後拖曳至資料的最後一個儲存格,以選取資料。

    若要使用鍵盤,請按住 Shift,同時按方向鍵以選取資料。

  2. 按一下在選取範圍右下角的 [快速分析] 按鈕 [快速分析] 按鈕

    選取的資料及可見的快速分析透鏡按鈕

  3. 按一下 [表格],將游標移至 [表格] 按鈕來預覽您的資料,然後再按一下 [表格] 按鈕。

    快速分析的 [表格] 庫

  4. 在某欄的表格標題中按一下箭號 篩選下拉式箭號

  5. 若要篩選資料,請清除 [全選] 核取方塊,然後選取您要顯示在表格中的資料。

    [排序與篩選] 庫中的 [全選] 方塊

  6. 若要排序資料,請按一下 [從 A 到 Z 排序][從 Z 到 A 排序]

    [排序與篩選] 庫中的 [排序] 命令

  7. 按一下 [確定]

快速分析工具 (適用於Excel 2016和只Excel 2013 ) 可讓您快速總數字。無論您是加總、 平均或計算您想,Excel 會顯示計算結果的正下方或數字旁邊。

  1. 選取內含您要加總或計數之數字的儲存格。

  2. 按一下在選取範圍右下角的 [快速分析] 按鈕 [快速分析] 按鈕

  3. 按一下 [總計],移動游標到按鈕上,以查看資料的計算結果,然後按一下按鈕以套用總計。

    快速分析的 [總計] 庫

設定格式化的條件或走勢圖可以醒目提示您最重要的資料,或顯示資料趨勢。試試看使用 [快速分析] 工具 (適用於Excel 2016和只Excel 2013 ) 的即時預覽。

  1. 選取您想進一步深入分析的資料。

  2. 按一下在選取範圍右下角的 [快速分析] 按鈕 按鈕影像

  3. 探索 [格式設定][走勢圖] 索引標籤上的各種選項,看看會如何影響您的資料。

    快速分析的 [格式設定] 庫

    例如,在 [格式設定] 庫中挑選一個色階用來區分高溫、常溫和低溫。

    使用色階條件化格式的資料

  4. 對所選的樣式感到滿意後,按一下該選項。

深入瞭解如何使用走勢圖分析資料的趨勢

[快速分析工具 (適用於Excel 2016和只Excel 2013 ) 建議最適合您資料的圖表,以及提供視覺呈現效果中按幾下滑鼠。

  1. 選取內含您要顯示於圖表之資料的儲存格。

  2. 按一下在選取範圍右下角的 [快速分析] 按鈕 按鈕影像

  3. 按一下 [圖表] 索引標籤,移動滑鼠游標到建議的圖表上,查看哪種外觀最適合您的資料,然後按一下您要的圖表。

    快速分析的 [圖表] 庫

    附註: Excel 會根據針對您資料所作的建議,在此圖庫中顯示不同的圖表。

深入瞭解建立圖表的其他方法。

若要快速排序資料

  1. 選取某個範圍的資料,例如 A1:L5 (多列與多欄) 或 C1:C80 (單一欄)。範圍可以包括您建立的標題,以識別欄或列。

  2. 在您想要排序的欄中選取單一儲存格。

  3. 按一下 Excel 中的 [A 到 Z] 命令,可從 A 排序到 Z,或從最小數字排序到最大數字 即可執行遞增排序 (A 到 Z 或最小數字到最大數字)。

  4. 按一下 Excel 中的 [Z 到 A] 命令,可從 Z 排序到 A,或從最大數字排序到最小數字 即可執行遞減排序 (Z 到 A 或最大數字到最小數字)。

若要依據特定準則排序

  1. 在您想要排序之範圍中的任何位置選取單一儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [在 [排序與篩選] 群組中,選擇 [排序]。

  3. [排序] 對話方塊隨即出現。

  4. [排序方式] 清單中,選取您要用來排序的第一欄。

  5. [排序對象] 清單中,選取 [值][儲存格色彩][字型色彩][儲存格圖示]

  6. [順序] 清單中,選取您要套用至排序作業的順序,依字母順序或依數字順序遞增或遞減  (亦即,A 到 Z 或 Z 到 A 的文字,或小到大或大到小的數字)。

    如需有關如何排序資料的詳細資訊,請參閱使用自動篩選排序資料

  1. 選取您要篩選的資料。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [排序與篩選]群組中,按一下 [篩選]。

    [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組

  3. 按一下欄標題,以顯示您可以在其中進行篩選選項的清單中的箭號 篩選下拉式箭號

  4. 若要選取的值,在清單中,清除 [ (全選) ] 核取方塊。這會將核取記號移除所有的核取方塊。然後選取 [只將您想要查看的值,然後按一下[確定] 以查看結果。

如需有關如何篩選資料的詳細資訊,請參閱使用自動篩選篩選資料

  1. 按一下 [快速存取工具列] 上的 [儲存] 按鈕,或按下 Ctrl+S。

    [快速存取工具列] 上的 [儲存] 按鈕

    如果您先前已儲存過檔案,到這個步驟便已完成。

  2. 如果這是您第一次儲存這個檔案:

    1. [另存新檔] 下選取活頁簿的儲存位置,然後瀏覽至資料夾。

    2. [檔案名稱] 方塊中,輸入活頁簿的名稱。

    3. 按一下 [儲存]

  1. 按一下 [檔案],然後按一下 [列印],或按 Ctrl+P。

  2. [下一頁][上一頁] 箭號來預覽頁面。

    [預覽列印] 窗格中的 [下一頁] 和 [上一頁] 按鈕

    預覽視窗能以黑白或彩色顯示頁面,依您的印表機設定而定。

    如果您不喜歡頁面列印的方式,您可以變更頁面邊界或新增分頁線

  3. 按一下 [列印]

  1. 在 [檔案] 索引標籤中,選擇 [選項],然後選擇增益集] 類別。

  2. [Excel 選項] 對話方塊底部附近,確認已選取 [管理] 方塊中的 [Excel 增益集],然後按一下 [執行]

  3. 在 [增益集] 對話方塊中,選取您要使用增益集] 核取方塊,然後按一下[確定]

    如果 Excel 會顯示訊息,指出其無法執行此增益集,並會提示您安裝,請按一下 [ ]安裝增益集。

如需有關如何使用增益集的詳細資訊,請參閱快速入門: 啟動和使用增益集

Excel 可讓您套用內建範本,套用您自己的自訂範本,並從各種不同Office.com上範本的搜尋。Office.com提供熱門的 Excel 範本,包括預算寬選取範圍。

如需有關如何尋找並套用範本的詳細資訊,請參閱尋找並套用範本

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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