Access 2010 中的基本工作

本文有一些您可以執行的基本資料庫工作,協助您學習如何使用 Microsoft Access 2010。

 

本文內容

什麼是 Access?

Access 中的關聯式資料庫

開啟 Access 時

尋找及套用範本

從頭開始建立資料庫

開啟現有的 Access 資料庫

開始使用新資料庫

新增資料表

將其他來源的資料貼到 Access 資料表

從其他來源匯入或連結至資料

後續步驟

從試算表或其他程式匯入資料

將 Excel 工作表匯入 Access

匯入 Excel 工作表做為新資料庫的資料表

使用資料表分析精靈組織資料

使用其他程式的資料

在數個 Access 版本中使用舊版資料庫

在數個 Access 版本上使用同一個 Access 資料庫檔案

步驟 1:複製現有的資料庫,然後以新格式加以儲存

步驟 2:分割資料庫複本,然後使用原始的檔案做為後端資料庫

步驟 3: 連接新的前端資料庫與原始資料庫

在數個 Access 版本中使用前端/後端應用程式

什麼是 Access?

Access 2010 是可用來追縱重要資料的資料庫應用程式設計與部署工具。 您可以保存資料在電腦上,或發佈到網路,所以其他人可以用網頁瀏覽器使用您的資料庫。

當用來追蹤某些項目的程式逐漸變得不適合該任務時,許多人開始使用 Access。 例如,假設您是活動計劃者,你想要追蹤所有幫助事件成功而必須管理的詳細資料。 如果使用文字處理器或試算表程式來處理,很容易遇到資料重複和不一致的問題。 你可以使用行事曆軟體,但在行事曆中追蹤財務資訊不太適合。

Access 中的關聯式資料庫

有時您會需要關聯式資料庫來追蹤這類資訊:為了消除重複性而分隔成較小資料集合 (稱為「資料表」) 的資料倉庫,然後根據常見的資訊位元 (稱為「欄位」) 將之進行相關化。. 比方說,事件規劃關聯式資料庫可能包含客戶資訊資料表、廠商資訊資料表,以及事件資訊資料表。 事件資訊的資料表可能有欄位與客戶資料表相關,還有欄位跟廠商資料表相關。 如此一來,例如廠商假如變更電話號碼,此資訊可能只在廠商資料表中變更一次,而不是在每個包含廠商的事件中。

Access 協助您管理資訊,是可用來快速而輕鬆地開發關聯式資料應用程式的工具。 您可以建立協助追蹤有關任何種類資訊,例如庫存、專業連絡人或商務程序的資料庫。 事實上,Access 提供甚至初學者都能輕易上手,可立即追蹤各種不同資訊的範本。

開啟 Access 時

啟動 Access 2010 時,首先會顯示 Microsoft Office Backstage 檢視,您可由此了解有關目前的資料庫、建立新資料庫與開啟現有資料庫的資訊,也可檢視 Office.com 的特色內容。

Access 2010 的 Backstage 檢視

Backstage 檢視也包含許多可用來調整、維護或共用您資料庫的其他命令。 Backstage 檢視中的命令通常會套用至整個資料庫,而非資料庫中的物件。

附註: 按一下 [檔案] 索引標籤,即可隨時進入 [Backstage 檢視]。

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尋找及套用範本

Access 提供您各種不同的範本,可用來加速資料庫建立程序。 範本是可供使用的資料庫,其中包含執行特定工作所需的資料表、查詢、表單及報表。 例如,有可用來追蹤問題、管理連絡人或持續記錄費用的範本。 某些範本包含少數範例記錄,協助說明使用方式。 範本資料庫可按照原樣使用,也可以自訂以更符合您的需求。

若要尋找並將範本套用至資料庫,請執行下列步驟:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [新增]。

  2. 在 [可用範本] 底下,執行下列其中一項操作:

    • 若要重複使用最近使用的範本,請按一下 [最近的範本],然後選取您要的範本。

    • 若要使用您已安裝的範本,請按一下 [我的範本],然後選取您要的範本。

    • 若要在 Office.com 上尋找範本,請按一下 [Office.com 範本] 底下的範本類別,選取您要的範本,然後按一下 [下載],即可從 Office .com 將範本下載至您的電腦。

      您也可以在 Access 中搜尋 Office.com 上的範本。 只要在 [搜尋 Office.com 的範本] 方塊中輸入一或多個搜尋字詞,然後按一下箭號按鈕,即可搜尋範本。

  3. 您也可以按一下 [資料夾名稱] 方塊旁的資料夾圖示,瀏覽至您想要建立資料庫的位置。 如果您未指出特定位置,Access 會在顯示 [檔案名稱] 方塊下方的預設位置建立資料庫。

  4. 按一下 [建立]

Access 會建立資料庫並開啟它來使用。

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從頭開始建立資料庫

如需使用 Access 建立資料庫外之觀念的詳細介紹,請參閱資料庫設計的基本概念一文。

若無符合您需求的範本,或想在 Access 中使用其他程式中的資料,可能會決定從頭開始建立資料庫。 在 Access 2010 中,您可以選擇使用標準的桌面資料庫或 Web 資料庫。

如需 Web 資料庫的詳細資訊,請參閱建立要在 Web 上共用的 Access 資料庫一文。

若要建立新的資料庫,請執行下列步驟:

  1. 啟動 Access。

  2. 按一下 [Backstage 檢視] 中 [新增] 索引標籤上的 [空白資料庫] [空白 Web 資料庫]

    重要: 您在這所做的選擇將決定資料庫中提供的功能。 桌面資料庫無法發佈到 Web,而 Web 資料庫不支援某些桌面功能,例如合計查詢。

  3. 在右側的 [檔案名稱] 方塊中輸入資料庫的名稱。

    若要變更建立檔案的位置,請按一下 [檔案名稱] 按鈕影像 方塊旁邊的 [瀏覽] ,瀏覽至新的位置並進行選取,然後按一下 [確定]

  4. 按一下 [建立]。

    Access 會先建立資料庫,然後在資料工作表檢視中開啟空白資料表 (名為 Table1)。

  5. Access 會將游標置於 [按一下以新增] 資料行中第一個空白的儲存格。

    若要新增資料,直接開始輸入即可,也可以從其他來源貼上資料,如本文稍後的將其他來源的資料貼到 Access 資料表一節中所述。

    附註: 

    • [資料工作表中輸入資料檢視] 的設計,非常類似於在 Excel 工作表中輸入資料。 主要限制是必須從資料工作表左上角開始,輸入資料於連續的資料列與資料行中。 您不應該如同在 Excel 工作表中以包含空白資料列或資料行的方式嘗試格式化資料,因為這樣會浪費資料表中的空間。 此資料表僅包含您的資料。 該數據的所有視覺呈現將在您稍後設計的表格和報告中完成。

    • 資料表結構會在您輸入資料的同時建立。 您新增資料行至資料工作表的同時,資料表隨即定義新欄位。 Access 會根據您輸入的資料類型來設定欄位資料類型。 例如,如果您在其中的資料行中只輸入日期值,Access 將設定該欄位的資料類型為日期/時間。 如果您稍後嘗試在欄位中輸入非日期值 (例如姓名或電話號碼),Access 會顯示訊息,通知您該值不符合資料行的資料類型。 可能的話,請規劃資料表,讓每個資料行包含同樣的資料類型,無論是文字、日期、數字或其他類型。 您將因此可以輕鬆建立只符合您想要選取資料的查詢、表單及報告。

如果還不想輸入資料,請按一下 [關閉] 按鈕影像

附註: 若不儲存而關閉,Access 將會刪除 Table1。

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開啟現有的 Access 資料庫

提示: 若要快速開啟近期曾開啟之數份資料庫之一,請按一下 [檔案] 索引標籤上的 [最近的],然後按一下檔案名稱。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。

  2. 按一下 [開啟] 對話方塊中的捷徑,或者在 [查詢] 方塊中,按一下包含所要資料庫的磁碟機或資料夾。

  3. 在資料夾清單中,按兩下資料夾,直至開啟包含資料庫的資料夾。

  4. 找到資料庫後,執行下列其中一項操作:

    • 若要在預設開啟模式中開啟資料庫,按兩下該資料庫。

    • 若要在多使用者環境中開啟資料庫以供共用存取,讓您及其他使用者都可以同時閱讀及寫入資料庫,請按一下 [開啟]。

    • 若要開啟資料庫以供唯讀存取,讓您可以檢視但是不能編輯它,請按一下 [開啟] 按鈕旁邊的箭號,然後按一下 [開啟為唯讀檔案]。

    • 若要開啟資料庫以供獨佔式存取,讓其他使用者在您開啟資料庫時無法開啟它,請按一下 [開啟] 按鈕旁邊的箭號,然後按一下 [獨佔式開啟]。

    • 若要開啟資料庫以進行唯讀存取,請按一下 [開啟] 按鈕旁邊的箭號,然後按一下 [獨佔式唯讀開啟]。其他使用者仍然可以開啟資料庫,但是他們只有唯讀權限。

如果找不到想要開啟的資料庫    

  1. 按一下 [開啟] 對話方塊中的 [我的電腦] 捷徑,或者按一下 [查詢] 方塊中的 [我的電腦]

  2. 在磁碟機清單中,以滑鼠右鍵按一下您認為可能包含資料庫的磁碟機,然後按一下 [搜尋]。

  3. 輸入搜尋準則,然後按 ENTER 鍵,搜尋資料庫。

  4. 如果找到資料庫,按兩下 [搜尋結果] 對話方塊中的資料庫即可開啟。

    因為是從 [開啟] 對話方塊開始搜尋的,所以必須先按一下該對話方塊中的] [取消,才能開啟資料庫。

您可以直接開啟外部檔案格式的資料檔案 (例如 dBASE、Paradox、Microsoft Exchange、或 Excel)。 您也可以直接開啟任何 ODBC 資料來源,例如 Microsoft SQL Server 或 Microsoft FoxPro。 Access 會自動在資料檔案所在的資料夾中建立新的 Access 資料庫,並新增連結至外部資料庫中的每個資料表。

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開始使用新資料庫

視您使用的範本而定,您可能需要執行下列一項或多項動作來開始使用新資料庫:

  • 如果 Access 顯示含有空白使用者清單的 [登入] 對話方塊,請使用下列程序來快速入門:

    1. 按一下 [新增使用者]

    2. 填寫 [使用者詳細資料] 表單。

    3. 按一下 [儲存並關閉]。

    4. 選取您剛才輸入的使用者名稱,然後按一下 [登入]。

  • 如果 Access 顯示空白資料工作表,您可以直接在該資料工作表中開始輸入資料,或按一下其他按鈕和索引標籤,以探索資料庫。

  • 如果 Access 顯示 [快速入門] 頁面,您可以按一下該頁面上的連結,深入了解該資料庫,或按一下其他按鈕和索引標籤,以探索資料庫。

  • 如果 Access 在訊息列顯示 [安全性警告] 訊息,而您信任範本來源,請按一下 [啟用內容]. 如果資料庫需要登入,請再次登入。

針對桌面資料庫與 Web 資料庫,也建議您從下列其中一個步驟開始:

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新增資料表

您可以使用 [建立] 索引標籤之 [資料表] 群組中的工具,將新資料表新增至現有資料庫。

[建立] 索引標籤上的 [資料表] 群組

附註: 在 Web 資料庫中,[資料表] 群組中只可使用 [Table] 命令。

無論從何種檢視開始,都一律可以使用 Access 視窗狀態列上的檢視按鈕,切換到其他檢視。

在資料工作表檢視中建立空白資料表    資料工作表檢視中,您可以立即輸入資料,並讓 Access 幕後建立資料表結構。 欄位名稱將以數值指派 (Field1、Field2,以此類推),而 Access 將根據您所輸入的資料類型設定欄位資料類型。

  1. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表] 按鈕圖像

  2. Access 會先建立資料表,然後將游標放置到 [按一下以新增] 欄的第一個空白儲存格中。

  3. 若要新增資料,可以在第一個空白儲存格中開始輸入,也可以依照本文稍後所述,從其他來源貼上資料。

    • 若要重新命名資料行 (欄位),請按兩下資料行標題,然後輸入新名稱。

      提示: 建議為各欄位指定富含意義的名稱,以便您無需檢視資料,即可了解其內容。

    • 若要移動資料行,請按一下資料行標題加以選取,再將之拖曳到所需的位置。 您亦可選取連續的資料行,將之全部拖曳到新位置。

      若要將更多的欄位新增至資料表,您可以在 [資料工作表檢視] 的 [按一下以新增] 資料行中輸入資料,或者使用 [欄位] 索引標籤上之 [新增與刪除] 群組中的命令來新增欄位。

[設計檢視] 中開始建立資料表    一開始請在 [設計檢視] 中建立新資料表的結構。 然後,切換至 [資料工作表檢視] 輸入資料,或使用例如表單等其他方式輸入資料。

Web 資料庫中的資料表無法使用 [設計檢視]。

  1. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表設計]按鈕影像

  2. 在資料表各欄位的 [欄位名稱] 資料行中輸入名稱,然後從 [資料類型] 清單中選取資料類型。

  3. 您可以在 [描述] 資料行中輸入每個欄位的其他資訊。 當插入點位於欄位時,輸入的描述會顯示在狀態列中,並會用為您從 [欄位清單] 窗格拖曳至表單或報表所建立之任何控制項,以及透過 [表單精靈] 或 [報表精靈] 為該欄位所建立之任何控制項的狀態列文字。

  4. 加入所有欄位之後,請儲存資料表:

    • 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存檔案]

  5. 您隨時都可以使用下列方法在資料表中開始輸入資料:切換到 [資料工作表檢視],按一下第一個空白儲存格,然後輸入資料。 您也可以依照下一節所述,從其他來源貼上資料。

建立 SharePoint 清單為基礎的資料表    沒有 Access 的人員可以透過 SharePoint 清單來使用您的資料。 此外,比起儲存在桌面型電腦上,儲存在伺服器上的清單資料將得到更多避免資料遺失的保障。 您可以開始使用新的清單,或連結至現有的清單。 您在想用來建立清單的 SharePoint 網站上必須享有充分的權限。權限的規定將因各網站而有不同,請連絡您的 SharePoint 系統管理員,以取得關於選項的詳細資料。

Web 資料庫並未提供這項功能。

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [SharePoint 清單]。

  2. 您可以使用下列其中一個清單範本,建立標準的 SharePoint 清單,如 [連絡人] 或 [事件]。

    也可以選擇建立自訂清單,或連結至現有的清單或加以匯入。 請按一下所需的選項。

  3. 若選擇任一清單範本或建立自訂清單,會開啟 [建立新的清單] 對話方塊,導引您執行整個程序。 若選擇使用現有的清單,會開啟 [取得外部資料] 對話方塊協助您作業。

如需資料表的詳細資訊,請參閱資料表簡介一文。

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將其他來源的資料貼到 Access 資料表

如果您的資料目前儲存在其他例如 Excel 程式中,可以複製然後將資料貼上至 Access 資料表中。 一般而言,此功能最適合用在已經分隔的資料行資料,例如 Excel 工作表中的資料。 如果是文書處理程式中的資料,您應該使用索引標籤先行分隔資料的資料行,或在文書處理程式中將資料轉換成資料表,然後再複製資料。 如果您的資料需要編輯或操作 (例如,將完整的姓名分隔為名字和姓氏),在複製資料之前請先執行好這些動作,特別是如果您在不熟悉 Access 的情況下。

將資料貼上至空白資料表時,Access 會根據在何處找到的資料,來設定每個欄位的資料類型。 舉例來說,假如貼上的欄位只包含日期值,Access 會套用該欄位為日期/時間資料類型。 如果貼上的欄位只包含「是」和「否」的字詞,Access 會套用該欄位為是/否資料類型。

Access 根據貼上資料第一資料列中找到的內容來命名欄位。 如果貼上資料的第一資料列和接下來幾個資料列類型相似,Access 將決定第一資料列屬於此資料的一部分,並將該欄位設定通用名稱 (Field1、Field2,以此類推)。 如果貼上資料的第一資料列和接下來幾個資料列並不相似,Access 將決定第一資料列為欄位名稱,並排除第一資料列於實際資料之外。

如果 Access 指定通用欄位名稱,則應該儘快重新命名欄位,避免造成混淆。 請使用下列程序:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存],儲存資料表。

  2. 在 [資料工作表檢視] 中,按兩下每項資料行位標題,然後輸入資料行的名稱。

  3. 再次儲存資料表。

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從其他來源匯入或連結至資料

您可能有其他程式中收集的資料想要在 Access 中使用。 或許共同工作的人員將資料儲存於其他程式中,而目前您想要在 Access 中使用他們的資料。 也或者您有數種不同來源的資料,因此而需要「登陸平台」以便在那裏將資料整合深入分析。

Access 可以從其他程式輕易匯入或連結資料。 您可以從 Excel 工作表、另一個 Access 資料庫資料表、SharePoint 清單,或各種不同的其他來源匯入資料。 程序會根據資料來源而有些微不同,但這些指示可帶您入門:

  1. [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下要匯入之來源檔案類型的命令。

    比方說,如果您要從 Excel 工作表匯入資料,按一下Excel。 如果看不到正確的程式類型,請按一下更多

    附註: 若在 [匯入與連結] 群組中找不到正確的格式類型,可能需要啟動最初建立資料時所使用的程式,然後使用該程式將資料儲存為 Access 所支援的檔案格式 (例如分隔符號文字檔),然後再匯入該資料或加以連結。

  2. [取得外部資料] 對話方塊中,按一下 [瀏覽] 瀏覽至來源資料檔案,或者在 [檔案名稱] 方塊中輸入來源資料檔案的完整路徑。

  3. 按一下指定要在當前資料庫中儲存資料的方式和位置下方您想要的選項。 您可以使用匯入資料來建立新的資料表,或建立一個連結至資料來源的連結資料表。

  4. 按一下 [確定]

    視選擇之不同,會開啟 [連結物件] 對話方塊或 [匯入物件] 對話方塊。

  5. 使用此對話方塊完成程序。 實際需要遵循的程序取決於所選取的匯入或連結選項。

  6. 在精靈的最後一頁,按一下 [完成]

    若選擇匯入,Access 會詢問您是否要儲存剛完成之匯入作業的詳細資料。

  7. 若認為將來會再次執行這個相同的匯入作業,請按一下 [儲存匯入步驟],然後輸入詳細資料。

    然後,只要在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中,按一下 [儲存的匯入],然後按一下匯入規格,再按一下 [執行],即可輕鬆地重新執行匯入作業。

  8. 若不想儲存作業的詳細資料,請按一下 [關閉]。

Access 會將資料匯入至新的資料表,然後在 [瀏覽窗格] 中的 [資料表] 底下顯示該資料表。

若要深入了解如何將資料匯入 Access 的詳細資訊,請遵循本文<另請參閱>一節的連結。

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後續步驟

其餘的設計程序視您的用途而異,但您可考慮建立查詢、表單、報表和巨集。 本文不提供建立其他資料庫物件的相關資訊。

如需詳細資訊,請參閱下列文章:

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從試算表或其他程式匯入資料

如果您熟悉其他資料庫或試算表程式,可能會知道這些應用程式運作方式,以及資料庫使用目的的基本概念。 Access 與其他許多資料庫應用程式的不同,在於其可以建立關聯式資料庫。另外 Access 與大部分試算表程式最大的不同,則是其有提供工具,以開發複雜的查詢、表單及報表。 Access 也提供許多可以跟其他資料庫程式合作的選項,例如 SQL Server。

將 Excel 工作表匯入 Access

許多人是在先建立了 Excel 的清單後,才開始嘗試使用 Access。 Excel 是個一開始使用清單的好地方,但是隨著清單愈來愈多,就會變得更難組織以及保持更新。 將清單移至 Access 通常是下一個明智的決定。

資料庫資料表的結構,跟以資料列和資料行方式儲存的工作表相類似。 因此,通常可以輕易地將工作表匯入資料庫資料表。 儲存在工作表與儲存在資料庫中之資料的主要差異,在於資料的組織方式。 僅將整個工作表作為新資料表匯入資料庫中,無法解決資料組織和更新相關聯的問題,尤其是如果您的工作表包含重複資料。 若要解決這些問題,您必須將試算表資料分割成個別的資料表,每個當中包含相關資料。 如需如何排列表格中資料的詳細資訊,請參閱 資料庫設計的基本概念

Access 提供可協助您完成此程序的 [資料表分析精靈]。 在將資料匯入資料表後,精靈會協助分隔該資料表成為個別的資料表,其中每個包含不跟其他資料表中重複的資料。 精靈也會建立資料表之間必要的關聯。

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匯入 Excel 工作表做為新資料庫的資料表

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [新增],然後按一下 [空白資料庫]。

  2. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入新資料庫的名稱,然後按一下 [建立]。

    新的資料庫會隨即開啟,且 Access 會建立新的空白資料表 Table1。

  3. 關閉 Table1。

    當詢問您是否要儲存 Table1 的設計變更時,按一下 [否]

  4. [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯入與連結] 群組中的 [Excel]按鈕圖像

  5. 按一下 [取得外部資料] 對話方塊中的 [瀏覽]

  6. 使用 [開啟舊檔] 對話方塊尋找檔案。

  7. 選取檔案,然後按一下 [開啟舊檔]。

  8. 在 [取得外部資料] 對話方塊中,確定已選取 [匯入來源資料至目前資料庫的新資料表] 選項。

  9. 按一下 [確定]。

    [匯入試算表精靈] 隨即開啟,並詢問您有關資料的一些問題。

  10. 遵循指示,按一下 [下一步] [上一步] 瀏覽頁面。 在精靈的最後一頁,按一下 [完成]

    附註: Access 會詢問您是否要儲存剛完成之匯入作業的詳細資料。 若認為將來會再次執行這個相同的匯入作業,請按一下[確定],然後輸入詳細資料。 將來您可以輕鬆重新產生此作業,只要按一下 [外部資料] 索引標籤上 [匯入] 群組中的 [儲存匯入] 即可。 若不想儲存作業的詳細資料,請按一下 [關閉]

Access 會將資料匯入至新的資料表,然後在 [瀏覽窗格] 中的 [所有資料表] 底下顯示該資料表。

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使用資料表分析精靈組織資料

資料匯入 Access 資料表之後,您可以使用 [資料表分析精靈],快速找出重複的資料。 然後精靈會提供簡單的方法,將資料組織成為個別的資料表,以最具效率的方式儲存資料。 Access 會保留原始資料表作為備份,並建立可用來當成資料庫應用程式基礎的新資料表。

  1. 開啟包含要分析之資料表的 Access 資料庫。

  2. 在 [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [分析] 群組中的 [分析資料表]。

    [資料表分析精靈] 隨即啟動。

    精靈之前兩頁面包含簡短的教學課程,並包含按下即可查看範例的完整按鈕。 如果沒有簡介頁面,而是看到標示為 [要顯示簡介頁面嗎?] 的核取方塊,請核取此方塊,再按兩次 [上一步] 查看簡介。 如果閱讀簡介後不想再看到簡介頁面,您可以清除 [要顯示簡介頁面嗎?] 的核取方塊。

  3. [哪個資料表含有在許多記錄中重複出現相同值的欄位?] 頁面上,選取想要分析的資料表,然後按 [下一步]

  4. 您可以讓精靈決定何種資料表中放置何種欄位,或可以自行決定。 如果您遵循精靈的建議,下一個精靈頁面上您仍能變更資料表版面配置。

    附註: 如果讓精靈決定何種資料表中放置何種欄位,其選擇可能不見得適合您的資料,特別是如果有大量資料。 請仔細檢查精靈製作的結果。 不過精靈可能會建議出比自己規劃更有效率的組織方式,所以建議您至少試用精靈一次。 如果不喜歡該建議,還是可以手動重新排列欄位,並且隨時可以按一下 [上一步] 自行排列所有欄位。

  5. 按一下 [下一步]。 在頁面上您可以指定何種資料表包含何種欄位。 如果選擇由精靈決定,應該會看到多個由關聯線連接的資料表。 否則,Access 只會建立一個包含所有欄位的資料表。 任一種情況下,您都可以在此頁面上變更。

    • 您可以將欄位從資料表拖曳至頁面的空白區域,從而建立包含這些欄位的新資料表。 Access 會提示您輸入資料表的名稱。

    • 若認為在其他資料表中儲存欄位會更有效,則可以將它們從一個資料表拖曳至其他資料表。

    • 大多數的資料表都具有識別碼,或有個 [產生唯一編號] 欄位。 如需要 [識別碼] 詳細資料,請按一下精靈右上角的 [祕訣]

    • 若要復原變更,按一下 [復原] 按鈕。

    • 若要重新命名資料表,按兩下其標題列,並輸入新名稱,然後按一下 [確定]。

  6. 按照希望的方式排列好欄位之後,按一下 [下一步]

  7. 如果精靈找到具有類似值的記錄,會識別這些值為可能的印刷錯誤,並顯示您可以確認該如何處理它們的畫面。 捲動瀏覽清單可尋找任何含有值的 [修正] 資料行,然後按一下 [下拉式清單] 中適當的項目。 選取 [(保留原狀)]避免精靈對值進行任何變更。 完成時按一下 [下一步]

  8. 精靈會詢問您是否要建立類似原始資料表的查詢。 如果您已根據原始資料表建立表單和報表,建立此類查詢是好主意。 如果您選擇 [是,建立查詢],精靈將附加 "_OLD" 至原始資料表名稱上來重新命名原始資料表,並將新查詢以原始資料表的名稱命名。 根據資料表的表單和報表現在將開始用來資料查詢,並如往常般繼續運作。

  9. 按一下 [完成]

    精靈會依照指定建立新資料表,然後將之開啟。 完成檢查結果後請關閉資料表。

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使用其他程式的資料

Access 2010 提供可以讓您使用儲存在其他程式之資料的功能。

建立連結至其他檔案格式之資料的新 Access 資料庫    您可以使用 Access 來開啟其他檔案格式的檔案,例如文字、 dBASE, 或試算表。 Access 會自動為您建立 Access 資料庫,並連結檔案。

  1. 啟動 Access。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]

  3. [開啟資料庫] 對話方塊中,按一下清單中您要開啟的檔案類型。 如果不確定檔案類型,請按一下 [所有檔案 (*.*)]

  4. 如有需要,請瀏覽至包含您想要開啟檔案的資料夾。 找到該檔案後,請按兩下開啟。

  5. 請依照精靈中的指示進行。 在精靈的最後一頁,按一下 [完成]

將資料匯入或連結到現有的 Access 資料庫    您可以將其他來源及程式的資料匯入 Access 資料表,資料將因此內含在 Access 檔案中;也可以直接連結至 Access 至資料,讓資料保留在原始檔案中 (Access 檔案外部)。

  1. [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下儲存資料的格式。

    您可以從下列來源匯入資料或加以連結:

    • Excel    您可以從 Excel 活頁簿中的工作表或具名範圍匯入資料。 每個工作表或具名範圍必須個別匯入或進行連結。

    • Access    這樣非常方便分隔資料與程序,建立分割的資料庫。 也就是說,您可以使用一個資料庫包含所有表單、報表和巨集,並將資料保留在另一個資料庫。 您可以在不中斷別人的情況下開發改善工作。 也可以將多個不同 Access 資料庫中的資料合併起來,輕便摘要各部門 或業務合作夥伴之間的資料。

    • ODBC 資料庫    許多程式支援這種格式,包括許多資料庫伺服器產品。 這將協助您建立「登陸平台」資料庫,藉以來自合併不同系統的資料。

    • 文字檔    您可以連接到純文字檔案,甚至使用 Access 來變更該檔案的內容。 這將使得多種程式輕易取用 Access 資料。

    • XML 檔案    此格式亦相容於多種不同的其他程式,包括一些網頁伺服器。

    • SharePoint 清單    這可讓您將資料用於網頁瀏覽器,其同時也是 SharePoint 清單的標準用法。

    • 資料服務    您可以連線至企業內的網路資料服務。

    • HTML 文件    

    • Outlook 資料夾    您可以連接至 Outlook 資料夾,輕鬆地整合連絡人資訊與其他資料。

    • dBase 檔案    dBase 為 Access 所支援且廣為眾人使用的替代資料庫系統

      [取得外部資料] 對話方塊隨即出現。

  2. 遵循對話方塊中的指示。

    Access 會將資料匯入或連結至資料庫。 對於大多數格式,您必須指定資料的位置,然後選擇要將資料儲存在資料庫中的方式。

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在數個 Access 版本中使用舊版資料庫

您的 Access 資料庫或 Access 專案若是以 Access 2000 (含) 之後的版本所建立,則即使檔案已啟用安全性,仍可在建立資料庫或專案的 Access 版本或其他任何新版中,使用該資料庫或專案。 例如,Access 2000 檔案可用於 Access 2000、Access 2002、Access 2003、Access 2007 及 Access 2010 中。

您有時候可能必須將資料保留在 Access 較舊版本,卻正好遇到想要連結至該資料,但使用 Access 較新版本並且仍想使用較新版本某些功能的使用者。 解決方法是在較新版本中建立新的「前端」資料庫 (包含表單、報表、查詢、巨集,但無資料表),並將它連結到較舊版本檔案的資料表。 視您的資料庫是否包含在一個檔案中,或已分割成前端或後端資料庫應用程式,請使用下列之一的程序。

在數個 Access 版本上使用同一個 Access 資料庫檔案

如果 Access 較舊版本資料庫將所有資料表、表單及其他物件包含在一個檔案中,而您想在數個 Access 版本中使用該資料庫,您可以在較新版本中建立新前端資料庫,並將其連結至原始檔案。 Access 較舊版本的使用者仍可使用原始資料庫。 較新版本使用者則可以使用新的前端資料庫連結至相同的資料。 若要相容多種版本的 Access,您可以建立多個前端版本。

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步驟 1:複製現有的資料庫,然後以新格式加以儲存

使用下列程序將資料庫轉換為三種最新格式之一:Access 2000、Access 2002-2003 或 Access 2007。 這個命令會保留原始資料庫的原始格式,並以您指定的格式建立複本。

  1. 關閉 Access 檔案。 如果該檔案是位於伺服器或共用資料夾中的多使用者 Access 資料庫,請確定沒有其他使用者開啟該檔案。

  2. 啟動 Access 2010。

  3. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。

  4. 瀏覽至轉換檔案所在的位置,然後按兩下加以開啟。

    如果出現 [資料庫加強效果] 對話方塊,詢問您是否要加強資料庫的效果,請按一下 [否]。

  5. 如果啟動資料庫時表單隨即開啟,請關閉表單。

  6. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [將資料庫儲存為]。

  7. [另存新檔] 對話方塊中,輸入新資料庫的名稱。

    附註: 除非您將新資料庫儲存在不同的位置,否則必須使用跟原始資料庫不一樣的名稱。 無論任一種情況,通常最好使用不同的名稱,才可以輕鬆分辨前端資料庫與後端資料庫。 不過,如果您正在轉換成 Access 2007 格式,檔案的副檔名將從 .mdb 變成.accdb,所以還是可以使用同樣的檔案名稱。

  8. 按一下 [儲存]。

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步驟 2:分割資料庫複本,然後使用原始的檔案做為後端資料庫

使用下列程序分割已轉換的資料庫:

  • 在] [資料庫工具 索引標籤的 [移動資料] 群組中,按一下 [Access 資料庫]按鈕圖像

  • 按一下 [資料庫分割] 對話方塊中的 [分割資料庫]

    可視需要製作備份,但也可使用原始的資料庫重新建立複本。

  • 輸入後端資料庫的名稱,然後按一下 [分割]

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步驟 3: 連接新的前端資料庫與原始資料庫

  1. 刪除 [資料庫分割] 工具建立的後端資料庫。請注意不要刪除原始資料庫。

  2. 將新前端資料庫連結至原始資料庫的資料表:在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯入與連結] 群組中的 [連結資料表管理員]按鈕影像

  3. 按一下 [全選],然後選取 [保持在新位置的提示] 核取方塊。

  4. 按一下 [確定],瀏覽至舊版的資料庫,然後按兩下該資料庫。

    如果進行順利,Access 會顯示一則訊息,指出已經順利重新整理所有選取的連結資料表。

您現在可以強化新的前端資料庫,使之能夠支援具有 Access 較新版本用戶的新功能。。 較舊版本使用者可以繼續使用舊版的資料庫。

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在數個 Access 版本中使用前端/後端應用程式

您的 Access 資料庫若已是前端或後端資料庫應用程式,可以將前端轉換成新的檔案格式。 後端資料庫則無需變更。

下列程序會示範如何使用 [將資料庫儲存為] 命令,將前端資料庫轉換成下列三種最新格式之一:Access 2000、Access 2002-2003 或 Access 2007。 這個命令會保留資料庫的原始格式,並以您指定的格式建立資料庫的複本。

  1. 關閉前端資料庫。 如果該檔案是位於伺服器或共用資料夾中的多使用者 Access 資料庫,請確定沒有其他使用者開啟該檔案。

  2. 啟動 Access 2010。

  3. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。

  4. 瀏覽至前端資料庫的位置,然後按兩下開啟。

    如果出現 [資料庫加強效果] 對話方塊,詢問您是否要加強資料庫的效果,請按一下 [否]。

  5. 如果開啟資料庫後表單隨即出現,請關閉表單。

  6. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [將資料庫儲存為]。

  7. 在 [另存新檔] 對話方塊中,輸入新資料庫的名稱。

  8. 按一下 [儲存]。

您現在可以強化新的前端資料庫,使之能夠支援新功能。

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