移除文件中的追蹤修訂和註解

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文內容

我的文件顯示修訂

了解追蹤修訂功能

如何檢查文件的追蹤修訂和註解?

如何移除追蹤修訂和註解?

追蹤修訂和註解從何而來?

如何尋找隱藏的修訂和註解

為何 Microsoft Office Word 預設為顯示追蹤修訂和註解

魚與熊掌能否兼得?

我的文件顯示修訂

您在同事寄來的電子郵件中收到了一份挾帶的文件。這份文件恰好可以用來建立另一份您需要用到的文件;因此,您以新的名稱儲存該文件,並且根據需要進行修改。您萬萬沒想到,您的同事居然在原始文件中留下了註解,因為您在自己的複本中並沒有看到這些註解。

現在,您已經準備要將這份文件交給客戶了,但是您想要寄給他們您自己的文件版本,而不是由原始文件、同事的註解和更新文字所彙集而成的文件。

或是,您使用 Word 中的追蹤修訂功能來追蹤您在求職信中所做的變更。 現在您想把求職信寄給未來的雇主,他應該看到的是最終的編輯結果,而不是編輯的過程。

無論是哪一種情況,當收到文件的人指出內容很難閱讀,因為有一堆刪除線、底線,旁邊還有的註解方塊時,您十分訝異。 請看, 信裡面有一個段落有三點不同處顯示刪除線,而您這次想要強調的技能是以底線文字顯示。 看來您拿到這份工作的機會渺茫。

顯示追蹤修訂的文件

當您寄出文件時並沒有這些文字。Word 是從哪裡找來這些內容,並顯示在文件中的?您該怎麼做,才能讓 Word 乖乖聽話呢?

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了解追蹤修訂功能

您可能沒有發現自己正在使用 Word 中的追蹤修訂和註解功能。 一般來說,當 Word 追蹤修訂時,會在邊界以註解方塊來顯示刪除的內容,然後以底線文字顯示插入的內容。 刪除內容以及註解 (或「註釋」),也可以內嵌的方式顯示。

隱藏追蹤修訂或註解的方法有很多種,不過在開啟 [追蹤修訂] 功能的情況下,所做的全部修訂以及所插入的全部註解在受到接受或拒絕 (以註解的情況來說,則是刪除) 之前,都將一直是文件的一部分。

附註: 隱藏追蹤修訂不會從文件刪除現有的追蹤修訂或註解,其目的是要方便您檢視文件,不需要和一堆刪除線、底線和註解方塊奮戰。

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如何檢查文件的追蹤修訂和註解?

Word 2010 提供一個稱為「文件檢查」的功能,可讓您檢查文件是否有追蹤修訂、註解、隱藏文字和其他私人資訊。 若要檢查文件:

  1. 開啟要檢查追蹤修訂和註解的文件。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  3. 依序按一下 [資訊][查看問題][檢查文件]

  4. 按一下 [文件檢查] 對話方塊中的 [檢查]

  5. 檢閱檢查的結果。如果 [文件檢查] 找到註解及追蹤修訂,便會提示您按一下 [註解、修訂、版本和註釋] 旁邊的 [全部移除]

  6. 按一下 [重新檢查] 或 [關閉]。

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如何移除追蹤修訂和註解?

如果要徹底移除追蹤修訂和註解,您必須接受或拒絕變更,並刪除註解。方法如下:

  1. 在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,按一下 [顯示標記] 旁邊的箭號。
    選項的 [顯示標記] 清單

  2. 確認核取符號顯示在下列每個項目旁邊:

    • 註解

    • 筆跡

    • 插入與刪除

    • 設定格式

    • 檢閱者 (將游標指向 [檢閱者],並確認已選取 [所有的檢閱者])

如果上述任一項目旁邊沒有顯示核取符號,請按一下該項目以表示選取。

  1. 在 [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中,按 [下一個] 或 [上一個]。
    [變更] 群組

  2. 請執行下列其中一項:

    • 按一下 [變更] 群組中的 [接受]

    • 按一下 [變更] 群組中的 [拒絕]

    • 按一下 [註解] 群組中的 [刪除]

  3. 重複步驟 3 和 4,直到文件中的所有追蹤修訂都已被接受或拒絕,且所有註解都已完全刪除為止。

    附註: 

    • 如果確定要接受所有修訂,請按一下 [接受],然後按一下 [接受文件中的所有變更]。

    • 如果確定要拒絕所有修訂,請按一下 [拒絕],然後按一下 [拒絕文件中的所有變更]。

    • 若要移除所有註解,必須刪除註解才行。請在 [註解] 群組中,按一下 [刪除] 旁邊的箭頭,然後按一下 [刪除文件中的所有註解]。

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追蹤修訂和註解從何而來?

您可能以為自己已經移除了註解或追蹤修訂,或是完全不知道別人寄來的文件中包含了註解或追蹤修訂。Word 究竟是如何在您渾然不覺的情況下,將這些項目儲存起來的呢?

您或傳送文件的人可能已隱藏追蹤修訂或註解,以使文件更容易閱讀。不過,隱藏追蹤修訂並不會將其移除,它們仍會保留在文件中,直到您採取其他動作。根據您的 Word 版本及所用設定,當您或其他人開啟文件時,這些追蹤修訂或註解可能會重新出現。

如果您不希望其他人看到追蹤修訂和註解,請在與其他人共用文件之前,先接受或拒絕追蹤修訂,並將註解刪除。

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如何尋找隱藏的修訂和註解

有幾種不同的方法可以隱藏追蹤修訂和註解,並讓您誤以為它們不在文件中。例如:

  • 顯示供檢閱方塊    在 [校閱] 索引標籤上的 [追蹤] 群組中,[顯示供檢閱] 方塊會顯示您所處的檢視模式,還會提供其他可用於檢視文件的選項。如果您按一下 [完稿] 或 [原稿],就會隱藏追蹤修訂和註解。若要顯示,選取 [完稿: 顯示標記] 或 [原稿: 顯示標記]。
    [追蹤] 群組中的 [顯示供檢閱] 方塊

  • 顯示標記    您可以在 [校閱] 索引標籤上的 [追蹤] 群組中,使用 [顯示標記] 清單來隱藏註解和追蹤修訂。只有在 [顯示標記] 底下標示有核取記號的項目才會顯示在文件中,沒有核取記號的項目則會隱藏起來。若要顯示某個項目 (如 [插入與刪除]),請在 [顯示標記] 功能表上按一下該項目。
    選項的 [顯示標記] 清單

為何 Microsoft Office Word 預設為顯示追蹤修訂和註解

為了避免您不慎發佈包含追蹤修訂和註解的文件,Word 依預設會顯示追蹤修訂和註解。[顯示完稿變更] 是 [顯示供檢閱] 方塊中的預設選項。

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魚與熊掌能否兼得?

如果您想要保留文件中的追蹤修訂或註解,且共用文件不想讓其他人看見追蹤修訂和註解,最佳的解決之道是保有不同的文件版本。

建立一個散發用的公用版本,及一個自己的私用版本。 在文件的公用版本中,如本文所述,接受或拒絕所有追蹤修訂並刪除所有註解。 而在文件的私用版本中,您可以保留已存在的追蹤修訂和註解。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

請參閱

插入或刪除註解

顯示或隱藏註解或追蹤的修訂

檢閱、接受、拒絕或隱藏追蹤的修訂

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