移除文件中的追蹤修訂和註解

使用 Word 2010 時,可以多個人同時編輯一份文件。 試試 Office 365

本文內容

我所做的修訂全都曝光了

了解追蹤修訂功能

如何檢查文件的追蹤修訂和註解?

如何移除追蹤修訂和註解?

如何取得追蹤修訂和註解?

如何尋找隱藏的修訂和註解

魚與熊掌能否兼得?

我所做的修訂全都曝光了

您收到同事以電子郵件傳來的文件。 這份文件很適合作為您撰寫文件的範本,因此,您以新名稱儲存這份文件,並配合自己的需求修改它。 您不必擔心同事在原始文件中留下的註解,因為在您那一份複本中並不會看到這些註解。

現在您已準備好將這份文件交給客戶,但您想要傳送的是您自己的版本,而不是原始文件加上同事的註解,再加上您自己的更新。

或者是您使用 Microsoft Office Word 2007 中的「追蹤修訂」功能,追蹤您對求職信所做的修訂。 現在您要將信件傳給您的潛在雇主,他們看到的應該是您編輯的結果,而不是您在編輯時的思路歷程。

無論您是採用哪一種方法來修改文件,萬一收件者看到的是佈滿刪除線、底線和註解方塊,根本難以入眼的文件報告,肯定會讓您驚慌失措。 看看這封信! 信中這個段落有三大重點是以刪除線格式顯示,而您想要強調的技能則是以加底線的文字表示。 看來這份工作您是無望了。

顯示追蹤修訂的文件

這些文字在您傳送時並不在文件中。 那麼 Word 到底是怎麼找到這些內容,還將它們顯示出來的? 您該怎麼做,才能讓 Word 乖乖聽話?

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了解追蹤修訂功能

您可能沒有意識到您正在使用 Word 的「追蹤修訂」或「註解」功能。 通常 Word 在追蹤修訂時,會將刪除的部分顯示在邊界的註解方塊中,而將插入的內容加上底線。 刪除的部分 (以及註解 (或「註釋」)) 也可以用內嵌方式顯示。

您有幾種方式可以隱藏追蹤修訂或註解,但是所有您在「追蹤修訂」功能開啟時所做的修訂,以及所有您插入的註解,都會保留在文件中,直到您接受或拒絕它們,或者 (如果是註解) 刪除它們為止。

附註: 隱藏追蹤修訂,並不會從文件中刪除現有的追蹤修訂或註解, 而是讓您在檢視文件時,不需要費力瀏覽刪除線、底線和註解方塊。

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如何檢查文件的追蹤修訂和註解?

Office Word 2007 提供一種稱為「文件檢查」的功能,可讓您檢查任何文件的追蹤修訂、註解、隱藏文字和其他個人資訊。 請執行以下步驟來檢查文件:

  1. 開啟您要檢查追蹤修訂和註解的文件。

  2. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕圖像 、指向 [準備],然後按一下 [檢查文件]。

  3. 在 [文件檢查] 對話方塊中,按一下 [檢查]。

  4. 檢閱檢查的結果。 如果 [文件檢查] 找到註解及追蹤修訂,系統會提示您按一下 [註解、修訂、版本和註釋] 旁邊的 [全部移除]。

  5. 按一下 [重新檢查] 或 [關閉]。

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如何移除追蹤修訂和註解?

若要移除追蹤修訂和註解,必須接受或拒絕修訂內容,並刪除註解。 方法如下:

  1. 在 [檢閱] 索引標籤上的 [追蹤] 群組中,按一下 [顯示標記] 旁邊的箭頭。

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  2. 確認下列各項目旁都有出現核取記號:

    • 註解

    • 筆跡標註

    • 插入與刪除

    • 格式設定

    • 檢閱者 (指向 [檢閱者],並且務必選取 [所有的檢閱者])

      如果項目旁邊沒有出現核取記號,請按一下該項目加以選取。

  3. 在 [檢閱] 索引標籤的 [修訂] 群組中,按 [下一步] 或 [上一步]。

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  4. 請執行下列其中一項:

    • 在 [修訂] 群組中,按一下 [接受]。

      • 在 [修訂] 群組中,按一下 [拒絕]。

  5. 重複步驟 3 和 4,直到文件中所有的追蹤修訂全部接受或拒絕,而且所有註解全部刪除為止。

附註: 

  • 如果確定要接受所有的修訂,請按一下 [接受],然後按一下 [接受文件中的所有修訂]。

  • 如果確定要拒絕所有的修訂,請按一下 [拒絕],然後按一下 [拒絕文件中的所有修訂]。

  • 如果要移除所有的註解,必須先刪除它們。 請在 [註解] 群組中,按一下 [刪除] 旁邊的箭號,然後再按一下 [刪除文件中的所有註解]。

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如何取得追蹤修訂和註解?

您可能以為自己已經移除了註解或追蹤修訂,或者收到其他人傳來的文件,卻不知道裡面含有註解或追蹤修訂。 到底 Word 是如何在您未察覺的情況下儲存這些項目的?

為了閱讀方便,您或傳送文件的人,可能已將追蹤修訂或註解隱藏起來了。 不過,隱藏追蹤修訂並不會移除它們。 他們會一直保留在文件中,直到您採取動作。 根據您的 Word 版本和您所使用的設定而定,追蹤修訂或註解可能會在您或其他人開啟文件時再次出現。

如果您不希望其他人看到追蹤修訂和註解,請接受或拒絕追蹤修訂,並在您與其他人共用文件之前,先將註解刪除。

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如何尋找隱藏的修訂和註解

您有幾種方式可以隱藏追蹤修訂和註解,這些方式可以讓人以為它們不在文件中。 例如:

  • [顯示供檢閱] 方塊   在 [檢閱] 索引標籤上的 [追蹤] 群組中,[顯示供檢閱] 方塊會顯示您所採用的檢視模式, 同時也會提供檢視文件的其他選項。 如果您按一下 [完稿] 或 [原稿],便會隱藏追蹤修訂和註解。 若要顯示這些追蹤修訂和註解,請選取 [顯示完稿變更] 或 [原始原稿標記]。

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  • 顯示標記   您可以在 [檢閱] 索引標籤上的 [追蹤] 群組中,使用 [顯示標記] 清單來隱藏註解和追蹤修訂。 [顯示標記] 底下標有核取記號的項目會顯示;沒有核取記號的項目則會隱藏。 若要顯示項目 (例如 [插入與刪除]),請在 [顯示標記] 功能表上按一下它。

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為什麼 Microsoft Office Word 預設會顯示追蹤修訂和註解

為了防止您不慎將含有追蹤修訂和註解的文件散發出去,因此在預設情況下,Word 會顯示追蹤修訂和註解。 [顯示完稿變更] 是 [顯示供檢閱] 方塊中的預設選項。

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魚與熊掌能否兼得?

如果您想保留文件中的追蹤修訂或註解,又想在共用文件時,不讓其他人看到追蹤修訂和註解,最好的解決方案就是為文件保留另一個複本。 您可以建立一份散發用的公用複本,並保留一份私人複本給自己。 請在公用版本的文件中,接受或拒絕所有的追蹤修訂,並刪除所有的註解 (如本文所述)。 而在私人版本的文件中,您就可以保留追蹤修訂和註解。

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