插入或刪除下拉式清單

使用資料驗證所建立的下拉式清單 若要在 Excel 中更輕鬆地輸入資料,或是將輸入項目限制在您所定義的某些項目之內,您可以建立有效項目的下拉式清單 (有效項目可從活頁簿其他位置的儲存格編譯)。建立儲存格的下拉式清單時,該儲存格中會顯示一個箭號。若要在該儲存格中輸入資訊,按一下箭號,然後按一下需要的輸入項目。

若要從儲存格範圍中建立下拉式清單,請使用 [資料] 索引標籤上 [資料工具] 中的 [資料驗證] 命令。

  1. 若要為下拉式清單建立有效輸入項目,請在一欄或一列中輸入項目,而在清單中不可有空白儲存格。例如:

 

A

1

業務部

2

財務部

3

研發部

4

IT

  1. 附註: 您可能想要依照資料出現在下拉式清單中的順序來排序資料。

  2. 如果您要使用另一個工作表,在該工作表上輸入清單,然後定義該清單的名稱。

    如何定義名稱

    1. 請選取您要命名的儲存格、儲存格範圍,或不相鄰的選取範圍。

    2. 按一下資料編輯列最左邊的 [名稱] 方塊。

      名稱方塊

    3. 輸入儲存格的名稱,例如 ValidDepts

    4. 按 ENTER 鍵。

      附註: 當您變更儲存格內容時,不能設定儲存格名稱。

  3. 選取要有下拉式清單的儲存格。

  4. 在 [資料] 索引標籤的 [資料工具] 群組中,按一下 [資料驗證]。

    Excel 功能區圖像

    問題:無法使用 [資料驗證] 命令。

    Excel 表格可能連結到 SharePoint 網站    您無法在連結至 SharePoint 網站中的 Excel 表格中加入資料驗證。若要加入資料驗證,必須取消 Excel 表格的連結,或將 Excel 表格轉換成範圍。

    您目前可能正在輸入資料     如果您正在輸入某個儲存格的資料,就無法使用 [資料] 索引標籤上的 [資料驗證] 指令。若要結束輸入作業,請按 ENTER 或 ESC 鍵。

    工作表可能受保護或已共用     如果活頁簿已共用或受到保護,就無法變更資料驗證設定。如需有關如何停止共用或如何從活頁簿移除保護的詳細資訊,請參閱使用共用活頁簿以進行共同作業變更或移除工作表或活頁簿元素的保護

  5. 按一下 [資料驗證] 對話方塊中的 [設定] 索引標籤。

  6. 在 [儲存格內允許] 方塊中,按一下 [清單]。

  7. 若要指定有效輸入項目的清單位置,請執行下列其中一項動作:

    1. 如果清單是在目前工作表上,請在 [來源] 方塊中輸入清單的參照。

    2. 如果清單是在不同的工作表上,請在 [來源] 方塊中輸入為清單定義的名稱。

在前述兩種情況下,請確定參照或名稱前有等號 (=),例如,輸入「=ValidDepts」。

  1. 確認已選取 [儲存格內的下拉式清單] 核取方塊。

  2. 若要指定儲存格是否可以保留空白,請選取或清除 [忽略空白] 核取方塊。

  3. 按下儲存格時,選擇性顯示提示訊息。

如何顯示提示訊息

  1. 按一下 [提示訊息] 索引標籤。

  2. 確定已選取 [當儲存格被選取時,顯示提示訊息] 核取方塊。

  3. 輸入訊息的標題及文字 (最多 225 個字元)。

  1. 指定要 Microsoft Office Excel 在發現資料輸入錯誤時的回應方式。

如何指定無效資料的回應

  1. 按一下 [錯誤提醒] 索引標籤,並確認已經選取 [輸入的資料不正確時顯示警訊] 核取方塊。

  2. 選取下列其中一個 [樣式] 方塊選項:

    • 若要顯示不會阻止輸入不正確資料的資訊訊息,請按一下 [資訊]。

    • 若要顯示不會阻止輸入不正確資料的警告訊息,請按一下 [警告]。

    • 若要避免輸入不正確的資料,請按一下 [停止]。

  3. 輸入訊息的標題及文字 (最多 225 個字元)。

    附註: 如果您不輸入標題或文字,標題會預設為 Microsoft Excel,而訊息預設為:您輸入的值不正確,使用者可輸入此儲存格的值會受到限制。

附註: 

  • 若要刪除下拉式清單,請選取包含清單的儲存格。按一下 [資料] 索引標籤,然後在 [資料] 群組中按一下 [資料驗證]。按一下 [資料驗證] 對話方塊中的 [設定] 索引標籤,然後按一下 [全部清除]。深入了解移除資料驗證

  • 下拉式清單的寬度是根據含有資料驗證的儲存格寬度來決定。您可能需要調整該儲存格的寬度,以避免將大於下拉式清單寬度的有效項目寬度截斷。

  • 下拉式清單中最多可以有 32,767 個項目。

  • 如果驗證清單是另一個工作表上,而您不想要讓使用者看到這個驗證清單或是對它進行變更,則可以考慮隱藏或保護該工作表。

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