從儲存格範圍中建立下拉式清單

您可以建立有效輸入項目的下拉式清單,使資料輸入更容易或是限制只能輸入所定義的部分項目,而該清單是由活頁簿上別處的儲存格所編譯而成。為儲存格建立下拉式清單時,會在該儲存格中顯示一個箭號。若要在該儲存格中輸入資訊,請按一下箭號,然後按一下所要的輸入項目。

若要從儲存格範圍中建立下拉式清單,請使用 [資料] 索引標籤上 [資料工具] 中的 [資料驗證] 命令。

  1. 若要為下拉式清單建立有效輸入項目,請在一欄或一列中輸入項目,而在清單中不可有空白儲存格。例如:

 

A

1

業務部

2

財務部

3

研發部

4

資訊管理部

  1. 附註   您可能想要依照資料出現在下拉式清單中的順序來排序資料。

  2. 如果您要使用另一個工作表,在該工作表上輸入清單,然後定義該清單的名稱。

    如何定義名稱

    1. 請選取您要設定名稱的儲存格、儲存格範圍或不相鄰選取。

    2. 按一下資料編輯列最左邊的 [名稱] 方塊。

      [名稱] 方塊

    3. 輸入儲存格的名稱,例如 ValidDepts

    4. 按 ENTER 鍵。

      附註   當您變更儲存格內容時,不能設定儲存格名稱。

  3. 選取要有下拉式清單的儲存格。

  4. [資料] 索引標籤的 [資料工具] 群組中,按一下 [資料驗證]

    Excel 功能區圖像

    [資料驗證] 對話方塊隨即顯示。

  5. 按一下 [設定] 索引標籤。

  6. 在 [儲存格內允許] 方塊中,按一下 [清單]。

  7. 若要指定有效輸入項目的清單位置,請執行下列其中一項動作:

    1. 如果清單是在目前工作表上,請在 [來源] 方塊中輸入清單的參照。

    2. 如果清單是在不同的工作表上,請在 [來源] 方塊中輸入為清單定義的名稱。

      在前述兩種情況下,請確定參照或名稱前有等號 (=),例如,輸入「=ValidDepts」。

  8. 確定已選取 [儲存格內的下拉式清單] 核取方塊。

  9. 若要指定儲存格是否可以保留空白,請選取或清除 [忽略空白] 核取方塊。

  10. 按下儲存格時,選擇性顯示提示訊息。

    如何顯示輸入訊息

    1. 按一下 [提示訊息] 索引標籤。

    2. 確定已選取 [當儲存格被選取時,顯示提示訊息] 核取方塊。

    3. 輸入訊息的標題及文字 (最多 225 個字元)。

  11. 指定要 Microsoft Office Excel 在發現資料輸入錯誤時的回應方式。

    如何指定對無效資料的回應

    1. 按一下 [錯誤提醒] 索引標籤,並確定已經選取 [輸入的資料不正確時顯示警訊] 核取方塊。

    2. 選取下列其中一個 [樣式] 方塊選項:

      • 若要顯示不會阻止輸入不正確資料的資訊訊息,請按一下 [資訊]。

      • 若要顯示不會阻止輸入不正確資料的警告訊息,請按一下 [警告]。

      • 若要避免輸入不正確的資料,請按一下 [停止]。

    3. 輸入訊息的標題及文字 (最多 225 個字元)。

      附註   如果您不輸入標題或文字,標題會預設為 Microsoft Excel,而訊息預設為:您輸入的值不正確,使用者可輸入此儲存格的值會受到限制。

    附註  

    • 下拉式清單的寬度是根據含有資料驗證的儲存格寬度來決定。您可能需要調整該儲存格的寬度,以避免將大於下拉式清單寬度的有效項目寬度截斷。

    • 下拉式清單中最多可以有 32,767 個項目。

    • 如果驗證清單是另一個工作表上,而您不想要讓使用者看到這個驗證清單或是對它進行變更,則可以考慮隱藏或保護該工作表。

適用: Excel 2007



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