在 Excel 與 Access 之間交換 (複製、匯入、匯出) 資料

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Microsoft Office Access 與 Microsoft Office Excel 之間有幾種方式可以交換資料。

  • 若要將資料從 Access 引入 Excel 之中,您可以從 Access 資料工作表複製資料再貼入 Excel 工作表中、從 Excel 工作表連接至 Access 資料庫,或匯出 Access 資料庫再匯入 Excel 工作表中。

  • 若要將 Excel 的資料帶入 Access,可以複製 Excel 工作表的資料並貼到 Access 資料工作表、將 Excel 工作表匯入 Access 資料表,或從 Access 資料表連結到 Excel 工作表。

    附註: 

    • 「匯入」一詞在 Excel 和 Access 代表著兩種不同的意義。在 Excel 中,匯入是指永久連接到可以重新整理的資料。在 Access 中,匯入則是指將資料帶入 Access 一次,但不會建立永久資料連線。

    • 您不能將 Excel 活頁簿儲存成 Access 資料庫。無論是 Excel 或 Access,都沒有提供以 Excel 資料建立 Access 資料庫的功能。

您想要做什麼?

在 Excel 中使用 Access 資料

在 Access 中使用 Excel 資料

在 Excel 中使用 Access 資料

您可能會想在 Excel 活頁簿中使用 Access 資料,以便利用其資料分析與圖表功能、彈性的資料編排與版面配置,或 Access 所沒有的許多功能。

將 Access 資料複製到 Excel

從 Access 中,您可以複製資料工作表檢視的資料,然後將資料貼到 Excel 工作表。

  1. 啟動 Access,然後開啟包含要複製記錄的資料表、查詢或表單。

  2. 按一下 [常用] 索引標籤上的 [檢視],然後按一下 [資料工作表檢視]。

  3. 選取您想要複製的記錄。

    如果要選取特定欄,請拉過相鄰的欄標題。

  4. 在 [常用] 索引標籤的 [剪貼簿] 群組中,按一下 [複製] 按鈕圖像

    Excel 功能區圖像

    鍵盤快速鍵:您也可以按 Ctrl+C。

  5. 啟動 Excel,然後開啟要貼上資料的工作表。

  6. 按一下要第一個欄位名稱出現的工作表區域左上角。

    為確保複製的記錄不會取代現有的記錄,請確定您在工作表中所按的儲存格下方或右方沒有資料。

  7. 在 [常用] 索引標籤的 [剪貼簿] 群組中,按一下 [貼上] 按鈕圖像

    鍵盤快速鍵:您也可以按 Ctrl+V。

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將 Access 資料匯出至 Excel

您可以使用 Access 中的匯出精靈,將 Access 資料庫物件 (如資料表、查詢或表單) 或檢視中的選定記錄匯出至 Excel 工作表。執行匯出操作時,可以儲存詳細資料以供日後使用,甚至排定在指定的間隔自動執行匯出操作。

以下是從 Access 匯出資料至 Excel 的常見情況:

  • 您的部門或工作群組同時使用 Access 和 Excel 以處理資料。您將資料儲存在 Access 資料庫中,但使用 Excel 分析資料,並傳送分析結果。您的團隊目前在需要時會匯出資料至 Excel,但您希望讓這項程序更有效率。

  • 您是 Access 的長期愛用者,但您的經理偏好在 Excel 中檢視報告。您會依定期間隔執行複製工作,將資料複製到 Excel 中,但您希望將這項程序自動化以節省時間。

如需有關從 Access 匯出資料至 Excel 的詳細資訊,請參閱 Access 說明系統。

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從 Excel 連接到 Access 資料

若要將可重新整理的 Access 資料帶入 Excel,您可以與 Access 資料庫建立連線 (通常儲存在 Office 資料連線檔案 (.odc) 中),然後從資料表或查詢擷取所有資料。連線到 Access 資料 (而不進行匯入) 的主要好處是能夠在 Excel 中定期分析這些資料,而無須從 Access 重複複製或匯出資料。在連線到資料後,只要原始的 Access 資料庫更新了新的資訊,您也可以從該資料庫自動整理 (或更新) Excel 活頁簿。例如,您可能想要更新每個月發送的 Excel 摘要預算報表,讓報表包含當月的資料。

  1. 按一下要從 Access 資料庫放入資料的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤中,按一下 [取得外部資料] 群組中的 [從 Access]。

    [資料] 索引標籤中的 [取得外部資料] 群組

  3. 在 [查詢] 清單中,找到並按兩下要匯入的 Access 資料庫。

    在 [選取資料表] 對話方塊中,按一下要匯入的資料表或查詢,然後按一下 [確定]。

  4. 在 [匯入資料] 對話方塊中,執行下列動作:

    • 在 [選取您要在活頁簿中檢視此資料的方式] 底下,執行下列其中一項:

      • 若要以資料表的方式檢視資料,請選取 [表格]。

      • 若要以樞紐分析表的方式檢視資料,請選取 [樞紐分析表]。

      • 若要以樞紐分析圖與樞紐分析表的方式檢視資料,請選取 [樞紐分析圖和樞紐分析表]。

    • 選擇性地按一下 [屬性] 設定匯入資料的重新整理、格式及版面配置選項,然後按一下 [確定]。

    • 在 [將資料放在] 底下,執行下列其中一項:

      • 若要將資料傳回您選取的位置,請按一下 [目前工作表的儲存格]。

      • 若要將資料傳回新工作表的左上角,請按一下 [新工作表]。

  5. 按一下 [確定]。

    Excel 會將外部資料範圍放入您指定的位置。

如需連線至資料的詳細資訊,請參閱連線至 (匯入) 外部資料

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在 Access 中使用 Excel 資料

您可能會想在 Access 資料庫中使用 Excel 資料,以便利用 Access 的資料管理、安全性或多使用者功能。雖然 Access 有許多實用的功能,但有兩個功能對 Excel 資料特別有用:

  • 報表    如果您熟悉如何設計 Access 報表,而想利用這種報表彙總和整理 Excel 資料,便可建立 Access 報表。例如,您可以建立更具彈性的報表,例如群組和摘要報表、列印標籤及圖形報表。

  • 表單    如果您要使用表單尋找或顯示 Excel 中的資料,可以建立 Access 表單。例如,您可以建立 Access 表單並以不同於工作表欄順序的順序顯示欄位,或可以更容易在螢幕上檢視一長列的資料。

如需使用 Access 表單及報表的詳細資訊,請參閱 Access 的 [說明] 系統。

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將 Excel 資料複製到 Access

從 Excel 中,您可以複製工作表檢視的資料,然後將資料貼到 Access 資料工作表。

附註: 如果將工作表多個欄位的資料貼到資料工作表,請確定欄符合要複製資料的順序。將多個欄位的資料貼到表單時,Access 會將資料貼到與來源欄位同名的欄位,無論在表單上的順序為何。如果要複製的資料包含目標表單所沒有的欄位,Access 會詢問是否只要貼上名稱相符的欄位。如果沒有相符的欄位名稱,Access 會根據目標表單的 Tab 鍵順序貼上欄位,但這可能不是您想要的順序。如果來源的欄位名稱與目標的欄位名稱不同,最好能將資料貼到資料工作表而非表單。

  1. 啟動 Excel,然後開啟包含要複製資料的工作表。

  2. 選取您想要複製的列。

  3. 在 [常用] 索引標籤的 [剪貼簿] 群組中,按一下 [複製] 按鈕圖像

    Excel 功能區圖像

    鍵盤快速鍵:您也可以按 Ctrl+C。

  4. 啟動 Access,然後開啟要貼上列的資料表、查詢或表單。

  5. 按一下 [資料工作表] 索引標籤,在 [檢視] 群組中按一下 [檢視],然後按一下 [資料工作表檢視]

    Access 功能區圖像

  6. 請執行下列其中一項操作:

    • 若要取代記錄,請選取這些記錄,然後按一下 [常用] 索引標籤上的 [剪貼簿] 群組,再按一下 [貼上] 按鈕圖像

      Access 功能區圖像

      鍵盤快速鍵:您也可以按 Ctrl+V。

    • 若要將資料附加成為新記錄,請按一下 [常用] 索引標籤上的 [剪貼簿] 群組,然後按一下 [編輯] 功能表上的 [貼上新增]。

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將 Excel 資料匯入 Access

若要將 Excel 資料儲存在 Access 資料庫中,然後在 Access 中使用和維護該資料,可以匯入資料。匯入資料時,Access 會將資料儲存在新的或現有的資料表,而不會變更 Excel 中的資料。在匯入操作期間,一次只能匯入一個工作表。若要從多個工作表匯入資料,請針對每一個工作表重複執行匯入操作。

以下是匯入 Excel 資料至 Access 之中的一般案例:

  • 您是 Excel 的長期愛用者,但是基於前瞻發展,您要使用 Access 來處理這項資料,您要將 Excel 工作表中的資料移入一個或多個新的 Access 資料庫中。

  • 您的部門或工作群組使用 Access,但是您偶而會接到 Excel 格式的資料,必須併入您的 Access 資料庫中,您要在接到時將這些 Excel 工作表匯入資料庫中。

  • 您使用 Access 來管理資料,但是每週從團隊成員接到的報告都是 Excel 工作表,您想要簡化匯入程序,以確保每週都在特定時間將資料匯入資料庫中。

如需有關從 Excel 匯入資料到 Access 的詳細資訊,請參閱 Access 說明系統。

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從 Access 連結到 Excel 資料

您可以將 Excel 範圍以資料表的方式連結到 Access 資料庫。比方說,如果打算繼續在 Excel 中維護該範圍,但又希望能從 Access 使用該範圍時,便可使用這種方法。這種連結是從 Access 資料庫建立,而不是從 Excel。

當您連結至 Excel 工作表或具名範圍時,Access 會建立連結至來源儲存格的新資料表。您在 Excel 中對來源儲存格所做的任何變更,都會反映到連結資料表。不過,您無法編輯 Access 中對應資料表的內容。如果您要新增、編輯或刪除資料,則必須在來源檔案中進行變更。

以下是從 Access 連結至 Excel 工作表的常見情況:

  • 您希望資料繼續保留在 Excel 工作表中,但是仍然能夠使用 Access 強力的查詢和報表功能。

  • 您的部門或工作群組使用 Access,但是您處理的外部來源資料是在 Excel 工作表中。您不想要維護外部資料的複本,但是希望能在 Access 中使用它。

如需從 Access 連結 Excel 的資料,請參閱 Access 的 [說明] 系統。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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